6 práticas essenciais para a gestão de estoque nas clínicas

Por Dr. José Aldair Morsch, 27 de dezembro de 2019
gestão de estoque nas clínicas

Fazer a gestão de estoque nas clínicas é essencial para conseguir ter um bom desempenho no dia a dia e garantir economia nos materiais e a satisfação dos pacientes com produtos de qualidade.

As clínicas médicas contam com uma demanda significativa de pacientes e gerir a compra e venda de insumos médicos e hospitalares se torna mais fácil quando os responsáveis procuram ter um controle eficiente do estoque.

Com a organização de medicamentos e materiais, o atendimento ao paciente melhora muito e a produtividade da equipe aumenta, com possibilidade de redução nos custos.

Pensando nisso, selecionamos seis práticas que ajudam a potencializar o controle de estoque e ter resultados mais positivos em sua clínica.

Continue a leitura!

1.Faça inventários

gestão de estoque nas clínicas

Médicos realizando a checagem do inventário

O levantamento de tudo o que você já armazena em seu estoque é uma etapa essencial e um ponto de partida para começar a gerenciar os produtos e materiais da clínica com mais eficiência.

Se houver possibilidade de utilizar código de barras nos produtos, será mais fácil acompanhar a entrada, saída, data de validade através de um software ou aplicativo.

Logo, é necessário contabilizar e registrar os itens que foram adquiridos ao longo do tempo.

Ainda que seja considerado por muitos como sendo um processo exaustivo, o inventário contribui para que as próximas decisões sejam compatíveis com as necessidades da clínica.

Por isso, determine a frequência em que será feito o inventário, de acordo com a faixa de preço de cada um dos itens.

Por exemplo, os produtos que apresentam maior valor precisam ter um intervalo curto entre cada inventário.

Por outro lado, se determinado tipo de material tem um custo barato pode ter um espaçamento mais longo para ser inventariado novamente.

2.Tenha um armazenamento correto

O armazenamento correto é fundamental para preservar a qualidade dos produtos e garantir que eles não causem dano à saúde dos pacientes.

Alguns insumos usados na área médica precisam ser armazenados de forma adequada para manterem suas características iniciais, tanto biológicas como químicas.

Assim, tenha um local preparado para os materiais e busque organizá-los seguindo a data de validade.

Fazendo isso, você evita o desperdício e tem um controle mais eficaz sobre a ordem de chegada dos produtos e quais são as remessas que precisam ser usadas com mais rapidez.

3.Alinhe o processo de compras

Comprar materiais para a rotina da clínica é um processo comum e fica sob a responsabilidade dos gestores ou demais colaboradores.

Entretanto, o bom funcionamento deste sistema envolve a organização e alinhamento entre necessidades da clínica ou consultório e fornecedores.

Então, tenha um planejamento eficiente para entender quais são as prioridades da clínica em relação às compras.

Se os gestores se preocupam em fazer uma programação, torna-se mais fácil saber quais produtos têm uma demanda maior, quais são mais urgentes, os melhores preços do mercado e fornecedores que disponibilizam boas condições de pagamento.

O resultado é mais economia sem perder a qualidade dos recursos que são adquiridos.

Afinal, com pesquisa e planejamento, você escolherá bons fornecedores que oferecem um produto de qualidade por um preço justo.

gestão de estoque nas clínicas

Médico e empresário apertando as mãos após alinharem os processos

4.Acompanhe o histórico dos fornecedores

O cadastro de fornecedores é uma ferramenta bastante útil para ajudar você a ter um estoque organizado e eficiente.

Um dos benefícios é ter acesso rapidamente às facilidades que cada um deles oferece e o que é positivo para o seu estabelecimento.

Fazer comparação de preços também é uma maneira de sempre optar por negociações com um bom custo-benefício.

Assim, ao manter o histórico de fornecedores atualizado, você consegue visualizar com clareza qual oferta vale a pena em seu caso.

Há ainda outros fatores que podem constar no histórico, como prazos de entrega, descontos, condições de pagamento e assim por diante.

5.Utilize softwares

Com a tecnologia cada vez mais presente em nosso dia a dia, há uma lista expressiva de ferramentas e softwares que podem ser usados em favor das empresas.

Logo, automatizar processos é uma maneira de otimizar tempo e organizar as atividades para manter um clima produtivo na clínica e, consequentemente, atingir as expectativas dos pacientes.

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Na gestão de estoque nas clínicas, isso também acontece e o uso de softwares facilita o controle de todos os materiais e produtos.

Por meio deles, os gestores conseguem administrar as entradas e saídas, criar relatórios e planilhas personalizadas, monitorar a data de validade dos itens e acessar o histórico dos fornecedores.

Além dos recursos citados, com a implementação de softwares você ainda pode acompanhar os gastos mais frequentes e fazer pesquisas de preço, o que contribui para compras mais eficientes e econômicas para a clínica.

É importante que, antes de escolher o software ideal para o estabelecimento, seja feita uma análise que indique quais são as principais necessidades da clínica e falhas no estoque que precisam ser solucionadas.

6.Entenda as necessidades dos pacientes

De nada adiante criar um sistema de controle do estoque se ele não for planejado para atender as demandas dos pacientes.

Afinal, o público é o principal usuário do espaço e, por isso, o gerenciamento dos produtos também precisa estar de acordo com as suas necessidades.

Nesse sentido, entenda o que o paciente espera e quais são os produtos e itens que mais foram utilizados em períodos anteriores.

Por exemplo, se você notou que determinado material é bastante utilizado no dia a dia, crie um planejamento para que ele esteja sempre disponível em seu estoque.

Fazer isso colabora para um bom relacionamento com os pacientes e minimiza os índices de insatisfação.

Por isso, é importante conhecer a base de clientes que utiliza seus serviços e, a partir disso, fazer ajustes e aplicar estratégias no estoque da clínica.

Conclusão

A gestão de estoque nas clínicas é um processo importante para garantir o bom funcionamento do local e atender os pacientes com qualidade e eficiência.

Como abordado ao longo deste conteúdo, algumas práticas potencializam a organização do setor e geram mais economia.

Ações como a implementação de softwares, acompanhamento de histórico dos fornecedores e armazenamento correto dos produtos são essenciais para ter uma boa gestão.

Portanto, com um controle certeiro do estoque você observará um aumento significativo em seus resultados positivos, já que isso gera impacto em todos os processos da clínica e contribui para um atendimento de excelência.

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Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG – Fundação Universidade do Rio Grande – RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

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