Prontuário eletrônico: o que é, como funciona, benefícios e como implementar

A adesão ao prontuário eletrônico é fruto da digitalização na área da saúde.

Não é novidade a importância que as tecnologias digitais têm sobre a otimização do gerenciamento e qualidade dos serviços das clínicas e hospitais.

Esse raciocínio se aplica a uma série de atividades, incluindo a atualização e guarda dos documentos do histórico do paciente.

Em 2022, 8 em cada 10 enfermeiros utilizaram os meios digitais para registrar informações do cliente.

Os números evidenciados pela pesquisa TIC Saúde 2022 revelam um crescimento expressivo na comparação com 2019, quando a tecnologia era empregada por 5 de cada 10 profissionais.

A tendência é que cada vez mais estabelecimentos de saúde adotem o prontuário digital em seu dia a dia, graças às vantagens que vou apresentar nas próximas linhas.

Além de mostrar as características do prontuário eletrônico, darei dicas para contratar o melhor sistema para dar agilidade às rotinas no seu consultório, clínica ou hospital.

O que é prontuário eletrônico?

Prontuário eletrônico é um sistema informatizado que permite registrar, armazenar e controlar as informações dos pacientes.

Trata-se de uma tecnologia que se consolidou nos últimos anos e segue em expansão no mercado, proporcionando benefícios tanto para médicos quanto outros profissionais de saúde e pacientes. 

Em um único sistema, todos os dados do histórico de saúde ficam integrados e podem ser facilmente acessados, tais como:

• Registros clínicos
• Resultados de exames
• Diagnósticos
• Tratamentos
• Prescrições médicas.

Nesse sentido, o prontuário eletrônico do paciente (PEP) tem como objetivo manter um registro atualizado para aprimorar os atendimentos, reduzindo erros, otimizando recursos, agilizando os serviços e aumentando a segurança das informações.

A assinatura digital dos arquivos armazenados no sistema garante a mesma conformidade legal dos documentos em papel, mas sem comprometer sua integração.

Novas informações podem ser incluídas e atualizadas automaticamente a cada procedimento, a fim de que as frentes de intervenção mantenham-se integradas 

Implantação do prontuário eletrônico do paciente no Brasil

Embora o uso do PEP tenha avançado mais nos últimos anos, a digitalização de prontuários é autorizada desde o final da década de 2000 no Brasil.

Foi a Resolução CFM 1.821/2007 que aprovou as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes.

Em seu Art. 3°, a norma resolvia:

“Autorizar o uso de sistemas informatizados para a  guarda e manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde, eliminando a obrigatoriedade  do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do  “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde”.

A legislação foi substituída pela Lei 13.787/2018, que estabeleceu o uso do padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para conferir maior segurança ao certificado digital (assinatura digital).

Conforme determina o Art. 4º:

“Os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados.

“Parágrafo único. Os documentos oriundos da digitalização de prontuários de pacientes serão controlados por meio de sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos, cujas características e requisitos serão especificados em regulamento.”

A norma atual ainda exige que o prontuário eletrônico tenha as mesmas informações do impresso, e lhe confere o mesmo valor probatório.

Qual a importância do prontuário eletrônico?

Mais que um simples compilado de documentos, o prontuário eletrônico é um software com diversas funcionalidades interessantes.

Começando pela possibilidade de busca e cruzamento de dados do histórico do paciente, o que contribui para qualificar a assistência em saúde.

Versões modernas ficam hospedadas na nuvem, um local seguro na internet, onde podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo conectado à rede, via login e senha.

Sem falar nos recursos adicionais como bulário online, prescrição eletrônica com QR Code e até módulos de suporte à gestão do consultório ou clínica. 

Tudo isso sob a proteção de mecanismos de autenticação e criptografia, de acordo com as exigências das autoridades de saúde.

Como funciona o prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico funciona por meio de um sistema que realiza a gestão das informações de saúde dos pacientes.

Como mencionei acima, as versões hospedadas na nuvem permitem amplo acesso por pessoas autorizadas, bastando que insiram login e senha na página inicial da ferramenta.

Uma vez logado, o profissional de saúde pode visualizar uma série de registros, incluindo dados pessoais, histórico de consultas, exames, laudos, prescrições e demais arquivos de cada paciente.

É possível observar os atendimentos por data ou utilizar a área de buscas para localizar a informação desejada.

Novos dados são acrescentados a cada atualização feita ao longo da jornada do paciente.

Eles ficam visíveis em tempo real no PEP, oferecendo suporte ao diagnóstico e cuidados prestados.

Como funciona a assinatura no prontuário eletrônico?

Adiantei, nos tópicos anteriores, que os arquivos do PEP são finalizados por meio da assinatura digital.

Esse é um certificado que conta com a garantia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), um órgão independente que atesta a autenticidade da assinatura.

Médicos, enfermeiros e demais profissionais de saúde devem atender a requisitos de segurança para completar seu cadastro junto à ICP-Brasil, que é verificado periodicamente.

Apenas o titular detém a chave que permite assinar os documentos do prontuário digital, que conta com a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita.

Quais as vantagens do prontuário eletrônico do paciente?

Optar pelo prontuário eletrônico oferece uma série de benefícios para pacientes, profissionais e estabelecimentos de saúde.

Discorro sobre os principais a seguir.

Economia

Ao eliminar o uso de papel e tinta para impressão, a instituição de saúde diminui custos.

Outro fator que possibilita a economia é a dispensa de espaço físico para arquivamento, uma vez que todos os documentos ficam salvos na nuvem, que tem espaço de armazenamento infinito.

Praticidade

Com dados atualizados de modo automático, os registros recentes são exibidos em tempo real para pessoas autorizadas.

Eles só precisam ser preenchidos uma vez, de um jeito simples e rápido.

O campo de buscas também poupa tempo dos profissionais de saúde, que digitam a palavra-chave e logo encontram o arquivo procurado.

Integração

O PEP pode ser sincronizado com outros softwares médicos para facilitar o dia a dia na clínica, consultório ou hospital.

Dessa maneira, os dados são compartilhados com a agenda eletrônica, plataforma de teleconsulta etc.

Segurança de dados

Mantendo as informações seguras por meio de protocolos como a criptografia, o prontuário digital impede o acesso por invasores.

Somente pessoas com o devido login e senha podem visualizar os registros.

Melhora da experiência do paciente

O sistema informatizado elimina a necessidade de repetições, o que torna a jornada do paciente mais fluida e rápida.

E, por consequência, aumenta a satisfação do paciente, favorecendo sua fidelização e indicações para conhecidos.

Como criar um prontuário eletrônico?

Para construir um prontuário eletrônico, é necessário contar com uma empresa especializada na criação de softwares.

Essa demanda por custar caro e exigir muito tempo, portanto, é mais indicado escolher entre as versões disponíveis no mercado.

Sistemas intuitivos como a Telemedicina Morsch pedem apenas uma infraestrutura básica para a implementação do PEP.

Dispondo de uma boa conexão de internet e um computador na recepção da clínica, já é possível aproveitar as vantagens do sistema.

Afinal, ele é acessível pela web, leve e fácil de utilizar.

Como acessar o prontuário eletrônico?

Portando login e senha, você pode acessar o prontuário a partir de um computador, notebook, tablet ou até um smartphone.

Após entrar no sistema, verá um menu com os recursos disponíveis na tela inicial, o que permite localizar a ferramenta desejada em instantes.

O compartilhamento dos arquivos pode ser feito fora do software, utilizando o e-mail ou aplicativos de mensagens.

Uso de papel x prontuário eletrônico do paciente

Uma vez que o PEP tem a mesma validade legal dos prontuários em papel, graças à assinatura via certificado digital, sua aplicação pode ser a mesma dos documentos “tradicionais”.

A grande diferença está no nível de otimização, segurança e praticidade que a ferramenta proporciona.

Em primeiro lugar, está a integração dos serviços, em que diferentes profissionais de uma mesma unidade, ou de unidades externas, podem acessar os dados evitando consultas e exames repetidos.

Por si só, isso já melhora a experiência dos pacientes, que passam a ter atendimentos ágeis, diagnósticos mais assertivos e pleno entendimento sobre suas condições.

Ainda há a possibilidade de que seja disponibilizado um login de acesso ao público. 

Esse login faz que cada um tenha maior participação em sua atenção à saúde e mais liberdade para levar suas informações aos profissionais que desejarem.

Ao organizar os prontuários digitais, as clínicas e hospitais também aprimoram sua capacidade gerencial, com maior acessibilidade dos dados em um nível elevado de segurança.

No caso dos prontuários em papel, o armazenamento físico fica sujeito à consulta de terceiros e ainda podem ser perdidos e extraviados.

Já o PEP está sempre disponível na internet, sendo salvo constantemente via backups automáticos e só pode ser consultado por quem tiver a devida chave de acesso.

Afinal, todos esses fatores reforçam a viabilidade do prontuário digital, que aprimora as rotinas de atendimento, melhora a capacidade gerencial e amplia a satisfação dos pacientes.

Desafios da implementação do prontuário eletrônico do paciente

Apesar de todos os benefícios proporcionados pela tecnologia, ainda existem alguns desafios na implantação do prontuário eletrônico do paciente.

Sobretudo, como qualquer inovação, as unidades que desejam adotar um sistema integrado de informações devem lidar com diferentes questões organizacionais e financeiras.

Logo, um prontuário médico informatizado exige infraestrutura tecnológica de ponta e esforços de qualificação para que todos os profissionais envolvidos o utilizem corretamente.

Apesar das dificuldades e investimentos iniciais, toda a adequação oferece garantia de viabilidade em curto e médio prazo.

Nesse sentido, podemos também citar o aumento da competitividade diante das clínicas ou hospitais que ainda não aderiram à transformação digital.

Todavia, outra barreira para o prontuário eletrônico do paciente pode ser sociocultural, em relação aos pacientes não familiarizados com a tecnologia.

Nesses casos, há um maior impedimento em relação à disponibilização do PEP para os mesmos, algo que pode ser facilmente resolvido.

Caso determinado segmento do público queira ter seu prontuário em mãos, mas não consiga fazer isso online, siga esses passos:

• Disponibilize uma cópia física do documento
• Conscientize o paciente sobre seu uso digital pelos médicos.

Por meio dessa adoção “híbrida” da ferramenta, você pode usufruir das vantagens do prontuário online internamente sem comprometer a satisfação dos pacientes.

Prontuário eletrônico do paciente x LGPD

Em relação à adequação às leis, o prontuário eletrônico exige atenção especial à nova LGPD.

Em vigor desde 2020, ela busca proteger o direito de liberdade e privacidade das pessoas durante a criação, armazenamento e transmissão de suas informações. 

Também engloba todo dado pessoal obtido em qualquer tipo de suporte, seja ele eletrônico ou em papel. 

Todo o material gerado durante um atendimento médico, seja via PEP ou prontuário tradicional, está submetido à nova legislação. 

Nesse contexto, os pacientes têm pleno direito de:

• Verificar as informações geradas sobre ele
• Acessá-las em qualquer momento
• Revogar seu consentimento de uso.

Portanto, toda unidade de saúde deve respeitar essas garantias, fornecendo os dados sempre que solicitados e protegendo-os de maneira adequada, já que qualquer vazamento compromete a privacidade dos indivíduos e gera penalidades.

Desde o início de agosto de 2021, as empresas que não respeitarem as previsões da LGPD podem sofrer multas de 2% de seu faturamento, chegando a R$ 50 milhões.

Além disso, há a possibilidade de suspensão do direito de uso dos dados do paciente, inviabilizando o funcionamento das clínicas e hospitais.

Dito isso, vale ressaltar a importância do prontuário eletrônico como a melhor alternativa para estabelecer os padrões de controle exigidos por lei.

Afinal, ele permite total acesso dos pacientes aos seus dados como: 

• Atualizações constantes
• Proteção contra vazamentos
• Controles contínuos de uso.

Para viabilizar esses benefícios e garantir plena adequação, é importante contratar um software de prontuário eletrônico já adequado à norma, dotado dos melhores protocolos de proteção interna, sistema de assinatura reconhecido pelo CFM e de meios seguros de acesso às informações coletadas.

Qual o melhor sistema de prontuário eletrônico?

O melhor PEP é aquele que tem bom custo benefício, atendendo à legislação e às necessidades do seu estabelecimento, sem comprometer o orçamento.

É importante conferir se ele possui registro no Conselho Regional de Medicina (CRM) da sua jurisdição, junto aos mecanismos de segurança para preservar o sigilo médico.

Outra dica é comparar as funcionalidades, priorizando os sistemas que vão além do básico (armazenamento, compilação e busca por dados).

Recomendo que você conheça o prontuário eletrônico da Morsch, que conta com recursos como:

• Módulos individuais das especialidades, como médicos, enfermagem, paramédicos
• Usabilidade para ter na tela todas as janelas na forma de abas
• Tabelas de medicamentos e fórmulas
• CID de todas as doenças em apenas um clique
• Assinatura eletrônica em todos os documentos
• Modelos de receitas digitais, pedidos de exames e atestados personalizáveis
• Comunicação dinâmica com a equipe e o paciente
• Integração com ambulatório, internação e exames
• Alertas para várias atividades, tanto de equipe quanto para o paciente
• Histórico de atendimento, com lista organizada de problemas
• Área para anexar todos os exames do paciente para controle evolutivo, incluindo vídeos, imagens e fotos
• Gerenciamento do estoque de sua clínica
• Prescrição digital com QR Code
• Ferramenta de teleconsulta com videoconferência integrada.

 

Migre para o digital com o prontuário eletrônico do paciente da Telemedicina Morsch

Desde 2005, a Telemedicina Morsch é referência em soluções de tecnologia na saúde, tanto para o gerenciamento de unidades de saúde quanto para a implementação da medicina remota.

Além de oferecer os melhores recursos para atendimentos a distância, trabalhamos com um software completo, capaz de otimizar todas as demandas da sua clínica ou hospital.

No caso dos prontuários online, as informações ficam todas armazenadas em nuvem, com possibilidade de acesso via qualquer dispositivo autorizado.

O armazenamento baseia-se em protocolos sólidos de segurança em nossa central, com uma documentação dotada de respaldo legal pelo CFM via assinatura digital.

Além de oferecer o melhor custo-benefício, ainda disponibilizamos assistência completa, com suporte técnico e científico em tempo real e treinamento contínuo para seus funcionários.

Se você está migrando para o digital, aproveite as condições especiais e utilize nosso prontuário eletrônico do paciente com um ano de gratuidade.

As ferramentas da Telemedicina Morsch são diversas e incluem agendamento online, emissão de relatórios gerenciais, recursos financeiros, serviços de telelaudos e muito mais.

Conheça todas as possibilidades de nossa plataforma e descubra como otimizar seus serviços com a solução que já beneficia mais de 2 mil clínicas em todo o Brasil!

Conclusão

O prontuário eletrônico está entre as soluções que mais se destacam diante das demandas atuais, com benefícios que vão desde a integração de dados clínicos até a garantia de mais transparência e menores falhas na assistência em saúde.

Se gostou de saber mais sobre esse software, compartilhe o conteúdo nas redes sociais!

Leia mais artigos sobre telemedicina e inovação que publico aqui no blog.