Agenda médica: 7 dicas de organização para atender mais pacientes

Por Dr. José Aldair Morsch, 10 de novembro de 2020
Conheça as principais dicas para organizar melhor a agenda médica

Manter um planejamento eficiente e garantir uma agenda médica organizada é imprescindível para ter uma boa organização em clínicas, hospitais, consultórios ou em qualquer ponto de atendimento.

Ao organizar a agenda para marcar pacientes, os médicos (ou outros especialistas de saúde) podem otimizar seu tempo. Isso garante uma melhor janela para atender o maior número possível de pessoas por dia, sem comprometer sua qualidade e profissionalismo.

Em poucas palavras, é a agenda para consultórios que confere uma melhor organização das rotinas médicas, proporcionando vantagens significativas para os profissionais e seus pacientes.

Quer descobrir quais os riscos de uma agenda mal organizada, os melhores meios de manter a sua agenda médica em dia e os benefícios desse tipo de cuidado? Confira a seguir!

Quais os principais riscos oferecidos por uma agenda médica mal organizada?

Para compreender a importância de uma boa organização da agenda médica, é preciso conhecer os problemas que podem ser gerados quando esse tipo de cuidado não é priorizado.

Em primeiro lugar, por mais que a agenda para marcar pacientes sirva para otimizar o tempo dos médicos, é comum que a falta de sua organização possa gerar o excesso de agendamentos.

Dessa maneira, os atendimentos podem ser marcados por longas esperas ou até mesmo “correrias”, que comprometem significativamente a qualidade fornecida aos pacientes.

Além disso, sem uma boa agenda médica, é impossível ter previsibilidade sobre a demanda periódica que deverá ser atendida pelos profissionais.

Isso prejudica a visão dos médicos sobre suas atividades cotidianas. Consequentemente, a manutenção de seu compromisso junto aos indivíduos em recuperação, mesmo que de maneira acidental.

Como se não bastasse, a agenda para consultórios também tem importante impacto financeiro. Afinal, sem conhecer o volume e os padrões dos atendimentos que serão realizados, é impossível prever quais serão os resultados do mês.

Agora que você já conhece alguns dos principais pontos que reforçam a importância da agenda médica, no próximo item, confira as melhores dicas para não errar na hora de organizá-la!

Saiba como otimizar a agenda médica sem perder o profissionalismo

Cada médico pode adotar um padrão, mas existem alguns pontos essenciais que são importantes de serem seguidos. Confira!

Como garantir uma melhor organização para a agenda médica?

Para organizar sua agenda médica, é indispensável considerar como é a rotina de seus atendimentos, bem como o perfil de sua organização.

Isso significa que não existe uma única receita para que a agenda para marcar pacientes seja organizada. Tudo depende de como você irá adequar suas demandas a ela!

Por mais que se trate de um padrão muito próprio de cada médico ou especialista de saúde, alguns cuidados básicos servem como ponto de partida para garantir uma agenda para consultórios mais precisa, adequada e eficiente.

Confira nossas dicas e descubra como aprimorar a elaboração de sua agenda médica:

1 – Leve a sua rotina em conta na organização da agenda médica

O primeiro passo para otimizar a organização de sua agenda médica é conhecer em detalhes a rotina que você segue durante seus atendimentos.

Sendo assim, calcule a média de tempo que você leva para atender a cada paciente com qualidade, determinando o volume de consultas que você consegue cobrir em uma jornada comum de trabalho.

Se você trabalha entre diferentes consultórios, clínicas e hospitais, não se esqueça também de incluir o tempo necessário para os deslocamentos, suas pausas e até mesmo a preparação dos seus materiais em cada ambiente.

Ao levantar todas essas peculiaridades, é mais fácil organizar uma agenda médica que atenda às suas necessidades, facilite o seu trabalho e de seus colegas e evite que os pacientes tenham que esperar muito ou passar por atendimentos mais breves que o normal.

2 – Defina metas diárias para seu agendamento

No mesmo sentido da dica anterior, não abra mão de analisar qual é a capacidade diária de atendimento de sua clínica ou consultório.

Levando sua rotina em consideração, com base nos pontos mencionados no item acima, crie metas diárias de atendimentos e defina o tempo máximo que será dedicado para cada tipo de procedimento.

Dessa maneira, é mais fácil saber quando novos pacientes podem ser agendados e evitar que os horários sofram com atrasos ou mesmo inconformidades.

Um padrão de horários definido previamente é indispensável, pois tem impacto direto sobre a qualidade do atendimento fornecido ao público.

Quando as pessoas não podem agendar suas consultas com agilidade, ou percebem que não existe um padrão bem definido de horários para evitar filas, elas passam a ter uma visão negativa do local em que serão atendidas, e isso deve ser evitado ao máximo!

3 – Calcule o tempo médio de cada atendimento

Ao considerar toda a sua rotina e criar metas diárias para organizar a agenda médica, não esqueça de que cada atendimento possui um tempo diferente para que seja realizado com todo o rigor e a eficiência necessários.

O primeiro atendimento de um paciente, por exemplo, é muito mais minucioso e demorado que um simples retorno de rotina. Da mesma maneira, certos procedimentos demandam mais tempo que outros.

Por isso, analise e considere sempre as variações de tempo entre consultas normais, de retorno, com procedimentos, exames, entre outras, já que cada situação têm durações diferentes.

Essa dica está diretamente relacionada à sua capacidade de melhor prever e definir seus padrões de atendimento. O que garante uma agenda médica que realmente melhore o seu cotidiano profissional e a qualidade do atendimento ao público.

4 – Dispare lembretes para os seus pacientes

Atrasos sempre são inconvenientes, não importa se tenham ocorrido entre os médicos ou tenham partido dos pacientes.

Nesse tipo de situação, é preciso ter empatia e compreensão para lidar com a situação. Afinal, imprevistos podem acontecer e muitos têm dificuldades para remarcar consultas.

A grande dificuldade nesses momentos é que, se uma consulta começar mais tarde, os pacientes marcados para os horários posteriores também sofrerão com atrasos, causando um problema muito maior para sua clínica ou consultório.

Se você for capaz de se comunicar com clareza quanto a essa questão – de que atrasos podem prejudicar outros pacientes – todos serão incentivados a cumprir os horários com mais rigor e compreenderão caso um atendimento tenha que ser adiado ou remarcado.

Por mais que essa seja uma questão de bom senso, sempre é importante auxiliar as pessoas a se lembrarem da pontualidade de suas visitas ao médico.

Para isso, o auxílio da tecnologia é cada vez mais importante para que a agenda médica sirva como um recurso eficiente para evitar atrasos e garantir o cumprimento dos horários estabelecidos.

Com o agendamento online, por exemplo, além de facilitar a vida das pessoas com marcações à distância, é possível disparar lembretes automáticos para os pacientes e até confirmar a consulta.

Nos dias de hoje, todos têm seus smartphones à mão ou utilizam diariamente dispositivos como tablets e notebooks.

Por meio de recursos como mensagens, lembretes e outros canais de relacionamento, você estreita seu contato com as pessoas e garante mais conformidade para a sua agenda médica.

5 – Preze sempre pela pontualidade da consulta

Levando em consideração todos os aspectos mencionados no item anterior, tenha em mente que um dos pontos mais importantes para que a agenda médica funcione é a pontualidade dos pacientes.

Como também mencionamos acima, é normal e compreensível que nem sempre seja possível cumprir os horários com exatidão.

Seu papel frente a esse tipo de situação é, em primeiro lugar, ser claro quanto a necessidade de que os horários sejam cumpridos. Quando isso for impossível, ter “jogo de cintura” para resolver eventuais atrasos é essencial, encontrando alternativas que sejam vantajosas para você e para o paciente.

Quando as pessoas entendem que a clínica preza por seus horários, elas tomarão mais cuidado para não perdê-los e também se sentirão mais seguras de que não terão seus agendamentos comprometidos por erros de terceiros.

No fim das contas, todos saem ganhando, já que médicos e pacientes dificilmente não seguirão a agenda médica prevista ou terão seu dia a dia afetado com atrasos.

Procure comunicar a importância da agenda para consultórios, já no seu primeiro contato com as pessoas, seja no atendimento inicial, na conversa com a secretária, no momento da precificação de serviços, entre outros semelhantes.

Para isso, também é necessário garantir que toda a sua equipe esteja pronta e treinada. Alguns benefícios disso é:

  • Ter clareza quanto aos horários junto ao público;
  • Facilidade em remarcar consultas e encaixar atendimentos;
  • Compreender as limitações de tempo de certas pessoas;
  • Seguir e adequar a agenda médica sempre da melhor maneira possível.

6 – Deixe pequenos intervalos entre marcações

Por mais que seja fundamental considerar o tempo médio de cada atendimento e analisar a sua rotina para definir os horários da agenda médica, o dia a dia na área da saúde sempre é marcado por imprevistos.

Isso significa que, ao definir as metas da sua agenda para marcar pacientes, você deve sempre incluir pequenos intervalos entre um paciente e outro.

Mesmo que muitos procedimentos sejam rotineiros e até mesmo repetitivos no cotidiano das clínicas e consultórios, algumas situações podem ser imprevisíveis.

De acordo com cada situação, alguns procedimentos podem se estender mais do que outros. Isso pode ser muito ou pouco recorrente, mas jamais deve afetar a experiência e o tempo de espera de outras pessoas.

A não ser em casos de extrema urgência, é possível que imprevistos não comprometam a sua agenda médica e a rotina de atendimentos.

Sendo assim, reforçamos a importância de prever a sua capacidade de atendimento e planejar bem as metas da sua agenda para consultório.

Nessa organização, os intervalos são fundamentais e melhoram significativamente o fluxo de pessoas, garantindo que os atendimentos sejam realizados com qualidade em qualquer situação sem afetar os demais.

Veja como um marketplace médico pode auxiliar o atendimento.

O marketplace médico reúne diversos serviços essenciais para pacientes e traz benefícios como segurança, comodidade e agilidade.

7 – Conte com a ajuda de um marketplace médico

O foco nos pacientes é um valor cada vez mais priorizado na área médica, pois possibilita a prestação de um atendimento único, capaz de atender as necessidades reais das pessoas e, dessa maneira, fidelizá-las.

Na era da tecnologia, esse tipo de diferencial significa:

  • Quebrar barreiras físicas;
  • Chegar onde os indivíduos estão;
  • Tornar os atendimentos mais viáveis;
  • Fazer com que a agenda médica cumpra as demandas de mobilidade e praticidade dos tempos modernos.

Por meio de tecnologias como o marketplace médico, os pacientes podem marcar consultas à distância e até mesmo as realizar completamente online.

Mais que facilitar a vida daqueles que já contam com os seus serviços de saúde, esse tipo de recurso amplia o seu contato com o público, a viabilidade dos seus atendimentos e o alcance de sua atuação.

Ter um consultório online não significa abrir mão do seu contato com as pessoas. Na verdade, ele só otimiza e aumenta as suas possibilidades.

Com as melhores maneiras de organizar a sua agenda médica em mente, no item seguinte, saiba mais sobre os benefícios que todos esses cuidados podem lhe proporcionar!

Conclusão

Como você pôde perceber até aqui, existem diversas vantagens em otimizar a sua agenda médica.

Quando todos os horários estão ordenados e os fluxos correm bem, os atendimentos têm sua qualidade aumentada, acontecem de maneira fluída e toda a rotina do consultório é agilizada.

A primeira vantagem é o aumento da produtividade, já que o médico pode prestar o maior número possível de consultas em um mesmo dia. Mas sempre dentro de suas capacidades para que as intervenções tenham o rigor e a qualidade necessários.

O segundo ponto é que os pacientes passam a perceber a clínica, consultório ou até mesmo hospital com muito mais profissionalismo. Isso porque fica claro que o local preza por uma agenda médica organizada, que respeita a pontualidade e o cotidiano das pessoas.

Com a agenda para consultórios em dia, também é possível liberar o espaço ocupado com prontuários e informações excessivas. É possível deixar tudo devidamente armazenado enquanto os dados cotidianos são geridos de maneira unificada e mais prática na agenda médica.

Por fim, com mais qualidade nos atendimentos e otimização das rotinas médicas, a agenda para marcar pacientes também garante melhores resultados financeiros, já que amplia a capacidade de receber o público e também a sua satisfação e fidelidade.

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Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG – Fundação Universidade do Rio Grande – RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

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