Administração hospitalar: entenda como funciona e veja dicas para reduzir custos

A administração hospitalar, apesar do nome, não se limita aos hospitais.

Qualquer instituição ou estabelecimento atuante em saúde pode e deve contar com profissionais dedicados à gestão de seus departamentos e unidades.

Se você quer entender melhor o conceito de administração hospitalar e como funciona, recomendo que leia este artigo até o final.

Além de trazer definições, vou explicar o que faz um administrador e quais são as suas principais estratégias para reduzir custos com a gestão em saúde.

Você vai descobrir que tecnologias como a plataforma de telemedicina contribuem de modo decisivo para isso, elevando a produtividade sem afetar a qualidade dos serviços oferecidos.

O que é administração hospitalar?

Administração hospitalar é o conjunto de práticas empregadas na gestão de sistemas de saúde.

Ela engloba recursos humanos, materiais e processos, buscando qualidade no atendimento e eficiência.

Também chamada de gestão hospitalar, a administração contribui para o bom funcionamento dos setores em organizações públicas ou privadas que atuem na área da saúde.

Para administrar hospitais, clínicas, ambulatórios, consultórios e outras instituições com sucesso, é imprescindível utilizar técnicas de gestão, considerando as particularidades do setor da saúde.

Por isso, os profissionais que respondem pelo gerenciamento dos sistemas de saúde costumam combinar anos de experiência em unidades médicas ao aprendizado avançado sobre gestão.

Como funciona a administração hospitalar?

A administração hospitalar funciona a partir de uma estrutura semelhante a qualquer outra organização.

Isso envolve equipe multidisciplinar, divisão em setores, funções e responsabilidades, além do atendimento ao cliente – neste caso, ao paciente.

Mas, como citei acima, as unidades de saúde costumam apresentar particularidades que impactam na gestão.

Muitos hospitais, por exemplo, funcionam 24 horas por dia.

Isso implica na necessidade de contar com mais profissionais, a fim de cobrir todo o horário de atendimento.

A natureza do serviço prestado também tem grande peso nas decisões da administração hospitalar, pois a saúde não pode ser oferecida tão somente com o objetivo de obter lucro financeiro.

É preciso observar, ainda, uma série de leis que amparam pacientes em situação vulnerável, como idosos e gestantes.

Como dá para perceber, a rotina de um administrador de hospital é cheia de desafios.

No próximo tópico, vou falar mais sobre eles.

O que faz um administrador de hospital?

O administrador de hospital é responsável por toda a rotina de gestão da unidade de saúde, coordenando cada setor a fim de garantir o bom funcionamento da organização.

Cabe a esse profissional planejar, organizar, dirigir e coordenar as atividades, solucionar questões administrativas, burocráticas, gerir as equipes, estoque e equipamentos.

Um dos maiores desafios do administrador hospitalar está no aumento da eficiência do serviço, sem perder o foco na assistência ao paciente.

Isso porque hospitais, clínicas e outras unidades de saúde costumam demandar grandes investimentos em pessoal qualificado, tecnologia e materiais específicos.

Nesse sentido, uma gestão eficiente é fundamental para que o negócio consiga sobreviver e gerar lucros.

Como afirma neste artigo Gonzalo Vecina Neto, superintendente corporativo do Hospital Sírio-Libanês, o gestor precisa saber olhar a saúde de forma integrada, subordinando a eficiência à eficácia e à segurança.

Políticas públicas em saúde, questões operacionais dentro de instituições de saúde, logística e epidemiologia são alguns dos temas que precisam ser dominados pelo administrador hospitalar.

Também é interessante que ele desenvolva visão estratégica, habilidades de comunicação, capacidade de liderar, criatividade e compromisso social.

Curso de administração hospitalar: conheça as opções

Geralmente, o administrador hospitalar começa na carreira por meio de uma graduação em Gestão em Saúde ou em Administração Hospitalar.

Porém, graduações em outras áreas da saúde também dão acesso a essa posição, a exemplo de Medicina ou Enfermagem.

Contanto que o profissional desenvolva competências de liderança e gerenciamento de recursos, como expliquei nos tópicos anteriores.

Para isso, ele pode cursar uma pós-graduação no formato de especialização, mestrado, doutorado ou MBA voltado à administração em saúde.

Outro caminho é optar pelo curso de Tecnologia em Gestão Hospitalar, oferecido por diferentes instituições de ensino superior no Brasil.

Trata-se de uma graduação de curta duração (de pelo menos 2,4 mil horas) que pode ser realizada por estudantes que tenham concluído o Ensino Médio.

Quais os benefícios da administração hospitalar eficiente?

Uma gestão realizada com profissionalismo e ética é capaz de eliminar vícios recorrentes na administração de entidades complexas, como o desperdício e a corrupção.

Para isso, o ideal é que o administrador envolva todo o corpo de colaboradores e, se fizer sentido, até os pacientes, em atividades de gestão.

Um exemplo foi o trabalho realizado no Hospital Municipal de Mogi das Cruzes/SP (HMMC), conforme descrito neste artigo pelo consultor Moacir Lazari.

O hospital informatizou a gestão da qualidade, implantando um sistema que integra os principais processos de gestão e capacitou seus funcionários para usar a tecnologia.

Nesse cenário, os benefícios da administração hospitalar são evidentes.

Os ganhos vão desde equipes motivadas e com autonomia, até agilidade em processos administrativos e no atendimento aos pacientes.

Essa celeridade impacta na qualidade de vida de maneira positiva, diminuindo o tempo de espera para exames, consultas e atendimento emergencial.

Um atendimento de qualidade é outro ganho essencial para os pacientes, que levarão uma vida com mais saúde.

Quando os profissionais estão bem orientados, também é possível encaminhar os pacientes para diferentes esferas de atendimento, reduzindo a pressão sobre a equipe do pronto-socorro.

Como reduzir custos na administração hospitalar?

Assim como em qualquer empresa, uma unidade de saúde só obtém sucesso quando o faturamento hospitalar vai bem.

Por isso, é importante que o administrador hospitalar tenha conhecimento em finanças, ou que contrate um gerente responsável pelas contas do negócio.

Além da gestão financeira, apostar na tecnologia na saúde, na redução de desperdício, em ações de manutenção e em parcerias estratégicas são atitudes que contribuem para fechar o mês no azul.

A seguir, veja boas práticas em administração hospitalar para diminuição de custos.

Automatização de atividades rotineiras

Automatizar significa usar programas e máquinas na execução das rotinas da unidade de saúde, dispensando a intervenção humana.

A automatização vem se popularizando em diversos setores, já que implica em uma economia financeira e no tempo dedicado a tarefas repetitivas.

Além disso, esse processo diminui os erros no preenchimento de arquivos, agendamento, entre outros.

Recepção, enfermaria, setor de diagnóstico por imagem, emergência e centro cirúrgico são áreas que podem se beneficiar da automação, através de sistemas como prontuários eletrônicos.

Os aparelhos reúnem informações de setores da unidade de saúde em um só local, com fácil acesso online por todos os colaboradores.

Assim, facilitam a comunicação entre os departamentos e o encaminhamento correto do paciente.

Também vale a pena investir na automatização do agendamento de consultas e exames, o que reduz a carga de trabalho dos funcionários e simplifica o contato com pacientes.

Controle de estoque e desperdícios

Fazer a gestão dos recursos materiais de um estabelecimento de saúde é uma tarefa complexa.

Se pensarmos em um hospital, há grande quantidade de setores, cada qual com suas necessidades.

Por isso, os insumos vão desde material de escritório até itens específicos, como aqueles usados em cirurgias.

Mesmo em clínicas pequenas, há uma variedade considerável nos materiais.

É difícil gerir tudo isso apenas com planilhas de Excel, concorda?

Portanto, a automatização também é importante para a gestão de estoque.

Existem softwares modernos, que oferecem opções de rastreamento de itens, histórico e pesquisa.

Há, ainda, serviços para reutilização de produtos que sobraram, e até integração com fornecedores.

Antes de escolher um software médico, considere o suporte, integração com outros sistemas utilizados na sua unidade de saúde, interatividade e características da operação.

Afinal, para funcionar bem, ele terá que ser abastecido por funcionários de diversas áreas.

Gestão financeira e controle das despesas

Mais acima, falei sobre a importância de contar com um profissional capacitado em gestão financeira em estabelecimentos de saúde.

Dependendo do caso, o próprio administrador hospitalar pode realizar essa função, ou, se preferir, delegar para alguém qualificado.

É claro que essa qualificação engloba conhecimentos práticos sobre a rotina de um hospital, clínica ou laboratório.

Profissionais que não tenham essa vivência podem cometer equívocos, cortando gastos em setores importantes, ou investindo demais em ambientes pouco utilizados.

Um software intuitivo pode auxiliar o gestor no controle de despesas, evidenciando gastos repetitivos e mesmo desnecessários.

Imagine que um determinado aparelho precise de reparos todo mês. Provavelmente, a manutenção preventiva não está sendo suficiente.

Esse é apenas um exemplo que ajuda a ilustrar melhor o cenário.

A ideia principal é ter uma visão ampla dos processos, gastos e lucros do negócio, para possibilitar as correções necessárias.

Lembre-se de registrar todas as receitas e despesas, mesmo os valores considerados baixos, para manter o fluxo de caixa adequado.

Uma das maiores dificuldades de instituições que têm problemas financeiros é saber para onde está indo o dinheiro.

Geralmente, pequenos gastos, quando unidos, causam grandes impactos.

Telemedicina e laudos a distância

Esta é mais uma contribuição tecnológica para clínicas e hospitais.

A telemedicina é uma especialidade que usa Tecnologias Digitais da Informação e Comunicação (TDICs) para a oferta de serviços como a emissão de laudos à distância.

Com a telemedicina, é possível reduzir custos na contratação de especialistas presentes durante todo o horário de funcionamento da unidade de saúde.

O processo é simples.

Técnicos de enfermagem ou radiologia podem ser treinados e realizar exames em áreas como cardiologia, radiologia, pneumologia e neurologia, por meio de dispositivos digitais.

Esses aparelhos transformam os dados coletados em imagens digitais, que são armazenadas e compartilhadas através de um software de telemedicina.

Em seguida, especialistas da empresa de telemedicina acessam as imagens, gráficos e informações clínicas do paciente, e registram suas conclusões no telelaudo.

Esse documento recebe a assinatura digital do especialista responsável e fica disponível na mesma plataforma.

Todo o processo confere agilidade na entrega de laudos, sendo bastante útil em épocas de alta demanda por exames.

A telemedicina também pode substituir especialistas durante folgas, férias e outros eventos que impliquem na sua ausência na clínica ou hospital.

Comodato de aparelhos médicos

Além de itens para o dia a dia, estabelecimentos de saúde precisam de equipamentos de alta tecnologia para oferecer exames específicos.

Como citei acima, o uso de equipamentos digitais possibilita a contratação de laudos à distância, diminuindo custos com mão de obra qualificada.

No entanto, esses dispositivos costumam ser caros, e comprar alguns deles pode causar prejuízos na administração hospitalar.

O comodato surgiu justamente para solucionar essa questão.

Aderindo a esse tipo de aluguel, o cliente contrata uma quantidade de laudos à distância e ganha o direito de usar equipamentos digitais, sem nenhum custo adicional.

Essa é uma opção inteligente, que permite que clínicas e hospitais tenham tecnologia de ponta, sem arcar com os custos de aquisição.

Além de aparelhos médicos, gestores de instituições que tenham laboratórios podem avaliar os benefícios do comodato de aparelhos usados para análises clínicas.

Gestão de equipamentos

Após a aquisição e instalação correta de aparelhos médicos, existe a demanda de gerenciamento para que sejam utilizados da melhor maneira, durem mais e executem tarefas de forma ágil e confiável.

Manter os itens usados em estabelecimentos de saúde em condições ideais de funcionamento e higiene é tão importante que conta com regulamentação por parte da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

Uma das legislações nesse campo é a da RDC nº 185/01, um regulamento técnico que trata do registro, alteração, revalidação e cancelamento do registro de produtos médicos junto à agência.

Em resumo, ocorrências como compra e atividades de manutenção de cada equipamento hospitalar devem ser registradas.

Segundo a RDC n.º 2/2010, clínicas, laboratórios, consultórios e hospitais precisam ter critérios definidos e padronizados para cada etapa do gerenciamento de tecnologias em saúde.

Quando bem executado, esse plano reduz os gastos com manutenção corretiva, substituição de equipamentos e até no combate a infecções e outras doenças causadas por aparelhos ou ambientes contaminados.

Nesse sentido, é fundamental investir na limpeza adequada para cada local e dispositivo.

Avaliação periódica dos fornecedores

Acompanhar e, se necessário, reavaliar os fornecedores impacta na gestão dos insumos e nas contas de qualquer estabelecimento de saúde.

Por isso, é interessante estabelecer parâmetros para as parcerias, como qualidade, preço, localização e atendimento a demandas esporádicas.

Esses parâmetros devem ser analisados continuamente, a fim de gerar economia.

Indicadores de desempenho

Indicadores são ferramentas que permitem a mensuração do desempenho dos processos adotados em diferentes departamentos.

Essas ferramentas ajudam na tomada de decisão e mostram quais ações tiveram impacto positivo ou negativo nas finanças.

Satisfação de pacientes, taxa de infecção e tempo médio de espera são alguns indicadores que podem ser utilizados em instituições de saúde.

Gestão de filas e tempo de atendimento

Utilizar metodologias para classificação e encaminhamento de usuários, como o protocolo de Manchester, dá suporte na gestão de filas.

Também vale potencializar os processos com o apoio da tecnologia, utilizando, por exemplo, a teletriagem para diminuir o tempo de espera no estabelecimento de saúde.

Assim, dá para otimizar o fluxo de pacientes em diferentes horários do dia, qualificando a assistência para que recebam o atendimento adequado no menor intervalo possível.

O resultado é o aprimoramento da experiência do paciente.

Monitoramento de inadimplência e faturamento

Devido ao grande número de parceiros, um hospital ou mesmo uma clínica devem dispor de um funcionário ou equipe dedicados às cobranças para evitar a inadimplência.

Um exemplo são as glosas hospitalares, que atrasam o pagamento por parte das operadoras de planos de saúde.

Ao manter um setor de cobranças estruturado, é possível corrigir possíveis erros e não conformidades, enviar boletos e lembretes para acelerar o recebimento de valores em aberto.

Terceirização estratégica de serviços não essenciais

Além do reforço na interpretação de exames online, opções de terceirização permitem enxugar despesas sem abrir mão da qualidade dos serviços.

Considere, então, contratar empresas especializadas em segurança, limpeza hospitalar e manutenção para a sua unidade de saúde.

Dessa forma, é possível, ainda, reduzir os encargos fixos e evitar surpresas capazes de comprometer o orçamento.

Telemedicina Morsch: aliada na redução de custos das instituições de saúde

Como expliquei acima, a telemedicina é uma grande aliada na redução de custos na administração hospitalar.

Contar com a expertise de uma empresa qualificada pode, inclusive, resultar no aumento de receitas para sua clínica ou hospital.

Com a Telemedicina Morsch, você terá toda a comodidade de laudos digitais emitidos com ética e segurança, com suporte a qualquer hora do dia.

Caso precise oferecer treinamento para que técnicos realizem exames, os conteúdos ficam disponíveis 24 horas por dia na plataforma.

Além disso, os dados dos pacientes são armazenados em nuvem, eliminando a necessidade de filmes radiológicos e espaço físico para arquivamento de papéis.

Através de login e senha, sua equipe poderá não apenas acessar as informações via prontuário eletrônico, como também cruzar dados para apoio ao diagnóstico.

Conclusão

Neste artigo, falei sobre as principais atribuições da administração hospitalar e seus desafios.

No cenário atual, contar com a automatização e tecnologia implica em uma importante redução nas despesas.

Aproveite as informações que conferiu ao longo da leitura para investir em uma maior economia na sua unidade de saúde.

Para isso, conte com a Telemedicina Morsch.

Fale conosco para conhecer opções que vão ampliar seus serviços com qualidade, agilidade e a um preço que cabe no seu orçamento.

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