Dicas de como realizar o planejamento financeiro para clínica médica

Planejamento financeiro em uma clínica médica é fundamental. Sabemos que cuidar da saúde do paciente é o objetivo principal, mas, sem um controle adequado das receitas e gastos, todo o esforço em fornecer um bom atendimento pode ser em vão.

Por isso, é importante que os gestores saibam quais são as estratégias que funcionam para manter em dia o orçamento do local.

Com a grande quantidade de tarefas para serem realizadas diariamente, às vezes, é desafiador ter controle de alguns aspectos como fluxo de caixa, pagamentos pendentes, receitas e assim por diante.

No entanto, colocando em prática no dia a dia algumas sugestões deste texto, você será bem-sucedido em seu planejamento.

Selecionamos dicas sobre o assunto para você alcançar um bom desempenho financeiro em sua clínica médica. Continue a leitura!

Faça diariamente o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma etapa importante de seu controle financeiro, já que não ter registradas as entradas e saídas da clínica pode causar prejuízos e desorganização.

Com a movimentação constante de pacientes e colaboradores no local, é essencial que o monitoramento de contas e receitas geradas seja feito.

É por meio do fluxo de caixa que você visualiza quais foram os recebimentos lançados em determinada data e, também, quais as despesas da clínica, como gasto com fornecedores e pagamentos fixos.

A partir dessas informações fica mais fácil entender como está o rendimento e quais foram os maiores custos.

O indicado é fixar um período para conferir com cautela o fluxo de caixa.

Na nossa empresa, a Telemedicina Morsch nós usamos esse software da quickbooks para gerenciar as entradas e saídas do fluxo de caixa.

Isso precisa ser pensado de acordo com a realidade do estabelecimento — alguns gestores optam por uma verificação mensal, outros preferem fazer semanalmente ou a cada três meses.

Ter um ou mais colaboradores de confiança que realizam o lançamento desses dados no sistema pode ser uma ótima saída nesses casos.

Isso diminui o risco de incompatibilidade de valores ou, ainda, a ausência de um registro importante que impacte o planejamento financeiro.

Contrate pessoas capacitadas em suas funções

Ter uma equipe especializada e que consiga gerenciar, de modo organizado, a área financeira da clínica faz toda a diferença e resulta em benefícios.

Existem empresas que prestam esse tipo de serviço, fornecendo o suporte necessário para administrar os lançamentos do melhor modo possível.

Um ponto positivo é a redução de erros associados aos lucros e gastos, já que a contratação de pessoas capacitadas para realizar esse controle minimiza as chances disso acontecer.

Por outro lado, quando funcionários da clínica executam o trabalho mesmo sem um prévio conhecimento do assunto, aumenta a probabilidade de falhas tanto em funções operacionais quanto em ações estratégicas.

Conte com a tecnologia da informação

O uso de ferramentas tecnológicas tem se tornado um aliado poderoso na gestão financeira de empresas.

Quando falamos em clínica médica não é diferente, pois são diversas as vantagens de adotar um software que auxilia no controle de custos e receitas.

Com isso, você tem acesso rápido a todas as movimentações da clínica e, ainda, consegue visualizar relatórios que analisam o orçamento financeiro.

Verifique quais são as necessidades de sua clínica e os recursos que você precisa para tornar o gerenciamento financeiro mais eficiente.

No mercado, existe uma série de ferramentas com diferentes objetivos, por isso é importante entender que tipo de solução contratar e qual delas realmente representa a necessidade do estabelecimento.

Apesar do investimento inicial, o uso da tecnologia é um recurso que, em longo prazo, pode ter bons resultados, principalmente quando o assunto é organização financeira.

Com as opções disponíveis, dá para integrar dados e acompanhar de forma simplificada vários aspectos da clínica, como fluxo de caixa, valores pendentes, despesas mensais e assim por diante.

Além disso, a utilização de softwares específicos colabora com a produtividade da equipe, pois com a implementação da ferramenta os processos internos são otimizados e a gestão financeira se torna mais fácil e rápida.

Não misture as contas pessoais com as da clínica

Em algumas clínicas médicas, é comum que os gestores e demais colaboradores misturem as contas pessoais com as da empresa, ou seja, não é feita uma separação entre o que é relacionado ao estabelecimento e aquilo que não é.

Ainda que pareça uma prática inofensiva, fazer isso pode gerar prejuízos para o negócio, principalmente porque não há o controle adequado de gastos, investimentos e os lucros.

O fluxo de caixa precisa estar direcionado somente para as necessidades da clínica, para não se perder o controle das movimentações.

Portanto, alinhe com todos os funcionários que o gerenciamento financeiro da empresa envolve um acompanhamento completo de valores e que, por isso, não é permitido a junção de contas e lucros com a conta pessoal de nenhum colaborador.

Separe contas a pagar e a receber

Fazer a separação de contas que ainda estão pendentes e precisam ser pagas daquelas receitas que a clinica ainda precisa receber é uma maneira de se organizar financeiramente.

Assim, fica mais fácil ter estimativas e previsões sobre o orçamento de cada período, evitando que as despesas sejam maiores do que os recebimentos, por exemplo.

Uma situação que pode ocorrer caso não seja feita essa separação é a falta de controle sobre o que já foi pago.

Em muitos casos, as clínicas pagam faturas e contas de forma duplicada ou, até mesmo, o pagamento é esquecido e a dívida fica pendente.

Então, utilize planilhas ou softwares para gerenciar e busque fazer a separação desses dois aspectos para não causar nenhum problema ou troca de informação que afete o orçamento da clínica.

A separação das contas pessoais da pessoa jurídica ajuda a organizar os documentos no momento em que o contador precisa fazer a declaração de imposto de renda da pessoa física e jurídica.

Faça reuniões com o seu contador

Toda empresa necessita de um contador e você pode mensalmente se reunir com ele para discutir os valores precificados, os ganhos, maiores despesas, enfim, ter uma visão macro da parte financeira do seu serviço.

Eles são pagos para isso e dependem de você para continuar trabalhando, se você quebrar, eles perdem clientes.

Seja humilde e aproveite as consultorias deles para lhe ajudar a organizar a vida financeira de sua empresa.

Utilize materiais não recicláveis

Muitos materiais utilizados no dia-a-dia da empresa podem ser reutilizados com isso os custos para aquisição de novos materiais caem drasticamente.

Exemplos de materiais reutilizáveis para a equipe de funcionários:

• Caneca para tomar água
• Xícaras de cafezinho
• Pratos e talheres
• Utilizar o verso de folhas de papel que foram descartadas

Substituir o prontuário de papel pelo PEP -prontuário eletrônico do paciente

A maioria dos consultórios e clínicas ainda utilizam o velho prontuário do paciente escrito em papel.

Utilizar um PEP em nuvem faz com que reduzam custos na aquisição do papel, guarda em móveis que ocupam espaço, risco de perda de dados.

A mensalidade para usar um prontuário eletrônico que já vem com fluxo de caixa traz uma excelente organização para o seu serviço e não é algo tão caro assim.

Aproveitar a Telemedicina para laudar os exames e não depender do especialista

A economia com o uso da Telemedicina é superior a 50% no lugar de pagar para um especialista presencial.

O sistema de telemedicina fica disponível em tempo integral, sem necessidade de pagar custos adicionais.

Teste gratuitamente os serviços de Telemedicina e compare com o que você tem hoje em seu serviço.

Contrate em comodato os aparelhos médicos para realizar os exames

A expansão de qualquer serviço de saúde é necessária e vista com bons olhos pelos pacientes.

A aquisição de equipamentos médicos novos é de alto custo e uma alternativa viável é alugar em comodato.

Nesta modalidade o cliente paga uma mensalidade que cabe no orçamento e ainda recebe 30 laudos de exames médicos todos os meses.

Contrate um seguro para o caso em que você adoeça

Não pense que você nunca vai ficar doente. Somos humanos e corremos riscos diariamente de termos que se afastar do trabalho.

Imagine ficar doente e se preocupar com as contas que irão chegar todos os meses para manutenção do consultório ou da sua clínica.

Existem vários tipos de seguro por tempo afastado do trabalho por doenças e é fundamental ter um investimento nisso.

Tenha uma reserva financeira para usar em tempos difíceis

Assim como em uma família é importante ter uma reserva financeira para pelos menos uns 6 a 12 meses caso venha a ficar desempregado, uma clínica deve ter a mesma prioridade.

Se você não utilizar um seguro por doença que possa contrair, a disponibilidade de uma reserva financeira é a única alternativa para pagar secretária, aluguel e demais contas que vencem todos os meses.

Não invista as reservas financeiras da empresa em poupança

Poupança não é investimento, é apenas tentativa de manter o poder de compra de um valor determinado, porém, muitas vezes nem isso consegue.

Opte por investimento em renda fixa, fundos de investimento ou fundos imobiliários que tem rentabilidade muito superior a poupança com possibilidade de sacar o dinheiro necessário para uma urgência imediatamente ou em até 24 horas.

Pague as contas da clínica com cartão de crédito e converta pontos

Sempre olhamos para o cartão de crédito pessoal e esquecemos que a pessoa jurídica também pode utilizar um cartão de crédito para pagar suas contas.

Se você tem a Unicred na sua região, pode se associar solicitar um cartão da mastercard e trocar os pontos da pessoa jurídica por dinheiro que é investido na previdência privada.

Dependendo de quanto você gasta nos cartões como pessoa física ou jurídica, o valor em dinheiro resgatável é muito mais vantajoso do que trocar por milhas.

Fale com o gerente de sua conta.

Não use o limite do cartão ou cheque especial da pessoa jurídica

Os juros pagos ao exceder o limite do cartão de crédito ou cheque especial são astronômicos.

Se houver necessidade de buscar crédito, prefira contratar um crédito para pessoa jurídica junto a bancos como a Unicred ou BNDES que tem taxas muito boas para pagamento de contas como férias, 13º salário, ou aquisição de novos equipamentos.

Terceirize serviços que não necessitem regularidade

Áreas da clínica como limpeza, manutenção de computadores, eletricistas, manobristas, atendentes gerais, cozinha, cafezinho podem ser contratados por hora com agências especializadas em serviços gerais.

Essa modalidade evita ter que contratar o funcionário com todos os benefícios trabalhistas.

Conclusão

O planejamento financeiro de uma clínica médica é tão importante quanto zelar pelo bom atendimento aos pacientes.

É por meio de um controle adequado e compatível com as necessidades do estabelecimento que será possível organizar todos os lucros e gastos sem estresse.

Como mencionamos ao longo do post, algumas dicas são práticas e podem ser aplicadas para garantir uma melhor organização, como o uso de ferramentas tecnológicas, o monitoramento do fluxo de caixa, a contratação de pessoas especializadas no assunto e o aluguel em comodato de equipamentos médicos.

Já que você tem interesse em impulsionar o crescimento de sua clínica médica, leia também nosso post sobre como fazer marketing e ter bons resultados!

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Até a próxima!