Controle financeiro da clínica médica: conheça as rotinas e veja 12 dicas para otimizar

O controle financeiro da clínica médica é imprescindível para sobreviver e prosperar no mercado de saúde atual, repleto de desafios e influenciado pela alta competitividade e por mudanças constantes.

Quando os recursos estão equilibrados e as contas em dia, os médicos têm mais tranquilidade e melhores condições para realizar seus serviços com excelência.

Já para os gestores, o controle financeiro da clínica é inerente à rotina, e sua otimização pode significar ganho de tempo, eficiência e dinheiro.

Mas, qual é a real importância desse gerenciamento, seus requisitos, práticas e benefícios para a saúde financeira do negócio?

Falo sobre essas e outras questões ao longo do texto, incluindo as vantagens da automatização de tarefas.

O que é controle financeiro da clínica médica?

O controle financeiro de uma clínica médica é a gestão eficiente de recursos financeiros para garantir a sustentabilidade do negócio. 

Trata-se de um conjunto de medidas que permite monitorar receitas e despesas, a fim de que os valores sejam alocados de forma adequada.

Esse controle inclui a organização de fluxo de caixa, planejamento orçamentário e análise de indicadores, como lucratividade e margem de contribuição. 

Ele permite identificar desperdícios, otimizar custos e investir em melhorias, dando suporte à correção de falhas e ao planejamento estratégico.

Não por acaso, o controle das finanças é parte essencial da gestão em saúde, contribuindo para o equilíbrio das contas e a expansão do negócio.

Qual a importância do controle financeiro na clínica médica?

A gestão financeira é fundamental para a manutenção e sucesso de qualquer negócio, não importa qual seja a sua área.

Contudo, não é exagero dizer que o controle financeiro de uma clínica é ainda mais importante nesse sentido.

Isso porque o ramo da saúde tem particularidades e desafios que tornam mais complexo o seu equilíbrio monetário, tais como:

• Altos custos de infraestrutura, que inclui equipamentos hospitalares, utensílios médicos, mobiliário, entre outros itens de grande valor e com alta demanda de manutenção
• Imprevisibilidade de demanda, já que certos procedimentos e exames podem surgir de forma emergencial — sem que possam ser adiados, dificultando a capacidade de previsão dos gestores
• Recursos humanos qualificados, englobando desde médicos, enfermeiros, assistentes e técnicos, até secretárias, administradores, atendentes e assim por diante
• Necessidade elevada de especialização, uma vez que a qualificação e as atualizações são muito demandadas entre os profissionais de saúde, e geram custos recorrentes. 

Frente a esses desafios, é evidente que o controle financeiro da clínica deve ser seguro e eficaz. 

Sendo assim, é fundamental adotar as melhores práticas para atuar nas frentes de análise, planejamento e controle de custos. 

Afinal, é a partir desse cuidado que as unidades de saúde podem garantir operações sustentáveis, bem como mitigar riscos e aproveitar oportunidades.

Confira, abaixo, o que deve ser considerado para um bom controle financeiro da clínica.

Principais rotinas de controle financeiro da clínica médica

Antes de me aprofundar nas dicas para aprimorar o controle financeiro da clínica e no papel da automatização na área, alguns pontos precisam ser levantados.

Geralmente, o entendimento sobre as demandas financeiras de um negócio passa por alguns requisitos. E isso não é diferente na área da saúde!

Os conceitos que mais merecem atenção incluem:

Fluxo de caixa

Um fluxo de caixa bem organizado, com as devidas previsões de entradas e saídas, é de suma importância para que o controle financeiro da clínica seja preciso.

A partir dele, fica mais simples monitorar e compreender as transações do negócio, o que garante uma melhor tomada de decisão.

Muitas empresas utilizam o livro caixa, mas o ideal é modernizar o processo por meio de um sistema de gestão (falo mais sobre essa ferramenta ao longo do artigo).

Tributos

A saúde financeira de uma clínica também depende de uma boa gestão tributária, com o pagamento dos impostos em dia e o enquadramento mais adequado ao negócio. 

O objetivo é evitar multas, juros e penalidades.

Para isso, o ideal é contar com o apoio de um contador, que saberá orientar sobre as contribuições necessárias para a empresa, qual o regime de tributação mais vantajoso, quais são os prazos de regularização, e assim por diante.

Pró-labore

O controle financeiro da clínica precisa considerar o pró-labore dos profissionais, que consiste no valor estipulado para a remuneração dos proprietários e sócios administradores da empresa.

Além de ser uma importante previsão do fluxo de caixa, ele também está relacionado às obrigações tributárias, com tipos específicos, recolhimento de INSS, Imposto de Renda, etc.

Faturamento e despesas

Como citei no primeiro item, o fluxo de caixa precisa considerar as entradas e saídas. 

Contudo, talvez nem todos os dados de faturamento e despesas estejam inseridos nessa rotina.

Muitas vezes, os gastos são esquecidos, pois podem ser custos variáveis. 

Ou seja, é preciso ir além do registro de contas de água, luz e internet, compras de insumos e pagamentos.

Não se esqueça de incluir investimentos eventuais em melhorias, manutenção, aquisições pontuais e outros casos semelhantes.

Custo da hora

Ainda em relação aos custos, uma boa maneira de se planejar com eficácia e preservar a saúde financeira é considerar o custo da hora dos seus serviços.

Para obtê-lo, basta dividir as despesas fixas pelo total de horas de atendimento, obtendo uma média do quanto é investido para que a unidade funcione adequadamente.

Conciliação bancária

De modo simplificado, a conciliação bancária consiste em comparar os registros de movimentações financeiras com o extrato bancário.

Ou seja, analisar o que ficou contabilizado na planilha ou software utilizado para o controle das entradas e saídas com os valores que realmente foram movimentados na conta bancária.

Seu propósito é encontrar inconsistências como despesas não anotadas, evitando problemas com o fluxo de caixa e o planejamento financeiro.

Planejamento orçamentário

Essa ferramenta de contabilidade foca na previsão de receitas, despesas e investimentos futuros.

Geralmente, permite a construção do cenário esperado para um ano fiscal, mas pode representar outros períodos, conforme as metas e necessidades da empresa.

O planejamento orçamentário é importante para ter mais previsibilidade, apoiando a tomada de decisões de maneira estratégica.

Gestão de inadimplência

Nenhum gestor gosta de lidar com a inadimplência, entretanto, essa dinâmica faz parte da rotina da administração hospitalar, de clínicas e consultórios.

Para reduzir os possíveis danos, é preciso manter um controle minucioso em relação aos serviços prestados e clientes, a fim de fazer as devidas cobranças com rapidez.

Diante da falta de pagamento no prazo acordado, providencie o contato com o cliente o mais brevemente possível para entender o motivo, planejar um novo acordo e condição de pagamento.

12 dicas de controle financeiro para clínicas médicas

Geralmente, um bom controle financeiro de clínica médica depende de ações e cuidados especiais.

Por mais que toda empresa possua suas particularidades, essas sugestões servem como um excelente ponto de partida para que você mantenha as contas em dia e otimize seu desempenho monetário. 

São elas:

1. Identifique a realidade financeira da clínica

O primeiro passo é mapear as finanças da clínica, a fim de obter um entendimento completo sobre sua situação atual e principais necessidades.

Para isso, liste e monitore todos os investimentos, custos variáveis e fixos, recebimentos pendentes e outros dados semelhantes.

2. Jamais misture contas pessoais com as da empresa

Lembra de quando citei o pró-labore? 

Ele serve justamente para impedir que as finanças da clínica se misturem com as dos médicos ou gestores proprietários do negócio.

Usar os rendimentos da empresa para pagar as contas pessoais, ou vice-versa, contribui para mascarar a real situação monetária em que a empresa se encontra.

Para você ter uma ideia, uma pesquisa mostrou que, no Brasil, mais de 50% dos empreendedores misturam o caixa de suas empresas com as finanças pessoais. 

Além de dificultar a gestão, essa atitude prejudica o correto direcionamento de recursos, pois o dinheiro retirado poderia servir para uma conta ou um investimento, por exemplo.

3. Organize as contas

Na sua planilha ou sistema de gestão, garanta que todas as contas a pagar e a receber estejam listadas e organizadas da maneira correta.

Assim, é possível ter mais previsibilidade sobre os recebimentos e cobrar eventuais atrasos.

Além disso, é imprescindível que nenhuma conta fique pendente, pois os pagamentos em dia evitam multas, juros e problemas maiores. 

4. Monitore o fluxo de caixa diariamente

Uma rotina de controle financeiro pede o acompanhamento constante do fluxo de caixa, a fim de garantir a consistência das movimentações.

Portanto, dedique alguns minutos a essa tarefa diariamente.

5. Negocie prazos e condições com fornecedores

Assim como seus clientes podem ter problemas para fazer o pagamento no prazo combinado, imprevistos podem impedir que a clínica cumpra com os compromissos financeiros.

Nesse contexto, é inteligente manter um canal aberto de negociação com os fornecedores, verificando a possibilidade de extensão do prazo ou de novas condições de pagamento.

Da mesma forma, vale adotar uma postura flexível se houver atrasos na entrega e outras dificuldades na relação com o parceiro.

6. Revise regularmente seus custos operacionais

Diferentes fatores podem impactar no custo operacional de um negócio, a exemplo da inflação que incide sobre produtos e serviços, troca de fornecedores, faturamento de plano de saúde, etc.

Daí a relevância de analisar os valores periodicamente, estabelecendo intervalos regulares para sua correção.

Essa dinâmica ainda ajuda a identificar e combater o desperdício de recursos, dando suporte a processos como a gestão de estoque.

7. Faça projeções financeiras realistas

O planejamento orçamentário deve ter embasamento em dados sobre o histórico da empresa, expectativas relativas ao mercado local e nacional.

Caso contrário, ficará difícil estabelecer metas realistas, que possam ser alcançadas no prazo estipulado para a manutenção ou crescimento do negócio.

De nada adianta projetar cenários pouco factíveis, pois eles comprometem a previsibilidade, podendo até resultar em decisões equivocadas que levarão ao endividamento da clínica.

8. Crie indicadores financeiros para tomada de decisão

Faturamento bruto, ticket médio e retorno sobre o investimento (ROI) estão entre os principais indicadores de desempenho financeiro para a clínica, consultório médico ou hospital.

Eles auxiliam no monitoramento da alocação de recursos e seus resultados, permitindo uma avaliação do cenário para a busca pela melhoria contínua.

A dica, então, é estabelecer seus KPI (Key Performance Indicators) e acompanhar a evolução deles para gerenciar a empresa de modo eficiente.

9. Automatize a emissão de boletos e cobranças

Investir em atendimento automatizado é outra boa ideia para um controle financeiro efetivo.

Afinal, essa prática libera os funcionários da recepção ou administração de tarefas operacionais e repetitivas, permitindo que dediquem mais tempo ao contato com o paciente e ações de acolhimento em saúde.

Também diminui as chances de erros na emissão dos documentos, colaborando para seu envio e pagamento na data acordada. 

10. Considere a contratação de um contador especializado

Nos tópicos anteriores, comentei sobre conceitos de contabilidade que, algumas vezes, são complexos.

Por isso, é recomendado que profissionais e gestores que não conhecem a área contem com a ajuda de uma empresa ou contador experiente para facilitar o controle das finanças.

Vale pedir indicações aos conhecidos e dar preferência a contadores e empresas especializadas no setor de saúde.

11. Tenha uma reserva de emergência

Não se esqueça de direcionar parte dos seus recursos para uma reserva emergencial.

Afinal, todo negócio está sujeito a imprevistos e crises.

Sendo assim, é fundamental estar preparado para arcar com esses momentos de necessidade, para que eles não sejam sinônimos de grandes dificuldades ou falência.

Isso porque adversidades inesperadas podem ir desde a falha de um equipamento com custo elevado de manutenção, até colapsos econômicos. 

Com uma boa reserva financeira, é possível ter mais tranquilidade para gerir a unidade e evitar que todo o trabalho seja comprometido por situações imprevistas. 

12. Não abra mão da tecnologia

Frente às demandas e ao dinamismo do mercado atual, é impossível deixar de lado as ferramentas e possibilidades proporcionadas pela tecnologia na saúde.

O uso de um bom software médico deixou de ser um diferencial para as clínicas, tornando-se uma necessidade para os negócios que desejam ter destaque na área.

Por meio de sistemas financeiros eficientes, todas as questões monetárias são centralizadas e se tornam mais visíveis.

Com isso, é possível ter um controle claro e intuitivo sobre suas demandas, obter relatórios de desempenho para apoiar as decisões e facilitar os trabalhos da sua equipe.

Além de aumentar a produtividade dos profissionais ligados à gestão financeira, esse tipo de software ainda automatiza as suas rotinas.

O que inclui desde a elaboração do fluxo de caixa a partir do cadastro das entradas e saídas, até a organização das contas a pagar e a receber.

Todas essas funcionalidades são garantidas por meio de tecnologias de automação, que realizam tarefas repetitivas e burocráticas.

Dessa maneira, médicos e gestores podem ter mais tempo para lidar com questões importantes da clínica. 

Além de toda a tranquilidade de saber que o gerenciamento das finanças está em dia.

Quais são as vantagens de um controle financeiro automatizado?

Se considerarmos os meios antigos para o controle financeiro de uma clínica, todos os registros e cálculos eram feitos em papel.

Isso demandava tempo, esforço e ainda era sujeito a erros. 

Como se não bastasse, a documentação se perdia e demandava grande espaço de armazenamento.

Por meio da automatização, tudo fica integrado em um só sistema digital, que registra as operações, notifica demandas e realiza diversas tarefas online. 

Com isso,o processo se torna menos dispendioso, gerando economia significativa para os estabelecimentos de saúde.

Além de aumentar a disponibilidade para atendimentos, esse tipo de tecnologia evita erros que geram prejuízos ou retrabalhos.

A manutenção dos registros também é simplificada, pois tudo fica armazenado em nuvem (um espaço protegido na internet) e não corre o risco de ser perdido.

Por fim, ainda há a questão da infraestrutura, já que não é necessário ocupar espaço físico para armazenar a documentação, e nem tempo para pesquisar dados.

Tudo pode ser feito em poucos cliques, por meio de um sistema eficiente e integrado às demais tecnologias operacionais da empresa.

Como migrar o controle financeiro da clínica para o digital?

O primeiro passo para automatizar o controle financeiro da clínica é pesquisar os melhores softwares disponíveis na área.

Atualmente, o mercado conta com uma ampla oferta de sistemas, e é importante saber qual atende às suas necessidades.

Além disso, é fundamental optar por fornecedores de confiança, com boas avaliações de outros clientes e que ofereçam assistência completa de implementação, atualização e resolução de eventuais problemas.

Nesse sentido, minha recomendação é apostar em uma plataforma de telemedicina, que integra as demandas financeiras a ferramentas que aprimoram a assistência médica.

Esse ambiente virtual reúne desde as ferramentas de controle monetário até recursos de organização da agenda, gestão, teleconsultas, prontuário eletrônico, emissão e armazenamento de documentos e muito mais.

Assim que você escolher a sua solução, o processo de migração pode ser um pouco trabalhoso. Por isso, o ideal é contar com o suporte da empresa de telemedicina.

Com todos os seus registros e dados financeiros inseridos, basta utilizar o novo software normalmente no dia a dia da unidade, inserindo e controlando as entradas e saídas, emitindo relatórios, recebendo avisos de pagamento e por aí vai.

Como a Telemedicina Morsch pode ajudar sua clínica?

Desde 2005, a Telemedicina Morsch emprega o que há de melhor em termos de tecnologia e inovação para impulsionar os resultados de clínicas, consultórios e hospitais.

Além de oferecer ferramentas para o controle financeiro de clínicas, nossa plataforma disponibiliza funcionalidades que aprimoram a gestão de empresas e facilitam as rotinas profissionais.

Nossas principais frentes envolvem o telediagnóstico, prontuário eletrônico, teleconsulta e telemonitoramento. 

Também oferecemos recursos de integração de agenda (com agendamento online, lembretes automáticos e link para reagendamento), emissão de relatórios e estatísticas gerenciais e um marketplace médico completo.

Dentro de nosso software de telemedicina em nuvem, seus documentos ficam protegidos por criptografia e sólidos protocolos de segurança.

A adesão aos serviços Morsch é simplificada, praticamente imediata e ainda conta com o apoio total de nossos especialistas. 

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Conclusão

O controle financeiro da clínica médica é imprescindível para a manutenção e o sucesso dos negócios do segmento, mas pode ser desafiador.

No entanto, com planejamento, controle e apoio de boas tecnologias de automação, é possível ter mais tranquilidade quanto às finanças. 

Além de elevar a produtividade e lucratividade para a empresa, explorando ao máximo as oportunidades.

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