Cadastro de pacientes: o que é, qual a importância e como organizar?

Mais que uma simples rotina, o cadastro de pacientes é uma etapa indispensável para o sucesso do atendimento.

Afinal, os dados coletados e arquivados contribuem para um pós-atendimento eficiente, facilitando o contato com o cliente de um jeito prático.

O que aumenta as chances de que ele retorne ao seu serviço de saúde no futuro.

Mas a importância da ferramenta vai além.

Um cadastro completo ainda reduz gargalos na agenda ao permitir o envio de lembretes das consultas e exames, por exemplo.

Ao longo deste artigo, explico como organizar os dados dos pacientes, mostro o que o cadastro deve conter e trago dicas para agilizar a atualização das fichas.

Contar com o suporte de um sistema de telemedicina com prontuário eletrônico é uma boa pedida.

O que é cadastro de pacientes?

Cadastro de pacientes é o conjunto de registros dos principais dados dos clientes de instituições de saúde.

Pode descrever a própria atividade de cadastramento de informações básicas, como os dados pessoais.

Geralmente, a ficha de cadastro é aberta no primeiro contato do paciente com o consultório, clínica e hospital.

Isso porque é necessário disponibilizar nome completo, endereço, número do RG ou CPF e dados do convênio médico durante o agendamento de uma consulta, exame ou procedimento.

Essas informações permitem a atualização do histórico de saúde e o contato do estabelecimento com o cliente, se for preciso.

Na atual era da transformação digital, muitos atendimentos começam com a marcação online, o que simplifica a composição do cadastro do paciente, usando dados anotados por ele próprio.

Contudo, funcionários da recepção e secretaria desempenham um papel relevante nesse contexto, sendo responsáveis pelo primeiro contato e, por vezes, por preencher a ficha de cadastro na unidade de saúde.

Qual a importância do cadastro de pacientes?

O cadastro de pacientes é fundamental para organizar as rotinas dos serviços de saúde, dando suporte para a atração e conquista da lealdade do cliente.

Começando pelo olhar da organização, sem um processo e espaço próprio para os registros, as informações rapidamente se perdem em meio ao dia a dia agitado nas clínicas e hospitais.

Isso pode prejudicar não apenas a identificação, mas o próprio atendimento fornecido ao paciente, gerando confusões quanto à sua condição atual e necessidades.

Vale lembrar aqui que o cadastro faz parte do prontuário médico.

Desde a triagem até o pós-consulta, manter uma ficha completa, correta e atualizada é essencial para o bom funcionamento da instituição de saúde – e, por consequência, para a oferta de uma experiência positiva do paciente.

A chave para isso está no atendimento humanizado, chamando o cliente pelo nome e dispensando mais tempo à escuta ativa.

Quando o cadastro está em dia, tanto recepcionistas quanto os profissionais de saúde não perdem minutos preciosos procurando informações.

Em vez disso, podem prestar atenção ao cliente, dedicando-se ao acolhimento em saúde – ferramenta de grande importância para fidelizar pacientes.

Como resultado, há aumento da lucratividade a partir do retorno desses clientes com frequência e a chegada de novos, seja por indicação ou pela boa reputação da clínica.

Como funciona o sistema de cadastro de pacientes?

Sistematizar o cadastro de pacientes significa adotar um padrão para essa rotina no seu estabelecimento.

Isso pode ser feito manualmente ou de maneira automatizada, usando um software médico que otimiza a compilação, guarda e manuseio dos arquivos.

Ambos os caminhos exigem o estabelecimento de um processo com etapas claras, que devem ser seguidas por todos os funcionários do serviço de saúde.

O mais comum é se inspirar na jornada do paciente, conhecendo seus hábitos para desenhar as fases conforme ele inicia o contato e relacionamento com a instituição.

A ideia é facilitar a localização e atualização dos documentos, que devem permanecer integrados ao prontuário para agilizar a gestão das informações e acelerar a assistência.

Como fazer o cadastro de pacientes?

Agora que você entende como funciona, vamos avançar para os passos indispensáveis na hora de realizar o cadastramento.

Discorro, abaixo, sobre cinco etapas básicas que vão te ajudar nessa tarefa.

Acompanhe!

1. Conheça o comportamento dos pacientes

Antes de mais nada, cabe ao gestor avaliar os hábitos e a jornada do paciente, como citei acima.

Ou seja, entender de que forma o paciente costuma encontrar seu estabelecimento de saúde, quais os tipos de atendimento que ele busca e como se desenvolve sua trajetória dentro da clínica.

Por exemplo, se ele faz o agendamento pessoalmente, por telefone ou internet, como é a dinâmica na recepção, assistência em saúde e retorno.

Assim, será mais simples entender os pontos de contato para definir os momentos de cadastramento e atualizações dos dados.

2. Estabeleça uma rotina de cadastramento

Com as informações sobre o comportamento do paciente em mãos, passe para a estruturação de uma rotina para o cadastro.

• Será feito assim que o paciente entra na instituição de saúde?
• Quem são os funcionários responsáveis?
• Quais os dados essenciais contidos na ficha?
• Será possível preencher um pré-cadastro online?

Essas são questões pertinentes que você e sua equipe precisam responder ao construir as etapas de cadastramento.

3. Crie uma base de registros

Assim que estabelecer a rotina de cadastro, é importante adotar uma base de registros segura e acessível.

Caso contrário, você pode perder as informações dos pacientes, prejudicando o atendimento.

Se o local ou a dinâmica de busca por uma ficha for ineficiente, os funcionários vão acabar dedicando muito tempo por dia para encontrar informações.

Daí a necessidade de dar preferência a sistemas protegidos e intuitivos, que sejam fáceis de usar.

4. Envolva os colaboradores

Não se esqueça de envolver seu time, comunicando sobre as rotinas e oferecendo treinamento periódico.

De nada adianta dispor de um sistema organizado e completo se os funcionários não sabem como utilizar essa ferramenta, concorda?

Outra dica para aproveitar a sistematização ao máximo é pedir feedback às equipes e considerar essas opiniões para fazer melhorias.

5. Conte com a tecnologia

Quando o assunto é otimização, faz diferença usar um software para clínica médica.

Um dos mais populares atualmente é a plataforma de telemedicina, que fornece o prontuário eletrônico do paciente (PEP) junto a outros serviços.

E agrega benefícios como digitalização de prontuários, atualização em tempo real e cruzamento de dados em poucos cliques.

Trago mais detalhes sobre esse sistema nos próximos tópicos.

Modelo de ficha de cadastro de pacientes

Não existe um modelo único para a ficha de cadastro de pacientes.

As perguntas devem ser adaptadas de acordo com o tipo de atendimento prestado, formas de contato preferidas pelo serviço de saúde e cliente.

Em outras palavras, uma ficha de cadastro de uma clínica de psicologia pode ser bem diferente do documento usado no pronto-socorro.

Isso porque a finalidade da assistência é distinta, o que faz diferir as informações de interesse que devem constar na ficha.

Sem falar nas atualizações, que tendem a se tornar mais detalhadas à medida que o paciente se familiariza e retorna ao estabelecimento de saúde.

Pensando nisso, trago um roteiro inspirado nos dados de identificação do paciente contidos no prontuário médico, a saber:

• Nome completo
• Data de nascimento (dia, mês e ano com quatro dígitos)
• Sexo
• Nome da mãe
• Naturalidade (município e estado de nascimento)
• Endereço completo (logradouro, número, complemento, bairro, município, estado e CEP).
• Telefone, e-mail e outras formas de contato também são relevantes.

No cabeçalho da ficha, devem aparecer ainda o nome, endereço e contatos da unidade de saúde onde o atendimento foi ou será prestado.

Como organizar as fichas de cadastro dos pacientes?

É importante adotar uma metodologia para manter seu cadastro organizado.

A dica aqui é se basear no tipo de informação mais importante ou num formato popular entre os seus colaboradores.

Ordem alfabética é um exemplo de formato reconhecido pela maioria das pessoas e prático na hora de encontrar a ficha de um paciente.

Também pode ser necessário dividir os cadastros por especialidade médica e/ou ordem cronológica, a fim de facilitar as pesquisas.

Seja qual for o critério de arquivamento adotado, tenha em mente que deve ser utilizado por todo o seu time, desde os funcionários administrativos até a equipe médica.

Afinal, os profissionais de saúde irão consultar a ficha de cadastro para localizar prontuários e dar continuidade à assistência.

Daí a necessidade de treinamento e atualização constante para manter as fichas organizadas.

Outra boa pedida é o auxílio do prontuário digital, que dispensa a alocação de espaço físico, papel e impressora por armazenar as fichas na nuvem – um espaço seguro na internet.

Isso acelera a localização dos dados, exibidos após a inserção de nome, sobrenome, especialidade e qualquer informação básica.

Por que usar um sistema de cadastro de pacientes?

Ao escolher um sistema informatizado para o cadastro de pacientes, é possível otimizar a rotina de cadastramento no seu estabelecimento de saúde.

Em parte, devido à automatização de tarefas, que coloca mecanismos como o autopreenchimento a favor da sua equipe.

Em vez de ter de digitar informações da sua clínica ou hospital, o próprio software permite a criação de modelos personalizados para as fichas de cadastro.

O dia a dia se torna mais dinâmico empregando as ferramentas de busca por palavra-chave, seleção por tipo de documento arquivado ou data de atualização do prontuário.

Um sistema completo ainda agrega benefícios como a customização do atendimento pós-consulta, criando cartões de aniversário para os pacientes, por exemplo.

O envio de lembretes sobre os procedimentos agendados, avisos sobre campanhas como Outubro Rosa e Novembro Azul e promoções são outras possibilidades de uso do software.

Nesse cenário, dá para estruturar ações de marketing personalizadas conforme as preferências dos clientes, fortalecendo sua relação com a unidade de saúde.

Plataforma de telemedicina com prontuário eletrônico

Mais que uma simples digitalização de prontuários, a versão eletrônica é um software em nuvem completo, que oferece integração com outros sistemas.

Nesse cenário, uma empresa moderna como a Morsch oferece uma plataforma de telemedicina com prontuário eletrônico, combinando as vantagens das duas tecnologias.

A plataforma dá acesso a serviços de teleconsulta com prescrição digital, atualização em tempo real e plantão clínico 24 horas para a comodidade dos seus pacientes.

Também disponibiliza o telediagnóstico, que consiste na interpretação de exames complementares a distância.

Basta enviar os registros do eletrocardiograma, espirometria, raio X, eletroencefalograma e outros procedimentos para que sejam avaliados por um médico especializado na área do exame.

Em seguida, o especialista elabora e insere a assinatura digital no laudo online.

Desse modo, o resultado é liberado em minutos no sistema de telemedicina, contribuindo para acelerar e qualificar o diagnóstico.

O serviço de laudos digitais funciona de maneira ininterrupta, com a alternativa de discutir casos complexos em tempo real por videoconferência por meio da segunda opinião médica.

Leve essa inovação para o seu negócio hoje mesmo.

Recursos do prontuário eletrônico

Escolhendo o prontuário online da plataforma Morsch, sua equipe poderá aproveitar uma série de funcionalidades, por exemplo:

• Módulos individuais das especialidades, como médicos e enfermeiros
• Usabilidade para ter na tela todas as janelas na forma de abas
• Tabelas de medicamentos e fórmulas
• CID de todas as doenças em apenas um clique
• Assinatura eletrônica em todos os documentos
• Modelos de receitas, pedidos de exames e atestados personalizáveis
• Comunicação dinâmica com a equipe e o paciente
• Integração com ambulatório, internação e exames
• Alertas para várias atividades – tanto de equipe quanto para o paciente
• Histórico de atendimento, com lista organizada de problemas
• Área para anexar todos os exames do paciente para controle evolutivo, incluindo vídeos, imagens e fotos
• Gerencia o estoque de sua clínica
• Prescrição digital com QR Code
• Ferramenta de teleconsulta com videoconferência integrada.

Conheça os planos pensados para a sua clínica.

Conclusão

Ter uma metodologia de cadastro de pacientes é fundamental para organizar os dados e dar agilidade ao atendimento.

Isso colabora ainda para uma assistência personalizada e melhor direcionamento das iniciativas de marketing.

Negócios da área da saúde de qualquer porte podem se beneficiar de um sistema de telemedicina com prontuário digital, que reúne serviços de interesse num só local.

Optando pela Telemedicina Morsch, é possível conferir todas as atualizações direto na nuvem, bastando usar um dispositivo conectado à internet para acessar o software em nuvem.

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