Prontuário eletrônico: saiba escolher entre os melhores

Por Dr. José Aldair Morsch, 22 de novembro de 2019
O que é prontuário eletrônico?

É preciso avaliar diversos critérios na hora de escolher um prontuário eletrônico do paciente, como a sua eficiência, possibilidade de customização e segurança dos dados. 

Além disso, ele precisa suprir as necessidades da clínica, especialmente nas funcionalidades oferecidas. 

Mas o que é prontuário eletrônico? É um recurso que permite armazenar, registrar e controlar as informações relacionadas ao paciente de forma virtual.

Além de otimizar o atendimento do paciente da sua clínica, pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha internet.

Essa tecnologia vem se tornando um grande aliado do médico, ajudando a reduzir o tempo de consulta dos pacientes.

Inclusive, com ele, o médico consegue melhorar o atendimento e as operações realizadas, bem como reduzir os custos e aumentar a segurança.

Se você deseja escolher um prontuário eletrônico para a sua clínica, confira as dicas que eu selecionei para ajudá-lo nessa missão.

Ainda, nesse conteúdo, vou explicar mais sobre o prontuário em si, sua funcionalidade e os tipos existentes. Boa leitura!

O que é prontuário eletrônico do paciente?

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é um software médico onde são guardados os dados de cada paciente atendido em consultórios, clínicas ou hospitais.

Com a tecnologia atual, tudo fica armazenado em nuvem, bastando ter um dispositivo com internet para acessar de onde quiser.

A internet permitiu que o prontuário médico, que antes era mantido em papel, agora possa ser usado totalmente digital, sem necessidade de ter um lugar físico para ser armazenado.

Por ser uma parte essencial da telemedicina, o Conselho Federal de Medicina autoriza o seu uso através da Resolução CFM nº 1639/2002.

No texto, ela reforça que o paciente é dono de suas informações, podendo solicitar uma cópia sempre que precisar.

Além disso, ele tem direito à privacidade e confidencialidade de todos os seus dados – podendo, estes, serem compartilhados apenas mediante autorização escrita.

Qual é a importância do prontuário eletrônico? 

Integração da telemedicina com software de prontuário eletrônico do paciente

Com o prontuário eletrônico, todos os dados médicos do paciente ficam armazenados em nuvem

O prontuário eletrônico é uma ferramenta importante para médicos, clínicas e também pacientes.

Para os médicos, permite organizar melhor seus processos, além de agilizar os atendimentos.

Isso porque todas as informações ficam armazenadas em um único local, sendo possível acessar o histórico dos pacientes rapidamente.

As clínicas também se beneficiam porque permite manter os documentos organizados – não sendo necessário ambientes próprios para guardar aquele monte de papelada.

Nesse sentido, o PEP é importante para os pacientes, especialmente porque ele garante que seus dados pessoas estarão resguardados.

Sem falar que a ferramenta permite análises posteriores em caso de erro médico ou indicações de tratamentos equivocados, por exemplo.

Afinal, tudo deve fica registrado na própria página do paciente – mesmo que ele seja atendido por diferentes profissionais de saúde.

Para que serve o prontuário eletrônico do paciente?

Este sistema de informações médicas digitais é capaz de guardar infinitos dados do paciente, sem ocupar espaço em folhas de papel e estantes colocadas em locais do serviço de saúde – que não oferecem segurança de guarda definitiva.

Com o prontuário médico digital, é possível acompanhar o paciente desde o seu nascimento, suas condições de saúde ou doenças ao longo da vida e até a sua morte.

Sendo assim, os dados podem ser usados para estudo, tomada de decisão em massa nos casos de epidemias, compartilhamento com outros serviços de saúde e ações preventivas para o paciente e sua comunidade.

Inclusive,  centralização de todas as atividades médicas relacionadas ao prontuário eletrônico do paciente ficam disponíveis de forma rápida, organizada e segura.

Sabemos que o paciente não consegue guardar de maneira organizada seus exames, suas receitas e tudo que se relaciona ao seu tratamento. Logo, o prontuário eletrônico permite que façamos isso para ele.

Qual é a diferença entre o uso de papel e prontuário eletrônico?

Os registros prontuários feitos em papel não são a mesma coisa que os documentos médicos ou prontuários eletrônicos.

Além disso, as informações presentes nos registros tradicionais representam instrumentos obrigatórios (inclusive legalmente) para atestar e apontar os cuidados fornecidos pelo especialista aos pacientes.

Já os prontuários eletrônicos são os softwares elaborados especificamente para o uso dos médicos, formulados sob um documento digital que integra dados, observações e sinais ligados às condições de saúde do indivíduo avaliado.

Ainda que o prontuário em papel seja obrigatório, ele não oferece nenhum tipo de acesso e confidencialidade para que os pacientes também possam acompanhar suas informações de saúde, ao contrário do prontuário eletrônico.

Da mesma maneira, os documentos eletrônicos também precisam respeitar algumas regras específicas de segurança e seguir todo o rigor das diretrizes já empregadas em papel.

O uso do prontuário eletrônico em clínicas e hospitais

Quando tratamos sobre o prontuário eletrônico nas clínicas e hospitais, especialmente naqueles de grande porte, seu uso se torna ainda mais benéfico.

Isso porque, como ele reúne diversas informações e especialidades em um único documento digital, sua utilização é ideal para que diferentes profissionais de saúde tenham acesso simultâneo às informações dos pacientes.

Ou seja, mais que uma mera ferramenta de registro, o prontuário eletrônico é um recurso multidisciplinar, que reúne todos os exames, diagnósticos, tratamentos e histórico clínico dos indivíduos, em suas diversas fases de atendimento.

Dessa maneira, sua utilização pode ser benéfica tanto para os profissionais de saúde (que podem fornecer serviços mais ágeis e precisos) quanto para os pacientes (que não precisam responder às mesmas perguntas para diferentes médicos e muito menos repetir procedimentos de exames ou anamneses).

Nos hospitais e nas clínicas que ainda não digitalizaram seus processos, todos os registros são feitos em papel.

Assim, cada agente envolvido na cadeia de tratamentos precisa perder tempo fazendo avaliações individuais.

Além disso, muitas vezes informações valiosas são perdidas, pois os pacientes podem se esquecer de certos detalhes ao responder diferentes perguntas entre um médico e outro.

Porém, as dificuldades na troca de dados não são o único problema da falta de prontuário eletrônico. Com registros físicos, os arquivos podem ser perdidos, extraviados ou até acessados por pessoas sem autorização dentro das clínicas ou hospitais.

Isso significa que a digitalização dos prontuários é, acima de tudo, um cuidado que agrega mais segurança aos pacientes e às suas informações sensíveis, valorizando ainda mais os princípios éticos da medicina.

O que você precisa avaliar antes de escolher um PEP?

Como eu disse, existem vários critérios que devem ser avaliados na hora de fazer essa escolha. Veja:

Verifique se o suporte é eficiente

Escolher um prontuário eletrônico médico pode ser um pouco confuso se você não estiver habituado às inovações tecnológicas.

Por isso, é preciso analisar diversos pontos para obter um suporte eficiente para a sua clínica.

Além disso, busque empresas que ofereçam apoio não só durante a ocasião em que o sistema estiver sendo implementado.

Nesse sentido, é preciso que o prestador de serviços contratado tenha o compromisso de acompanhar as necessidades específicas da sua clínica de forma contínua.

Dessa forma, a empresa contratada oferecerá uma grande mudança no cotidiano dos colaboradores do seu consultório, visto que apresentará um suporte bom e eficiente.

Isso faz com que o trabalho seja executado com excelência e o prontuário eletrônico, utilizado de forma plena.

Escolha um prontuário eletrônico paciente totalmente personalizável

Naturalmente, algumas clínicas médicas têm procedimentos específicos que as tornam diferentes entre si.

Por isso, na hora de escolher um prontuário eletrônico médico, é preciso buscar um sistema que se adapte às necessidades do seu empreendimento.

Dessa forma, é importante verificar as possibilidades de personalização que são oferecidas ao contratar esse software.

Para isso, verifique se a empresa oferece o serviço de customização de campos e seções, de maneira que todos os dados necessários sejam armazenados no documento.

Sendo assim, avalie, ainda, se as fichas dos pacientes podem ser personalizadas, destacando as informações mais importantes para cada situação apresentada.

Isso faz com que o atendimento seja otimizado, já que o profissional conseguirá oferecer um diagnóstico correto, além de suprir as necessidades do seu negócio.

Integração entre agenda e prontuário médico

Sei o quanto é importante que uma clínica médica consiga realizar todos os compromissos da melhor forma possível.

Por isso, ao escolher o PEP veja a possibilidade de integrá-lo à agenda. Dessa forma, você consegue evitar atrasos no atendimento aos pacientes.

Essa ferramenta é ideal para acompanhar o horário de cada consulta, bem como o tempo de espera de cada pessoa. Isso tudo é possível com a ajuda da agenda eletrônica interligada ao software.

Além disso, é garantido que os clientes ficarão satisfeitos com os serviços prestados, o que faz aumentar significativamente a credibilidade da sua clínica.

Integração do prontuário eletrônico do paciente com o PACS

Esta funcionalidade é fundamental para serviços que lidam com imagens.

Afinal, a tendência é que todos os equipamentos médicos sejam obrigados por lei a gerar os arquivos médicos dos exames em DICOM – um tipo de arquivo que pode ser integrado com softwares em todo o planeta.

Inclusive, as imagens ou gráficos gerados nesse formato são guardadas de maneira organizada em um servidor em nuvem separado do prontuário eletrônico. 

Com isso, não aumenta de forma significativa a base de dados e consegue ser acessado por qualquer profissional que possua login e senha.

A integração do PACS com o prontuário também é muito simples. Com isso, qualquer integrante da equipe que estiver com o prontuário aberto do paciente pode, com apenas um clique, ter acesso às imagens dos exames no servidor criado somente para isso.

Veja o artigo completo sobre o sistema PACS que escrevi nesse artigo!

Integração da Telemedicina e PEP

Uma das funcionalidades do PEP é estar integrado a uma plataforma de telemedicina

Essa integração faz com que os laudos sejam enviados diretamente para a pasta do paciente

A escolha de um prontuário que se integre ao sistema de telemedicina é fundamental para aumentar a produtividade e reduzir os erros, bem como ter acesso aos laudos à distância.

Nesse sentido, é comum o funcionário acessar a plataforma de telemedicina para baixar os laudos médicos assinados digitalmente e, no momento de importar para dentro do prontuário eletrônico, trocar os nomes dos pacientes.

Imagine o estresse de ver o seu serviço com baixa qualidade nas tarefas básicas e ainda comprometer a vida do paciente.

Ao integrar o sistema de telemedicina com o prontuário eletrônico, os laudos automaticamente irão para a pasta de resultado do seu paciente.

Imagine ter acesso no celular ao prontuário onde estiver e automaticamente clicar nos exames do paciente e ter o resultado instantâneo para tomar a conduta necessária, sem depender de um funcionário para isso?

Sim, isso é possível e já é usado por muitos serviços de saúde.

Nosso serviço de Telemedicina está preparado para essa integração, entre em contato para conversarmos!

Garanta a segurança dos dados no prontuário eletrônico do paciente

A segurança dos dados é um fator indispensável na hora de escolher um prontuário eletrônico, já que as informações dos pacientes devem ser mantidas em sigilo.

Ou seja, elas só devem ser usadas para o acompanhamento e a realização de diagnósticos do quadro clínico do paciente.

Por isso, ao escolher um software médico, pesquise o nível confiança dele na área da saúde.

Veja se ele consegue garantir o sigilo de todos os dados das pessoas, além de oferecer backup e armazenamento na nuvem.

Além disso, verifique se há criptografia das informações, para que se tenha mais segurança.

É importante também que os arquivos dos clientes só sejam acessados por pessoas autorizadas.

Por fim, tenha em mente que a segurança do prontuário eletrônico depende do suporte que a empresa oferece à sua clínica.

Leve em conta a avaliação de outras pessoas

É necessário login e senha para acessar a plataforma online, o que traz segurança para médicos e pacientes

Por ter armazenamento em nuvem, pode ser acessado por qualquer dispositivo com autorização

Para garantir que o melhor software será escolhido, é imprescindível considerar a avaliação que outras pessoas fizeram do sistema que você pretende adquirir.

Isso é essencial para evitar problemas futuros com o prontuário eletrônico, o que poderia prejudicar o atingimento dos objetivos do seu negócio.

Assim, ao fazer uma boa pesquisa, você garante que sua escolha seja a mais acertada possível.

Verifique a possibilidade de acessar o prontuário eletrônico em vários dispositivos

Você sabia que um bom prontuário eletrônico possibilita o acesso a partir de vários dispositivos?

Esse aspecto é essencial para quem deseja adquirir o software, tendo em vista a possibilidade de contar com uma interface intuitiva e amigável, independente de realizar o acesso a partir de um computador, um tablet ou um smartphone.

Assim, o processo se torna mais rápido e eficiente, sendo possível anexar laudos médicos e exames de EEG, com maior praticidade.

Com a ajuda do prontuário eletrônico na nuvem, fica mais fácil fazer atualizações no próprio sistema e reduzir os custos com hardware.

Além disso, há outro fator muito importante, que é ter um sistema com armazenamento on-line.

Esse serviço garante que as informações dos pacientes e do consultório fiquem a salvo. Caso haja uma catástrofe natural, por exemplo, tudo estará na nuvem.

Com isso, você pode acessar os dados em qualquer dispositivo e no momento em que precisar, sem contar a possibilidade de armazenar todos os documentos de forma segura.

Outros recursos oferecidos pelo prontuário eletrônico

Além de substituir o prontuário normal, de papel, a versão eletrônica oferece outros recursos essenciais para as clínicas. São eles:

  1. Módulos individuais das especialidades, como médicos, enfermagem, paramédicos;
  2. Usabilidade para ter na tela todas as janelas na forma de abas;
  3. Tabelas de medicamentos e fórmulas;
  4. CID de todas as doenças em apenas um clique;
  5. Assinatura eletrônica em todos os documentos;
  6. Modelos de receitas, pedidos de exames e atestados personalizáveis;
  7. Comunicação dinâmica com a equipe e o paciente;
  8. Integração com ambulatório, internação e exames;
  9. Alertas para várias atividades – tanto de equipe quanto para o paciente;
  10. Histórico de atendimento, com lista organizada de problemas;
  11. Área para anexar todos os exames do paciente para controle evolutivo, incluindo vídeos, imagens e fotos;
  12. Gerencia o estoque de sua clínica;
  13. Prescrição digital com QRCODE;
  14. Ferramenta de teleconsulta com videoconferência integrada.

Sendo assim, é importante reiterar que não são todos os sistemas que oferecem essas modalidades.

Nesse sentido, cabe a cada clínica entender suas necessidades e encontrar a solução que oferece exatamente o que precisa para otimizar seu trabalho.

Tipos de prontuário eletrônico

Segurança, armazenamento em nuvem e em diversos dispositivos

O prontuário eletrônico do paciente pode ser personalizável, cabe a clínica entender suas demandas

Existem 3 tipos de prontuários eletrônicos disponíveis para uso em serviços de saúde e cada um tem suas vantagens e desvantagens.

1 – Prontuário eletrônico com base de dados local

Este modelo utiliza um servidor local e distribui em rede os acessos no serviço, sem depender de internet.

As vantagens são:

  • Acesso offline;
  • Backups locais ou em nuvem, de forma manual ou automática;
  • Compra do direito de uso, pagando apenas atualizações – quando necessário;
  • Mesmo sem energia elétrica, o serviço não para (uso de gerador ou nobreaks).

Desvantagens:

  • Pode perder os dados se guardar o backup somente localmente;
  • Não acompanha as atualizações do mercado;
  • Precisa de uma estrutura de informática mais complexa, incluindo servidores e rede.

2 – Prontuário eletrônico híbrido

Como o nome sugere, o cliente usa uma base local que alimenta outra em nuvem. 

Assim, o sistema não para nunca, pois mesmo sem internet é possível trabalhar normalmente.

Com o híbrido, não é necessário ter um servidor ou rede, visto que os dados ficam em cada máquina que tem acesso a internet.

Apesar de ser um sistema complexo, auxilia muitos serviços que não podem parar ou depender de internet ou energia elétrica.

3 – Prontuário eletrônico em nuvem

É o mais utilizado entre os tipos de prontuário eletrônico, visto que toda a base de dados fica na internet, sem risco de perda de dados ou ter que fazer backups regulares.

Nesse sentido, a principal desvantagem ocorre quando se usa serviços com internet instável. Pois, neste caso, não há como acessar os dados do paciente – o que pode comprometer a agilidade do serviço.

Como funciona o prontuário eletrônico do paciente?

Com o prontuário eletrônico, você armazena todos os dados ligados aos pacientes em um software.

Esse sistema, por sua vez, dá acesso a médicos e diferentes especialistas de saúde interessados.

Dessa maneira, com o recurso, os responsáveis pelo tratamento podem acessar todas as informações sobre o indivíduo em questão.

Esses dados incluem:

  • Tratamentos anteriores e em andamento;
  • Medicamentos em uso;
  • Possíveis alergias;
  • Resultados de exames;
  • Consultas anteriores com outros médicos.

No entanto, não é novidade que, para garantir a segurança e o sucesso de diferentes tipos de tratamentos, é fundamental contar com a avaliação e o aval de diversos tipos de especialistas em muitas situações.

Com o prontuário eletrônico, o acesso a essas informações é facilitado, já que é possível obter, com muito mais facilidade, dados como tratamentos, procedimentos e exames já feitos.

Assim, em poucas palavras, o funcionamento do prontuário eletrônico se baseia em integrar diferentes profissionais de saúde e capacitá-los para realizar intervenções mais eficientes, bem como diagnósticos mais assertivos.

Como fazer um prontuário eletrônico de excelência?

Para garantir que as informações principais estarão registradas no prontuário, é possível ficar atento a dois itens essenciais:

1 – Dados do paciente

Este campo consiste na identificação do paciente, onde devem ser adicionados todos os dados relacionados a ele e alguns pontos sobre a família – a fim de prever doenças congênitas.

Aqui, obtenha as seguintes informações

  1. Nome;
  2. Endereço;
  3. Contatos;
  4. idade;
  5. Histórico clínico;
  6. Doenças familiares importantes, como hipertensão, diabetes e obesidade;
  7. Como é sua rotina, incluindo alimentação e prática de atividade física.

2 – Lista de sintomas e problemas

Esta etapa consiste na obtenção de um resumo do quadro de saúde do paciente, permitindo ter uma visão mais ampla da sua situação clínica. 

Portanto, faça perguntas como:

  • Quais sintomas está sentindo e há quanto tempo eles estão presentes?
  • Que tipo de atividade está sendo prejudicada devido aos incômodos?
  • Com que frequência esse tipo de problema ocorre?
  • Já realizou outros atendimentos e exames relacionados ao problema atual?
  • Quais tratamentos já precisou realizar para amenizar os sintomas?

Aqui, é importante entender as perturbações que estão afetando a vida do paciente e deixar tudo descrito com clareza de detalhes.

Além dessas informações, é importante que o médico adicione exames antigos e novos e, ainda, registre todas as orientações que forem dadas em termos de novos testes e tratamentos.

Tudo isso será útil para acompanhar integralmente a vida do paciente e, assim, garantir o seu bem-estar.

Em caso de internação, é necessário adicionar outros dados ao prontuário eletrônico, incluindo:

  • Sumário de transferência, no caso de ser necessário transferir o paciente de uma unidade para outra;
  • Notas de evolução, adicionando tudo relacionado à evolução do seu estado clínico;
  • Resultado de exames complementares;
  • Prescrições médicas, seja em termos de medicamento, medidas de reabilitação ou outras ações;
  • Anamnese e exames físicos, com registros em ordem cronológica para permitir comparativos;
  • Demais documentos importantes, como laudos médicos específicos.

Quais são os problemas mais graves com prontuário eletrônico?

Para que o prontuário eletrônico gere benefícios para médicos e pacientes, é preciso evitar alguns problemas.

Afinal, por mais vantajoso que esse tipo de recurso seja, é comum que especialistas desprevenidos sejam pegos por esse tipo de situação, que só ocorrem quando os mesmos não prezam pelos melhores recursos disponíveis na área.

Sendo assim, entre os problemas mais graves do prontuário eletrônico, destacam-se:

Uso do prontuário eletrônico para o simples registro de dados

Ferramentas básicas, que servem apenas para o registro de informações clínicas, podem até ser úteis, mas não proporcionam todos os benefícios possíveis do prontuário eletrônico.

Isso porque, ao optar por uma boa solução na área, ela deve contemplar diversas tarefas, contribuindo para sua gestão, agendamentos, relacionamento, marketing, além do prontuário em si.

Falta de rotinas de segurança e de tecnologia em nuvem

Nada é mais importante para a rotina dos médicos e dos pacientes do que os registros feitos em consultório.

Quando o prontuário eletrônico armazena essas informações apenas na máquina, qualquer problema pode corrompê-las.

Dessa forma, boas soluções são aquelas com backups em nuvem, que permitem integridade e acessibilidade dos dados em qualquer situação, e que contem com padrões rígidos de segurança, para evitar vazamentos.

Sistemas muito complexos e pouco intuitivos

Lembre-se de que uma ferramenta de prontuário eletrônico precisa facilitar a sua vida, não dificultá-la.

Isso significa que os sistemas precisam ser simples, claros e intuitivos, para que se tornem uma parte natural de sua rotina, não uma responsabilidade a mais.

Ou seja, um médico precisa passar mais tempo dando atenção aos seus pacientes do que olhando para a tela de um computador.

Sendo assim, mais que prezar por soluções completas, seguras e alinhadas ao que há de mais moderno na área, não abra mão daquelas que são simples e pensadas no seu dia a dia!

Quais são os cuidados necessários durante essa fase? 

Durante o processo de preenchimento do prontuário eletrônico, é importante adicionar o máximo de informações possível.

Isso é especialmente importante no caso em que o atendimento também está sendo realizado à distância, na chamada teleconsulta.

Isso porque, como não é possível realizar os testes físicos, deve ser possível realizar um diagnóstico de forma remota e precisa com as informações obtidas. 

Logo, garanta que tudo o que o paciente falar esteja descrito na ferramenta.

Além disso, é importante se atentar à segurança dos dados, para que pessoas indevidas não os acessem.

É por isso que é preciso contratar uma plataforma de confiança, que ofereça toda a proteção e funcionalidade essenciais para que esse processo ocorra adequadamente.

O que diz a lei em relação ao uso do prontuário eletrônico?

A LGPD traz mais segurança para o prontuário eletrônico do paciente.

Ao ser digitalizado, o prontuário deve seguir direcionais de segurança, como os parâmetros de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras

Em 2018 foi publicado no DOU (diário oficial da união) a Lei 13.787/18, que regulamenta o uso do prontuário eletrônico do paciente.

Assim, a lei assegura a autenticidade, integridade e confiabilidade do prontuário eletrônico médico.

Dessa forma, o formato digital do prontuário médico terá o mesmo valor probatório do documento original que foi digitalizado, bem como os novos dados introduzidos seguirão o mesmo princípio.

De acordo com o artigo 4º, os sistemas de armazenamento devem proteger o acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não-autorizado das informações dos pacientes.

É possível eliminar os prontuários após, no mínimo, 20 anos.

Esse prazo pode ser alterado em regulamentos específicos, de acordo com o potencial que as informações tenham para estudo e pesquisa.

Lei Geral de Proteção de Dados

Também em 2018, foi promulgada a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que surgiu com o objetivo de proteger todas as informações que são inseridas e compartilhadas em diversos tipos de sistemas.

Como o prontuário eletrônico também consiste na digitalização de um tipo de documento, ele precisa respeitar os critérios da LGPD, que prezam pela integridade, autenticidade e confidencialidade dos dados.

Isso significa que, no ato da digitalização, tudo o que está contido no documento original precisa ser transmitido na íntegra e protegido para que pessoas não autorizadas não tenham acesso.

Além disso, todo o processo deve prever os parâmetros previstos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Ao contrário dos registros em papel, que passavam por diversos indivíduos e tinham sua segurança comprometida, o prontuário eletrônico precisa ter seu acesso e suas alterações rigorosamente monitorados.

Desse modo, importância de seguir a LGPD não diz respeito apenas ao respeito das informações dos pacientes.

Caso existam inconsistências ou vazamentos de dados dos pacientes, os médicos ou responsáveis pelo prontuário eletrônico podem receber multas e punições nos termos da lei.

Quais as vantagens de usar um prontuário eletrônico?

Além de não ser necessário utilizar papel, bem como contar com um espaço físico para armazená-lo, o prontuário eletrônico conta com diversas outras vantagens. 

Por isso, confira algumas delas:

  • Possibilidade de personalizar o prontuário;
  • Otimiza o agendamento das consultas;
  • Mais clareza e legibilidade para toda a equipe de saúde;
  • Aumento da receita por reduzir o absenteísmo;
  • Reduz despesas, por integrar o fluxo de caixa;
  • Aumenta o engajamento do paciente com toda a equipe de atendimento;
  • Reduz custos de armazenagem dos dados por ser tudo virtual;
  • Melhora a qualidade e a agilidade do atendimento;
  • Facilita o acesso às informações do paciente;
  • Organiza o atendimento de todas as especialidades num só lugar;
  • Facilita a comunicação e o relacionamento com os pacientes;
  • Auxilia na obtenção do HIMSS;
  • Pode ser integrado à plataforma de telemedicina para receber os laudos diretamente;
  • Diferentes módulos para facilitar a interação com o usuário;
  • Subdivisão em abas para uma melhor organização dos processos;
  • Medicamentos pré-cadastrados, para fazer a busca e obter a prescrição em poucos cliques;
  • Doenças catalogadas com base no CID, para otimizar a busca de patologias do paciente;
  • Modelos prontos e editáveis de laudos, atestados e receitas;
  • Acesso remoto aos dados, o que confere mais flexibilidade para que os médicos;
  • Alertas do paciente, que avisam automaticamente sobre eventuais alergias a medicamentos ou substâncias;
  • Assinatura eletrônica ligada ao CRM, que agiliza o processo de autenticação do médico.

Além disso, possibilita a inserção de documentos na ficha do paciente, como resultados dos exames, solicitação de procedimentos, laudos, receitas médicas, entre outros materiais.

Assim, o sistema acaba contribuindo para as estratégias de marketing, visto que as pessoas vão passar a ter um maior interesse pelos serviços da sua clínica.

Como resultado, você atrai mais clientes e aumenta o faturamento.

Desvantagens ao usar um prontuário eletrônico

Apesar das vantagens, o prontuário eletrônico tem alguns desafios. É preciso avaliá-los com cautela antes da sua aquisição.

Então, confira quais são eles:

  1. Custo fixo mensal do software;
  2. Necessita de internet sempre ativa e de boa qualidade;
  3. Pode ter os dados acessados e roubados na internet;
  4. Os funcionários demandam treinamentos constante;
  5. Duplicidade de informações por erro humano;
  6. Depende de computadores sempre ligados na energia elétrica;
  7. Nem todos se integram com outros softwares;
  8. Perda de dados da empresa que administra o software;
  9. Perda de privacidade dos dados do paciente;
  10. Risco das operadoras de saúde rejeitarem os pacientes crônicos de alto custo.

Contudo, algumas dessas desvantagens são facilmente contornadas mediante a escolha de um sistema seguro, especialmente no que tange à proteção dos dados.

Existe prontuário eletrônico do paciente gratuito?

O ditado que nada é de graça cabe muito bem aqui.

Sendo assim, o que fazem, normalmente, as empresas que desenvolvem o software é oferecer um teste grátis, para cadastrar um número de pacientes e depois é cobrado uma mensalidade.

Ou seja, não se iluda em sair testando todos os prontuários médicos em nuvem oferecidos na internet.

Para cada cadastro no prontuário, há detalhes do paciente – não disponíveis da mesma forma ao importar para a base de outro fornecedor.

Imagine o tempo que não vai perder para passar todos os dados para o prontuário eletrônico definitivo que você escolhe.

Procure ver com os fornecedores o tipo de importação dos dados antes de decidir qual escolher e, então, testar.

Melhores prontuários eletrônicos que eu sugiro

A lista de empresas que fornecem prontuário eletrônico cresce diariamente e nem todas oferecem um ambiente adequado para o profissional de saúde.

Eu iniciei o uso do prontuário médico eletrônico na minha clínica em 2007 e testei muitos do mercado desde então.

Por isso, deixo aqui uma lista de alguns que podem ser confiáveis para quem deseja testar:

IClinic

O iClinic é um software médico com sistema de gestão online para clínicas ou consultórios. Conta com acesso a várias ferramentas, como:

  • Agenda online;
  • Prontuário e prescrição eletrônicos;
  • Envio automatizado de lembretes para pacientes;
  • Controle financeiro.

Ele possui rápido funcionamento e interface amigável, de fácil usabilidade – tanto para o médico quanto para a secretária.

É um sistema online que organiza as informações de maneira simples e eficiente, aumentando a qualidade do atendimento.

Tasy

Este software para clínica médica combina funcionalidade e um forte sistema de segurança envolvendo dados confidenciais do paciente.

Segundo a Philips, desenvolvedora do Tasy, o sistema é utilizado por mais de 950 instituições de saúde no Brasil e tem certificação pela SBIS.

Possui como diferenciais a recomendação de programas de medicina preventiva e até o portal do paciente – usado pelas unidades de saúde para se conectarem com o usuário rapidamente.

OnMed

Além das funcionalidades mais comuns, esse software permite o upload de arquivos, produz relatórios e gráficos comparativos.

Está disponível para negócios pequenos, médios ou grandes, inclusive redes com diversas unidades, geridas em conjunto.

ProDoctor

Com foco no armazenamento das informações do paciente, essa ferramenta tem uma funcionalidade automática para o cálculo das doses de medicação, com base na receita médica.

Permite, ainda, um acompanhamento detalhado de tratamentos, com registro de cada entrevista realizada com o paciente (anamnese).

Clínica nas nuvens

Gestão financeira e do tempo de espera do paciente são alguns pontos fortes dessa ferramenta, popular entre milhares de usuários.

Recentemente, o sistema passou a contar com a confirmação de agendamento por meio de SMS que, como vimos, reduz faltas e aumenta a produtividade na clínica.

Feegow Clinic

Este software para clínicas e consultórios é 100% online. Seu maior diferencial, se comparado aos citados, é a certificação SBIS-CFM.

Além disso, conta com mais de cem recursos nativos e possui 15 opcionais, como:

  • Chamada na tv;
  • Split de pagamento;
  • NF-e.

Entre os recursos nativos, se destacam a agenda múltipla, capaz de integrar diferentes unidades, dashboard financeiro completo, anamneses personalizáveis e digitação por voz.

A ferramenta conta com um layout atraente, ótima usabilidade e possui um suporte disponível para guiar o uso se for  necessário.

Caso queira experimentar, a ferramenta possui um trial de 7 dias e um plano gratuito.

Amplimed

O sistema médico Amplimed é 100% online e nasceu com o intuito de melhorar a gestão de clínicas e consultórios e estreitar o relacionamento entre médico e paciente.

Dentre os seus recursos, podemos destacar:

  • Agendamento online;
  • Confirmação de consultas via whatsapp;
  • Prontuário eletrônico em tela única e com módulos para diferentes especialidades médicas;
  • Sistema financeiro integrado;
  • Pesquisa de satisfação.

O software possui ainda a assinatura digital no Prontuário Eletrônico reconhecida pelo CFM, que garante maior segurança ao profissional e segue os padrões do ICP-Brasil.

Além disso está adaptado à recente Lei Geral de Proteção de Dados.

Prontuário eletrônico SUAS – CRAS e CREAS

É um prontuário eletrônico da rede SUAS, uma entidade governamental responsável pelo acolhimento de crianças e adolescentes.

Veja que o Ministério da Saúde também utiliza um sistema digital de acompanhamento de órgãos relacionados ao atendimento de uma população específica.

Ele interliga com outros sistemas no decorrer da vida do cidadão atendido no SUS.

Prontuário eletrônico do SUS

O projeto do ministério da saúde é ambicioso e pretende integrar todos os ambulatórios e hospitais da rede pública com um único prontuário eletrônico do SUS.

Imagine o paciente recebendo uma mensagem de SMS no celular avisando sua consulta no posto de saúde.

Imagine a redução dos custos em exames e procedimentos desnecessários para cada atendimento de um paciente em uma determinada especialidade.

Prontuário eletrônico da Plataforma da Telemedicina Morsch

É o mais completo do mercado.

Possui diversas funcionalidades, todas em nuvem, tais como:

  • Marketplace médico
  • Multiagendas, multiprocedimentos
  • Prescrição digital
  • Assinatura digital em todos os documentos
  • Teleconsulta, atendimento médico telepresencial
  • Telemonitoramento
  • Integração com outros sistemas em nuvem

8 dicas para escolher a ferramenta ideal de PEP

Há pontos indispensáveis em um prontuário eletrônico bem-sucedido. Confira:

  1. Escolha um prontuário modular em tela única, para que a anamnese, os exames e a tomada de decisões clínicas e prescrições sejam feitas em um único ambiente, sem perder tempo com navegações complexas;
  2. Além da tela única, o prontuário eletrônico também deve ter seus módulos espalhados entre diferentes especialidades, para que cada especialista diferente lide com suas informações com mais eficiência e praticidade;
  3. Os dados precisam ser todos armazenados em nuvem, conferindo maior acessibilidade aos mesmos, segurança, prevenção contra perdas, ampla disponibilidade, produtividade e redução de custos;
  4. Adequação às exigências legais e à LGDP, nos termos que explicamos acima, no capítulo sobre legislação;
  5. Integração com assinatura digital reconhecida pelo CFM, que reduz riscos de fraude e atesta que foi mesmo o médico o responsável pelo prontuário eletrônico assinado.
  6. Alinhamento às recomendações do CFM e NGS, que inclui o acesso apenas por profissionais autorizados, o registro de todos os lançamentos em Logs e a impossibilidade de alteração dos dados após a finalização do atendimento;
  7. Possibilidade de anexar documentos e fotos de exames, para garantir total centralização das informações e facilitar ainda mais as análises de diagnóstico;
  8. Inserção de Tags com informações adicionais, que funcionam como lembretes práticos sobre as características e preferências dos pacientes. Ou seja, são capazes de enriquecer ainda mais a experiência de atendimento.

Por fim, certifique-se de que o prontuário eletrônico se integra com uma plataforma de telemedicina.

Com esse tipo de recurso, você pode ampliar suas possibilidades, realizando também telediagnósticos com laudos a distância, teleconsultas, telemonitoramento e muito mais!

Existem barreiras para a adoção de plataformas médicas?

Como em qualquer área, ainda existem muitos médicos que resistem à implementação de novas tecnologias de saúde.

Isso pode representar uma importante barreira para a viabilização do prontuário eletrônico em certos locais, já que o mesmo depende da familiaridade dos profissionais com seus recursos.

Já nos pontos de atendimento, como hospitais, consultórios ou clínicas, suas principais limitações são econômicas e organizacionais.

Isso significa que, não adianta reconhecer a importância e ter recursos para aderir ao prontuário eletrônico, caso a estrutura do local e as pessoas que atuam nele não estejam preparadas para suas funcionalidades.

Por fim, existem também as barreiras socioeconômicas, representada por idosos ou pessoas de baixa renda que também não conseguem utilizar a tecnologia com eficiência.

Nesse sentido, a própria falta de acesso à internet e de alfabetização em computação podem ser problemas que não permitem o acesso dos pacientes aos benefícios do prontuário eletrônico.

A tecnologia é  indispensável para as nossas atividades cotidianas.

Com isso em mente, para que o prontuário eletrônico ganhe espaço e gere vantagens no segmento médico, é fundamental viabilizar sua adoção e educar os interessados para que possam fazer seu melhor uso possível.

Por que promover o uso do prontuário eletrônico?

A promoção do prontuário eletrônico nas unidades de saúde tem influência direta na qualidade do atendimento e dos serviços prestados.

Suas características, utilidades e valores agregados aos profissionais de saúde ajudam a promover a excelência em diversas frentes de sua implementação.

Por melhorar os processos internos, a comunicação e a colaboração entre os agentes clínicos, ele otimiza a própria percepção dos pacientes. Dessa forma, eles passam a valorizar ainda mais os atendimentos prestados e tendem a priorizá-los em relação às demais opções disponíveis no mercado médico.

Ou seja, cada vez mais, os dados digitais de registro são imprescindíveis.

Com a combinação e cruzamento de dados, o sistema de prontuário eletrônico auxilia os postos de saúde a identificar e segmentar os pacientes com doenças mais graves, crônicas e de alto risco. Portanto, aqueles que precisam de intervenções mais imediatas.

Logo, não é preciso rastrear registros antigos e interpretá-los, pois tudo é centralizado.

O resultado vai além de melhores atendimentos. Afinal, os processos e prioridade são otimizados (desafogando filas de espera e evitando atrasos, por exemplo).

Isso porque os softwares de prontuário eletrônico são feitos para armazenar os dados com precisão, integrá-los e permitir uma avaliação prática do estado contínuo dos pacientes.

Assim, não há informações replicadas, redundantes ou inacessíveis. Graças a um arquivo editável, que guia as ações em clínicas e hospitais.

A confidencialidade do prontuário eletrônico

Hoje, as notícias sobre dados vazados, sistemas hackeados e softwares invadidos são constantes.

Quando tratamos sobre a digitalização de processos de saúde, essa é uma preocupação crescente entre gestores e médicos.

Assim, para desfrutar dos benefícios da tecnologia (indispensáveis no mercado moderno), é fundamental adotar algumas medidas de segurança. Isso sem correr riscos ligados às informações confidenciais dos pacientes.

Para isso, mais que facilitar, integrar e otimizar o acesso aos dados clínicos, os sistemas de prontuário eletrônico têm apoio em protocolos robustos de proteção.

A fim de resguardar os requisitos de privacidade, esses softwares têm tecnologias de criptografia, tokens de acesso ou recursos nativos de liberação em dois fatores. Dessa forma, apenas profissionais autorizados podem ter acesso aos dados.

Além de ser um meio seguro para o compartilhamento de informações, o prontuário eletrônico também é flexível. É possível consultá-lo por smartphone, tablet ou notebook com acesso à internet.

Inclusive, eles ficam disponíveis com mais flexibilidade aos pacientes, através de portais para consulta.

Isso elimina a necessidade de deslocamentos desnecessários às clínicas ou hospitais apenas para a retirada ou consulta da documentação. Porém, sem comprometer a privacidade no compartilhamento dos dados.

O resultado é mais portabilidade, acessibilidade e transparência a todos os interessados. O que não só facilita a vida de médicos e pacientes, como também garante total integridade aos dados pessoais. Tudo graças aos recursos de segurança inerentes à própria tecnologia de prontuário eletrônico!

Qual é o futuro do prontuário eletrônico do paciente?

Por serem mais eficientes e integrados que os antigos registros em papel, os prontuários eletrônicos estão ganhando cada vez mais espaço. E, mais do que isso: popularidade entre os médicos.

Para que o futuro da área seja promissor, porém, é indispensável que os profissionais e os pontos de atendimento se adequem à sua utilização.

Isso significa que, sem alinhamento às novas tecnologias e padrões da área, os interessados no prontuário eletrônico podem enfrentar problemas ao implementá-lo.

Com base nisso, cada vez mais os profissionais precisam reconhecer suas necessidades, determinando qual é o alcance necessário para suas atividades e o nível desejado para sua otimização.

Sendo assim, clínicas ou consultórios com perfil mais tradicional, que não desejam expandir sua população de pacientes, devem prezar pelos registros locais.

Já aqueles que desejam abranger novas áreas e melhorar seu grau de organização e integração, precisam se basear na tecnologia atual. Assim, você pode garantir que o prontuário eletrônico e sua tecnologia em nuvem proporcionem acesso a novos indivíduos. Inclusive, mantendo a precisão necessária para suas avaliações e intervenções.

Dessa maneira, quem deseja se alinhar ao futuro do prontuário eletrônico, precisa encontrar os caminhos mais viáveis para fazer o uso ideal desse tipo de recurso. Isso é possível familiarizando-se com suas ferramentas e preparando sua estrutura para que ele possa ser viabilizado com excelência.

Sobre a Telemedicina Morsch

Somos uma empresa de Telemedicina completa, que fornece laudo a distância para todas as especialidades médicas. Além disso, ajudamos clínicas que realizam exames e não possuem o especialista disponível em tempo integral para assinar os laudos.

Além de termos nosso próprio prontuário eletrônico, integramos nosso sistema com qualquer outro. Com isso, você tem acesso ao resultado do exame diretamente na pasta do paciente

Possuimos um Marketplace médico onde médicos e pacientes aproveitam os benefícios de atendimento usando a Teleconsulta.

Escolha o melhor software para a sua clínica!

Com todas as informações que apresentei sobre prontuário eletrônico, ficou mais simples para você escolher o melhor software para a sua clínica médica.

Contudo, não se esqueça de garantir um suporte que seja eficiente, a presença de todos os recursos essenciais e um serviço personalizado.

Dessa forma, é possível obter mais segurança para você e seus clientes, bem como otimizar o atendimento e o acesso às informações.

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Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG – Fundação Universidade do Rio Grande – RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

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