Otimize a gestão de pacientes e conquiste mais agendamentos

A gestão de pacientes é um cuidado indispensável para a qualidade do atendimento fornecido em qualquer clínica, consultório ou hospital.

O conceito está diretamente ligado aos padrões com que os pacientes serão recebidos e encaminhados, desde sua entrada até o fim do tratamento em questão.

Isso quer dizer que o gerenciamento de fluxo de pacientes envolve todos os aspectos ligados à jornada do paciente nos centros de atendimento.

Ele demanda atenção aos recursos disponíveis em termos de infraestrutura, aos sistemas de gestão para melhorar a organização e à qualidade dos próprios cuidados médicos.

Entre as principais causas de ineficiência no fluxo de pacientes, destacam-se:

• Falhas na sincronia de recursos;
• Inadequação nos processos de comunicação;
• Procedimentos internos ineficientes.

A gestão de pacientes confere mais eficiência e fluidez aos processos, melhora a qualidade dos atendimentos e a satisfação dos clientes.

Além disso, possibilita que uma maior demanda seja atendida sem que isso gere filas, atrasos e insatisfações.

A seguir, entenda a importância de um bom fluxo de pacientes, os princípios fundamentais de sua gestão e as melhores práticas para você adotar na área!

Por que a gestão de pacientes vale a pena?

Com o crescimento populacional e a democratização do acesso à saúde, a busca por atendimentos em hospitais, clínicas e consultórios tem se tornado cada vez maior.

Por mais que o aumento da procura seja positivo para os postos de atendimento, ele também pode gerar dificuldades para a prestação de um atendimento humanizado.

Isso acontece, pois quanto mais pessoas precisam ser atendidas, maiores são os investimentos necessários em termos de gestão e infraestrutura.

Felizmente, é possível aprimorar o atendimento das demandas e sanar esse tipo de problemas por meio de uma boa gestão de pacientes.

Com ela, é possível encaminhar os indivíduos pelos caminhos mais rápidos em sua jornada médica e otimizar a resolução de seus quadros clínicos.

Além disso, o gerenciamento de fluxo de pacientes garante uma atuação mais coordenada entre os profissionais, o que aumenta a segurança e os índices de sucesso das intervenções.

Com o fluxo de pacientes bem definido, é possível traçar estratégias para que os recursos disponíveis sejam utilizados da melhor maneira possível em cada admissão.

Dessa maneira, é possível evitar problemas comuns de postos de atendimento mal organizados, como atrasos, superlotação ou até mesmo encaminhamentos equivocados.

Com a gestão de pacientes, todos os profissionais têm clareza sobre o andamento dos tratamentos e amplo acesso às suas informações mais importantes.

Assim, todos saberão precisamente quais cuidados e parâmetros precisam ser adotados para que a experiência dos pacientes seja a melhor possível!

Princípios fundamentais para o gerenciamento de pacientes

Para que a gestão de pacientes seja realmente eficiente, a administração médica precisa guiar-se a partir de 5 princípios fundamentais. 

São eles:

1. Romper silos do sistema;
2. Gerenciamento estatístico baseado em evidências;
3. Atuação sistêmica;
4. Revisão de processos e requisitos de conformidade;
5. Controle de variabilidade.

Em poucas palavras, o gerenciamento de fluxo de pacientes visa a integração dos especialistas de saúde, para que atuem conectados com o todo.

Isso é possível graças a uma gestão estratégica, que se baseia em evidências sobre os padrões de atendimento para fornecer os melhores meios de aprimorá-lo.

Dessa maneira, a atuação se torna sistêmica, com controle sobre possíveis variáveis e aprimoramentos contínuos, para que a experiência dos pacientes seja moldada a fim de garantir os melhores resultados possíveis!

Agora que você já sabe a importância e as vantagens da gestão de pacientes, no próximo item, confira as melhores práticas para aprimorá-la no seu consultório, clínica ou mesmo hospital.

Como garantir as melhores práticas no gerenciamento de fluxo de pacientes?

Para que você consiga aprimorar o seu gerenciamento de fluxo de pacientes, alguns cuidados são fundamentais.

Confira os principais deles e como operacionalizá-los para garantir o melhor padrão possível de atendimentos para o seu público.

Considere a sazonalidade para a gestão de pacientes

Entender os padrões de procura e a sazonalidade é indispensável para o gerenciamento de qualquer organização, e na área da saúde não é diferente.

Nas clínicas e hospitais, esse aspecto é ainda mais importante. Isso porque a estrutura deve ser capaz de fornecer a mesma qualidade de atendimento tanto em períodos de procura alta quanto baixa.

Assim, as mudanças devem ser observadas sob perspectivas amplas, como a sazonalidade entre os meses do ano. E também as menores, como procuras no período da noite ou da manhã, por exemplo.

Com isso em mente, procure organizar sua gestão de pacientes com base nos padrões de procura do seu estabelecimento.

Para isso, identifique os aspectos que influenciam sua sazonalidade, como períodos com maior incidência de doenças, como dengue e gripe.

As características regionais do local em que você atua também têm influência direta sobre esse aspecto. Isso porque algumas localidades são mais sujeitas a surtos de determinadas patologias do que outras.

Identifique também os períodos de baixa nas procuras, como as férias de final de ano ou feriados em que grande parte do público viaja para outras cidades.

Ao compreender essas variações, você estará melhor preparado para adequar seu fluxo de pacientes e garantirá mais qualidade em seus atendimentos.

Além disso, o planejamento será mais preciso e permitirá que os recursos ideais sejam direcionados quando a procura for maior ou menor!

Otimize o uso do tempo disponível

Quando tratamos sobre a otimização do tempo no fluxo de pacientes, isso significa que as pessoas devem passar o menor período possível dentro da sua clínica ou hospital.

Porém, isso não significa aumentar a velocidade das consultas. Afinal, comprometeria significativamente sua qualidade e o sucesso dos tratamentos.

O foco da gestão de pacientes deve ser na redução de processos burocráticos e do tempo gasto nas salas de espera.

Isso significa ter uma abordagem rápida e descomplicada desde a chegada do indivíduo, até a triagem e seu momento de liberação.

Para garantir uma organização otimizada, é preciso que toda a sua equipe seja treinada e suas agendas sejam automatizadas para reduzir o tempo dos atendimentos.

Recursos tecnológicos são indispensáveis nesse sentido, como receituários e prontuários eletrônicos, além de recursos presentes em marketplaces médicos.

Identifique e reduza falhas no atendimento

Como em qualquer atividade humana, os processos que envolvem atendimentos médicos também estão sujeitos a erros e falhas.

Por mais que, em muitos casos, eles sejam imprevisíveis, você precisa atuar para diminuir ao máximo sua incidência.

Isso porque eventuais equívocos podem comprometer o sucesso dos tratamentos ou mesmo gerar riscos para os pacientes.

Como se não bastasse, esse tipo de situação ainda afeta o fluxo de pacientes, gerando atrasos nas demais consultas ou gargalos que comprometem as intervenções.

Com isso em mente, procure criar mecanismos de controle e treine sua equipe para que tenha máximo cuidado e atenção desde a admissão até a liberação dos pacientes.

Muitos pensam que dedicar-se minuciosamente à prevenção de falhas e ao controle dos processos pode representar perda de tempo.

A verdade, porém, é que isso aumenta significativamente a eficiência dos seus procedimentos, o que resulta em economia de tempo com correções de eventuais falhas!

Conte com um marketplace médico

Para uma gestão de pacientes mais eficiente e assertiva, a tecnologia tem ocupado um papel cada vez mais importante dentro dos centros de atendimento.

Por meio de boas soluções de gestão em saúde, é possível ter acesso aos dados dos pacientes, controlar a agenda de maneira integrada, gerenciar a parte financeira, entre outras funções indispensáveis.

Ao acelerar, facilitar e até automatizar processos, sistemas de marketplace médico tornam as atividades cotidianas muito mais fluidas e eficientes.

Isso melhora muito o controle do fluxo de pacientes, a produtividade e a qualidade dos atendimentos prestados e, consequentemente, a satisfação do público.  

Com softwares adequados, também é possível analisar informações e obter relatórios intuitivos, que auxiliam a tomada de decisão.

Dessa maneira, mais que ampliar a qualidade do que a clínica ou hospital oferece, esse tipo de recurso também é importante para detectar problemas ou pontos passíveis de melhorias, garantindo um nível contínuo e crescente de excelência.

Qual o papel da tecnologia na gestão de pacientes?

Como mencionamos anteriormente, a tecnologia é cada vez mais indispensável no segmento médico, inclusive no gerenciamento de fluxo de pacientes.

Por meio de boas soluções de atendimento, é possível monitorar e controlar todos os indivíduos que precisam de atenção médica, desde a entrada, até a alta na clínica ou hospital.

O grande benefício de aprimorar o fluxo de pacientes é garantir que os indivíduos estejam no centro das ações, de forma que toda a organização seja voltada para garantir o melhor grau possível de excelência durante seus atendimentos.

Para viabilizar uma gestão de pacientes mais efetiva, a tecnologia oferece possibilidades como:

Gestão de internados

Antigamente, a liberação de leitos e a movimentação de pacientes era controlada por formulários manuais e comunicada via telefone.

Isso era demorado, gerava falhas e impossibilitava uma previsão correta sobre a liberação de novos espaços.

Ao analisar os padrões de internamentos, a tecnologia é capaz de prever o tempo médio que os pacientes receberão alta.

Com recursos como a inteligência artificial, os dados são obtidos em tempo real e o período médio de internação é levantado de forma automática.

Dessa forma, é possível organizar melhor a distribuição dos leitos e disponibilizar o espaço físico adequadamente conforme existir a necessidade de receber novos pacientes.

Gestão do tempo

O tempo é um dos bens mais valiosos na área da saúde. Afinal, certos atrasos podem ter influência direta sobre o sucesso dos tratamentos ou mesmo ser decisivos em casos de vida ou morte.

Como citamos anteriormente, a gestão de pacientes deve garantir que as esperas sejam as menores possíveis, desde o recebimento e triagem dos indivíduos, até o encaminhamento ou alta.

Ao desburocratizar processos e automatizar certas funções repetitivas, como o preenchimento e a identificação de fichas, a tecnologia também é imprescindível nesse sentido.

Com recursos como o prontuário eletrônico, é possível integrar todas as informações dos pacientes em uma única plataforma.

O resultado é um acesso mais simples e rápido de dados sobre o histórico clínico dos indivíduos e a aceleração de todas as etapas de atendimento, sempre sem comprometer sua qualidade.

Gestão administrativa

Durante o gerenciamento de fluxo de pacientes, diversos aspectos de natureza administrativa devem ser considerados.

Eles incluem fatores que têm influência direta ou indireta sobre a gestão de pacientes, como:

• Estoque e a disponibilidade de medicamentos;
• Recursos físicos disponíveis;
• Quadros de horários dos especialistas;
• Saúde financeira.

Por meio de bons sistemas médicos, é possível simplificar o controle de todos esses pontos e até automatizar processos que antes eram feitos em planilhas de papel.

Dessa maneira, toda a administração é otimizada e acelerada, graças à diminuição de erros e à facilitação dos procedimentos ligados à gestão de pacientes.

Agendamento médico

Por fim, a tecnologia na gestão de pacientes é importante para facilitar e conferir mais assertividade nos agendamentos.

Para exemplificar a questão, imagine como é feita a organização de cirurgias dentro de um hospital.

Algumas delas precisam ser feitas em caráter emergencial, enquanto outras são eletivas e podem ser marcadas com antecedência.  

Na primeira situação, entre outras demandas, é preciso certificar-se de que existam leitos disponíveis. Já na segunda, é preciso evitar que a burocracia faça com que os pacientes adiem o procedimento.

Por meio de boas plataformas, é possível integrar as informações dos pacientes para que todos os interessados estejam cientes de suas demandas.

Assim, o controle da disponibilidade de leitos é facilitado, por exemplo, assim como processos burocráticos são feitos de forma automática.

Isso significa que, caso uma cirurgia eletiva precise ser autorizada, os dados já são disponibilizados diretamente para o plano de saúde ou para os próprios pacientes interessados, por exemplo.

Com facilidades como essa, os controles de agendamento são melhorados e se tornam menos passíveis de inconformidades, assim como todo o gerenciamento é otimizado!  

Conclusão

Neste conteúdo vimos porque vale a pena realizar uma gestão de pacientes e quais são seus princípios fundamentais.

Além disso, abordamos as melhores práticas para a sua realização e o papel da tecnologia nessa área.

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