Como fazer o controle do fluxo de caixa para consultório

Como anda o controle de fluxo de caixa do seu consultório? Acompanhar os lucros e despesas para que você fique no positivo, e não no vermelho, é fundamental para que o seu negócio seja sustentável.

No entanto, essa não é uma tarefa tão fácil assim. São planilhas impressas, pastas repletas de recibos, notas fiscais, contas a pagar…

Ou seja, muitas as responsabilidades de quem administra o setor financeiro de um negócio relacionado à saúde.

Tanto é que, frequentemente, despesas e faturamento acabam amontoados em diagramas e planilhas, em uma tentativa, muitas vezes frustrada, de não misturar receita pessoal, profissional e o lucro da empresa médica.

E você, precisa de ajuda neste processo? Neste post, separei algumas dicas que podem fazer a diferença no controle do seu caixa. Acompanhe!

O que é fluxo de caixa para consultório?

O fluxo de caixa para consultório é uma ferramenta de controle que permite monitorar e gerir toda a movimentação financeira que ocorre dentro do negócio.

Basicamente, é um meio para que seja possível controlar todas as entradas e saídas de dinheiro em determinado período de tempo, que pode ser diário, semanal, mensal, etc.

Além de conferir uma melhor capacidade de organização para os recebimentos e gastos da unidade, o fluxo de caixa para consultório ainda favorece a tomada de decisões. Dessa forma, funciona para que médicos e gestores saibam quando é ideal investir ou se o momento exige cautela financeira.

Exemplificando o fluxo de caixa no seu cotidiano

Imagine, por exemplo, que sua empresa estava com o caixa zerado e recebeu R$ 3.000,00 de pagamentos de consultas. Levando em consideração que, na semana seguinte, as contas de água, luz e outras despesas vão vencer, o fluxo permite planejar e alocar melhor esses recursos recebidos.

Afinal, se apenas uma das despesas não for listada, é possível que ocorram desequilíbrios e que você atrase contas e assim comprometa a sua saúde financeira.

Quando todos os recebimentos estão bem organizados e os gastos são previstos e controlados, é possível se planejar melhor e evitar prejuízos.

Inclusive, o manejo adequado do fluxo de caixa para consultório também evita que os profissionais misturem seus custos com o do negócio, o que ainda é comum em instituições sem um bom controle.

No mesmo sentido, o monitoramento financeiro possibilita previsões monetárias em diferentes períodos, para que seja possível projetar lucros e investimentos e determinar qual é a melhor hora de investir (seja em uma reforma, aquisição de equipamentos, entre outros casos semelhantes).

Ou seja, um bom controle é sinônimo de gestão eficiente, que possibilita saber exatamente onde se está gastando mais, quando os ganhos e investimentos são maiores, os pontos passíveis de economia, e assim por diante.

A importância de fazer o controle de fluxo de caixa

Gerenciar uma clínica e vê-la caminhando para o sucesso não é algo simples, definitivamente.

Enquanto centenas de médicos experientes acabam se adaptando a esse cenário com o passar dos anos, quem está pensando em abrir uma clínica deve aproveitar para se informar antes de cair no mesmo erro.

O primeiro passo para fazer uma boa gestão financeira é ter em mente que a administração de um consultório exige, entre outras coisas, habilidades que raramente são ensinadas na faculdade de medicina.

Tais capacidades incluem controle do movimento de caixa, legislação, administração e marketing. Para fazer sua clínica engrenar, é preciso pesquisar e se informar muito bem sobre esses assuntos para suprir o déficit.

Você saberia descrever, por exemplo, a importância do controle de fluxo de caixa na clínica médica? Entende o suficiente de entradas, saídas, despesas fixas e variáveis, DRE e gestão de negócios para prever investimentos em longo prazo?

É fato que muita gente sai da faculdade sem sequer saber responder a esse tipo de questão essencial para sobrevivência no mercado.

Não por coincidência, a má administração das finanças figura entre os principais motivos que induzem uma clínica à falência.

Assim sendo, diante de um atual cenário concorrencial e econômico pouco favorável a tentativas falhas, o profissional da medicina nunca precisou estar tão alinhado a conceitos da contabilidade.

Para começar: Um consultório é uma empresa. E deve ser tratado como tal.

Como acontece em qualquer núcleo de atuação, médicos que ambicionam sucesso na carreira de empreendedores devem ir muito além do atendimento por excelência de seu paciente. Eles devem pensar, também, na saúde de sua empresa.

Sem dúvidas, o esforço dedicado à sua formação justifica grande parte do prestígio da carreira.

Mas vamos ser realistas: reunir competências técnicas é fundamental para o bom exercício na profissão, além do atendimento do paciente, que é a sua obrigação como profissional e especialista.

Mas está longe de ser um grande diferencial competitivo quando falamos em business.

E sim, estamos tratando de saúde, mas também de negócios.

Afinal, um consultório médico é uma empresa, uma prestação de serviços — e deve ser tratado como tal.

Logo, nada de sair investindo sem um planejamento financeiro adequado.

Neste aspecto, o domínio de práticas financeiras, como a criação de organogramas e o eficaz controle de fluxo de caixa na clínica médica são diferenciais que podem fazer de você um profissional muito mais competitivo entre tantos médicos empreendedores que estão hoje no mercado.

O fluxo de caixa para consultório

Um dos primeiros passos para garantir a lucratividade do seu negócio é entender o que é e como funciona o fluxo de caixa em consultórios e clínicas médicas.

Trata-se de uma ferramenta que permite realizar uma análise financeira em qualquer negócio.

Organizar o fluxo de caixa na clínica permite ter maior controle sobre suas finanças.

Também, oferece previsões de faturamento e despesas, facilitando, assim, a gestão do empreendimento.

Nele, devem constar todas as movimentações financeiras — desde a menor até a maior das transações, passando por gastos modestos, como a água e o café servidos na recepção, até recebimentos de convênios e de pacientes particulares.

Tudo deve ficar registrado — nada deve ser deixado de lado. Por isso, tenha um controle diário do movimento de caixa, ou seja, o dinheiro que entra e que sai, para evitar que algum custo passe despercebido pelo administrador.

Tomada de decisões mais certeiras

Por meio da análise do fluxo de caixa na clínica, você poderá prever, por exemplo:

• se um investimento vai trazer retorno;
• se esse investimento apresenta viabilidade para o momento do seu projeto;
• quais contratações ou ações recentes trouxeram mais vantagens;
• quais convênios estão refletindo em uma maior taxa de lucratividade.

Concentrando os esforços no local certo e cortando despesas que são desnecessárias para a empresa médica, é possível planejar investimentos com mais segurança e prever a lucratividade do negócio em curto e longo prazo.

Como funciona o fluxo de caixa para consultório?

O fluxo de caixa para consultório pode ser elaborado em diferentes formatos, seja em planilhas ou em softwares específicos de gestão financeira.

O segundo caso é o mais recomendado, como explicarei melhor ao longo do artigo, pois:

• Facilita o controle das informações;
• Previne erros;
• Permite a geração de gráficos e relatórios automáticos;
• Centralização de todas as demandas em um só ambiente eletrônico.

Contudo, antes de me aprofundar nos benefícios desse tipo de sistema, é importante ressaltar como o fluxo de caixa para consultório precisa ser estruturado.

Independentemente do modelo utilizado por sua unidade, geralmente o fluxo se baseia em três categorias, que são:

1. Recebimentos

Nos recebimentos, como o próprio nome sugere, é realizado o controle de tudo aquilo o que o consultório recebe de dinheiro.

Ou seja, é nessa categoria que são incluídos os valores pagos pelos pacientes referentes a consultas, procedimentos ou exames, os repasses feitos pelos planos de saúde, pelas empresas de crédito, pelo SUS (se for o caso), entre outras formas que sua empresa tem de gerar receita.

Inclua todas as entradas no seu gerenciamento, não importa se elas forem referentes a pagamentos realizados por diferentes meios, seja dinheiro, cartão, boleto, entre outros.

2. Pagamentos

Já nos pagamentos, o fluxo de caixa para consultório deve registrar todos os gastos ou investimentos da unidade.

Assim como os recebimentos, absolutamente nenhum detalhe pode ficar de fora, já que todos os direcionamentos de recursos têm impacto direto no equilíbrio das contas, por menores que sejam.

Assim, é imprescindível inserir nessa categoria todas as despesas relativas a:

• Folhas de pagamento;
• Fornecedores;
• Manutenção de maquinário;
• Eventuais empréstimos;
• Contabilidade, entre outros semelhantes.

Da mesma maneira, os gastos com infraestrutura precisam ser considerados, como água, luz, aluguel, telefone, internet,  e até mesmo a assinatura da TV a cabo da recepção, por exemplo.

3. Saldo

A partir do fechamento do fluxo de caixa para consultório, é possível obter o saldo final entre os recebimentos e pagamentos do período de tempo registrado.

Normalmente, as unidades obtêm um saldo mensal para estipular o planejamento de cada mês, mas isso pode variar conforme as demandas de sua unidade (que pode julgar mais viável fazer um controle semanal, por exemplo).

Nesse ponto, reforçamos a importância de contar com um bom software voltado à área. Uma vez que, o mesmo possui a capacidade de realizar o cálculo do saldo automaticamente e de gerar relatórios e dashboards que tornam todo o controle mais simples e intuitivo.

Erros comuns ao criar o fluxo de caixa para consultório

Agora que você já sabe como o fluxo de caixa para consultório funciona, conheça e previna-se contra os erros financeiros mais cometidos pelos gestores de unidades de saúde: 

Falta de controle diário

No controle de fluxo de caixa na clínica, as informações devem ser a mais precisas e detalhadas possíveis. 

Normalmente, alguns profissionais acabam realizando o controle semanalmente ou mensalmente. Isso pode ocorrer por falta de tempo ou de experiência no assunto

Apesar de não ser uma grande falha, há a possibilidade que o entendimento sobre a realidade da empresa seja afetado. Ou seja, fica mais difícil projetar seu futuro e identificar gargalos.

Pode parecer trabalhoso, mas os lançamentos diários acabam se tornando mais práticos na rotina (em relação a procurar os dados e fazer tudo de uma vez no final do mês). 

Valores lançados antes do recebimento

Durante a organização diária do fluxo de caixa para consultório, alguns profissionais acabam registrando as entradas antes mesmo de elas caírem na conta da empresa.

De fato, isso pode ser mais prático. Além disso, você certamente espera que os pacientes que pagam a prazo ou que estão devendo irão honrar seus compromissos. 

Entretanto, basta que um cliente se esqueça de pagar para que todo o controle seja comprometido. Assim, a entrada inexistente na data prevista prejudica o fechamento de contas. 

O mesmo ocorre nas despesas. Jamais lance uma saída antes de ela realmente sair da sua conta. Afinal, inconformidades afetam sua visão financeira e ocupam tempo com correções.

Lançamentos sem categorização

O fluxo de caixa para consultório não é uma simples anotação de valores. Ele serve para guiar suas decisões financeiras. Portanto, você deve saber o que cada lançamento significa.

Sem uma categorização das despesas e das receitas, você não consegue determinar quais são as suas maiores fontes de gastos e melhores formas de monetização.

Em contrapartida, quando as entradas são bem delimitadas, é possível manter o ajuste de preços em dia, realizar previsões de ganhos, estipular programas de fidelidade, promoções, entre outras ações semelhantes.

Da mesma forma, com despesas agrupadas em categorias, é mais fácil e seguro eliminar gastos redundantes, controlar recursos para cobrir as contas, estipular a sazonalidade das saídas, e assim por diante.

Dicas para melhorar o controle de fluxo de caixa na clínica

Agora que você já entendeu a importância do fluxo de caixa na clínica médica, o próximo passo é saber como realizar esse controle de maneira efetiva.

Para isso, recomendo alguns passos que, se bem seguidos, diminuem os riscos financeiros e auxiliam na definição do plano de negócios de clínicas em ascensão.

Faça um planejamento

O primeiro passo para manter um bom fluxo de caixa é o planejamento. Afinal, somente assim, você poderá ter o controle adequado de entradas e saídas para um cálculo preciso e eficiente.

Portanto, defina as necessidades, objetivos e metas para a sua clínica. Use sempre o registro do ano anterior, caso exista, para ter uma base a ser seguida.

Essa é uma ótima oportunidade para encontrar soluções e medidas para aumentar os seus lucros, organizar as economias para investimentos no futuro ou melhorar o capital de giro.

Seja organizado

Ainda que você seja o proprietário do consultório, seu fluxo de caixa na clínica jamais dará indícios verdadeiros se você não informar todos os gastos na planilha.

Isso inclui não apenas despesas fixas e variáveis, mas também eventuais gastos com transporte, alimentação, manutenção e limpeza do espaço, além da compra ou aluguel de algum equipamento.

Por isso, guarde recibos e notas fiscais. Além disso, não se iluda com a ideia de que um caderno de anotações é suficientemente confiável.

Tomar cuidados para não perder esses papéis também possui relevância ao controle do caixa.

O melhor é que você tenha uma pasta exclusiva para armazenar todos os documentos referentes a um determinado período — assim, fica mais fácil se organizar.

Não misture as coisas

Em momento algum recomenda-se misturar despesas pessoais com profissionais.

O conserto do seu carro, por exemplo, não deve constar na planilha de gastos do seu consultório.

Afinal, isso pode fazer com que você perca o controle com as despesas e acabe estourando o orçamento com mais facilidade.

Portanto, logo após abrir a clínica, procure sua agência bancária para fazer uma conta separada para o negócio — essa é uma estratégia indispensável para equilibrar e controlar os gastos e a receita.

Separe o dinheiro da clínica

A ideia é que o fluxo de caixa considere diferentes saídas e entradas de receita. Você pode se organizar da seguinte forma, por exemplo: considere o dinheiro que fica no consultório — uma espécie de caixa, ou conta-corrente — e o distancie do dinheiro enviado ao banco.

Para trabalhar finanças de forma mais certeira, vale separar uma conta específica para pagamentos fixos e outra, como uma poupança, para aplicação de receita destinada a investimentos.

Dessa forma, fica mais fácil economizar, fazer previsões e planos para o futuro.

Categorize as informações

Definido para onde vai o dinheiro que entra, é hora de categorizar informações que você pretende abordar no fluxo de caixa.

Uma maneira simples de catalogar os gastos é separá-los em categorias distintas, em despesas fixas por exemplo, há; aluguel, telefone, luz, condomínio, internet e outros gastos.

Isso serve para deixar bem claro que nesses quesitos ninguém pode interferir.

Já em despesas variáveis podemos citar: manutenção, comercial e gastos eventuais, dentre outros.

Crie categorias bem específicas, não se esquecendo dos recursos humanos, que são os funcionários e o pró-labore —, e a que ninguém gosta: os impostos.

Aplique-as na planilha de fluxo de caixa com o máximo de precisão possível.

Cada categoria vai indicar a saúde da empresa em determinado segmento e ajudará a tomar as decisões certas. Um exemplo: verifique a categoria de impostos para perceber que o valor pago é muito menor se optar por ser pessoa jurídica.

Converse com seu contador sobre isso para descobrir quais são os caminhos mais vantajosos para você.

Registre tudo

Não adianta fazer um bom planejamento, se organizar, delimitar os gastos e separar o dinheiro da clínica, caso certas informações financeiras fiquem de fora do seu controle.

Pode parecer uma dica básica, mas a realidade é que muitos médicos e gestores acabam se esquecendo de registrar todas as entradas e saídas em suas rotinas.

Quando algum registro é negligenciado, o saldo final pode ficar irrealista, o que compromete a tomada de decisões do negócio e, consequentemente, sua saúde financeira.

Com isso em mente, certifique-se de que:

• os registros do fluxo de caixa para consultório sejam inerentes a sua rotina;
• e que nenhum recebimento e pagamento seja feito sem o devido apontamento na planilha ou no sistema.

Seja rigoroso com os pagamentos

Não ser tão rigoroso com os pagamentos que devem ser feitos pela clínica é uma falha comum entre os que estão começando um negócio.

Isso pode fazer com que o gestor se perca facilmente no controle do fluxo de caixa.

Por isso, priorize pagar todas as contas em dia e não deixe nenhuma informação de lado. Lembre-se: tudo deve ser calculado para facilitar a gestão e ter um controle de caixa simples.

Tenha uma reserva de emergência

Um equipamento quebrado, a necessidade de contratar um profissional extra, despesas de última hora… Considerar que imprevistos podem acontecer é fundamental na hora de planejar o fluxo de caixa — caso contrário, qualquer situação inesperada poderia complicar o seu negócio.

Por isso, deixe sempre uma margem de segurança para resolver emergências. Assim, você terá uma folga nas preocupações.

Acompanhe as movimentações

Em unidades maiores, é comum que uma equipe financeira seja alocada especificamente para lidar com o fluxo de caixa e suas demandas.

Porém, mesmo nessas situações, é importante que médicos e gestores supervisionem e acompanhem constantemente as movimentações e a realidade financeira da empresa.

Isso porque, são esses profissionais que representam os tomadores de decisão do negócio, e eles só são capazes de reconhecer gargalos ou oportunidades quando estão em dia com a realidade do fluxo de movimentações.

Sabendo disso, é importante determinar um período específico (o ideal é que seja semanal) para que os responsáveis pelo consultório monitorem suas despesas e receitas. Assim, há a possibilidade da adoção de medidas cabíveis sempre que necessário ou viável.

Identifique oportunidades

Normalmente, essas oportunidades estão ligadas a um melhor manejo dos recursos direcionados ou mesmo em meios para aumentar a rentabilidade da empresa.

Por exemplo, se os gestores perceberem que grande parte das despesas são pagas na metade do mês, mas que a maioria dos recebimentos ocorrem próximos do dia 30, significa que a unidade possui um saldo baixo durante um bom período mensal.

A partir desse entendimento, algumas medidas podem ser adotadas, como a alteração de datas de pagamento para dias em que o saldo está maior. Assim, é possível evitar riscos financeiros e garantir mais tranquilidade para lidar com as demandas monetárias.

Conte com um software médico

Como citei anteriormente, um bom software médico  é imprescindível para que a unidade tenha mais agilidade, assertividade e facilidade para lidar com suas contas.

Isso porque, esse tipo de sistema automatiza todas as demandas financeiras da empresa. Dessa forma, libera tempo para que os profissionais sejam mais produtivos em suas demandas e garantindo inteligência para que o negócio aumente sua rentabilidade.

Por meio do apoio da tecnologia, basta fazer o registro das entradas e das saídas. A partir disso, a ferramenta elabora todos os cálculos automaticamente, emite relatórios, gráficos, avisos de contas a pagar, entre outras funcionalidades de igual importância.

Além disso, o software apoiado por sólidos protocolos de segurança, evita que informações relevantes da unidade sejam obtidas por terceiros. Além disso, ainda centraliza todos os dados em um único ambiente, o que favorece a gestão integrada.

Faça análises periódicas

O ideal é fazer uma análise semanal da movimentação financeira.

A partir do histórico coletado, é possível estabelecer previsões para o futuro.

Utilize os dados para acompanhar o crescimento de suas despesas e entender quais delas tiveram impacto positivo e negativo no lucro da clínica.

Com isso, pensar em alternativas e tomar atitudes para otimizar a lucratividade da sua clínica se torna uma tarefa muito mais simples.

Quais são as vantagens de um fluxo de caixa eficiente? 

No item sobre a importância do fluxo de caixa para consultório, já destaquei os principais benefícios que esse cuidado pode proporcionar.

Entretanto, esse controle deve ser estratégico para o seu negócio. Isso porque, é ele que confere mais segurança para sua gestão e capacidade contínua de crescimento. 

Afinal, com as finanças organizadas, você pode definir e prever se o dinheiro recebido pelas consultas é o bastante para cobrir os gastos da clínica. 

Dessa forma, sempre que necessário, você pode fazer os ajustes que precisa para que sua empresa nunca gere déficits (e para que os ganhos sejam cada vez mais abundantes). 

Nesse sentido, você pode ter mais consciência sobre o momento certo de ajustar seus preços, por exemplo. O mesmo vale para dar aumentos aos funcionários, cortar ou aumentar gastos, entre outras alterações semelhantes.

Seguindo essa lógica, todos os seus investimentos se tornam mais bem embasados e orientados apenas ao seu crescimento (seja em infraestrutura, equipamentos, especialistas, etc.).

Em suma, o fluxo de caixa para consultório é imprescindível em inúmeras situações. Sendo válido tanto para avaliar o andamento dos negócios, quanto para prever cenários futuros, tomar decisões mais assertivas ou projetar novas perspectivas de mercado. 

A tecnologia a seu favor

A oferta crescente de softwares e aplicativos específicos para gestão de consultórios disponíveis no Brasil está fazendo com que assuntos de gestão e administração financeira sejam mais facilmente dominados pelos médicos.

Muito úteis no controle do fluxo de caixa para clínicas médicas, eles facilitam a gestão de dados. Ou seja,  gerando relatórios e planilhas que permitem que você visualize com exatidão receitas e despesas semanais, mensais e anuais.

Faça como os seus pacientes: pergunte aos colegas de profissão quais ferramentas estão usando e decida a melhor para o seu consultório.

Nossa empresa, Telemedicina Morsch, utiliza várias ferramentas para sua gestão, em que a contabilidade e a administração andam juntas.

Conclusão

Dar a devida importância ao fluxo de caixa para clínicas médicas é apenas um dos passos que impactam a competitividade de sua marca.

Renovar equipamentos, realizar cursos específicos em administração e marketing e, até mesmo, investir em tecnologias que barateiam custos em longo prazo, sem prejuízo à qualidade dos serviços (telemedicina, por exemplo), é fundamental para o seu sucesso no ramo.

Essas ações não repercutem positivamente apenas no fluxo de caixa — elas aumentam, também, a eficiência do atendimento. Consequentemente, os clientes percebem a evolução da clínica, tendo maior satisfação com o serviço oferecido.

Quer mais dicas para otimizar a lucratividade da sua clínica?

A telemedicina é uma tecnologia que permite baratear os serviços do consultório sem qualquer comprometimento da qualidade de atendimento.

Assim, com o devido controle de fluxo de caixa na clínica, você vai ter uma estratégia a mais para melhorar as finanças do seu negócio.

Dessa forma, aumenta ainda mais as chances de ele decolar no mercado.