7 boas práticas na gestão de OPME para você implementar

A gestão de OPME é um tema de suma importância para as unidades de saúde, especialmente aquelas de grande porte como os hospitais.

Isso porque a sigla se refere às Órteses, Próteses e Materiais Especiais. Estas são fundamentais para diferentes tipos de procedimentos, mas tendem a apresentar custos bastante altos.

Além do preço relativamente caro, os valores também variam bastante, assim como seus materiais e processos de compra – o que gera dificuldades gerenciais. 

Frente a isso, as boas práticas na gestão de OPME tornam as aquisições alinhadas às necessidades financeiras da organização e às principais demandas dos pacientes.

A ideia é que os profissionais de saúde e os times administrativos atuem com integração para que as compras sejam sustentáveis, tenham melhores padrões de atendimentos e livres de problemas, como falta de controle monetário e até ações judiciais.

Mas o que o conceito significa exatamente, por que ele é tão importante e quais atividades engloba? Descubra as respostas para essas e outras perguntas, a seguir.

O que é a gestão de OPME? 

Em primeiro lugar, a gestão de OPME se direciona a toda cadeia que envolve Órteses, Próteses e Materiais Especiais.

Isso significa que seu gerenciamento vai desde a busca pelos melhores fornecedores até o uso dos insumos nos procedimentos hospitalares. 

Logo, suas atividades incluem pesquisas de valores, negociações, compras, logística de transporte, gerenciamento de estoque e armazenamento, além de boas práticas de uso.

Para evitar desperdícios, ter um bom custo-benefício e segurança nas OPMES, diversos agentes precisam se envolver. Por exemplo, os próprios profissionais de saúde, de gestão hospitalar, operadoras de planos, órgãos reguladores, distribuidores, fornecedores e os próprios pacientes.

Qual é o papel da auditoria da gestão de OPME?

A cadeia de gestão em OPME também exige processos de auditoria, que são de suma importância para garantir toda a conformidade necessária às Órteses, Próteses e Materiais Especiais.

Atualmente, alguns órgãos específicos são responsáveis pelas ações regulatórias e fiscalizatórias desses insumos nas unidades de saúde. Confira quais são eles:

• Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS);
• Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa);
• Comissão Nacional de Incorporação de Tecnologias no SUS (Conitec). 

Os auditores que atuam para essas entidades devem ter diferentes conhecimentos técnicos e científicos para que possam fazer as verificações, estabelecer protocolos, prestar indicações, monitorar resultados de gestão da qualidade, entre outras ações.

Assim, por mais que as auditorias atualmente ocorram de forma manual, a tendência é que a área se utilize cada vez mais de inteligência artificial para otimizar a gestão de OPME.

A evolução da gestão de OPME nos últimos anos

Segundo especialistas para o portal da Faculdade Unimed, a gestão de OPME é um tema com muito valor e que evoluiu significativamente no mercado, especialmente nos últimos 5 anos.

O principal motivo é que os profissionais responsáveis pelo planejamento estratégico hospitalar reconhecem cada vez mais como esse tipo de gerenciamento é fundamental para a viabilidade e segurança dos serviços prestados pelas unidades.

Isso faz com que um número crescente de organizações amplie seus investimentos no processo, qualificando suas equipes para planejá-lo, estruturá-lo e operacionalizá-lo com a maior qualidade possível e o alinhamento às recomendações dos órgãos de auditoria.

Outro ponto que leva os gestores hospitalares a reforçarem sua atenção às OPMEs é o aumento da judicialização na Saúde. Afinal, um maior número de pacientes insatisfeitos ou que sentem prejuízos levam os hospitais à justiça.

Às vezes, isso se relaciona à má qualidade ou ao mau gerenciamento de insumos e previne condições adversas. Assim, é imprescindível que o desempenho operacional não se comprometa, evitando possíveis disputas ou cenários de grandes perdas e descontroles financeiros. 

Principais objetivos para uma boa gestão de OPME 

Além de todos os pontos que citei até aqui, é fundamental ficar atento aos objetivos do Manual de Boas Práticas em Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais, feito pelo Ministério da Saúde.

Portanto, no documento, se ressalta que o gerenciamento de clínicas, hospitais e de outras unidades de saúde deve ter uma visão sobre as OPMEs para a valorização dos seguintes pontos:

• Eficiência operacional;
• Segurança dos pacientes;
• Redução de desperdícios;
• Minimização de variabilidades;
• Garantia de um bom custo-benefício para produtos e insumos;
• Relações técnicas e comerciais harmoniosas na área da Saúde;
• Confiança e resolubilidade na gestão em OPME;
• Eliminação de riscos de atrasos ou glosas no faturamento. 

Para alcançar todos esses objetivos, o manual prevê boas práticas a serem priorizadas pelas organizações. Então, confira um breve resumo sobre elas e os melhores meios de aplicá-las, logo abaixo:

7 boas práticas na gestão de OPME 

As boas práticas na gestão de OPME se dividem no manual do Ministério da Saúde de acordo com as principais etapas gerenciais que as unidades devem cumprir.

Veja quais são as particularidades de cada fase e as ações que as empresas devem adotar em cada uma delas:

1. Fique atento aos requisitos

As exigências previstas pelos órgãos reguladores determinam que as OPMEs devem ter seu registro de acordo com suas demandas de regularização.

Para se ater a essa legalização, é fundamental que a negociação aconteça com profissionais específicos, devidamente qualificados na área.

Com isso, também é possível atingir os objetivos do item anterior, principalmente em relação à eficiência, harmonia, confiança, bom custo-benefício e segurança das relações comerciais e técnicas. 

2. Elabore um bom planejamento

Também com atenção ao manual da gestão em OPME, sua unidade deve padronizar os processos de aquisição, com atenção às exigências de qualidade e desempenho dos insumos.

Tendo isso em mente, garanta que toda solicitação acompanhe uma análise prévia e siga requisitos de padronização, descrevendo todos os pormenores técnicos da oferta.

Antes da compra, preze pela apresentação do Termo de Referência e da qualificação do produto, a fim de atestar o atendimento aos requisitos necessários. 

3. Domine os detalhes das licitações

É importante ter atenção a essa exigência para que os processos de aquisição sigam dentro da legalidade. Respeitando também as exigências que a lei prevê para cada contratação, bem como os requisitos de autorização e empenho no fornecimento. 

4. Respeite as exigências logísticas

Os processos de recebimento, armazenagem e distribuição das OPME também devem se alinhar ao que prevê o manual de boas práticas e os órgãos de fiscalização.

Para a entrada dos produtos, é fundamental que haja a conferência e documentação de tudo, dando preferência a sistemas eletrônicos para essa finalidade.

Já na armazenagem, o local deve ser específico e exclusivo para as OPMEs, com acesso restrito e ambientação de acordo com as determinações das leis e particularidades dos materiais.

Por sua vez, a distribuição e o uso dos insumos também possuem regras próprias. Assim, é importante que seu direcionamento ocorra via solicitação por formulário, com antecedência mínima de 48 horas. 

5. Elabore registros de comprovação técnica

Para que o uso das OPMEs seja sempre transparente, rastreável e tenha um melhor padrão de controle, é fundamental documentá-lo.

Isso ocorre por meio do registro com comprovação técnica, que traz a descrição e as especificações cirúrgicas do profissional de saúde. 

6. Implemente sistemas de rastreabilidade

Deve-se garantir a segurança e o controle de qualidade inerente às OPMEs por meio de sistemas de tecnovigilância.

Estes conferem a rastreabilidade dos produtos e também agregam um melhor padrão para a sua gestão, permitindo identificar aqueles de maior eficiência para priorizar em aquisições futuras, por exemplo. 

7. Adote padrões de auditorias e prevenções

O controle da gestão em OPME ocorre por meio de ferramentas como relatórios de uso e inventários dos produtos, que também contam com sistemas hospitalares digitais.

É preciso monitorar todo o gerenciamento por meio de auditorias periódicas, feitas pelos próprios órgãos fiscalizadores e que podem receber complementações de equipes internas ou terceirizadas. 

Quais são as vantagens de uma boa gestão de OPME?

Se gerir o estoque está entre os cuidados mais importantes para o sucesso das empresas, na Saúde ele é vital. Pois diz respeito à qualidade, segurança e eficiência com que os procedimentos são feitos junto aos pacientes. 

Mais que ter precisão na entrada e saída de insumos, a gestão de OPME garante que toda a cadeia de atenção à saúde funcione em conformidade, com controle e excelência, gerando benefícios como:

Diminuição de gastos

Um bom gerenciamento tem como finalidade otimizar o uso dos recursos disponíveis. Garantindo assim a compra de produtos em sua melhor qualidade, na quantidade ideal e no tempo certo para sua reposição.

Dessa maneira, evita-se gastos desnecessários, se reduz o período dedicado a questões de logística e inventário, garante-se disponibilidade dos itens, melhor custo-benefício de aquisição e elimina-se desperdícios por perda de validade, por exemplo.

Aumento da qualidade

Quando as compras se voltam à relação de custo-benefício dos materiais, e toda a cadeia de suprimentos ocorre de maneira eficiente, temos um serviço que prioriza a qualidade das compras, obtendo um melhor nível de excelência e viabilidade.

Não só a eficiência da gestão favorece melhores aquisições. Mas também seus padrões regulatórios, já que priorizam apenas os itens alinhados às normas de órgãos como o Ministério da Saúde e a ANVISA. 

Melhor gerenciamento

Todo o processo de gestão de OPMEs pode envolver diversos fornecedores, tipos de materiais e insumos, times de profissionais, armazenagem e uso dos produtos. 

Isso demanda uma comunicação eficaz, boa qualificação entre os envolvidos e clareza quanto às demandas e exigências.

Por meio de um bom gerenciamento, é possível ter mais qualidade para contemplar essas necessidades, com eficiência conjunta entre setores.

A Telemedicina Morsch como sua parceira na gestão de OPME

A gestão de OPME pode envolver demandas, profissionais e desafios próprios das regulações da área.

Assim como a tecnologia é benéfica para os médicos em suas rotinas de atendimento, ela também pode trazer uma série de vantagens ao otimizar o gerenciamento em saúde e seus respectivos insumos.

A partir desses diferenciais, você reduz seus desperdícios, agrega mais segurança para a instituição, garante o melhor custo-benefício na compra de produtos, elimina riscos de atrasos e glosas nos faturamentos e amplia a credibilidade do seu negócio.

A Telemedicina Morsch oferece o sistema definitivo para profissionais de saúde, que reúne funcionalidades e serviços para modernizar seus procedimentos enquanto aprimora a gestão em OPME.

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Conclusão

A gestão de OPME se volta à cadeia de Órteses, Próteses e Materiais Especiais, contemplando os cuidados desde sua aquisição junto aos fornecedores, até seu gerenciamento logístico e o próprio uso nos procedimentos clínicos ou hospitalares.

Assim, ao adotar as melhores práticas, você não só cumpre as exigências dos principais órgãos reguladores. Mas também ganha eficiência operacional, reduz desperdícios, minimiza variabilidades, dá segurança aos pacientes, tem um melhor custo-benefício, se previne contra atrasos, gera confiança para a equipe etc.

Então, se você gostou de saber mais sobre gestão em OPME e quer ficar por dentro de outros temas tão importantes quanto esse, não deixe de acompanhar nossos próximos artigos. 

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