Saiba como escolher o prontuário eletrônico para sua clínica

Por Dr. José Aldair Morsch, 22 de novembro de 2019
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É preciso avaliar diversos critérios na hora de escolher um prontuário eletrônico, como a sua eficiência, possibilidade de customização e segurança dos dados. 

Ele precisa, também, suprir as necessidades da clínica, especialmente nas funcionalidades oferecidas. 

Mas o que é prontuário eletrônico? É um recurso que permite armazenar, registrar e controlar as informações relacionadas ao paciente de forma virtual.

Além de otimizar o atendimento do paciente da sua clínica, pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha internet.

Essa tecnologia vem se tornando um grande aliado do médico, ajudando a reduzir o tempo de consulta dos pacientes.

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Além disso, com ele, o médico consegue melhorar o atendimento e as operações realizadas, bem como reduzir os custos e aumentar a segurança.

Se você deseja escolher um prontuário eletrônico para a sua clínica, confira as dicas que eu selecionei para ajudá-lo nessa missão.

Ainda, nesse conteúdo, vou explicar mais sobre o prontuário em si, sua funcionalidade e os tipos existentes. Boa leitura!

O que é Prontuário eletrônico?

O PEP (sigla para Prontuário Eletrônico do Paciente), é um software médico onde são guardados os dados de cada paciente atendido em consultórios, clínicas ou hospitais.

Com a tecnologia atual, tudo fica armazenado em nuvem, bastando ter um dispositivo com internet para acessar de onde quiser.

A internet permitiu que o prontuário médico, que antes era mantido em papel, agora possa ser usado totalmente digital, sem necessidade de ter um lugar físico para ser armazenado.

Parte essencial da telemedicina, o Conselho Federal de Medicina autoriza o seu uso através da Resolução CFM nº 1639/2002.

Ela reforça que o paciente é dono de suas informações, podendo solicitar uma cópia sempre que precisar.

Além disso, ele tem direito à privacidade e confidencialidade de todos os seus dados – podendo, estes, serem compartilhados apenas mediante autorização escrita.

Integração da telemedicina com software de prontuário eletrônico

Com o prontuário eletrônico, todos os dados médicos do paciente ficam armazenados em nuvem

Para que serve um prontuário eletrônico?

Este sistema de informações médicas digitais é capaz de guardar infinitos dados do paciente, sem ocupar espaço em folhas de papel e estantes colocadas em locais do serviço de saúde – que não oferecem segurança de guarda definitiva.

Com o prontuário médico digital é possível acompanhar o paciente desde o seu nascimento, suas condições de saúde ou doenças ao longo da vida e até a sua morte.

Os dados podem ser usados para estudo, tomada de decisão em massa nos casos de epidemias, compartilhamento com outros serviços de saúde e ações preventivas para o paciente e sua comunidade.

A centralização de todas as atividades médicas relacionadas ao prontuário eletrônico do paciente ficam disponíveis de forma rápida, organizada e segura.

Sabemos que o paciente não consegue guardar de maneira organizada seus exames, suas receitas e tudo que se relaciona ao seu tratamento. Logo, o prontuário eletrônico permite que façamos isso para ele.

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O que você precisa avaliar antes de escolher um prontuário eletrônico?

Como eu disse, existem vários critérios que devem ser avaliados na hora de fazer essa escolha. Veja:

Verifique se o suporte é eficiente

Escolher um prontuário eletrônico médico pode ser um pouco confuso se você não estiver habituado às inovações tecnológicas.

Por isso, é preciso analisar diversos pontos para obter um suporte eficiente para a sua clínica.

Busque empresas que ofereçam apoio não só durante a ocasião em que o sistema estiver sendo implementado.

É preciso que o prestador de serviços contratado tenha o compromisso de acompanhar as necessidades específicas da sua clínica de forma contínua.

Dessa forma, a empresa contratada oferecerá uma grande mudança no cotidiano dos colaboradores do seu consultório, visto que apresentará um suporte bom e eficiente.

Isso faz com que o trabalho seja executado com excelência e o prontuário eletrônico, utilizado de forma plena.

Escolha um prontuário eletrônico personalizável

Naturalmente, algumas clínicas médicas têm procedimentos específicos que as tornam diferentes entre si.

Por isso, na hora de escolher um prontuário eletrônico médico, é preciso buscar um sistema que se adapte às necessidades do seu empreendimento.

Dessa forma, é importante verificar as possibilidades de personalização que são oferecidas ao contratar esse software.

Para isso, verifique se a empresa oferece o serviço de customização de campos e seções, de maneira que todos os dados necessários sejam armazenados no documento.

Avalie, ainda, se as fichas dos pacientes podem ser personalizadas, destacando as informações mais importantes para cada situação apresentada.

Isso faz com que o atendimento seja otimizado, já que o profissional conseguirá oferecer um diagnóstico correto, além de suprir as necessidades do seu negócio.

Integração entre agenda e prontuário médico

Sei o quanto é importante que uma clínica médica consiga realizar todos os compromissos da melhor forma possível.

Por isso, ao escolher o prontuário eletrônico, veja a possibilidade de integrá-lo à agenda. Dessa forma, você consegue evitar atrasos no atendimento aos pacientes.

Essa ferramenta é ideal para acompanhar o horário de cada consulta, bem como o tempo de espera de cada pessoa. Isso tudo é possível com a ajuda da agenda eletrônica interligada ao software.

Além disso, é garantido que os clientes ficarão satisfeitos com os serviços prestados, o que faz aumentar significativamente a credibilidade da sua clínica.

Integração do prontuário eletrônico com o PACS

Esta funcionalidade é fundamental para serviços que lidam com imagens.

A tendência é que todos os equipamentos médicos sejam obrigados por lei a gerar os arquivos médicos dos exames em DICOM – um tipo de arquivo que pode ser integrado com softwares em todo o planeta.

As imagens ou gráficos gerados nesse formato são guardadas de maneira organizada em um servidor em nuvem separado do prontuário eletrônico. 

Com isso, não aumenta de forma significativa a base de dados e consegue ser acessado por qualquer profissional que possua login e senha.

A integração do PACS com o prontuário é muito simples. Com isso, qualquer integrante da equipe que estiver com o prontuário aberto do paciente pode, com apenas um clique, ter acesso às imagens dos exames no servidor criado somente para isso.

Veja o artigo completo sobre o sistema PACS que escrevi aqui!

Integração da Telemedicina e prontuário eletrônico

A escolha de um prontuário que se integre ao sistema de telemedicina é fundamental para aumentar a produtividade e reduzir os erros, bem como ter acesso aos laudos à distância.

É comum o funcionário acessar a plataforma de telemedicina para baixar os laudos médicos assinados digitalmente e, no momento de importar para dentro do prontuário eletrônico, trocar os nomes dos pacientes.

Imagine o estresse de ver o seu serviço com baixa qualidade nas tarefas básicas e ainda comprometer a vida do paciente.

Ao integrar o sistema de telemedicina com o prontuário eletrônico, os laudos automaticamente irão para a pasta de resultado do seu paciente.

Imagine ter acesso no celular ao prontuário onde estiver e automaticamente clicar nos exames do paciente e ter o resultado instantâneo para tomar a conduta necessária, sem depender de um funcionário para isso?

Sim, isso é possível e já é usado por muitos serviços de saúde.

Nosso serviço de Telemedicina está preparado para essa integração, entre em contato para conversarmos!

Uma das funcionalidades do prontuário eletrônico é estar integrado a uma plataforma de telemedicina

Essa integração faz com que os laudos sejam enviados diretamente para a pasta do paciente

Garanta a segurança dos dados no prontuário do paciente

A segurança dos dados é um fator indispensável na hora de escolher um prontuário eletrônico, já que as informações dos pacientes devem ser mantidas em sigilo.

Ou seja, elas só devem ser usadas para o acompanhamento e a realização de diagnósticos do quadro clínico do paciente.

Por isso, ao escolher um software médico, pesquise o nível confiança dele na área da saúde.

Veja se ele consegue garantir o sigilo de todos os dados das pessoas, além de oferecer backup e armazenamento na nuvem.

Além disso, verifique se há criptografia das informações, para que se tenha mais segurança.

É importante também que os arquivos dos clientes só sejam acessados por pessoas autorizadas.

Por fim, tenha em mente que a segurança do prontuário eletrônico depende do suporte que a empresa oferece à sua clínica.

Leve em conta a avaliação de outras pessoas

Para garantir que o melhor software será escolhido, é imprescindível considerar a avaliação que outras pessoas fizeram do sistema que você pretende adquirir.

Isso é essencial para evitar problemas futuros com o prontuário eletrônico, o que poderia prejudicar o atingimento dos objetivos do seu negócio.

Ao fazer uma boa pesquisa, você garante que sua escolha seja a mais acertada possível.

Prontuário eletrônico acessado no tablet pelo médico

Por ter armazenamento em nuvem, pode ser acessado por qualquer dispositivo com autorização

Verifique a possibilidade de acessar o prontuário eletrônico em vários dispositivos

Você sabia que um bom prontuário eletrônico possibilita o acesso a partir de vários dispositivos?

Esse aspecto é essencial para quem deseja adquirir o software, tendo em vista a possibilidade de contar com uma interface intuitiva e amigável, independente de realizar o acesso a partir de um computador, um tablet ou um smartphone.

Assim, o processo se torna mais rápido e eficiente, sendo possível anexar laudos médicos e exames de EEG, com maior praticidade.

Com a ajuda do prontuário eletrônico na nuvem, fica mais fácil fazer atualizações no próprio sistema e reduzir os custos com hardware.

Além disso, há outro fator muito importante, que é ter um sistema com armazenamento on-line.

Esse serviço garante que as informações dos pacientes e do consultório não sejam perdidas em virtude de uma catástrofe natural, por exemplo, pois tudo estará na nuvem.

Com isso, você pode acessar os dados em qualquer dispositivo e no momento em que precisar, sem contar a possibilidade de armazenar todos os documentos de forma segura.

Outros recursos oferecidos pelo prontuário eletrônico

Além de substituir o prontuário normal, de papel, a versão eletrônica oferece outros recursos essenciais para as clínicas. São eles:

  1. Módulos individuais das especialidades, como médicos, enfermagem, paramédicos;
  2. Usabilidade para ter na tela todas as janelas na forma de abas;
  3. Tabelas de medicamentos e fórmulas;
  4. CID de todas as doenças em apenas um clique;
  5. Assinatura eletrônica em todos os documentos;
  6. Modelos de receitas, pedidos de exames e atestados personalizáveis;
  7. Comunicação dinâmica com a equipe e o paciente;
  8. Integração com ambulatório, internação e exames;
  9. Alertas para várias atividades – tanto de equipe quanto para o paciente;
  10. Histórico de atendimento, com lista organizada de problemas;
  11. Área para anexar todos os exames do paciente para controle evolutivo, incluindo vídeos, imagens e fotos;
  12. Gerencia o estoque de sua clínica;
  13. Prescrição digital com QRCODE;
  14. Ferramenta de teleconsulta com videoconferência integrada.

É importante reiterar que não são todos os sistemas que oferecem essas modalidades.

Cabe a cada clínica entender suas necessidades e encontrar a solução que oferece exatamente o que precisa para otimizar seu trabalho.

Segurança, armazenamento em nuvem e em diversos dispositivos

O prontuário eletrônico pode ser personalizável, cabe a clínica entender suas demandas

Tipos de prontuários eletrônicos

Existem 3 tipos de prontuários eletrônicos disponíveis para uso em serviços de saúde e cada um tem suas vantagens e desvantagens.

1 – Prontuário eletrônico com base de dados local

Este modelo utiliza um servidor local e distribui em rede os acessos no serviço, sem depender de internet.

As vantagens são:

  • Pode ser acessado offline;
  • Você guarda os seus dados em backups locais ou em nuvem de forma manual ou automática;
  • Compra o direito de uso e só paga as atualizações quando julgar necessário;
  • Mesmo sem energia elétrica, o serviço não para, porque pode usar gerador ou nobreaks.

Desvantagens:

  • Pode perder os dados se guardar o backup somente localmente;
  • Não acompanha as atualizações do mercado;
  • Precisa de uma estrutura de informática mais complexa, incluindo servidores e rede.

2 – Prontuário eletrônico híbrido

Como o nome sugere, o cliente usa uma base local que alimenta outra em nuvem. 

Assim, o sistema não para nunca, pois mesmo sem internet é possível trabalhar normalmente.

Com o híbrido, não é necessário ter um servidor ou rede, visto que os dados ficam em cada máquina que tem acesso a internet.

É um sistema mais complexo, mas que auxilia muitos serviços que não podem parar ou depender de internet ou energia elétrica.

Um exemplo que posso descrever é o software para clínicas da centralx.

3 – Prontuário eletrônico em nuvem

É o mais utilizado entre os tipos de prontuário eletrônico, visto que toda a base de dados fica na internet, sem risco de perda de dados ou ter que fazer backups regulares.

A principal desvantagem ocorre quando se usa serviços com internet instável, pois, neste caso, não há como acessar os dados do paciente – o que pode comprometer a agilidade do serviço.

Guia básico de ECG

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O que diz a lei em relação ao uso do prontuário eletrônico?

Em 2018 foi publicado no DOU (diário oficial da união) a Lei 13.787/18, que regulamenta o uso do prontuário eletrônico do paciente.

A lei assegura a autenticidade, integridade e confiabilidade do prontuário eletrônico médico.

O formato digital do prontuário médico terá o mesmo valor probatório do documento original que foi digitalizado, bem como os novos dados introduzidos seguirão o mesmo princípio.

De acordo com o artigo 4º, os sistemas de armazenamento devem proteger o acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não-autorizado das informações dos pacientes.

Os prontuários físicos ou digitalizados apenas poderão ser eliminados após ter decorrido, no mínimo 20 anos.

Esse prazo pode ser alterado em regulamentos específicos, de acordo com o potencial que as informações tenham para estudo e pesquisa.

Prontuário eletrônico regulado desde 2018

O prontuário eletrônico foi regulado em 2018 e todos os dados do paciente são confidenciais

Quais as vantagens de usar um prontuário eletrônico?

Além de não ser necessário utilizar papel, bem como contar com um espaço físico para armazená-lo, o prontuário eletrônico conta com diversas outras vantagens. 

Confira algumas delas:

  • Possibilidade de personalizar o prontuário;
  • Otimiza o agendamento das consultas;
  • Mais clareza e legibilidade para toda a equipe de saúde;
  • Aumento da receita por reduzir o absenteísmo;
  • Reduz despesas, por integrar o fluxo de caixa;
  • Aumenta o engajamento do paciente com toda a equipe de atendimento;
  • Reduz custos de armazenagem dos dados por ser tudo virtual;
  • Melhora a qualidade e a agilidade do atendimento;
  • Facilita o acesso às informações do paciente;
  • Organiza o atendimento de todas as especialidades num só lugar;
  • Facilita a comunicação e o relacionamento com os pacientes;
  • Auxilia na obtenção do HIMSS, órgão que indica o grau de digitalização da instituição de saúde;
  • Pode ser integrado à plataforma de telemedicina para receber os laudos diretamente no prontuário do paciente.

Além disso, possibilita a inserção de documentos na ficha do paciente, como resultados dos exames, solicitação de procedimentos, laudos, receitas médicas, entre outros materiais.

Assim, o sistema acaba contribuindo para as estratégias de marketing, visto que as pessoas vão passar a ter um maior interesse pelos serviços da sua clínica.

Como resultado, você atrai mais clientes e aumenta o faturamento.

Desvantagens ao usar um prontuário eletrônico

Apesar das diversas vantagens, o prontuário eletrônico também conta com alguns desafios, que devem ser avaliados com cautela pelas clínicas antes da sua aquisição.

Confira quais são elas:

  1. Custo fixo mensal do software;
  2. Necessita de internet sempre ativa e de boa qualidade;
  3. Pode ter os dados acessados e roubados na internet;
  4. Os funcionários devem ser sempre treinados para evitar preenchimento errado;
  5. Duplicidade de informações por erro humano;
  6. Depende de computadores sempre ligados na energia elétrica;
  7. Nem todos se integram com outros softwares;
  8. Perda de dados da empresa que administra o software;
  9. Perda de privacidade dos dados do paciente;
  10. Risco das operadoras de saúde rejeitarem os pacientes crônicos de alto custo.

Algumas dessas desvantagens são facilmente contornadas mediante a escolha de um sistema seguro, especialmente no que tange à proteção dos dados.

Existe prontuário eletrônico gratuito?

O ditado que nada é de graça cabe muito bem aqui.

O que fazem, normalmente, as empresas que desenvolvem o software é oferecer um teste grátis, para cadastrar um número de pacientes e depois é cobrado uma mensalidade.

Não se iluda em sair testando todos os prontuários médicos em nuvem oferecidos na internet.

Para cada cadastro que você faz no prontuário, serão inseridos muitos detalhes do paciente –  que não serão disponibilizados da mesma maneira para importar para outra base de outro fornecedor que você escolher.

Imagine o tempo que não vai perder para passar todos os dados para o prontuário eletrônico definitivo que você escolhe.

Procure ver com os fornecedores o tipo de importação dos dados antes de decidir qual escolher e, então, testar.

Melhores prontuários eletrônicos que eu sugiro

A lista de empresas que fornecem prontuário eletrônico cresce diariamente e nem todas oferecem um ambiente adequado para o profissional de saúde.

Eu iniciei o uso do prontuário médico eletrônico na minha clínica em 2007 e testei muitos do mercado desde então.

Deixo aqui uma lista de alguns que podem ser confiáveis para quem deseja testar:

IClinic

O iClinic é um software médico com sistema de gestão online para clínicas ou consultórios. Conta com acesso a várias ferramentas, como:

  • Agenda online;
  • Prontuário e prescrição eletrônicos;
  • Envio automatizado de lembretes para pacientes;
  • Controle financeiro.

Ele possui rápido funcionamento e interface amigável, de fácil usabilidade – tanto para o médico quanto para a secretária.

É um sistema online que organiza as informações de maneira simples e eficiente, aumentando a qualidade do atendimento.

Tasy

Este software para clínica médica combina funcionalidade e um forte sistema de segurança envolvendo dados confidenciais do paciente.

Segundo a Philips, desenvolvedora do Tasy, o sistema é utilizado por mais de 950 instituições de saúde no Brasil e tem certificação pela SBIS.

Possui como diferenciais a recomendação de programas de medicina preventiva e até o portal do paciente – usado pelas unidades de saúde para se conectarem com o usuário rapidamente.

OnMed

Além das funcionalidades mais comuns, esse software permite o upload de arquivos, produz relatórios e gráficos comparativos.

Está disponível para negócios pequenos, médios ou grandes, inclusive redes com diversas unidades, que podem ser geridas em conjunto.

ProDoctor

Com foco no armazenamento das informações do paciente, essa ferramenta tem uma funcionalidade automática para o cálculo das doses de medicação, com base na receita médica.

Permite, ainda, um acompanhamento detalhado de tratamentos, com registro de cada entrevista realizada com o paciente (anamnese).

Clínica nas nuvens

Gestão financeira e do tempo de espera do paciente são alguns pontos fortes dessa ferramenta, popular entre milhares de usuários.

Recentemente, o sistema passou a contar com a confirmação de agendamento por meio de SMS que, como vimos, reduz faltas e aumenta a produtividade na clínica.

São diversas opções de softwares médicos com prontuário eletrônico

Diversas empresas oferecem o serviço de prontuário eletrônico e outras funcionalidades importantes, como agenda online e controle financeiro

Feegow Clinic

Este software para clínicas e consultórios é 100% online. Seu maior diferencial, se comparado aos citados, é a certificação SBIS-CFM.

Além disso, conta com mais de cem recursos nativos e possui 15 opcionais, como:

  • Chamada na tv;
  • Split de pagamento;
  • NF-e.

Entre os recursos nativos, se destacam a agenda múltipla, capaz de integrar diferentes unidades, dashboard financeiro completo, anamneses personalizáveis e digitação por voz.

A ferramenta conta com um layout atraente, ótima usabilidade e possui um suporte disponível para guiar o uso se for  necessário.

Caso queira experimentar, a ferramenta possui um trial de 7 dias e um plano gratuito.

Amplimed

O sistema médico Amplimed é 100% online e nasceu com o intuito de melhorar a gestão de clínicas e consultórios e estreitar o relacionamento entre médico e paciente.

Dentre os seus recursos, podemos destacar:

  • Agendamento online;
  • Confirmação de consultas via whatsapp;
  • Prontuário eletrônico em tela única e com módulos para diferentes especialidades médicas;
  • Sistema financeiro integrado;
  • Pesquisa de satisfação.

O software possui ainda a assinatura digital no Prontuário Eletrônico reconhecida pelo CFM, que garante maior segurança ao profissional e segue os padrões do ICP-Brasil.

Além disso está adaptado à recente Lei Geral de Proteção de Dados.

Prontuário eletrônico SUAS – CRAS e CREAS

É um prontuário eletrônico da rede SUAS, uma entidade governamental responsável pelo acolhimento de crianças e adolescentes.

Veja que o Ministério da Saúde também utiliza um sistema digital de acompanhamento de órgãos relacionados ao atendimento de uma população específica.

Ele acaba interligado com outros sistemas no decorrer da vida do cidadão que passa a ser atendido no SUS.

Prontuário eletrônico do SUS

O projeto do ministério da saúde é ambicioso e pretende integrar todos os ambulatórios e hospitais da rede pública com um único prontuário eletrônico do SUS.

Imagine o paciente recebendo uma mensagem de SMS no celular avisando sua consulta no posto de saúde.

Imagine a redução dos custos em exames e procedimentos desnecessários para cada atendimento de um paciente em uma determinada especialidade.

Prontuário eletrônico da Plataforma da Telemedicina Morsch

É sem dúvida o mais completo do mercado.

Possui diversas funcionalidades, todas em nuvem, tais como:

  • Marketplace médico
  • Multiagendas, multiprocedimentos
  • Prescrição digital
  • Assinatura digital em todos os documentos
  • Teleconsulta, atendimento médico telepresencial
  • Telemonitoramento
  • Integração com outros sistemas em nuvem

Sobre a Telemedicina Morsch

Somos uma empresa de Telemedicina completa que fornece laudo a distância para todas as especialidades médicas que realizam exames e não possuem o especialista disponível em tempo integral para assinar os laudos.

Além de termos nosso próprio prontuário eletrônico, integramos nosso sistema com qualquer prontuário eletrônico, com isso é possível ter acesso ao resultado do exame diretamente na pasta do paciente dentro do prontuário eletrônico que você escolheu e em qualquer lugar.

Possuimos um Marketplace médico onde médicos e pacientes aproveitam os benefícios de atendimento usando a Teleconsulta.

Escolha o melhor software para a sua clínica!

Com todas as informações que apresentei sobre prontuário eletrônico, ficou mais simples para você escolher o melhor software para a sua clínica médica.

Contudo, não se esqueça de garantir um suporte que seja eficiente, a presença de todos os recursos essenciais e um serviço personalizado.

Dessa forma, é possível obter mais segurança para você e seus clientes, bem como otimizar o atendimento e o acesso às informações.

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Aproveite para se informar mais com a leitura do artigo “Prontuário médico: o que é, importância e questões éticas e legais”.

Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG - Fundação Universidade do Rio Grande - RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

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