Gestão financeira hospitalar gera economia e investimentos em saúde

Boas práticas em gestão financeira hospitalar são essenciais para manter as contas equilibradas.

Esse é um assunto complexo e que demanda atenção no dia a dia.

Até porque envolve uma série de ações que impactam departamentos diferentes da unidade.

Nesse contexto, o gestor precisa de conhecimentos que vão além da área da saúde para ter sucesso na administração financeira de seu estabelecimento.

Também deve dispor de profissionais competentes, capazes de prestar assessoria quando necessário.

Tudo isso combinado a uma visão sistêmica do negócio e sua missão social.

Pensando nesses desafios, construí este conteúdo recheado de dicas para te ajudar no gerenciamento das entradas e saídas de dinheiro, incluindo ferramentas de apoio.

Uma delas é a telemedicina, que enxuga despesas ao dar suporte com laudos online e treinamento a distância.

Quer saber mais?

É só acompanhar o texto até o final.

O que é a gestão financeira hospitalar?

Gestão financeira hospitalar é um conjunto de medidas e processos que serve para controlar os gastos e receitas de forma contínua.

Permite, ainda, que o hospital planeje as ações futuras com segurança, partindo de dados consistentes para projetar cenários.

O conceito por trás da gestão financeira hospitalar estratégica é a visão sistêmica, ou seja, a consciência de que tudo está interligado dentro da instituição.

Decisões tomadas pela equipe médica, de enfermagem, administrativa, entre outras, terão efeito positivo ou negativo para os demais departamentos.

Portanto, a integração deve nortear a escolha dos fornecedores, a compra dos insumos, a assinatura de contratos e qualquer outra ação que envolva recursos financeiros.

Caso contrário, aumentam as chances de desperdiçar itens e tempo, enfrentar a carência de recursos e contrair dívidas.

Importância da gestão financeira em hospitais

A importância da gestão financeira hospitalar está na necessidade de se manterem lucrativos para sobreviver.

Sem desconsiderar a inegável missão social das unidades de saúde, a maioria dos hospitais são empresas.

A função de uma empresa é tanto servir à sociedade quanto obter lucro, a fim de que possa se sustentar e gerar riquezas para diferentes atores.

E uma das bases para manter a organização lucrativa é gerir bem os recursos financeiros, pois são eles que apoiam avanços para o estabelecimento.

Ainda mais quando falamos de um hospital, que costuma envolver um sistema complexo e peculiar.

Enquanto outras empresas têm atividades restritas a um segmento de mercado, a instituição hospitalar acaba englobando diversos setores para funcionar com eficiência.

Muitas vezes, não faz sentido contratar uma lavanderia para assumir toda a demanda dos pacientes, realizando a lavagem e esterilização de peças.

Ou uma rede de restaurantes para preparar refeições diferenciadas, que atendam às necessidades de pessoas em diferentes condições clínicas.

Seguindo esse raciocínio, muitos hospitais têm sua própria lavanderia e restaurante, contando com mão de obra especializada para auxiliar na recuperação dos doentes.

Um cenário tão complexo pode ser desafiador até mesmo para gestores com conhecimentos em administração hospitalar.

Afinal, fica fácil se perder em meio a tantos processos, atividades e recursos diferentes.

Contudo, uma gestão de sucesso consegue não apenas manter o equilíbrio financeiro, como também elevar a eficiência da instituição.

Em outras palavras, o gerenciamento correto permite que os recursos sejam alocados da melhor maneira possível, fazendo mais com menos.

Ele viabiliza, por exemplo, ter uma reserva mensal para cobrir despesas enquanto o hospital aguarda para receber pagamentos de diferentes fontes.

Não seria ótimo poder aguardar com tranquilidade os repasses de planos de saúde, SUS e parcelamentos?

Pois bem, a chave está no planejamento, controle, checagem e análise dos resultados.

Explico melhor esses passos no próximo tópico.

8 melhores práticas em gestão financeira hospitalar

Veja, agora, oito boas práticas que vão reforçar ou aprimorar a gestão financeira dentro do seu estabelecimento.

Vale lembrar que toda gestão é um processo de melhoria contínua, portanto, os passos devem ser repetidos para alcançar o sucesso.

Dessa forma, seu time poderá identificar falhas que serão corrigidas nas próximas etapas.

E também medidas de impacto positivo, que serão mantidas e ampliadas.

1. Comece pelo planejamento

Por planejamento, quero dizer um levantamento de todos os setores e processos que impactam nas finanças do hospital.

Para otimizar essa tarefa, é importante mobilizar as lideranças, pelo menos aquelas que são responsáveis por operações como compras, contratações e pagamentos.

Com essas informações em mãos, fica mais simples montar um panorama completo, que considere cada operação para permitir o controle.

Tomar ciência daquilo que está sendo gasto, com o que, por quem, onde e com que finalidade é o primeiro passo para uma boa gestão dos recursos.

2. Estabeleça metas e indicadores de desempenho

Ter dados sobre o uso das finanças dá base para outro passo indispensável na gestão: traçar metas tangíveis.

Afinal, a meta de gastos com medicamentos não pode ser a mesma que com material de escritório, concorda?

Dentro da dinâmica hospitalar, existem setores que naturalmente vão consumir mais dinheiro, dada a sua relevância e insumos necessários.

Use as informações coletadas na fase de planejamento para determinar o orçamento disponível para cada um.

E não se esqueça de escolher indicadores de desempenho, que são métricas de avaliação para as metas e objetivos.

Sem os indicadores, fica complicado verificar os resultados das ações e fazer adequações essenciais para um gerenciamento eficiente.

3. Mantenha o fluxo de caixa atualizado

O fluxo de caixa é uma ferramenta básica de controle financeiro nos negócios.

Ele consiste no registro fiel e periódico das entradas e saídas, com algum detalhamento sobre sua finalidade.

Mais uma vez, é vital envolver outros funcionários para que colaborem com esses registros, a fim de manter o fluxo de caixa completo e atualizado.

Pode não parecer, mas deixar de adicionar uma única transação faz a diferença, comprometendo o orçamento para operações básicas.

Por exemplo, para ter algum dinheiro em caixa.

4. Atenção ao desperdício de insumos

A gestão do almoxarifado é mais um componente que não deve ser ignorado.

Quando não há atenção com esse espaço, o estabelecimento costuma acumular desperdícios.

Itens podem ficar esquecidos e fora da data de validade, enquanto há carência de outros produtos.

Ao comprar em pequenas quantidades, o hospital acaba pagando mais caro.

Por isso, garanta que exista um controle atualizado dos produtos, incluindo a antecipação de pedidos daqueles utilizados com mais frequência.

5. Invista em manutenção

Tanto os equipamentos quanto a estrutura do hospital precisam de reparos periódicos para prevenir sua deterioração e potenciais acidentes.

No entanto, muitos gestores não programam atividades preventivas de manutenção no orçamento, recorrendo a elas apenas em emergências.

O resultado são tecnologias subutilizadas, equipamentos parados e aumento nos custos com conserto e trocas de aparelhos.

Sem contar os prejuízos para a edificação e a imagem do hospital, já que pacientes e acompanhantes vão reparar nos danos.

A solução é enxergar a manutenção como investimento, programando essas ações para reduzir gastos nessa área.

6. Diminua as glosas financeiras

Diferenças ou negativas de pagamento por parte das operadoras de planos de saúde são comuns na rotina de qualquer hospital.

Entretanto, não significa que devam ser ignoradas pelo gestor, pois têm a capacidade de corroer o equilíbrio financeiro.

Procure identificar o que está por trás das glosas para diminuir seu impacto, aliviando o orçamento.

Erros técnicos, de preenchimento de valores e desconhecimento sobre a legislação estão entre as causas mais comuns para as divergências entre hospital e operadoras de planos de saúde.

7. Ofereça treinamento

Fornecer capacitação é estratégico para qualquer negócio.

Isso porque, com o treinamento apropriado, os colaboradores fazem melhor uso de seu tempo e das ferramentas disponíveis.

Quando não têm capacitação, a tendência é subutilizar os itens, desperdiçar tempo e ter uma produtividade mais baixa.

Um exemplo clássico é o treinamento para manusear equipamentos médicos, que deve ser oferecido a todos os operadores.

Sem ele, fica difícil extrair as melhores imagens, ofertar exames com conforto ao paciente ou salvar os dados de modo eficaz.

O mesmo raciocínio vale para substâncias, medicamentos, softwares e outras ferramentas presentes na rotina hospitalar.

8. Avalie os resultados

Esta é uma dica de ouro.

De nada adianta montar um plano, estabelecer objetivos, metas e indicadores se, no fim, não houver uma análise desses dados.

Muitos gestores competentes acabam perdendo o controle das finanças por não conferir se as metas foram alcançadas, e o porquê disso.

Resultados dão pistas importantes para definir os próximos passos da instituição, mostrando o que deu certo e o que precisa ser ajustado.

Se possível, deixe agendada uma reunião mensal ou bimestral com as lideranças para fazer essa avaliação de forma crítica.

Use os apontamentos como sugestões de melhoria para otimizar o orçamento.

Como a tecnologia ajuda nas finanças do hospital

Contar com o auxílio da tecnologia é outra decisão assertiva para os hospitais que desejam otimizar a gestão financeira.

Afinal, diferentes sistemas melhoram o desempenho em todas as etapas, entregando mais sem deixar a qualidade de lado.

É o caso dos softwares de gestão para unidades de saúde, que reúnem informações importantes em um só local.

Eles permitem o agendamento de tarefas como a manutenção periódica, treinamentos e reuniões para avaliar os resultados.

Essas plataformas também costumam ter módulos dedicados às finanças, permitindo uma visão ampla e sistêmica, ao mesmo tempo em que oferecem detalhes das operações.

Assim, fica mais fácil controlar o fluxo de caixa, gerar gráficos para verificar os gastos por departamento ou período e projetar cenários futuros.

Outra ferramenta de interesse é o controle de estoque, que evidencia os itens disponíveis no almoxarifado e quais estão em falta.

Também ajuda a reduzir o desperdício, mostrando quais estão perto do vencimento e a quantidade de insumos necessários para o mês.

Na perspectiva dos serviços, dá para reduzir os custos fixos por meio da automatização, que realiza tarefas operacionais com índices mínimos de erro.

Dessa forma, acabam as glosas por equívocos no preenchimento de pedidos, as grafias erradas na ficha do paciente ou no registro de procedimentos.

Na recepção, é inteligente dar mais agilidade e segurança à agenda usando programas eletrônicos de marcação de consultas e exames.

Além de preencher os horários de modo automático, eles possuem recursos de confirmação de horários, evitando o desperdício de tempo caso o paciente não possa comparecer.

Outro ponto positivo é a redução nas filas e no tempo dedicado a essas atividades, o que ajuda a aumentar a produtividade da equipe e a satisfação dos pacientes.

Use a telemedicina para qualificar a gestão financeira

Se a ideia é ganhar eficiência, a telemedicina é uma aliada de peso.

Isso porque ela faz a conexão entre profissionais de saúde e/ou pacientes, dispensando gastos com deslocamento para ter acesso a serviços de qualidade.

Um deles é a emissão de laudos, que pode ser feita a distância por especialistas na área do exame.

Uma mamografia digital, por exemplo, pode ser conduzida por um técnico em radiologia e encaminhada ao time da empresa de telemedicina para interpretação.

Assim, o gestor não precisa manter uma equipe de especialistas 24 horas por dia no hospital.

Além do mais, os especialistas in loco ganham  tempo para atender pacientes, coordenar equipes e seguir com os estudos.

Plataformas modernas, como a Telemedicina Morsch, agregam também opções de treinamento online para a capacitação dos colaboradores a qualquer hora do dia ou da noite.

Como a Morsch ajuda o gestor financeiro hospitalar

Ao se tornar parceiro da Morsch, seu hospital acrescenta agilidade na entrega de laudos digitais, que ficam prontos em minutos.

Com a assinatura digital do especialista responsável, os documentos têm garantia de autenticidade.

Basta enviar os registros de exames de imagem via sistema para receber os resultados, de um jeito simples e organizado.

Todos os dados são inclusos no prontuário eletrônico do paciente, que fica salvo na nuvem – local da internet protegido por mecanismos como a criptografia.

Sua equipe terá, ainda, o suporte da segunda opinião médica para esclarecer dúvidas e respaldar diagnósticos.

E poderá realizar treinamentos no local e horário mais convenientes.

Tudo isso a um preço justo, com comodidade e praticidade.

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Conclusão

Gostou de saber mais sobre gestão financeira hospitalar?

Esse conjunto de medidas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio, garantindo o equilíbrio entre receitas e despesas.

Uma das maneiras de otimizar a gestão é usar a tecnologia para automatizar processos, reduzir distâncias e gastos.

Nesse cenário, a telemedicina pode ser a solução que faltava para qualificar os serviços sem comprometer o orçamento.

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