7 Dicas e soluções essenciais de gestão de tarefas para médicos
Apostar na gestão de tarefas para médicos pode impactar positivamente a sua rotina.
Maior organização e ganhos em tempo e em produtividade são alguns dos benefícios esperados.
Isso porque o gerenciamento adequado torna os processos mais eficientes, liberando o profissional para se dedicar por mais tempo para as atividades que considera como prioritárias.
Se você se percebe sem disponibilidade para dar conta de todas as tarefas, não deixe de acompanhar este artigo até o final.
Nele, vou falar sobre as contribuições da gestão médica, explicando como liberar espaço na agenda sem comprometer a qualidade da sua atuação.
Boa leitura!
Médico: você divide bem o seu tempo?
Essa é a primeira questão a se fazer.
Medicina é, normalmente, uma carreira escolhida por identificação e vocação, ocupando grande espaço na vida dos profissionais dessa área.
Logo de início, médicos precisam se dedicar para ingressar na faculdade e, nos anos seguintes, continuarão dispondo de horas a fio para os estudos.
Após a formação e a especialização, a tendência é que a rotina intensa se mantenha, já que mais de 60% dos médicos brasileiros possuem dois ou mais vínculos empregatícios, de acordo com a pesquisa Demografia Médica 2018 da USP.
Além de atender pacientes, boa parte desses profissionais se tornam gestores de seus consultórios ou clínicas, acrescentando tarefas administrativas à rotina.
Somam-se a elas a necessidade de atualização constante e de conhecimento de novas tecnologias, eventos do setor e reuniões com clientes.
Em meio a tantos compromissos, fica complicado separar um tempo para atividades que não são urgentes, mas sim importantes.
No entanto, é necessário ter momentos de descanso, conversar com familiares e amigos ou simplesmente relaxar assistindo a uma série, filme ou lendo um bom livro, concorda?
Daí a necessidade de gerenciar melhor as tarefas.
Gestão de tarefas para médicos: para que serve?
O médico deve fazer da sua rotina uma oportunidade para não só atender seus pacientes, mas como também de organizar suas tarefas.
A gestão de tarefas serve para organizar melhor a rotina do médico, distribuindo o tempo de maneira inteligente.
Ao gerenciar suas atividades, você sai da posição de espectador e assume a o comando da sua rotina, determinando o quanto vai se dedicar a determinada ação.
Dessa forma, evita desperdício de tempo com períodos ociosos e também de energia, quando esgota sua mente realizando atividades que poderiam ser delegadas ou até mesmo eliminadas da agenda.
Parece contraditório mas, algumas vezes, gestores perdem em eficiência e produtividade por não dedicarem poucos minutos para administrar o dia a dia na clínica.
Ou seja, perdem tempo de qualidade ao acreditar que planejar é um desperdício do próprio tempo.
Não cometa esse erro.
Procure manter sua agenda e a de seus funcionários repleta de atividades relevantes e claras, com estimativa do período necessário para a sua realização.
Esse hábito resulta em uma rotina mais organizada, colaboradores mais comprometidos e pacientes satisfeitos.
Desafios da gestão de tarefas para médicos
Consultas, exames, acompanhamento de pacientes, gestão da clínica, tarefas administrativas e outras burocracias.
Por vezes, as 24 horas do dia se mostram insuficientes para tantas atividades na clínica ou consultório, levando ao esgotamento físico e mental, estresse e até ao comprometimento da qualidade de vida do médico.
Para prevenir esses problemas, é necessário tomar a frente e ser o gestor da sua agenda, incluindo nela períodos de planejamento e pausas.
Pode ser útil começar esvaziando sua mente para, então, aumentar a concentração e concluir as tarefas de modo rápido.
Segundo o instrutor norte-americano David Allen, o excesso de informações em nosso cérebro pode ser atenuado, transferindo esses dados para outro lugar, como um caderno ou arquivo no computador.
Allen criou um método de otimização do tempo e execução de atividades – o Getting Things Done – que começa com o esvaziamento da mente, ou o momento de capturar informações.
Em seguida, outros quatro passos devem ser executados:
- Esclarecer, que significa analisar as informações registradas
- Organizar, ou separar as tarefas em pastas ou assuntos distintos, a fim de decidir quais serão excluídas, delegadas e priorizadas
- Refletir, que é uma revisão dos passos visando avaliar prioridades
- Fazer, que é o mais importante.
7 Dicas e soluções na gestão de tarefas para médicos
Quer ler algumas dicas de gestão de tarefas?
Falei, acima, sobre como preparar a mente para otimizar o tempo e as tarefas.
Através do Getting Things Done e de outras metodologias, fica mais fácil focar no que realmente precisa ser executado, separando atividades urgentes das importantes.
Urgentes são as tarefas com prazo curto, enquanto as importantes são aquelas relacionadas aos seus objetivos.
Um bom planejamento dá prioridade ao que é importante, evitando crises – que surgem quando algo importante se torna urgente.
Emergências de saúde são exemplos de crises geradas pelo adiamento de ações importantes (nesse caso, a adoção de comportamentos saudáveis, como a realização de exercícios físicos regularmente).
A seguir, compartilho sete dicas práticas para ter sucesso no gerenciamento da sua clínica ou consultório.
#1 Antes de tudo, mapeie sua rotina na gestão de tarefas para médicos
É preciso ter ciência das suas tarefas, complexidade e período dedicado para que cada uma seja finalizada de maneira satisfatória.
Então, faça um levantamento do que você realiza diariamente, quanto tempo gasta para fazer e se essas tarefas são importantes ou urgentes.
Se possível, anote as informações durante uma semana e, em seguida, compare-as ao seu rendimento.
Será que está muito atarefado? Tem dedicado a maior parte do tempo a reuniões improdutivas? Não consegue dar atenção aos parceiros e clientes?
De nada adianta se ocupar com uma infinidade de tarefas se, no final das contas, você não tiver trabalhado no planejamento, estratégia e atendimento humanizado dos pacientes.
Em outras palavras, dê preferência às atividades que realmente importam para o funcionamento e crescimento do seu negócio.
#2 Organização da agenda e fluxo de consultas
Se o assunto é gestão de tarefas, uma agenda organizada se torna essencial.
Mas isso não significa que você deva preencher tudo sozinho. Existem softwares e sistemas que otimizam a agenda das unidades de saúde.
Caso o seu estabelecimento seja pequeno, vale contratar uma recepcionista para tomar conta das marcações de consultas, exames e outros procedimentos.
Procure deixar claro quais os horários em que você estará disponível para atendimento médico, quais serão suas pausas e momentos nos quais terá de executar atividades administrativas.
Mesmo que você seja o único médico atendendo no consultório, o ideal é separar um período do dia para receber os pacientes.
Assim, eles saberão que podem agendar consultas de manhã, ou à tarde, de segunda à sexta feira, por exemplo.
Claro que você pode remanejar esses horários diante de urgências, porém, estabeleça uma rotina que atenda tanto às suas necessidades, quanto às dos clientes.
#3 Valorização da pontualidade nos atendimentos
Trânsito caótico, falta de planejamento e distrações são alguns fatores que provocam atrasos nos procedimentos agendados.
O problema é que uma simples falha na pontualidade pode virar uma bola de neve, atrasando todos os demais atendimentos do dia.
Portanto, determine e se esforce para cumprir os horários marcados, inclusive quando o paciente se atrasar.
Oriente a recepcionista sobre o tempo de tolerância para os clientes, a fim de que ela saliente a importância de serem pontuais.
#4 Treinamento da equipe para diminuir retrabalhos e perda de tempo
O treinamento e capacitação contribui para que os serviços sejam realizados com qualidade e eficiência, diminuindo a perda de tempo com retrabalhos.
Um exemplo para profissionais da recepção: confirmar a presença do paciente em uma consulta é útil e evita confusões de agenda.No entanto, basta que essa atividade seja feita uma vez – não é necessário incomodar o paciente com várias ligações ou lembretes.
Conferência de estoque, cobranças e arquivamento de documentos também não precisam ser repetidos.
Nesse cenário, é fundamental treinar todos os funcionários para que criem o hábito de registrar as atividades realizadas, evitando que sejam refeitas.
#5 Desfaça de tarefas inúteis e delegue funções na gestão de tarefas para médicos
Embora você esteja à frente do consultório ou clínica, nunca terá condições de realizar todas as tarefas necessárias ao funcionamento da empresa.
Portanto, a dica é avaliar e escolher com inteligência quais delas realmente precisam da sua atenção.
Esse exercício pode ser complicado, principalmente se você for uma pessoa perfeccionista ou não se permitir confiar nos seus funcionários.
Entretanto, é preciso vencer essas barreiras e aprender a descartar as tarefas pouco importantes, além de delegar aquilo que é útil, mas não exige seu conhecimento.
Tarefas inúteis são aquelas que não têm importância real para sua empresa, como a checagem constante de e-mails ou alertas nas redes sociais.
A partir de um bom mapeamento, você conseguirá descartar até mesmo reuniões improdutivas e processos desnecessários, liberando espaço na sua agenda e na da sua equipe.
Verá, ainda, que há atividades importantes que podem ser delegadas, como o pagamento de contas, compra de insumos e envio de e-mails.
Tenha em mente que delegar não quer dizer entregar toda a responsabilidade aos funcionários ou sócios, e sim orientá-los sobre as tarefas e acompanhar seu desenvolvimento.
Deixando de centralizar as atividades da clínica, você terá tempo para estudar, compor estratégias para conquistar mais pacientes e planejar o futuro do seu negócio
#6 Digitalização de prontuários médicos
Migrar para o digital faz reduzir tempo e aumentar a produtividade.
O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) tem se popularizado nos últimos anos, e não é à toa.
Ao reunir e digitalizar as informações sobre os pacientes, essa ferramenta otimiza a rotina de gestores, colaboradores e dos próprios clientes dos serviços de saúde.
Os dados são armazenados em nuvem, conferindo segurança e não exigindo limite de espaço para arquivar todo o histórico do paciente – consultas, receituários, diagnósticos, laudos médicos, doenças, etc.
Assim, médicos e outros profissionais de saúde podem cruzar dados e escolher os tratamentos mais adequados, considerando o histórico do paciente.
Além de facilitar a busca por informações e apoiar diagnósticos mais assertivos, a digitalização elimina a necessidade de espaço físico e papel para arquivar os registros.
Imagens e gráficos gerados por exames também ficam preservados por mais tempo, já que não pedem cuidados no manuseio e armazenamento.
#7 Implementação da telemedicina
Telemedicina é a disciplina que utiliza tecnologias da informação e comunicação (TICs) para permitir a emissão de laudos médicos à distância.
Dispor desse serviço aumenta a agilidade na entrega dos resultados de exames de imagem, além de liberar você e outros médicos da interpretação dos testes.
Etapa crítica para um diagnóstico confiável, a análise de registros de exames e a composição do laudo médico costumam exigir tempo de dedicação de especialistas.
Com o suporte da telemedicina, esse trabalho fica a cargo de profissionais qualificados e dedicados apenas aos resultados de testes, reduzindo a sobrecarga dos médicos da clínica ou consultório.
Empresas como a Telemedicina Morsch possuem plataformas com armazenamento em nuvem, que só podem ser acessadas mediante login e senha.
Esse e outros protocolos, como o uso de assinatura digital reconhecida pelas autoridades do setor, garantem a segurança da emissão de laudos à distância.
Gestão de tarefas para médicos para obter mais resultados
Como vimos, tecnologia e organização são a chave para uma administração de sucesso das unidades de saúde.
Lembre-se que, além de médico, você é um gestor do seu negócio, e deve se informar sobre boas práticas nesse segmento.
Investindo no planejamento, treinamento da equipe e automação de tarefas sempre que possível, você aumenta o rendimento do trabalho de todos, culminando em maiores ganhos.
Um atendimento de qualidade também deixará seus pacientes satisfeitos, aumentando as chances de fidelização.
Sobre a Telemedicina Morsch
Telediagnóstico, teleconsulta, prontuário eletrônico.
O serviço de laudos médicos à distância é uma opção inteligente para diminuir as tarefas da sua equipe e, ao mesmo tempo, obter mais ganhos.
Além da agilidade nos resultados, ele permite a ampliação do portfólio dos exames ofertados, pois testes simples podem ser feitos por técnicos em radiologia ou enfermagem, com o auxílio de equipamentos digitais.
Uma mamografia, por exemplo, é realizada por meio de um mamógrafo digital, capaz de enviar os dados a um computador, de onde serão compartilhados na plataforma de telemedicina.
Com o apoio da Telemedicina Morsch, qualquer clínica ou consultório pode se beneficiar de laudos à distância para exames em radiologia, pneumologia, neurologia e cardiologia.
Se o seu estabelecimento não possui equipamentos digitais, pode economizar na aquisição desses dispositivos optando pelo aluguel em regime de comodato.
Contratando uma quantidade de laudos médicos, você ganha o direito de utilizar aparelhos modernos, sem pagar nada mais por isso.
Conclusão
Neste artigo, falei sobre a importância da gestão de tarefas para médicos, propondo dicas práticas para quem deseja começar.
Destaco, aqui, os benefícios da telemedicina, que proporciona comodidade, segurança e agilidade na emissão de laudos médicos.
Deixe que a Telemedicina Morsch seja sua parceira nesse processo, fornecendo todo o apoio para sua equipe.
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Referências Bibliográficas
Pesquisa Demografia Médica 2015 – Conselho Federal de Medicina.
ALLEN, David. A arte de fazer acontecer. Ed. Sextante. 2016.
