10 erros mais comuns na Gestão de consultório médico

Ser efetivo na gestão de consultório médico exige habilidades diversas de quem está à frente do processo.

Afinal, o dia a dia em uma unidade de saúde vai muito além do atendimento ao paciente, embora essa seja uma preocupação essencial para a manutenção e crescimento do negócio.

Os desafios na gestão médica são vários, com diferentes graus de urgência.

Há demandas importante a resolver no curto, no médio e no longo prazo. Como você lida com elas?

Deixar de organizar os processos em uma clínica médica é apenas um dos erros comuns a esse perfil de empresa, os quais não demoram a aparecer nos resultados financeiros.

Porque se há falhas nos agendamentos, por exemplo, pode haver problemas com as consultas.

E se elas não ocorrem como o esperado, isso repercute na satisfação dos pacientes, na sua continuidade enquanto clientes e, de quebra, no faturamento do consultório.

Neste artigo, apresento soluções sobre como administrar uma clínica médica com excelência.

Você vai conhecer os principais pontos de atenção e o que fazer para qualificar a gestão.

Boa leitura!

O que é gestão de consultório médico?

Gestão de consultório médico é um conjunto de práticas empregadas para que o negócio atinja aos seus objetivos com os recursos disponíveis.

Em uma visão ampla, isso compreende todas as áreas da empresa e não apenas a administrativa.

São as estratégias de gestão que estabelecem, por exemplo, o planejamento estratégico da clínica médica, com a definição de metas para um determinado período e das ações necessárias para a sua realização.

Também incluem esforços financeiros, no que diz respeito à análise de receitas e despesas, projeções de faturamento e tomada de decisão sobre investimentos.

O planejamento de ações de marketing e junto aos pacientes não ficam de fora, nesse caso, atendendo aos objetivos de divulgação, atração e fidelização de clientes.

E ainda não falamos das políticas de recursos humanos, que envolvem não apenas a contratação de profissionais, como também treinamentos e a oferta de ferramentas que qualifiquem a sua atuação.

Como você pode imaginar, a gestão de consultório médico é uma área bastante ampla.

Em negócios de maior porte, há departamentos responsáveis pelo gerenciamento de ações em cada frente de trabalho.

Já nas clínicas menores, tudo acaba passando pela figura do administrador, embora seja correto e saudável delegar tarefas e não praticar uma gestão centralizadora.

Importância da gestão de consultório médico eficiente

Práticas adequadas de gestão em um consultório médico são fundamentais para a sua sobrevivência – e não há exagero algum nessa afirmação.

O que acontece é que o mercado da saúde é muito competitivo.

Estamos falando sobre uma necessidade básica que boa parte da população não consegue sanar no setor público.

Há demandas por exames, consultas e procedimentos diversos.

Para atender a elas, muitas são as clínicas médicas que acabam disputando o mesmo público que o seu.

Diante de tamanha oferta, o paciente tem liberdade e facilidade para escolher aquela que lhe oferece o melhor atendimento, o que passa por uma abordagem humanizada, soluções rápidas e modernas.

Ou seja, só sobrevive nesse mercado o consultório que souber aliar qualidade à agilidade.

O problema é que essa é uma equação impossível de resolver sem uma gestão rígida, com processos organizados.

Foi exatamente o que destaquei já no início do artigo.

Para seguir no mesmo exemplo, vale dizer que um agendamento errado não significa apenas um paciente insatisfeito. Ele tem o potencial de resultar em propaganda negativa para o negócio e a consequente perda de receita.

Sem recursos, como investir em tecnologia e no conforto do paciente?

Perceba que é um círculo vicioso que só traz prejuízos.

Melhor se afastar dos erros e se dedicar à gestão do consultório médico.

Gestão de consultório médico: 10 erros mais comuns

Vou listar agora os erros que considero como os mais comuns na gestão de consultório médico.

Mais do que isso, vou apontar possíveis soluções para evitar ou lidar com cada um deles.

A partir desse conhecimento, faça uma autoavaliação sobre o seu negócio.

Pior do que identificar um processo realizado de forma errada é se afastar do diagnóstico que permitiria corrigir o rumo.

1. Não estabelecer metas para o seu consultório médico

“Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve.”

Você já deve ter lido essa frase antes.

Ela se aplica bem para falar sobre esse erro bastante comum na gestão de consultório médico.

Sem definir o que espera da empresa, você não estabelece pelo que a equipe deve trabalhar.

As metas são componentes importantes para a organização de processos e para a própria motivação do time.

Aumentar sua participação no mercado, ampliar o portfólio de serviços, atrair 10% mais clientes. Todos são exemplos de metas.

A partir delas, fica mais fácil determinar o que precisa ser feito para a sua realização, o que permite direcionar melhor as estratégias e os recursos disponíveis.

Uma boa dica é conhecer a metodologia de metas SMART, que ajuda na definição de objetivos viáveis e relevantes para o seu negócio.

2. Não ter controle sobre o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento imprescindível para a gestão financeira de qualquer empresa.

Compreende o registro de todas as receitas e despesas do negócio, o que pode ser feito tanto em uma planilha quanto a partir de um software médico.

De posse dos dados, o gestor consegue identificar gastos fora da curva e usar seu orçamento de modo mais racional.

Quem pula essa parte (e muita gente faz isso), pratica a gestão no escuro, por vezes ignorando que gasta muito e gasta mal o dinheiro do consultório.

Para fugir dessa cilada, vale começar a anotar toda e qualquer movimentação financeira em uma planilha, não importa qual seja a quantia.

Mas você pode automatizar essa tarefa e já existe tecnologia disponível para isso em sistemas de gestão.

3. Misturar as contas pessoais com as contas do consultório médico

Entre todos os erros de gestão, seja em um consultório médico ou em qualquer outra empresa, misturar as finanças pessoais com as do negócio é um dos mais amadores.

Não é por que a empresa é pequena que você pode pagar a conta de luz da sua casa com o dinheiro dos clientes, por exemplo.

Pode parecer um hábito inofensivo, mas não se engane, pois seu potencial é destrutivo.

Ao colocar dinheiro pessoal no caixa da empresa ou tirá-lo de lá para seus gastos particulares, você passa a ignorar a realidade financeira do negócio.

Isso sem falar que os valores que saem para o seu bolso podem jamais voltar ao lugar correto.

No longo prazo, não será surpresa se a clínica passar a figurar entre as empresas que fecham em até quatro anos, as quais representam 50% do total no país, segundo a pesquisa Causa Mortis, divulgada pelo Sebrae.

4. Desorganização da agenda de atendimento

Erros no agendamento fazem parte da sua realidade? Não é difícil descobrir.

Isso pode se manifestar na falta de pacientes com horário marcado ou mesmo na duplicidade de agendas, por exemplo.

Já a causa pode estar tanto do uso de ferramentas obsoletas quanto da ausência de treinamentos para a equipe de recepção da clínica.

Faça o diagnóstico no seu consultório, identifique a origem do problema e encontre a solução.

Pode ser uma boa ideia oferecer cursos para os funcionários ao mesmo tempo em que aposta em tecnologias mais modernas, como a do agendamento online.

5. Comunicação interna inadequada

O erro sobre o qual falei no tópico anterior também se encaixaria nesse, mas os ruídos de comunicação podem envolver não apenas os pacientes.

Não pode uma divergência ser ocasionada por orientações de sentido duvidoso, por exemplo.

Médicos e demais profissionais da saúde precisam falar uma língua só, assim como recepcionistas e até parceiros do consultório.

Um bom exemplo vem do setor de compras, inclusive.

Um erro no controle de estoque pode induzir a empresa a investir em insumos que não estão em falta no momento.

O mesmo se aplica a tudo na clínica: desde detalhes dos serviços oferecidos, procedimentos a serem adotados como padrão em determinadas situações e até possíveis promoções abertas ao público.

6. Atrasar atendimento ou entrega dos exames

Com a grande oferta de consultórios médicos, o cliente atual já não aceita esperar um tempo que considera desnecessário e vital para o seu tratamento.

Se ele não se sente bem atendido, a consulta não acontece no horário marcado ou mesmo se é preciso esperar longos dias para ter acesso a exames, ele simplesmente troca de clínica.

É preciso entender que, como estamos falando sobre saúde, a urgência do paciente sempre é grande.

A organização da agenda contribui para sanar o primeiro problema e evitar atrasos.

Quanto aos exames, não há por que você submeter seu cliente a essa espera.

Já existem soluções como a telemedicina, que possibilitam a emissão de laudos à distância, por profissionais que fazem a análise dos resultados de forma remota.

Clínicas e consultórios parceiros da Telemedicina Morsch recebem o documento em até 30 minutos, exceto em urgências, quando o atendimento se dá em tempo real.

7. Não oferecer atendimento eficiente

Já falei bastante sobre o atendimento, até mesmo ao mencionar outros erros de gestão.

Mas criei mais este tópico porque você precisa compreender o conceito de jornada do paciente.

Como você sabe bem, o contato com ele não se restringe à marcação de consultas e exames, tampouco começa e acaba no atendimento médico.

Há toda uma sequência de passos que precisa ser reconhecida e respondida com eficiência.

Isso vai desde o primeiro contato do paciente com o consultório, seja por telefone ou e-mail.

Inclui a presença física dele na unidade, o que exige uma recepção à altura do esperado por ele.

Continua durante o acolhimento, consulta ou realização de exames e outros procedimentos.

E se estende também depois disso, na continuidade do tratamento, na entrega de resultados e na preocupação demonstrada com a saúde dele.

8. Sucateamento de aparelhos para exames médicos

A visão sobre a saúde pública no Brasil não é das melhores.

Há relatos de aparelhos em falta, outros que não funcionam por carência de manutenção e também alguns de tecnologia obsoleta.

Infelizmente, na rede particular, situações do tipo também acontecem – e nem é preciso dizer como esse sucateamento faz mal aos negócios.

Vamos tomar como exemplo a mamografia, um exame de exigência periódica para boa parte das mulheres.

O procedimento, quando realizado em um aparelho digital, é muito menos desconfortável para a paciente.

O mesmo vale para outros equipamentos médicos.

Com a tecnologia digital, você também qualifica o consultório a receber laudos à distância, já que todos os dados são facilmente enviados à plataforma de telemedicina.

Isso significa que você precisa investir pesado para trocar os aparelhos? Não, necessariamente.

Alguns deles são disponibilizados sem custos aos parceiros que contratam laudos médicos da Telemedicina Morsch.

Esse é o regime de comodato, que prevê a cessão enquanto for utilizado o serviço de laudagem à distância.

9. Não investir em marketing médico e divulgação

“Quem não é visto, não é lembrado.”

Outra frase comum, ela é autoexplicativa e bastante útil para entender a necessidade de o seu consultório investir em marketing, sobretudo no meio digital.

Sem esse esforço, como chegar até o seu cliente e fazer isso de forma persuasiva, para que ele escolha a sua empresa?

Há gestores que ignoram ou relativizam essa necessidade, acreditando que os bons serviços são suficientes para conquistar o público.

De fato, esse é um passo fundamental, mas não dá para depender apenas da propaganda que os próprios pacientes podem fazer.

Seu alcance precisa ser maior. Por isso, você precisa investir em marketing.

Se não sabe por onde começar, uma boa prática é conferir o Manual de Publicidade Médica do Conselho Federal de Medicina, que estabelece as diretrizes e proibições quanto à divulgação de clínicas e consultórios.

10. Treinamento e atualização da equipe inadequada e sem padrão

 

Deixei este item para o final da lista, mas não cometa mais um erro ao julgá-lo menor que os demais.

Aliás, são grandes as chances de falhas na capacitação do time aparecerem em todos os demais obstáculos que listei ao crescimento do negócio.

Você precisa de diretrizes relacionadas ao atendimento de modo geral e de ferramentas adequadas para fazer isso com excelência.

Por outro lado, se não contar com profissionais qualificados, devidamente treinados e orientados quanto às melhores práticas, todo o investimento anterior pode se mostrar inócuo.

É por isso que a Telemedicina Morsch não apenas disponibiliza uma plataforma para os laudos online, como também oferece treinamento 24 horas para a sua operação.

O mesmo se aplica aos equipamentos cedidos em comodato.

Como gestor, é preciso entender que uma equipe bem treinada e atualizada torna seus objetivos mais próximos.

Sobre a Telemedicina Morsch

A Telemedicina Morsch é uma empresa que fornece laudos à distância e aparelhos em comodato para a realização de exames de imagem.

Conduzidos por técnicos em Radiologia ou Enfermagem, os exames geram informações que são compartilhadas via plataforma de telemedicina.

Através de login e senha, os especialistas da Morsch acessam os dados, interpretam os resultados, registram suas conclusões no laudo, assinam o documento eletronicamente e o disponibilizam na mesma plataforma.

Tudo isso em poucos minutos, o que permite ao seu consultório não apenas reduzir custos com equipamentos e profissionais médicos, como também ampliar o portfólio de serviços e seus ganhos.

Conclusão

Neste artigo, você conferiu dicas de gestão de consultório médico.

Aproveite essas informações para corrigir possíveis erros na condução dos processos e aproximar seu negócio de suas metas.

Não esqueça que o investimento em recursos humanos e materiais é parte insubstituível do sucesso.

A Telemedicina Morsch pode ajudar você nessa jornada.

Visite o site, solicite um teste grátis da plataforma de telemedicina e faça contato conosco para conhecer planos que cabem no seu orçamento.

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Referências Bibliográficas

• O desafio da gestão de equipamentos médico-hospitalares no Sistema Único de Saúde – Aline Silva Amorim, Vitor Laerte Pinto Junior e Helena Eri Shimizu
• Manual de Publicidade Médica do Conselho Federal de Medicina
• Pesquisa Causa Mortis – O sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5 anos de vida, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas