Como automatizar o controle financeiro da clínica?

O controle financeiro da clínica é imprescindível para sobreviver e prosperar no mercado atual.

Afinal, a área de Saúde é complexa e repleta de desafios. E ainda é influenciada por uma alta competitividade do mercado, mudanças e avanços constantes.

Inclusive, quando os recursos estão equilibrados e as contas em dia, os médicos têm mais tranquilidade e melhores condições para realizar seus serviços com excelência.

Já para os gestores do segmento, o controle financeiro da clínica é inerente às suas rotinas. E sua otimização pode significar ganho de tempo, eficiência e dinheiro.

Mas, qual é a real importância desse tipo de gerenciamento, quais os seus requisitos, práticas, benefícios e qual o papel da automatização nesse contexto?

Saiba mais sobre essas e outras questões, a seguir!

Por que o controle financeiro da clínica é importante? 

A gestão financeira é fundamental para a manutenção e o sucesso de qualquer negócio, não importa qual seja a sua área.

Contudo, não é exagero dizer que o controle financeiro de uma clínica é ainda mais importante nesse sentido.

Isso porque o ramo da Saúde tem particularidades e desafios que tornam mais complexo o seu equilíbrio monetário, como:

• Altos custos de infraestrutura, que inclui equipamentos, utensílios médicos, mobiliário caro, entre outros itens de grande valor e com alta demanda de manutenção;
• Imprevisibilidade de demanda, já que certos procedimentos e exames podem surgir de forma emergencial – sem que possam ser adiados, dificultando a capacidade de previsão dos gestores;
• Recursos humanos de alta qualificação e com a necessidade de ser diverso, pois vai desde médicos, enfermeiros, assistentes e técnicos, até secretárias, administradores, atendentes, e assim por diante;
• Alta necessidade de especialização, uma vez que a qualificação e as atualizações são muito demandadas entre os profissionais de saúde, e geram custos recorrentes. 

Frente a esses desafios, é evidente que o controle financeiro da clínica deve ser seguro, assertivo e eficaz. 

Sendo assim, é imprescindível adotar as melhores práticas para atuar nas frentes de análise, planejamento e controle de custos. 

Afinal, é a partir desse cuidado que as unidades de saúde podem garantir operações sustentáveis, bem como mitigar riscos e aproveitar oportunidades.

Para que isso seja possível, confira abaixo o que deve ser considerado para um bom controle financeiro de clínica.

5 requisitos fundamentais para um bom controle financeiro 

Geralmente, o entendimento sobre as demandas financeiras de um negócio passa por alguns requisitos. E isso não é diferente na área da Saúde!

Nesse sentido, os conceitos que mais merecem atenção incluem:

1. Fluxo de caixa

Um fluxo de caixa bem organizado, com as devidas previsões de entradas e saídas, é de suma importância para que o controle financeiro da clínica seja preciso.

A partir dele, é mais simples monitorar e compreender as transações do negócio, o que garante uma melhor tomada de decisão.

Muitas empresas utilizam o livro caixa, mas o ideal é modernizar o processo por meio de um software (que explico melhor ao longo do artigo).

2. Tributos

A saúde financeira de uma clínica também depende de uma boa gestão tributária, com o pagamento dos impostos em dia e o enquadramento mais adequado ao negócio. O objetivo é evitar multas, juros e penalidades.

Para isso, o ideal é contar com o apoio de um bom contador, que saberá orientar sobre as contribuições necessárias para a unidade, se é mais vantajoso enquadrar a tributação como pessoa física ou jurídica, quais são os prazos de regularização, e assim por diante.

3. Pró-labore

O controle financeiro da clínica precisa considerar o pró-labore dos profissionais, que consiste no valor estipulado para a remuneração dos proprietários e sócios administradores da empresa.

Além de ser uma importante previsão do fluxo de caixa, ele também está relacionado às obrigações tributárias, com tipos específicos, recolhimento de INSS, imposto de renda etc.

4. Rendimentos e despesas

Como citei no primeiro item, o fluxo de caixa precisa considerar as entradas e saídas. Contudo, talvez nem todos os rendimentos e despesas estejam inseridos nessa rotina.

Nesse sentido, os gastos são os mais esquecidos, pois podem ser fixos e variáveis. Ou seja, isso vai além de registrar as contas de água, luz e internet, compras de insumos e pagamentos.

Sendo assim, não se esqueça de incluir investimentos eventuais em melhorias, aquisições pontuais e outros casos semelhantes.

5. Custo da hora

Ainda em relação aos custos, uma boa maneira de se planejar com eficácia e preservar a saúde financeira é considerar o custo da hora dos seus serviços durante o controle financeiro da clínica.

Para obtê-lo, basta dividir as despesas fixas pelo total de horas de atendimento, obtendo uma média do quanto é investido para que a unidade funcione adequadamente.

Como obter um bom controle financeiro da clínica? 

Geralmente, um bom controle financeiro de clínica depende de ações e cuidados especiais.

Por mais que toda empresa possua suas particularidades, essas sugestões servem como um excelente ponto de partida para que você mantenha as contas em dia e otimize seu desempenho monetário. São elas:

Defina todas as suas finanças

O primeiro passo é mapear toda a realidade financeira da clínica, a fim de obter um entendimento completo sobre sua situação atual e principais necessidades.

Para isso, liste e monitore todos os investimentos, custos variáveis e fixos, recebimentos pendentes e outros dados semelhantes.

Jamais misture contas pessoais com as da empresa

Lembra quando citei o pró-labore? Ele serve justamente para impedir que as finanças da clínica se misturem com as dos médicos ou gestores proprietários do negócio.

Usar os rendimentos da empresa para pagar as contas pessoais, ou vice-versa, contribui para mascarar a real situação monetária em que a unidade se encontra.

Para você ter uma ideia, mais de 50% dos empreendedores misturam o caixa de suas empresas com as finanças pessoais. 

Além de dificultar a gestão, isso ainda impossibilita o correto direcionamento de recursos, pois o dinheiro retirado poderia servir para uma conta ou um investimento, por exemplo.

Organize as contas

Na sua planilha ou no seu sistema de gestão, garanta que todas as contas a pagar e a receber estejam listadas e organizadas da maneira correta.

Dessa maneira, é possível ter mais previsibilidade sobre os recebimentos e cobrar eventuais atrasos.

Além disso, é imprescindível que nenhuma conta fique pendente, pois os pagamentos em dia evitam multas e problemas maiores. 

Planeje-se

Com o fluxo de caixa em dia, as finanças mapeadas, as contas delimitadas e as pendências de entradas e saídas organizadas, é possível ter uma melhor capacidade de planejamento.

Nesse sentido, vale mencionar que qualquer decisão financeira deve ser muito bem pensada.

Isso significa não realizar investimentos maiores do que a previsão de recebimentos, nem assumir compromissos que não correspondam à sua realidade financeira. 

Qualifique-se e à sua equipe

O controle financeiro da clínica pode ser complexo e envolver demandas organizacionais de difícil compreensão.

Mesmo que você tenha profissionais dedicados apenas a esse controle, ou ainda que o terceirize, é importante compreender suas finanças atuais.

Sendo assim, não deixe de fazer cursos e treinamentos na área, a fim de familiarizar-se com os conceitos que envolvem uma boa administração monetária.

Além disso, tenha em mente que a qualificação da sua equipe é um investimento.

Isso significa ter um setor financeiro bem preparado. Ou seja, contar com funcionários aptos a lidar com a tecnologia na sua gestão financeira.

Tenha uma reserva de emergência

Afinal, todo negócio está sujeito a imprevistos e crises. Sendo assim, é fundamental estar preparado para arcar com esses momentos de necessidade para que eles não sejam sinônimos de grandes dificuldades ou falência.

Isso porque adversidades inesperadas podem ir desde a falha de um equipamento com custos elevadíssimos de manutenção, até colapsos econômicos. 

Portanto, com uma boa reserva, é possível ter mais tranquilidade para gerir a unidade e evitar que todo o trabalho seja comprometido por situações imprevistas. 

Não abra mão da tecnologia

Frente às demandas e ao dinamismo do mercado atual, é impossível deixar de lado as ferramentas e possibilidades proporcionadas pela tecnologia.

O uso de um bom software médico deixou de ser um diferencial para as clínicas, tornando-se uma necessidade para os negócios que desejam ter destaque na área.

Por meio de sistemas financeiros eficientes, todas as questões monetárias da unidade são centralizadas e se tornam mais ágeis.

Com isso, é possível ter um controle mais claro e intuitivo sobre suas demandas, obter relatórios de desempenho para apoiar as decisões e facilitar os trabalhos da sua equipe.

Além de ampliar a produtividade dos profissionais ligados à gestão financeira, esse tipo de software ainda automatiza as suas rotinas.

Isso inclui desde a elaboração do fluxo de caixa a partir do cadastro das entradas e saídas, até a organização das contas a pagar e a receber.

Todas essas funcionalidades são garantidas por meio de tecnologias de automação, que realizam sozinhas funções trabalhosas, repetitivas e burocráticas.

Dessa maneira, médicos e gestores podem ter mais tempo para lidar com questões importantes da clínica. Além de toda a tranquilidade de saber que o gerenciamento das finanças está em dia.

Quais são as vantagens de um controle financeiro automatizado? 

Se considerarmos os meios antigos para o controle financeiro de uma clínica, todos os registros e cálculos eram feitos em papel.

Isso demandava tempo, esforço e ainda era sujeito a erros. Como se não bastasse, a documentação se perdia e demandava grande espaço de armazenamento.

Por meio da automatização, tudo fica integrado em um só sistema digital, que registra as operações, notifica demandas e realiza diversas tarefas online. 

Com isso, tudo se torna menos dispendioso, gerando economias significativas para todos os profissionais envolvidos.

Além de aumentar a disponibilidade para atendimentos, esse tipo de tecnologia evita erros que geram prejuízos ou retrabalhos.

Inclusive, a tranquilidade também é garantida em relação à manutenção dos registros, pois tudo fica armazenado em nuvem e não corre o risco de ser perdido.

Por fim, ainda há a questão da infraestrutura, em que não é necessário ocupar espaço físico para armazenar a documentação, e nem tempo para pesquisar dados.

Tudo pode ser feito em poucos cliques, por meio de um sistema eficiente e integrado às demais tecnologias operacionais da empresa.

Afinal, como migrar o controle financeiro da clínica para o digital?

Atualmente, o mercado conta com uma ampla oferta de sistemas, e é importante saber elencar qual melhor atende às suas necessidades.

Além disso, é fundamental optar por fornecedores de confiança, com boas avaliações de outros clientes e que ofereçam assistência completa de implementação, atualização e resolução de eventuais problemas.

Nesse sentido, minha recomendação é apostar em uma plataforma de Telemedicina, que integra as demandas financeiras a ferramentas que aprimoram a atuação médica.

Isso porque ela oferece tudo o que a clínica precisa em um só lugar, desde o controle monetário até recursos de agenda, gestão, teleconsultas, emissão de prontuários, armazenamento de documentos e muito mais.

Dito isso, assim que você escolher a sua solução, o processo de migração pode ser um pouco trabalhoso. Porém, as facilidades garantidas a partir disso irão valer a pena.

Afinal, todos os seus registros e dados financeiros deverão ser inseridos no sistema, mas isso pode ser acelerado com uma força-tarefa da sua equipe no momento de adequação.

A partir disso, basta utilizar o software normalmente no dia a dia da unidade, inserindo e controlando as entradas e saídas, emitindo relatórios, recebendo avisos de pagamento e por aí vai.

Sobre a Telemedicina Morsch

Desde 2005, a Telemedicina Morsch emprega o que há de melhor em termos de tecnologia e inovação para impulsionar os resultados das unidades de saúde.

Além de oferecer ferramentas completas para o controle financeiro de clínicas, nossa plataforma ainda disponibiliza funcionalidades que aprimoram toda a gestão de empresas e facilitam as rotinas profissionais.

Na medicina à distância, nossas principais frentes estão nos telediagnósticos, telelaudos, prontuários eletrônicos em nuvem, teleconsultas e telemonitoramentos. 

Contudo, nossas facilidades vão além, e incluem recursos de integração de agenda (com marcações online, avisos automáticos e links para reagendamento), emissão de relatórios e estatísticas gerenciais, armazenamento em nuvem, criptografia e sólidos protocolos de segurança, além de um marketplace médico completo.

Mais que uma solução viável, nossa adesão é simplificada, praticamente imediata e ainda conta com o apoio total de nossos especialistas. 

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Conclusão

O controle financeiro de clínicas é imprescindível para a manutenção e o sucesso dos negócios do segmento, mas pode ser desafiador.

Isso porque a área da Saúde tem características muito próprias, por vezes imprevisíveis e que demandam uma excelente capacidade de gestão.

Contudo, com planejamento, controle e apoio de boas tecnologias de automação, é possível ter mais tranquilidade quanto às finanças. E além disso, obter um grau maior de produtividade e lucratividade para a empresa, explorando ao máximo suas oportunidades.

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