Saiba como escolher o prontuário eletrônico para sua clínica

Por Dr. José Aldair Morsch, 22 de novembro de 2019
Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico ajuda a otimizar o atendimento do paciente de sua clínica e pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha internet.

Essa tecnologia vem se tornando um grande aliado do médico, ajudando a reduzir o tempo de consulta dos pacientes.

Com ele, é possível realizar o armazenamento, o registro e o controle digital dos dados dos pacientes.

Além disso, o médico consegue melhorar o atendimento e as operações realizadas, bem como reduzir os custos e aumentar a segurança.

Pensando nisso, vou ajudá-lo com dicas de como você deve escolher o melhor prontuário eletrônico. Boa leitura!

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O que é Prontuário eletrônico?

O PEP (sigla para prontuário eletrônico do paciente), é um software médico onde são guardados os dados de saúde do paciente que é atendido tanto em consultórios, clínicas ou hospitais.

Com a tecnologia atual, tudo fica na nuvem, bastando ter um dispositivo com internet para acessar de onde quiser.

A internet permitiu que o prontuário médico que antes era mantido em papel, agora possa ser usado totalmente digital, sem necessidade de ter um lugar físico para sua guarda.

O CFM autoriza esse processo através da resolução CFM nº 1639/2002 e reforça que o paciente é dono de suas informações, podendo solicitar uma cópia sempre que precisar.

Integração da telemedicina com software de prontuário eletrônico

Integração da telemedicina com software de prontuário eletrônico

Para que serve um prontuário eletrônico?

É um meio virtual de substituir integralmente o prontuário médico utilizado normalmente em papel.

Este sistema de informações médicas digitais é capaz de guardar infinitas informações do paciente sem ocupar espaço em folhas de papel escritas e estantes colocadas em locais do serviço de saúde sem nenhuma segurança de guarda definitiva.

Com o prontuário médico digital é possível acompanhar o paciente desde o seu nascimento, suas condições de saúde ou doenças ao longo da vida e até a sua morte.

Os dados podem ser usados para estudo, tomada de decisão em massa nos casos de epidemias, compartilhamento com outros serviços de saúde e ações preventivas para o paciente e sua comunidade.

A centralização de todas as atividades médicas relacionadas ao prontuário eletrônico do paciente ficam disponíveis de forma rápida, organizada e segura.

Sabemos que o paciente não consegue guardar de maneira organizada seus exames, suas receitas, e tudo que se relaciona ao seu tratamento e o prontuário eletrônico permite que façamos isso para ele.

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Tipos de prontuários eletrônicos

Existem 3 tipos de prontuários eletrônicos disponíveis para uso em serviços de saúde e cada um tem suas vantagens e desvantagens.

1-Prontuário eletrônico com base de dados local

Este modelo utiliza um servidor local e distribui em rede os acessos no serviço, sem depender de internet.

As vantagens são:

  • Não necessita de internet
  • Você guarda os seus dados em backups locais ou em nuvem de forma manual ou automática
  • Compra o direito de uso e só paga as atualizações quando julgar necessário
  • Mesmo sem energia elétrica o serviço não para, porque pode usar gerador ou nobreaks

Desvantagens:

  • Pode perder os dados se guardar o backup somente localmente
  • Não acompanha as atualizações do mercado
  • Precisa de uma estrutura de informática mais complexa como servidores e rede

2-Prontuário eletrônico híbrido

Como o nome sugere, o cliente usa uma base local que alimenta outra em nuvem, assim o sistema não para nunca, pois mesmo sem internet é possível trabalhar normalmente.

Neste sistema não é necessário ter um servidor ou rede, visto que os dados ficam em cada máquina que tem acesso a internet.

É um sistema mais complexo, mas que auxilia muitos serviços que não podem parar mesmo sem internet ou energia elétrica.

Um exemplo que posso descrever é o software para clínicas da centralx.

3-Prontuário eletrônico em nuvem

É o mais utilizado, visto que toda a base de dados fica na internet, sem risco de perda de dados ou ter que fazer backup regulares.

A principal desvantagem está em usar em serviços com internet instável, pois neste caso, sem internet não há como acessar os dados do paciente e pode comprometer a agilidade do serviço.

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Aspectos legais para usar prontuário eletrônico

Em 2018 foi publicado no DOU (diário oficial da união) a 13.787/18 que regulamenta o uso do prontuário eletrônico do paciente.

A lei assegura a autenticidade, integridade e confiabilidade do prontuário eletrônico médico.

O formato digital do prontuário médico terá o mesmo valor probatório do documento original que foi digitalizado, bem como os novos dados introduzidos seguirão o mesmo princípio.

Antes de contratar, verifique se o suporte é eficiente

Escolher um prontuário eletrônico médico pode ser um pouco confuso se você não estiver habituado às inovações tecnológicas.

Por isso, é preciso analisar diversos pontos para obter um suporte eficiente para a sua clínica.

Para isso, busque empresas que ofereçam apoio não só durante a ocasião em que o sistema estiver sendo implementado.

É preciso que o prestador de serviços contratado tenha o compromisso de acompanhar as necessidades específicas da sua clínica de forma contínua.

Dessa forma, a empresa contratada oferecerá uma grande mudança no cotidiano dos colaboradores do seu consultório, visto que apresentará um suporte bom e eficiente.

Isso faz com que o trabalho seja executado com excelência.

Escolha um prontuário eletrônico personalizável

Naturalmente, algumas clínicas médicas têm procedimentos específicos que as tornam diferentes entre si.

Por isso, na hora de escolher um prontuário eletrônico médico, é preciso buscar um sistema que se adapte às necessidades do seu empreendimento.

Dessa forma, é importante verificar as possibilidades de personalização que são oferecidas ao contratar esse software.

Para isso, verifique se a empresa oferece o serviço de customização de campos e seções, de maneira que todos os dados necessários sejam armazenados no documento.

Com isso, as fichas dos pacientes são personalizadas, destacando as informações mais importantes para cada situação apresentada.

Isso faz com que o atendimento seja otimizado, já que o profissional conseguirá oferecer um diagnóstico correto, além de suprir as necessidades do seu negócio.

Integração entre agenda e prontuário médico

Sei o quanto é importante que uma clínica médica consiga realizar todos os compromissos da melhor forma possível.

Por isso, ao personalizar o prontuário eletrônico, veja a possibilidade de integrá-lo à agenda.

Dessa forma, você consegue evitar atrasos no atendimento aos pacientes.

Essa ferramenta é ideal para se acompanhar o horário de cada consulta, bem como o tempo de espera de cada pessoa.

Isso tudo é possível com a ajuda da agenda eletrônica interligada ao software.

Além disso, é garantido que os clientes ficarão satisfeitos com os serviços prestados, o que faz aumentar significativamente a credibilidade da sua clínica.

prontuário eletronico

PEP prontuário eletrônico do paciente

Integração do prontuário eletrônico com o PACS

Esta funcionalidade é fundamental para serviços que lidam com imagens.

A tendência é que todos os equipamentos médicos seja obrigados por lei a gerar os arquivos médicos dos exames em DICOM que é um tipo de arquivo que pode ser integrado com softwares em todo o planeta.

As imagens ou gráficos gerados nesse formato são guardadas de maneira organizada em um servidor em nuvem separado do prontuário eletrônico e com isso não aumenta de forma significativa a base de dados e consegue ser acessado por qualquer profissional com login e senha.

A integração do PACS com o prontuário é muito simples e com isso qualquer integrante da equipe que estiver com o prontuário aberto do paciente pode com apenas um clique ter acesso ás imagens dos exames no servidor criado somente para isso.

Veja o artigo completo sobre PACS que escrevi aqui.

Integração da Telemedicina e prontuário eletrônico

Para muitos serviços que utilizam os benefícios da Telemedicina para ter acesso ao laudo a distância, a escolha de um prontuário que se integre ao sistema de telemedicina é fundamental para aumentar a produtividade e reduzir os erros.

É muito comum o funcionário acessar a plataforma de Telemedicina para baixar os laudos médicos assinados digitalmente e no momento de importar para dentro do prontuário eletrônico tem distração e troca nomes dos pacientes.

Imagine o estresse de ver o seu serviço com baixa qualidade nas tarefas básicas e ainda comprometer a vida do paciente.

Ao integrar o sistema de Telemedicina com o prontuário eletrônico, automaticamente o resultado dos exames, ou seja, os laudos irão diretamente para a pasta de resultado de exames do seu paciente.

Imagine ter acesso no celular ao prontuário onde estiver e automaticamente clicar nos exames do paciente e ter o resultado instantâneo para tomar a conduta necessária, sem depender de um funcionário para isso?

Sim, isso é possível e já é usado por muitos serviços de saúde.

Nosso serviço de Telemedicina está preparado para essa integração, entre em contato para conversarmos.

Outros recursos oferecidos pelo prontuário eletrônico

Médico acessando o prontuário eletrônico no smartphone

Acesso ao prontuário eletrônico pelo celular

  1. módulos individuais das especialidades como médicos, enfermagem, para-médicos
  2. usabilidade para ter na tela todas as janelas na forma de abas
  3. Tabelas de medicamentos e fórmulas
  4. CID de todas as doenças num clicar
  5. assinatura eletrônica em todos os documentos
  6. Modelos de receitas, pedidos de exames, atestados personalizáveis
  7. comunicação dinâmica com a equipe e com o paciente
  8. integração com ambulatório, internação, exames
  9. alertas para várias atividades tanto de equipe quanto paro paciente
  10. histórico de atendimento com lista de problemas organizado
  11. área para anexar todos os exames do paciente para controle evolutivo, incluindo vídeos, imagens, fotos
  12. gerencia o estoque de sua clinica

Vantagens de usar um prontuário eletrônico

Você viu o quanto é importante ter um prontuário eletrônico personalizado, não é mesmo?

Contudo, existem outros fatores indispensáveis em um software médico.

Confira alguns deles:

  • otimiza o agendamento das consultas;
  • mais clareza e legibilidade para toda a equipe de saúde;
  • aumento da receita por reduzir o absenteismo;
  • reduz despesas por integrar o fluxo de caixa;
  • aumenta o engajamento do paciente com toda a equipe de atendimento;
  • reduz custos de armazenagem dos dados por ser tudo virtual;
  • melhora a qualidade e a agilidade do atendimento;
  • organiza o atendimento de todas as especialidades num só lugar;
  • facilita a comunicação e o relacionamento com os pacientes;
  • auxilia na obtenção do HIMSS, órgão que indica o grau de digitalização da instituição de saúde;
  • pode ser integrado a plataforma de telemedicina para receber os laudos diretamente no prontuário do paciente.

Além disso, ele deve possibilitar a inserção de documentos na ficha do paciente, como resultados dos exames, solicitação de procedimentos, laudos, receitas médicas, entre outros materiais.

Assim, o sistema acaba contribuindo para as estratégias de marketing, visto que as pessoas vão passar a ter um maior interesse pelos serviços da sua clínica.

Como resultado, você atrai mais clientes e aumenta o faturamento.

Desvantagens ao usar um prontuário eletrônico

  1. custo fixo mensal do software;
  2. necessita de internet sempre ativa;
  3. pode ter os dados acessados e roubados na internet;
  4. os funcionários devem ser sempre treinados para evitar preenchimento errado;
  5. duplicidade de informações por erro humano;
  6. depende de computadores sempre ligados na energia elétrica;
  7. depende de ter internet ativa e de boa qualidade;
  8. nem todos se integram com outros softwares;
  9. perda de dados da empresa que administra o software;
  10. perda de privacidade dos dados do paciente;
  11. risco das operadoras de saúde rejeitarem os pacientes crônicos de alto custo

Garanta a segurança dos dados no prontuário do paciente

A segurança dos dados é um fator indispensável na hora de escolher um prontuário eletrônico, já que as informações dos pacientes devem ser mantidas em sigilo.

Ou seja, elas só devem ser usadas para o acompanhamento e a realização de diagnósticos do quadro clínico do paciente.

Por isso, ao escolher um software médico, pesquise o nível confiança dele na área da saúde.

Veja se ele consegue garantir o sigilo de todos os dados das pessoas, além de oferecer backup e armazenamento na nuvem.

Além disso, verifique se há criptografia das informações, para que se tenha mais segurança.

É importante também que os arquivos dos clientes só sejam acessados por pessoas autorizadas.

Por fim, tenha em mente que a segurança do prontuário eletrônico depende do suporte que a empresa oferece à sua clínica.

Leve em conta a avaliação de outras pessoas

Para garantir que o melhor software será escolhido, é imprescindível considerar a avaliação que outras pessoas fizeram do sistema que você pretende adquirir.

Isso é essencial para evitar problemas futuros com o prontuário eletrônico, o que poderia prejudicar o atingimento dos objetivos do seu negócio.

Ao fazer uma boa pesquisa, você garante que sua escolha seja a mais acertada possível.

Verifique a possibilidade de acessar o prontuário eletrônico em vários dispositivos

Prontuário eletrônico acessado no tablet pelo médico

Acesso ao prontuário eletrônico do paciente num tablet dentro do hospital

Você sabia que um bom prontuário eletrônico possibilita o acesso a partir de vários dispositivos?

Esse aspecto é essencial para quem deseja adquirir o software, tendo em vista a possibilidade de contar com uma interface intuitiva e amigável, independente de realizar o acesso a partir de um computador, um tablet ou um smartphone.

Assim, o processo se torna mais rápido e eficiente, sendo possível anexar laudos médicos e exames, com maior praticidade.

Com a ajuda do prontuário eletrônico na nuvem, fica mais fácil fazer atualizações no próprio sistema e reduzir os custos com hardware.

Além disso, há outro fator muito importante, que é ter um sistema com armazenamento on-line.

Esse serviço garante que as informações dos pacientes e do consultório não sejam perdidas em virtude de uma catástrofe natural, por exemplo, pois tudo estará na nuvem.

Com isso, você pode acessar os dados em qualquer dispositivo e no momento em que precisar, sem contar a possibilidade de armazenar todos os documentos de forma segura.

Existe prontuário eletrônico gratuito?

O ditado que nada é de graça cabe muito bem aqui.

O que normalmente as empresas que fornecem software para médicos atenderem seus pacientes é um teste grátis para cadastrar um número de pacientes e depois é cobrado uma mensalidade.

Não se iluda em sair testando todos os prontuários médicos em nuvem oferecidos na internet.

Para cada cadastro que você faz no prontuário, serão inseridos muitos detalhes do paciente que não serão disponibilizados da mesma maneira para importar para outra base de outro fornecedor que você escolher.

Imagine o tempo que não vai perder para passar todos os dados para o prontuário eletrônico definitivo que você escolher…

Procure antes de decidir qual escolher, ver com os fornecedores o tipo de importação dos dados para então testar.

Melhores prontuários eletrônicos que eu sugiro

A lista de empresas que fornecem prontuário eletrônico cresce diariamente e nem todas oferecem um ambiente adequado para o profissional de saúde.

Eu iniciei o uso do prontuário médico eletrônico na minha clínica em 2007 e testei muitos do mercado desde então.

Deixo aqui uma lista de alguns que podem ser confiáveis para quem deseja testar

IClinic

O iClinic é um software médico com sistema de gestão online para clínicas ou consultório. Possui acesso a várias ferramentas, como agenda online, prontuário e prescrição eletrônicos, envio automatizado de lembretes para pacientes e controle financeiro.

A IClinic possui rápido funcionamento e interface amigável, de fácil usabilidade, tanto para o médico quanto para a secretária.
Um sistema online que organiza as informações de maneira simples e eficiente, aumentando a qualidade do atendimento.

Tasy

Este software para clínica médica combina funcionalidade e um forte sistema de segurança envolvendo dados confidenciais do paciente.

Segundo a Philips, desenvolvedora do Tasy, o sistema é utilizado por mais de 950 instituições de saúde no Brasil e tem certificação pela SBIS.

Possui como diferenciais a recomendação de programas de medicina preventiva e até o portal do paciente – usado pelas unidades de saúde para se conectarem com o usuário rapidamente.

OnMed

Além das funcionalidades mais comuns, esse software permite o upload de arquivos, produz relatórios e gráficos comparativos.

Está disponível para negócios pequenos, médios ou grandes, inclusive redes com diversas unidades, que podem ser geridas em conjunto.

ProDoctor

Com foco no armazenamento das informações do paciente, essa ferramenta tem uma funcionalidade automática para o cálculo das doses de medicação, com base na receita médica.

Permite, ainda, um acompanhamento detalhado de tratamentos, com registro de cada entrevista realizada com o paciente (anamnese).

Clínica nas nuvens

Gestão financeira e do tempo de espera do paciente são alguns pontos fortes dessa ferramenta, popular entre milhares de usuários.

Recentemente, o sistema passou a contar com a confirmação de agendamento por meio de SMS que, como vimos, reduz faltas e aumenta a produtividade na clínica.

Feegow Clinic

Este software para clínicas e consultórios é 100% online. Seu maior diferencial, se comparado aos citados, é a certificação SBIS-CFM.

Além disso, conta com mais de cem recursos nativos e possui mais 15 opcionais, como chamada na tv, split de pagamento, NF-e!

Entre os nativos se destacam a agenda múltipla que é capaz de integrar diferentes unidades, dashboard financeiro completo, anamneses personalizáveis e digitação por voz.

A ferramenta conta com um layout atraente, ótima usabilidade e possui um suporte disponível para guiar o uso se for  necessário.

Caso queira experimentar, a ferramenta possui um trial de 7 dias e um plano gratuito.

Amplimed

O sistema médico Amplimed é 100% online e nasceu com o intuito de melhorar a gestão de clínicas e consultórios e estreitar o relacionamento do médico e paciente.
Dentre os recursos, podemos destacar o agendamento online, confirmação de consultas via whatsapp, prontuário eletrônico em tela única com módulos para diferentes especialidades médicas, sistema financeiro integrado e pesquisa de satisfação.
O software possui ainda a assinatura digital no Prontuário Eletrônico reconhecida pelo CFM, que garante maior segurança ao profissional e segue os padrões do ICP-Brasil.
Além disso está adaptado à recente Lei Geral de Proteção de Dados. 

Prontuário eletrônico SUAS – CRAS e CREAS

É um prontuário eletrônico da rede SUAS, uma entidade governamental responsável pelo acolhimento de crianças e adolescentes.

Veja que o ministério da saúde também utiliza um sistema digital de acompanhamento de órgãos relacionados ao atendimento de uma população específica e que acaba interligado com outros sistemas no decorrer da vida do cidadão que passa a ser atendido no SUS.

Prontuário eletrônico do SUS

O projeto do ministério da saúde é ambicioso e pretende integrar todos os ambulatórios e hospitais da rede pública com um único prontuário eletrônico do SUS.

Imagine o paciente recebendo uma mensagem de SMS no celular avisando sua consulta no posto de saúde.

Imagine a redução dos custos em exames e procedimentos desnecessários para cada atendimento de um paciente em uma determinada especialidade.

Sobre a Telemedicina Morsch

Somos uma empresa que fornece laudo a distância para todas as especialidades médicas que realizam exames e não possuem o especialista disponível em tempo integral para assinar os laudos.

Integramos nosso sistema com qualquer prontuário eletrônico, com isso é possível ter acesso ao resultado do exame diretamente na pasta do paciente dentro do prontuário eletrônico que você em qualquer lugar.

Conclusão

Com todas as informações que apresentei sobre prontuário eletrônico, ficou mais simples de você escolher o melhor software para a sua clínica médica.

Contudo, não se esqueça de garantir um suporte que seja eficiente, a presença de todos os recursos essenciais e um serviço personalizado.

Dessa forma, é possível obter mais segurança para você e seus clientes.

Gostou dessas informações?

Aproveite para se informar mais com a leitura do artigo “Prontuário médico: o que é, importância e questões éticas e legais”.

Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG - Fundação Universidade do Rio Grande - RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

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