Agenda médica: entenda a importância e veja 7 dicas para organizar

Manter um planejamento eficiente e garantir uma agenda médica organizada é imprescindível para ter uma boa organização em clínicas, hospitais e consultórios.

Ao estruturar a agenda, os médicos e outros profissionais de saúde podem otimizar o tempo. 

Isso garante uma melhor janela para atender o maior número possível de pessoas por dia, sem comprometer a qualidade e profissionalismo.

Em poucas palavras, é a agenda para consultórios que confere uma melhor organização das rotinas médicas, proporcionando vantagens significativas para os profissionais e seus pacientes.

Quer descobrir quais os riscos de uma agenda mal organizada, os melhores meios de manter os compromissos em dia e os benefícios da agenda médica online? Então, siga com a leitura!

O que é agenda médica?

Agenda médica é um arquivo ou ferramenta de planejamento dos atendimentos prestados pelo profissional ao longo de um período determinado.

Ela serve para organizar as tarefas do dia, semana, mês, semestre, ano, etc.

Geralmente, a agenda médica possui divisões por horários, a fim de reservar o tempo necessário ao procedimento realizado.

Afinal, o período dedicado a uma consulta médica costuma ser diferente de uma cirurgia, interpretação de exame e outras atividades que fazem parte do dia a dia do profissional de medicina.

Na sequência, vamos falar mais sobre a sua importância e usos.

Qual a importância da agenda médica?

Uma agenda médica atualizada é fundamental para uma boa gestão de tempo, pois permite otimizar os atendimentos sem deixar a qualidade de lado.

Sem esse planejamento, fica difícil distribuir os vários compromissos que uma carreira médica contempla, resultando em desperdício de tempo e dinheiro.

Em outras palavras, a organização diária previne gargalos e erros de marcação de consultas, exames e demais procedimentos.

Também evita atrasos, impactando na experiência do paciente e, por consequência, nas chances de que ele retorne ao consultório ou clínica.

Quando o profissional não consegue cumprir os horários estabelecidos, sua credibilidade fica comprometida, prejudicando a relação médico-paciente e até mesmo o tempo dedicado a cada cliente.

Já uma agenda organizada passa uma boa impressão, fortalecendo esse relacionamento e colaborando para uma maior satisfação do paciente.

Como funciona uma agenda médica?

Mencionei, mais acima, que a agenda pode ser tanto um documento quanto uma ferramenta, funcionando dentro de uma plataforma online.

Se for um arquivo em papel ou digital, basta uma planilha com data e horários para que o médico ou a secretária façam o agendamento dos serviços.

Para tanto, o paciente ou responsável solicitam a marcação de forma presencial, por telefone, e-mail ou aplicativos de mensagens.

O mais comum é anotar dados pessoais do cliente, como nome completo, idade, endereço, telefone e e-mail para contato junto ao agendamento.

Nesse cenário, a secretária terá de contatar novamente o paciente próximo à data e horário marcados para confirmação, a fim de evitar esquecimentos e brechas na agenda.

Mas essas tarefas podem ser otimizadas com o suporte da tecnologia na medicina, que oferece softwares específicos para simplificar o agendamento, como explico a seguir.

Quais as vantagens da agenda médica online?

Contar com uma plataforma de agendamento online faz toda a diferença no planejamento e organização.

Isso porque o sistema é desenvolvido para atender às necessidades de profissionais de diferentes áreas da medicina, incorporando os compromissos de acordo com as rotinas.

O médico pode definir a duração para um ou mais tipos de consulta, exames e outros procedimentos, além de bloquear horários para resolver pendências pessoais, por exemplo.

Abaixo, listo os principais benefícios da agenda online:

• Atendimento automatizado: não é preciso manter uma secretária ou funcionários da recepção da clínica sempre a postos para realizar as marcações, pois o sistema permite que o próprio paciente escolha a data e hora mais convenientes
• Lembretes automáticos: utilizar uma plataforma de agendamento dispensa que funcionários entrem em contato com os clientes apenas para lembrar do agendamento. Essa tarefa é feita de maneira automática, junto a um link para o reagendamento da consulta, exame ou procedimento, caso seja preciso
• Prevenção de atrasos: como comentei anteriormente, a organização da agenda é essencial para acabar com as filas de espera e atrasos. Optando pela versão online, essa dinâmica se torna mais fácil, uma vez que o software se encarrega de bloquear o período adequado para os procedimentos
• Redução de erros de marcação: a automatização ainda evita marcações duplicadas, troca de pacientes e/ou especialidades
• Integração ao prontuário: utilizando o prontuário eletrônico, é possível integrar suas informações à agenda online, acabando com confusões entre pacientes ou retrabalho para preencher os dados pessoais
• Atendimento humanizado: ao dispor do prontuário digital, os profissionais da equipe médica podem identificar as necessidades do cliente antes mesmo de prestar assistência, customizando os serviços para atender a necessidades específicas. Outra vantagem está na dedicação do período correto para atender com excelência cada paciente
• Acesso de qualquer lugar: softwares em nuvem permitem que os profissionais acessem a agenda a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, contando que insiram login e senha.

Na sequência, entenda o que acontece quando não há organização da agenda médica.

Quais os riscos de uma agenda médica mal organizada?

Para compreender a importância de uma boa organização da agenda médica, é preciso conhecer os problemas que podem ser gerados quando esse tipo de cuidado não é priorizado.

Em primeiro lugar, por mais que a agenda sirva para otimizar o tempo dos médicos, é comum que a falta de sua organização possa gerar o excesso de agendamentos.

Dessa maneira, os atendimentos podem ser marcados por longas esperas ou até mesmo “correrias”, que comprometem a qualidade da assistência aos pacientes.

Além disso, sem uma boa agenda médica, é impossível ter previsibilidade sobre a demanda periódica que deverá ser atendida pelos profissionais.

Isso prejudica a visão dos médicos sobre suas atividades cotidianas. 

Consequentemente, a manutenção de seu compromisso junto aos indivíduos em recuperação, mesmo que de maneira acidental.

Como se não bastasse, a agenda para consultórios também tem importante impacto no planejamento financeiro.

Afinal, sem conhecer o volume e os padrões dos atendimentos que serão realizados, é impossível prever quais serão os resultados do mês.

Como garantir uma melhor organização para a agenda médica?

Para organizar sua agenda médica, é indispensável considerar como é a rotina de seus atendimentos, bem como o perfil do seu estabelecimento.

Não existe uma única receita que atenda a todos os médicos.

Tudo depende de como você irá adequar suas demandas.

Contudo, alguns cuidados básicos servem como ponto de partida para garantir uma agenda para consultórios mais precisa, adequada e eficiente.

Confira nossas dicas e descubra como aprimorar a elaboração da agenda médica:

1. Leve a rotina em conta na organização da agenda médica

O primeiro passo é conhecer em detalhes a rotina que você segue durante seus atendimentos.

Sendo assim, calcule a média de tempo que você leva para atender a cada paciente com qualidade, determinando o volume de consultas que consegue cobrir em uma jornada comum de trabalho.

Se você trabalha em diferentes consultórios, clínicas e hospitais, não se esqueça também de incluir o tempo necessário para os deslocamentos, suas pausas e a preparação dos materiais em cada ambiente.

Ao levantar essas peculiaridades, será mais fácil organizar uma agenda médica que atenda às necessidades, facilite o seu trabalho e de seus colegas e evite que os pacientes tenham que esperar muito ou passar por atendimentos mais breves que o normal.

2. Defina metas diárias

Não abra mão de analisar qual é a capacidade diária de atendimento de sua clínica ou consultório.

Levando sua rotina em consideração, com base nos pontos mencionados no item acima, crie metas diárias de atendimentos e defina o tempo máximo que será dedicado para cada tipo de procedimento.

Dessa maneira, é mais fácil saber quando novos pacientes podem ser agendados e evitar atrasos.

Um padrão de horários definido previamente é indispensável, pois tem impacto direto sobre a qualidade do atendimento fornecido ao público.

Quando as pessoas não podem agendar suas consultas com agilidade, ou percebem que não existe um padrão bem definido de horários para evitar filas, elas passam a ter uma visão negativa do local em que serão atendidas, e isso deve ser evitado ao máximo.

3. Calcule o tempo médio de cada atendimento

Após considerar sua rotina e criar metas diárias para organizar a agenda médica, não se esqueça de que cada atendimento exige um tempo diferente para que seja realizado com todo o rigor e a eficiência necessários.

O primeiro atendimento de um paciente, por exemplo, é muito mais minucioso e demorado que um simples retorno de consulta. 

Da mesma maneira, certos procedimentos demandam mais tempo que outros.

Analise e considere sempre as variações de tempo entre consultas normais, de retorno, com procedimentos, exames, entre outras, já que cada situação tem durações diferentes.

Essa dica está diretamente relacionada à sua capacidade de prever e definir padrões de atendimento, o que garante uma agenda médica que realmente melhore o seu cotidiano profissional e a qualidade da assistência.

4. Dispare lembretes para os seus pacientes

Atrasos sempre são inconvenientes, não importa se tenham ocorrido entre os médicos ou tenham partido dos pacientes.

Nesse tipo de situação, é preciso ter empatia e compreensão, afinal, imprevistos podem acontecer e muitos têm dificuldades para remarcar consultas.

A grande dificuldade nesses momentos é que, se uma consulta começar mais tarde, os pacientes marcados para os horários posteriores também sofrerão com atrasos, causando um problema maior para sua clínica ou consultório.

Se você for capaz de se comunicar com clareza quanto a essa questão – de que atrasos podem prejudicar outros pacientes – todos serão incentivados a cumprir os horários com mais rigor e compreenderão caso um atendimento tenha que ser adiado ou remarcado.

Por mais que essa seja uma questão de bom senso, sempre é importante auxiliar as pessoas a se lembrarem da pontualidade de suas visitas ao médico.

Para isso, o auxílio da tecnologia é cada vez mais importante para que a agenda médica sirva como um recurso eficiente para evitar atrasos e garantir o cumprimento dos horários estabelecidos.

Com o agendamento online, é possível disparar lembretes automáticos para os pacientes e até confirmar a consulta, conforme mencionei nos tópicos acima.

Nos dias de hoje, todos têm seus smartphones à mão ou utilizam diariamente dispositivos como tablets e notebooks.

5. Preze pela pontualidade da consulta

Tenha em mente que um dos pontos mais importantes para que a agenda médica funcione é a pontualidade dos pacientes, no entanto, é compreensível que nem sempre seja possível cumprir os horários com exatidão.

Seu papel frente a esse tipo de situação é, em primeiro lugar, ser claro quanto à necessidade de que os horários sejam cumpridos. 

Mas, se não for possível, você deve ter “jogo de cintura” para resolver eventuais atrasos, encontrando alternativas adequadas.

Quando as pessoas entendem que a clínica preza por seus horários, elas tomarão mais cuidado para não perdê-los e também se sentirão mais seguras de que não terão seus agendamentos comprometidos por erros de terceiros.

Procure comunicar a importância da agenda para consultórios, já no seu primeiro contato com as pessoas, seja no atendimento inicial, na conversa com a secretária, no momento da precificação de serviços, entre outros.

Para isso, também é necessário garantir que toda a sua equipe esteja pronta e treinada, a fim de:

• Ter clareza quanto aos horários
• Facilidade em remarcar consultas e encaixar atendimentos
• Compreender as limitações de tempo de certas pessoas
• Seguir e adequar a agenda médica sempre da melhor maneira possível.

Aqui você confere dicas para a escala médica.

6. Deixe pequenos intervalos entre marcações

Por mais que seja fundamental considerar o tempo médio de cada atendimento e analisar a sua rotina, o dia a dia na área da saúde sempre é marcado por imprevistos.

Isso significa que, ao definir as metas da sua agenda para marcar pacientes, você deve incluir pequenos intervalos entre um paciente e outro.

Mesmo que muitos procedimentos sejam rotineiros e até mesmo repetitivos no cotidiano das clínicas e consultórios, algumas situações podem ser imprevisíveis.

De acordo com cada situação, alguns procedimentos podem se estender mais do que outros. 

Isso pode ser muito ou pouco recorrente, mas jamais deve afetar a experiência e o fluxo de pacientes. A não ser em casos de extrema urgência, é possível que imprevistos não comprometam a sua agenda médica e a rotina de atendimentos.

A ferramenta de marketplace médico, por exemplo, reúne serviços essenciais para pacientes e traz benefícios como segurança, comodidade e agilidade para planejar e adequar sua agenda.

7. Conte com a ajuda de um marketplace médico

O foco nos pacientes é um valor cada vez mais priorizado na área médica, pois possibilita a prestação de um atendimento único, capaz de atender às necessidades reais das pessoas e, dessa maneira, fidelizá-las.

Na era da tecnologia, esse tipo de diferencial significa:

• Quebrar barreiras físicas
• Chegar aonde as pessoas estão
• Tornar os atendimentos mais viáveis
• Fazer com que a agenda médica cumpra as demandas de mobilidade e praticidade dos tempos modernos.

Por meio de tecnologias como o marketplace médico, os pacientes podem marcar consultas online em poucos cliques.

Mais que facilitar a vida daqueles que já contam com os seus serviços de saúde, esse tipo de recurso amplia o seu contato com o público, a viabilidade dos seus atendimentos e o alcance de sua atuação, ajudando a atrair pacientes.

Nesse contexto, ter um consultório online não significa abrir mão do seu contato com as pessoas. Na verdade, ele só otimiza e aumenta as suas oportunidades.

Agenda médica na plataforma de telemedicina

Neste ponto, ficou claro que dispor de uma agenda médica organizada agrega inúmeras vantagens aos pacientes, profissionais e estabelecimentos de saúde.

Uma delas é o aumento da produtividade, já que o médico pode prestar o maior número possível de consultas em um mesmo dia. 

Já os pacientes passam a perceber a clínica, consultório ou hospital com muito mais profissionalismo, pois existe respeito aos horários marcados.

Com a agenda médica online, também é possível liberar o espaço ocupado com prontuários devidamente armazenados na nuvem, enquanto os dados cotidianos são geridos de maneira unificada e mais prática.

E o melhor: ao optar pela marcação dentro de uma plataforma de telemedicina, sua equipe tem acesso a serviços agregados que otimizam ainda mais a rotina.

Conheça algumas soluções oferecidas pela Telemedicina Morsch:

• Prontuário eletrônico com teleconsulta integrada
• Telediagnóstico, que possibilita a emissão de laudos online em minutos
• Bulário online
• Prescrição eletrônica
• Módulos de especialidades
• Lembretes automáticos
• Marketplace médico
• Segunda opinião médica e muito mais!

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Conclusão

Existem diversos benefícios em otimizar a sua agenda médica.

Quando todos os horários estão ordenados e os fluxos correm bem, os atendimentos têm sua qualidade aumentada, acontecem de maneira fluída e toda a rotina do consultório é agilizada.

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