Gestão de pacientes: o que é, benefícios e como colocar em prática

A gestão de pacientes oferece um cuidado indispensável para a qualidade do atendimento em qualquer clínica, consultório ou hospital.

Ele demanda atenção aos recursos disponíveis em termos de infraestrutura, aos sistemas de gestão para melhorar a organização e à qualidade dos cuidados médicos.

Nesse cenário, o gerenciamento adequado confere mais eficiência e fluidez aos processos, melhora a qualidade dos atendimentos e a satisfação dos pacientes.

Além disso, possibilita que uma maior demanda seja atendida sem que isso gere filas, atrasos e reclamações.

Neste texto, você vai entender a importância de um bom fluxo de pacientes e conferir dicas práticas para otimizar esse processo, com destaque para a aplicação de tecnologias como a telemedicina.

O que é gestão de pacientes?

Gestão de pacientes é o processo de organizar e coordenar o atendimento médico, desde o agendamento de consultas até o monitoramento do tratamento, visando garantir eficiência, continuidade e qualidade nos cuidados de saúde, melhorando a experiência do paciente e os resultados clínicos.

Ou seja, inclui todas as medidas administrativas voltadas ao planejamento, organização e controle do fluxo dos clientes dentro de um estabelecimento de saúde.

O conceito está diretamente ligado aos padrões com que os pacientes serão recebidos e encaminhados, desde sua entrada até o fim do tratamento.

Isso significa que o gerenciamento de fluxo de pacientes envolve todos os aspectos ligados à jornada do paciente nos centros de atendimento.

A seguir, comento mais sobre a sua importância.

Qual a importância da gestão de pacientes?

Com o crescimento populacional e a democratização do acesso à saúde, a busca por atendimento em hospitais, clínicas e consultórios tem se tornado cada vez maior.

Por mais que o aumento da procura seja positivo para os estabelecimentos, ele também pode gerar dificuldades para a prestação de um atendimento humanizado.

Isso acontece porque, quanto mais pessoas precisam ser atendidas, maiores são os investimentos necessários em termos de gestão e infraestrutura.

Felizmente, é possível aprimorar o atendimento das demandas e sanar esse tipo de problemas por meio de uma boa gestão de pacientes.

Com ela, é possível encaminhar os indivíduos pela trajetória mais rápida e eficaz em sua jornada, e otimizar a resolução do quadro clínico.

Além disso, o gerenciamento de fluxo de pacientes garante uma atuação mais coordenada entre os profissionais, o que aumenta a segurança do paciente e os índices de sucesso das intervenções.

Com o fluxo de pacientes bem definido, é possível traçar estratégias para que os recursos disponíveis sejam utilizados da melhor maneira possível em cada admissão.

Dessa maneira, é possível evitar problemas comuns de postos de atendimento mal organizados, como atrasos, superlotação de hospitais ou até mesmo encaminhamentos equivocados.

A partir de uma gestão de pacientes adequada, todos os profissionais têm clareza sobre o andamento dos tratamentos e amplo acesso às suas informações mais importantes.

Assim, todos saberão precisamente quais cuidados e parâmetros precisam ser adotados para que a experiência do paciente seja a melhor possível!

Benefícios da gestão de pacientes em clínicas e hospitais

Investir em ações de gestão da jornada do paciente agrega uma série de benefícios, sendo os mais expressivos:

• Maior controle de variáveis que interferem nas interações e, por consequência, na impressão dos clientes a respeito do serviço de saúde
• Aumento da satisfação dos pacientes
• Oportunidade de reduzir etapas e a complexidade do sistema, aprimorando a gestão em saúde
• Mais integração entre a equipe médica e demais profissionais atuantes no consultório, clínica ou hospital, o que resulta em aumento da qualidade dos serviços prestados
• Maior adesão a boas práticas como o protocolo de segurança do paciente
• Elevação de indicadores de desempenho como a produtividade, gerando mais lucros para o estabelecimento.

A seguir, conheça os princípios da gestão de pacientes na saúde.

Princípios fundamentais para o gerenciamento de pacientes

Para que a gestão de pacientes seja realmente eficiente, a administração médica precisa se guiar a partir de cinco princípios fundamentais. 

São eles:

1. Romper silos do sistema
2. Gerenciamento estatístico baseado em evidências
3. Atuação sistêmica
4. Revisão de processos e requisitos de conformidade
5. Controle de variabilidade.

Em poucas palavras, o gerenciamento de fluxo de pacientes visa a integração dos especialistas de saúde, para que atuem conectados com o todo.

Isso é possível graças a uma gestão e planejamento estratégico, que se baseia em evidências sobre os padrões de atendimento para fornecer os melhores meios de aprimorá-lo.

Dessa maneira, a atuação se torna sistêmica, com controle sobre possíveis variáveis e aprimoramento contínuo, para que a experiência dos pacientes seja moldada a fim de garantir os melhores resultados possíveis.

Agora que você já sabe a importância e as vantagens da gestão de pacientes, no próximo item, confira as melhores práticas para aprimorá-la no seu consultório, clínica ou mesmo hospital.

6 dicas para fazer a gestão de pacientes

Para que você consiga aprimorar o gerenciamento de pacientes, alguns cuidados são fundamentais.

Confira os principais e como operacionalizá-los para garantir o melhor padrão possível de atendimentos para o seu público.

1. Considere a sazonalidade

Entender os padrões de procura e a sazonalidade é indispensável para o gerenciamento de qualquer organização, e na área da saúde não é diferente.

Nas clínicas e hospitais, esse aspecto é ainda mais importante, pois a estrutura deve ser capaz de fornecer a mesma qualidade de atendimento tanto em períodos de procura alta quanto baixa.

Assim, as mudanças devem ser observadas sob perspectivas amplas, como a sazonalidade entre os meses do ano. 

E também as menores, como procuras no período da noite ou da manhã, por exemplo.

Com isso em mente, procure organizar sua gestão de pacientes com base nos padrões de procura pelo seu estabelecimento.

Para isso, identifique os aspectos que influenciam sua sazonalidade, como períodos com maior incidência de doenças, como dengue e gripe.

As características regionais do local em que você atua têm influência direta sobre esse aspecto. 

Isso porque algumas localidades estão mais sujeitas a surtos de determinadas patologias do que outras.

Identifique também os períodos de baixa demanda, como as férias de final de ano ou feriados em que grande parte do público viaja para outras cidades.

Ao compreender essas variações, você estará mais bem preparado para adequar seu fluxo de pacientes e garantirá mais qualidade em seus atendimentos.

Além disso, o planejamento será preciso e permitirá que os recursos sejam direcionados conforme a necessidade.

2. Otimize o uso do tempo

Quando tratamos sobre a otimização do tempo no fluxo de pacientes, isso significa que as pessoas devem passar o menor período possível dentro da sua clínica ou hospital.

Porém, isso não significa aumentar a velocidade das consultas. Afinal, comprometeria significativamente sua qualidade e o sucesso dos tratamentos.

O foco da gestão de pacientes deve ser na redução de processos burocráticos e do tempo gasto nas salas de espera.

Significa ter uma abordagem rápida e descomplicada desde a chegada do indivíduo, até a triagem e seu momento de liberação.

Para garantir uma organização otimizada, é preciso que toda a sua equipe seja treinada e a agenda médica e demais agendas sejam automatizadas para reduzir o tempo dos atendimentos.

Nesse cenário, faz sentido contar com a ajuda de softwares médicos como o prontuário eletrônico, além de recursos presentes no marketplace médico.

3. Identifique e reduza falhas no atendimento

Como em qualquer atividade humana, os processos que envolvem atendimentos médicos também estão sujeitos a erros e falhas.

Por mais que, em muitos casos, eles sejam imprevisíveis, você precisa atuar para diminuir ao máximo sua incidência.

Isso porque eventuais equívocos podem comprometer o sucesso dos tratamentos ou mesmo gerar riscos para os pacientes.

Esse tipo de situação ainda afeta o fluxo de pacientes, gerando atrasos e gargalos que prejudicam o serviço prestado.

Com isso em mente, procure criar mecanismos de controle e treine sua equipe para que tenha máximo cuidado e atenção desde a admissão até a liberação dos pacientes.

Muitos pensam que dedicar-se minuciosamente à prevenção de falhas e ao controle dos processos pode representar perda de tempo.

A verdade, porém, é que isso aumenta significativamente a eficiência dos seus procedimentos, o que resulta em economia de tempo com correções de eventuais falhas.

4. Conte com um marketplace médico

Para uma gestão de pacientes mais eficiente, a tecnologia tem ocupado um papel cada vez mais importante dentro dos centros de atendimento.

Por meio de boas soluções de gestão, é possível ter acesso aos dados dos pacientes, controlar a agenda de maneira integrada, gerenciar as finanças, entre outras funções relevantes.

Ao acelerar, facilitar e automatizar processos, sistemas de marketplace médico tornam as atividades cotidianas muito mais fluidas e eficientes.

Isso melhora muito o controle do fluxo de pacientes, a produtividade e a qualidade dos atendimentos prestados e, consequentemente, a satisfação do público. 

Com softwares adequados, também é possível analisar informações e obter relatórios completos, que auxiliam na tomada de decisão.

Dessa maneira, o recurso se torna importante para detectar problemas ou oportunidades de melhoria, garantindo um nível contínuo e crescente de excelência.

5. Automatize tarefas burocráticas

O atendimento automatizado dá suporte para acabar com filas de espera desde as primeiras interações entre a instituição de saúde e o paciente.

Talvez o exemplo mais popular seja a marcação de consultas online, que dispensa deslocamentos ou o gasto de tempo ao telefone para agendar esse e outros tipos de assistência.

Mas a automatização pode estar presente em setores como a recepção da clínica médica, conferindo maior agilidade ao trabalho dos funcionários ao assumir tarefas burocráticas.

A atualização do prontuário digital, por exemplo, pode ser feita de maneira automática, sem precisar de lançamentos posteriores referentes aos mesmos dados.

Esse recurso está presente nos softwares de telemedicina em nuvem, que reproduzem as alterações lançadas pelo médico ou outro profissional em tempo real.

6. Monitore os resultados

Todo processo de gestão precisa de monitoramento contínuo, a fim de permitir correções e aperfeiçoamento.

Portanto, defina os KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Desempenho) e faça um acompanhamento efetivo, com reuniões periódicas para avaliação.

Taxa de conversão e ROI (retorno sobre investimento) são alguns exemplos de indicadores úteis a qualquer negócio, incluindo os que pertencem ao mercado de saúde.

A partir de sua análise, ficarão evidentes os pontos fortes e fracos da sua estratégia de captação de pacientes, por exemplo, permitindo a adaptação da rota sempre que necessário.

Qual o papel da tecnologia na gestão de pacientes?

Como mencionei anteriormente, a tecnologia é cada vez mais indispensável no segmento médico, inclusive no gerenciamento de fluxo de pacientes.

Por meio de boas soluções de atendimento, é possível monitorar e controlar as ações das pessoas que buscam atendimento médico, desde a entrada até a alta na clínica ou hospital.

O grande benefício de aprimorar o fluxo de pacientes é garantir que os pacientes estejam no centro das ações, de forma que toda a organização esteja voltada para garantir a excelência durante os atendimentos.

Para viabilizar uma gestão de pacientes mais efetiva, a tecnologia na saúde oferece possibilidades como:

Gestão de doentes internados

Antigamente, a liberação de leitos e a movimentação de pacientes era controlada por formulários manuais e comunicada via telefone.

Isso era demorado, gerava falhas e impossibilitava uma previsão correta sobre a liberação de novos espaços.

Ao analisar os padrões de internação, a tecnologia é capaz de prever o tempo médio em que os pacientes receberão alta.

Com recursos como a inteligência artificial, os dados são obtidos em tempo real e o período médio de internação é levantado de forma automática.

Dessa forma, é possível organizar melhor a distribuição dos leitos e disponibilizar o espaço físico adequadamente conforme existir a necessidade de receber novos pacientes.

Gestão do tempo

O tempo é um dos bens mais valiosos na área da saúde. 

Afinal, atrasos podem ter influência direta sobre o sucesso dos tratamentos ou mesmo ser decisivos em urgências e emergências.

A gestão de pacientes deve garantir o menor tempo de espera possível, desde o recebimento e triagem dos indivíduos, até o encaminhamento ou alta.

Ao desburocratizar processos e automatizar funções repetitivas, como o preenchimento e a identificação de fichas, a tecnologia colabora para economizar tempo.

Com recursos como o prontuário eletrônico, é possível integrar as informações dos pacientes em uma única plataforma.

O resultado é um acesso simples e rápido de dados do histórico do paciente e maior celeridade para as etapas de atendimento, sempre sem comprometer sua qualidade.

Gestão administrativa

Durante o gerenciamento de fluxo de pacientes, diversos aspectos de natureza administrativa devem ser considerados.

Eles incluem fatores que têm influência direta ou indireta sobre a gestão de pacientes, como:

• Gestão de estoque e a disponibilidade de medicamentos
• Recursos físicos disponíveis
• Quadros de horários dos especialistas, a exemplo da escala médica
• Saúde financeira, considerando elementos como o fluxo de caixa.

Por meio de bons sistemas médicos, é possível simplificar o controle de todos esses pontos e até automatizar processos que antes eram feitos em planilhas de papel.

Dessa maneira, toda a administração é otimizada e acelerada, graças à diminuição de erros e à facilitação dos procedimentos ligados à gestão de pacientes.

Agendamento médico

Por fim, a tecnologia na gestão de pacientes é importante para facilitar os agendamentos.

Para exemplificar a questão, imagine como é feita a organização de cirurgias dentro de um hospital.

Algumas delas precisam ser feitas em caráter emergencial, enquanto outras são eletivas e podem ser marcadas com antecedência. 

Na primeira situação, é preciso certificar-se de que existam leitos disponíveis. 

Já na segunda, é preciso evitar que a burocracia faça com que os pacientes adiem o procedimento.

Por meio de boas plataformas, é possível integrar as informações dos pacientes para que todos os interessados estejam cientes de suas demandas.

Assim, o controle da disponibilidade de leitos é facilitado. Os processos burocráticos também são feitos de forma automática.

Isso significa que, caso uma cirurgia eletiva precise ser autorizada, os dados já são disponibilizados diretamente para o plano de saúde ou para os próprios pacientes interessados, por exemplo.

Com facilidades como essa, os controles de agendamento são melhorados e se tornam menos passíveis de inconformidades.

Como a telemedicina pode ajudar na gestão de pacientes?

Citei algumas funcionalidades interessantes nos tópicos anteriores, viabilizadas pela plataforma de telemedicina.

Esse é um sistema hospedado na nuvem (local protegido da internet), que pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo conectado à web, mediante login e senha.

Softwares completos como a Telemedicina Morsch oferecem um ambiente virtual intuitivo, com diversos serviços disponíveis em poucos cliques, tais como:

• Teletriagem para o direcionamento dos pacientes com eficiência
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Conclusão

Investir na gestão de pacientes é um jeito inteligente de manter a agenda cheia, clientes e funcionários satisfeitos e resultados positivos para o seu negócio.

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