Gestão de insumos hospitalares: entenda a importância e veja 7 dicas
Você sabia que a correta gestão de insumos hospitalares pode representar uma economia de até 50% no custo do atendimento na saúde?
É por isso que o administrador gestor hospitalar deve ter atenção voltada a esse setor para melhorar os resultados financeiros da instituição.
Como é a rotina de logística de insumos do seu hospital?
Seria possível otimizar alguns dos processos e impactar nos resultados?
Neste artigo, abordo os processos básicos envolvidos nessa logística, bem como sugestões para aumentar a eficiência com o suporte de ferramentas como a telemedicina.
O que é gestão de insumos hospitalares?
Gestão de insumos hospitalares é o conjunto de medidas que organizam a aquisição, armazenamento, estocagem, controle e conservação dos materiais utilizados em todos os setores de uma instituição de saúde.
É muito fácil comprar um produto, medicamento, material médico e disponibilizar na sua instituição de saúde.
No entanto, os artigos hospitalares precisam ser monitorados para fechar a torneira do desperdício.
Só assim a administração hospitalar poderá resultar em menos despesas para a compra de novos produtos para repor o estoque.
E, consequentemente, em mais resultados positivos no final do mês.
Qual a importância da gestão de insumos hospitalares?
Sem uma gestão de insumos adequada, a qualidade do atendimento e a experiência do paciente ficam comprometidas.
Imagine, por exemplo, um serviço em que há falta de materiais como medicamentos, agulhas e seringas.
Essa situação inviabiliza a assistência necessária para usuários que precisam ter fármacos aplicados por via intravenosa ou outras vias acessadas por meio de injeções.
Mesmo a equipe médica pode ser impactada pela ausência de luvas, máscara facial e outros tipos de EPI hospitalar.
E isso coloca sua saúde em perigo, facilitando a ocorrência de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais.
Contudo, o excesso de materiais hospitalares também traz danos que vão além da saúde financeira, ocupando muito espaço para armazenamento.
Nesse cenário, a organização e a circulação das pessoas podem ser prejudicadas, e costuma haver maior desperdício de insumos não utilizados dentro do prazo de validade.
Sem uma gestão de insumos adequada, a qualidade do atendimento e a experiência do paciente ficam comprometidas
Principais desafios na gestão de insumos hospitalares
Gerenciar corretamente os insumos não é uma tarefa fácil.
Os desafios dependem de fatores como o porte e complexidade do estabelecimento, disponibilidade de equipe, espaço para o estoque, entre outros.
Contudo, há barreiras comuns à maioria dos serviços de saúde, tais como:
Falta de padronização
Uma das bases para uma gestão eficiente é padronizar processos, desde a compra até o descarte dos itens.
Dessa forma, fica mais simples manter a rastreabilidade dos insumos e adquirir produtos que atendam às normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), Ministério da Saúde e demais autoridades do setor.
Erros no controle de estoque
A correta gestão do estoque é outro ponto-chave para o gerenciamento de recursos materiais.
É indicado centralizar o controle dos itens, evitando compras duplicadas e desperdício, e garantindo maior controle nos registros de entradas e saídas.
A organização diária é outra dica relevante, pois mantém os itens semelhantes juntos e visíveis, evidenciando, ainda, os que estão acabando.
Falta de rastreabilidade
Registros incompletos e processos sem padrão também prejudicam o rastreamento dos insumos, culminando na perda de controle de sua vida útil.
Compras emergenciais
Falhas na rastreabilidade e no estoque desorganizam a rotina de compras, que podem precisar ser feitas às pressas na ausência de itens essenciais.
Perdas por vencimento ou armazenagem inadequada
Medicamentos e outros produtos têm data de validade, devendo ser organizados de modo que os mais antigos sejam usados primeiro.
Caso contrário, podem ser perdidos pelo vencimento.
Os insumos ainda requerem um armazenamento adequado, evitando desgaste, danos e contaminações.
7 dicas para otimizar processos da gestão de insumos hospitalares
Sente que precisa mudar alguns processos na sua instituição?
A seguir, conheça alguns dos mais importantes processos de gestão de insumos hospitalares e confira dicas para otimizá-los.
1. Armazenagem e estoque
Como mencionei acima, manter o estoque organizado é fundamental para garantir a qualidade dos produtos e uso dentro do prazo de validade.
Para tanto, deve-se seguir as regras de área estimada, temperatura, luminosidade e umidade do ambiente de armazenamento, a fim de preservar os itens.
Os mais usados devem ser colocados à frente, facilitando assim a separação e a destinação ao usuário final.
Para facilitar o controle das entradas e saídas, vale contar com um software de gestão como o ERP médico, que integra diversas rotinas num mesmo ambiente virtual.
2. Individualização do medicamento
Já pensou em desenvolver um processo de serialização com individualização dos medicamentos padronizados?
Nesse formato, sabemos que muitos medicamentos são fabricados com doses iguais para adultos, então, organize-os para que não haja perdas ou sobras nos preparos.
Rotule esse setor e traga clareza nas informações para que os funcionários manuseiem os produtos de forma segura e sem desperdícios.
3. Produto cadastrado é produto rastreado
A rotulagem de produtos permite acompanhar sua vida útil, desde a entrada no centro de distribuição, armazenamento, distribuição aos setores do hospital e administração no paciente.
Mas, para que esse processo funcione, é fundamental garantir o cadastro de cada item adquirido pelo estabelecimento, assim que é entregue.
Criar uma dinâmica que exija a passagem do produto pelo controle de estoque é útil para alcançar essa meta.
4. E o retorno das sobras?
Chamamos isso de logística reversa.
Sempre existem sobras que podem ser reaproveitadas, então, é possível acompanhar o retorno para o setor de armazenamento.
Dessa maneira, dá para economizar com novos produtos, gerando impacto financeiro e ambiental positivos.
5. Relatórios e integrações para tudo dentro da instituição
Disponibilizar um software médico capaz de acompanhar o fluxo de medicamentos, controle de estoque e demandas de cada unidade é a base do sucesso na administração de um serviço de saúde.
Integrar essa logística com o prontuário eletrônico é fundamental para que o setor financeiro consiga contabilizar, realizar o faturamento hospitalar e cobrar os convênios corretamente, evitando glosas.
Esses recursos fazem parte do cadastro de custos, que oferece parâmetros de uso, preço e informações de cobrança.
Uma das bases para uma gestão eficiente é padronizar processos, desde a compra até o descarte dos itens
6. Integração dos setores é a chave do sucesso
Integrar a gestão de insumos hospitalares no sistema de saúde possibilita uma logística precisa na rotina de trabalho e também um controle mais ágil e exato da saída e entrada de produtos e medicamentos do estoque.
É possível controlar o estoque, os setores de central de abastecimento, compras, planejamento financeiro e muito mais.
O departamento de compras pode aproveitar a gestão de insumos hospitalares no processo de compras.
Busque a cotação de produtos online a partir de relatórios do sistema, nos quais o software avalia e escolhe a empresa indicada a partir do panorama de fornecedores escolhido pelo responsável do setor médico.
No fechamento do pedido, se houver alteração no valor do orçamento, o sistema poderá aceitar ou recusar os produtos listados.
Em caso de aceitação, os produtos são cadastrados automaticamente no sistema — que reconhece informações básicas dos objetos, como quantidade, validade e lote, de acordo com os dados preenchidos.
7. Que software você usa no seu serviço de saúde?
Apostar em um software utilizado para o atendimento do paciente que agregue estoque, administração e prontuário eletrônico pode ser uma boa pedida para otimizar a gestão em saúde.
Entretanto, vale considerar o orçamento disponível e as prioridades do seu negócio para tomar decisões certeiras e reduzir custos.
Atente para a reputação da empresa, soluções disponíveis e facilidade no pagamento, escolhendo com base no custo-benefício dos serviços.
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Conclusão
Neste artigo, apresentei a importância, desafios e benefícios de uma gestão de insumos hospitalares através de sistemas digitais.
Se achou as dicas interessantes, não deixe de compartilhar!
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