A importância do controle de fluxo de caixa na Clínica Médica

Por Dr. José Aldair Morsch, 7 de abril de 2020
Guia basico de eletrocardiografia fluxo de caixa na clínica

Como anda o controle de fluxo de caixa na clínica? Acompanhar os lucros e despesas para que você fique no positivo, e não no vermelho, é fundamental para que o seu negócio seja sustentável.

No entanto, essa não é uma tarefa tão fácil assim. São planilhas impressas, pastas repletas de recibos, notas fiscais, contas a pagar… Ou seja, muitas as responsabilidades de quem administra o setor financeiro de um negócio relacionado à saúde.

Tanto é que, frequentemente, despesas e faturamento acabam amontoados em diagramas e planilhas, em uma tentativa, muitas vezes frustrada, de não misturar receita pessoal, profissional e o lucro da empresa médica.

E você, precisa de ajuda neste processo? Neste post, separei algumas dicas que podem fazer a diferença no controle do seu caixa. Acompanhe!

A importância de fazer o controle de fluxo de caixa

controle de fluxo de caixa na clinica

Realizar o controle de fluxo de caixa na clinica é de extrema importância, estando diretamente ligado ao sucesso do negócio

Solicite um orçamento

Gerenciar uma clínica e vê-la caminhando para o sucesso não é algo simples, definitivamente.

Enquanto centenas de médicos experientes acabam se adaptando a esse cenário com o passar dos anos, quem está pensando em abrir uma clínica deve aproveitar para se informar antes de cair no mesmo erro.

O primeiro passo para fazer uma boa gestão financeira é ter em mente que a administração de um consultório exige, entre outras coisas, habilidades que raramente são ensinadas na faculdade de medicina.

Tais capacidades incluem controle do movimento de caixa, legislação, administração e marketing. Para fazer sua clínica engrenar, é preciso pesquisar e se informar muito bem sobre esses assuntos para suprir o déficit.

Você saberia descrever, por exemplo, a importância do controle de fluxo de caixa na clínica médica? Entende o suficiente de entradas, saídas, despesas fixas e variáveis, DRE e gestão de negócios para prever investimentos em longo prazo?

É fato que muita gente sai da faculdade sem sequer saber responder a esse tipo de questão essencial para sobrevivência no mercado. Não por coincidência, a má administração das finanças figura entre os principais motivos que induzem uma clínica à falência.

Assim sendo, diante de um atual cenário concorrencial e econômico pouco favorável a tentativas falhas, o profissional da medicina nunca precisou estar tão alinhado a conceitos da contabilidade.

Para começar: Um consultório é uma empresa. E deve ser tratado como tal.

Como acontece em qualquer núcleo de atuação, médicos que ambicionam sucesso na carreira de empreendedores devem ir muito além do atendimento por excelência de seu paciente. Eles devem pensar, também, na saúde de sua empresa.

Sem dúvidas, o esforço dedicado à sua formação justifica grande parte do prestígio da carreira.

Mas vamos ser realistas: reunir competências técnicas é fundamental para o bom exercício na profissão, além do atendimento do paciente, que é a sua obrigação como profissional e especialista. Mas está longe de ser um grande diferencial competitivo quando falamos em business.

E sim, estamos tratando de saúde, mas também de negócios. Afinal, um consultório médico é uma empresa, uma prestação de serviços — e deve ser tratado como tal.

Logo, nada de sair investindo sem um planejamento financeiro adequado. Neste aspecto, o domínio de práticas financeiras, como a criação de organogramas e o eficaz controle de fluxo de caixa na clínica médica são diferenciais que podem fazer de você um profissional muito mais competitivo entre tantos médicos empreendedores que estão hoje no mercado.

O fluxo de caixa na clínica médica

controle de fluxo de caixa na clinica

A chave para garantir a lucratividade no seu negócio está no controle de fluxo de caixa na clínica

Um dos primeiros passos para garantir a lucratividade do seu negócio é entender o que é e como funciona o fluxo de caixa em consultórios e clínicas médicas. Trata-se de uma ferramenta que permite realizar uma análise financeira em qualquer negócio.

Organizar o fluxo de caixa na clínica permite ter maior controle sobre suas finanças. Também, oferece previsões de faturamento e despesas, facilitando, assim, a gestão do empreendimento.

Nele, devem constar todas as movimentações financeiras — desde a menor até a maior das transações, passando por gastos modestos, como a água e o café servidos na recepção, até recebimentos de convênios e de pacientes particulares.

Tudo deve ficar registrado — nada deve ser deixado de lado. Por isso, é importante ter um controle diário do movimento de caixa, ou seja, o dinheiro que entra e que sai, para evitar que algum custo passe despercebido pelo administrador.

Tomada de decisões mais certeiras

Por meio da análise do fluxo de caixa na clínica, você poderá prever, por exemplo:

  • se um investimento vai trazer retorno;
  • se ele é ou não viável para o momento do seu projeto;
  • quais contratações ou ações recentes trouxeram mais vantagens;
  • quais convênios estão refletindo em uma maior taxa de lucratividade.

Concentrando os esforços no local certo e cortando despesas que são desnecessárias para a empresa médica, é possível planejar investimentos com mais segurança e prever a lucratividade do negócio em curto e longo prazo.

Dicas para melhorar o controle de fluxo de caixa na clínica

Agora que você já entendeu a importância do fluxo de caixa na clínica médica, o próximo passo é saber como realizar esse controle de maneira efetiva.

Para isso, recomendo alguns passos que, se bem seguidos, diminuem os riscos financeiros e auxiliam na definição do plano de negócios de clínicas em ascensão.

Faça um planejamento

O primeiro passo para manter um bom fluxo de caixa é o planejamento. Afinal, somente assim, é possível ter o controle adequado de entradas e saídas para um cálculo preciso e eficiente.

Portanto, defina as necessidades, objetivos e metas para a sua clínica. Use sempre o registro do ano anterior, caso exista, para ter uma base a ser seguida.

Essa é uma ótima oportunidade para encontrar soluções e medidas para aumentar os seus lucros, organizar as economias para investimentos no futuro ou melhorar o capital de giro.

Seja organizado

Ainda que você seja o proprietário do consultório, seu fluxo de caixa na clínica jamais dará indícios verdadeiros se você não informar todos os gastos na planilha.

Isso inclui não apenas despesas fixas e variáveis, mas também eventuais gastos com transporte, alimentação, manutenção e limpeza do espaço, além da compra ou aluguel de algum equipamento.

Por isso, guarde recibos e notas fiscais. Além disso, não se iluda com a ideia de que um caderno de anotações é suficientemente confiável.

Tomar cuidados para não perder esses papéis também é importante para o controle do caixa. O melhor é que você tenha uma pasta exclusiva para armazenar todos os documentos referentes a um determinado período — assim, fica mais fácil se organizar.

Não misture as coisas

Em momento algum é recomendado misturar despesas pessoais com profissionais. O conserto do seu carro, por exemplo, não deve constar na planilha de gastos do seu consultório.

Afinal, isso pode fazer com que você perca o controle com as despesas e acabe estourando o orçamento com mais facilidade.

Portanto, logo após abrir a clínica, procure sua agência bancária para fazer uma conta separada para o negócio — essa é uma estratégia indispensável para equilibrar e controlar os gastos e a receita.

Separe o dinheiro da clínica

A ideia é que o fluxo de caixa considere diferentes saídas e entradas de receita. Uma forma interessante de organização é considerar o dinheiro que fica no consultório — uma espécie de caixa, ou conta-corrente — e distanciá-lo do dinheiro que é enviado para o banco.

Para trabalhar finanças de forma mais certeira, vale separar uma conta específica para pagamentos fixos e outra, como uma poupança, para aplicação de receita destinada a investimentos. Dessa forma, fica mais fácil economizar, fazer previsões e planos para o futuro.

Categorize as informações

Definido para onde vai o dinheiro que entra, é hora de categorizar informações que você pretende abordar no fluxo de caixa.

Uma maneira simples de catalogar os gastos é separá-los em categorias distintas, como despesas fixas — que mensalmente são obrigatórias, mesmo que variem de um mês para o outro, como aluguel, telefone, luz, condomínio, internet e outros gastos.

Isso serve para deixar bem claro que nesses quesitos ninguém pode interferir.

Enquanto isso, as despesas variáveis, como manutenção, comercial e gastos eventuais, trazem uma maior flexibilidade no momento de tomar uma conduta para reduzir os custos para o negócio.

Crie categorias bem específicas, não se esquecendo dos recursos humanos, que são os funcionários e o pró-labore —, e a que ninguém gosta: os impostos. Aplique-as na planilha de fluxo de caixa com o máximo de precisão possível.

Cada categoria vai indicar a saúde da empresa em determinado segmento e ajudará a tomar as decisões certas. Um exemplo: verifique a categoria de impostos para perceber que o valor pago é muito menor se optar por ser pessoa jurídica.

Converse com seu contador sobre isso para descobrir quais são os caminhos mais vantajosos para você.

Seja rigoroso com os pagamentos

controle de fluxo de caixa na clinica

Durante o controle de fluxo de caixa na clinica priorize o pagamento das contas em dia!

Não ser tão rigoroso com os pagamentos que devem ser feitos pela clínica é uma falha comum entre os que estão começando um negócio. Isso pode fazer com que o gestor se perca facilmente no controle do fluxo de caixa.

Por isso, priorize pagar todas as contas em dia e não deixe nenhuma informação de lado — isso pode maquiar os resultados e atrapalhar na hora de analisar sua condição. Lembre-se: tudo deve ser calculado para facilitar a gestão e ter um controle de caixa simples.

Tenha uma reserva de emergência

Um equipamento quebrado, a necessidade de contratar um profissional extra, despesas de última hora… Considerar que imprevistos podem acontecer é fundamental na hora de planejar o fluxo de caixa — caso contrário, qualquer situação inesperada poderia complicar o seu negócio.

Por isso, deixe sempre uma margem de segurança para resolver emergências. Assim, você terá uma folga nas preocupações.

Faça análises periódicas

O ideal é fazer uma análise semanal da movimentação financeira. A partir do histórico coletado, é possível estabelecer previsões para o futuro.

Utilize os dados para acompanhar o crescimento de suas despesas e entender quais delas tiveram impacto positivo e negativo no lucro da clínica.

Com isso, pensar em alternativas e tomar atitudes para otimizar a lucratividade da sua clínica se torna uma tarefa muito mais simples.

A tecnologia a seu favor

A oferta crescente de softwares e aplicativos específicos para gestão de consultórios disponíveis no Brasil está fazendo com que assuntos de gestão e administração financeira sejam mais facilmente dominados pelos médicos.

Lista de aplicativos médicos

Baixe esse e-book de aplicativos médicos na gestão em saúde

Muito úteis no controle do fluxo de caixa para clínicas médicas, eles facilitam a gestão de dados, gerando relatórios e planilhas que permitem que você visualize com exatidão receitas e despesas semanais, mensais e anuais.

Faça como os seus pacientes: pergunte aos colegas de profissão quais ferramentas estão usando e decida a melhor para o seu consultório. Nossa empresa, Telemedicina Morsch, utiliza várias ferramentas para sua gestão, em que a contabilidade e a administração andam juntas.

fluxo de caixa na clínica médica

Fluxo de caixa

Conclusão

Dar a devida importância ao fluxo de caixa para clínicas médicas é apenas um dos passos que impactam a competitividade de sua marca.

Renovar equipamentos, realizar cursos específicos em administração e marketing e, até mesmo, investir em tecnologias que barateiam custos em longo prazo, sem prejuízo à qualidade dos serviços (telemedicina, por exemplo), é fundamental para o seu sucesso no ramo.

Essas ações não repercutem positivamente apenas no fluxo de caixa — elas aumentam, também, a eficiência do atendimento. Consequentemente, são percebidas pelos seus clientes, que ficam mais satisfeitos com o serviço oferecido.

Quer mais dicas para otimizar a lucratividade da sua clínica? A telemedicina é uma tecnologia que permite baratear os serviços do consultório sem qualquer comprometimento da qualidade de atendimento.

Assim, com o devido controle de fluxo de caixa na clínica, você vai ter uma estratégia a mais para melhorar as finanças do seu negócio. Dessa forma, aumenta ainda mais as chances de ele decolar no mercado.

Ficou interessado? Aproveite que está por aqui e descubra um pouco mais sobre o funcionamento da telemedicina e do laudo à distância.

Até mais!

Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG - Fundação Universidade do Rio Grande - RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

COMPARTILHE

Entre em contato por WhatsApp
Enviar mensagem pelo WhatsApp