Como gerenciar o capital de giro em uma clínica médica?

Fazer uma boa gestão financeira é fundamental para manter as contas da sua clínica em dia e permitir que ela funcione e se desenvolva no mercado de forma saudável. Nesse contexto, existe um fator que você não pode deixar de considerar: o capital de giro.

Você já ouviu falar sobre ele? No post de hoje, separei as informações mais importantes sobre esse indicador de segurança. Continue a leitura e confira as minhas dicas de como calculá-lo para manter a saúde financeira da sua empresa sob controle.

Vamos lá?

O que é capital de giro?

Trata-se da quantidade de recursos financeiros necessários para o funcionamento do negócio. Ou seja, é o dinheiro que deve existir a cada mês para dar continuidade ao processos da clínica e evitar a sua falência.

Mas que recursos são esses? Eles incluem o dinheiro em caixa, o saldo na conta corrente, contas a receber, mercadorias e aplicações financeiras, os quais permitem que as operações “girem”. É o mínimo de dinheiro exigido para pagar as contas fixas, de modo que você continue firme no mercado.

Na verdade, o capital de giro é a diferença entre o dinheiro que a empresa tem em caixa e aquele que vai ser destinado a pagar dívidas, o que faz dele um ótimo indicador para ter maior controle das finanças e também da lucratividade da clínica.

Se você está montando o seu negócio ou o volume de pacientes não é tão alto para garantir um equilíbrio entre o dinheiro que entra e o que sai, é ainda mais importante ter um controle minucioso dos gastos para que você consiga se manter no mercado.

Por que esse indicador é tão importante em uma clínica?

Quando um consultório, uma clínica médica ou um hospital faz o controle do capital de giro, passa a contar com um importante indicador de desempenho e, consequentemente, usufrui das seguintes vantagens:

• maior conhecimento sobre os melhores momentos e os prazos que pode assumir para comprar insumos, o que evita atrasos nos pagamentos e nos recebimentos da empresa;
• possibilidade de pagar contas de prazo mais curto de forma simplificada, o que ajuda a manter o caixa sempre no positivo;
• disponibilidade dos recursos necessários para o desenvolvimento das tarefas operacionais nos mais diferentes cenários;
• mais chance de economizar dinheiro, o que favorece a ampliação da riqueza do negócio em longo prazo.

Um bom índice de segurança

O capital de giro é um excelente índice de segurança para o seu negócio. Afinal, ele torna a empresa preparada para enfrentar desafios e imprevistos que podem acontecer a qualquer momento, seja por crises na economia do país ou até mesmo na área da saúde.

Com esse fundo de reserva, você tem os recursos necessários para planejar e decidir os próximo passos para manter sua clínica ativa. Conhecer o capital de giro é a segurança de que as finanças estão dentro do planejado e que as necessidades do negócio serão supridas.

Se você está abrindo o seu negócio, é ainda mais importante ter total conhecimento e controle da realidade financeira dele, pois não é possível ter certeza de como será o retorno financeiro quando os valores começarem a girar.

Por isso, o capital de giro é considerado um bom índice de segurança. Ele é uma reserva financeira para bancar despesas fixas por certo período, até que uma maior entrada de valores seja capaz de cobrir todos os custos.

Como calcular o capital de giro?

Para descobrir qual é o capital de giro necessário para a sua clínica, o primeiro passo é separar todos os custos básicos e fixos, essenciais para o seu funcionamento.

Definido esse montante, é necessário definir qual valor de receita deve ser gerado para que todas as despesas sejam quitadas — o ponto de equilíbrio — para, depois, começar a pensar em lucro.

Nesse sentido, ter uma boa precificação dos serviços, como consultas, exames e procedimentos dos mais diversos tipos, como um laudo de espirometria à distância, é indispensável, devendo abranger os custos atrelados e uma faixa de lucro compatível com o planejado.

Precificados os serviços, a próxima etapa é separar todas as suas fontes de recebimento, que abrangem mais que o preço que você vai receber dos pacientes. Incluem também o saldo em caixa, a conta poupança da clínica, a venda de itens em estoque e o resgate de investimentos.

Com todos esses dados em mãos, para calcular o capital de giro, basta descontar todos os gastos do dinheiro pertencente à clínica. A fórmula é a seguinte:

Capital de Giro = Ativo Circulante – Passivo Circulante

O resultado será a quantidade de recursos disponíveis na clínica, de forma que ela continue girando e mantenha-se ativa.

O que é ativo circulante dentro do capital de giro?

O ativo circulante inclui todas as fontes de dinheiro que compõem o capital de giro. Ou seja, são os recursos gerados pela clínica como receita no final de cada mês, entre elas as contas a receber, o dinheiro em caixa, a conta-poupança, aplicações financeiras e materiais que, com uma boa gestão de estoque, podem ser vendidos e convertidos em dinheiro.

Em termos mais técnicos, o ativo circulante é o registro de todas as movimentações financeiras com maior grau de liquidez, as quais podem ser convertidas em dinheiro rapidamente.

O que é passivo circulante?

Ao contrário do ativo, o passivo circulante se refere a todos os pagamentos que devem ser feitas pela clínica. São as contas e as despesas que devem ser pagas todo mês, como fornecedores, salários, impostos, aluguel, luz, água, telefone, empréstimos e assim por diante. Em sua maioria, o passivo circulante é composto pelos custos fixos de um negócio.

Quanto devo ter de capital de giro?

Minha dica é estipular um período em que o capital de giro seja suficiente para garantir o pagamento das contas. Esse tempo não deve ser inferior a três meses, visto que períodos difíceis podem ser enfrentados, como o que estamos passando hoje com a Covid-19.

No entanto, saber o quanto você precisa ter de dinheiro no final de cada mês não é o único objetivo do cálculo do capital de giro. Essa informação é crucial para fazer o planejamento financeiro, reavaliar despesas e receitas, e avaliar a margem de segurança estabelecida para saber se ela ainda é compatível com o seu negócio.

Se você estiver guardando menos dinheiro que o necessário, poderá ter problemas no futuro.

Como gerenciar o capital de giro?

O capital de giro se relaciona de forma direta com a gestão financeira de uma clínica, visto que está associada a fatores como o estoque da empresa, o caixa e as contas a pagar e a receber.

Sabendo disso, o primeiro passo para fazer um gerenciamento de todas as fontes de receitas e despesas é o controle do fluxo de caixa.

Controle o fluxo de caixa ao usar o capital de giro

Ter um fluxo de caixa organizado e bem gerenciado é um dos itens básicos na gestão financeira de uma clínica, além de ser a melhor forma de manter o capital de giro atualizado.

Por meio dele, é possível emitir relatórios que contribuem para que você compreenda melhor o funcionamento da clínica, os procedimentos realizados e os custos e ganhos envolvidos.

Como vantagem a mais, o fluxo de caixa também permite que você tenha mais clareza sobre a lucratividade do negócio e ajuda a tomar as decisões certas para se estabelecer e crescer no mercado.

A partir desses dados, você consegue definir se o preço pago pelos materiais adquiridos com determinado fornecedor são vantajosos e se o convênio médico com quem você tem parceria tem gerado lucros ou não.

Registre todas as entradas e saídas

Não importa se o valor é alto ou baixo: registrar todas as entradas e saídas diárias de valores na sua clínica é fundamental para manter o seu fluxo de caixa atualizado e sob controle.

De acordo com a minha experiência, recomendo que você registre a movimentação na hora em que ela ocorrer. Assim, diminuem as chances de erros e perdas de informações.

Caso não seja possível fazer o registro no momento exato, guarde todos os comprovantes e as notas fiscais para consultar o valor e atualizar o caixa assim que for possível.

Com essa prática, você tem maior controle sobre os pagamentos e os recebimentos da clínica. Caso contrário, pode ocorrer uma quebra do fluxo de caixa, o que exigiria o uso do capital de giro.

Prefira fazer pagamentos à vista

Ao optar por esta forma de pagamento, a probabilidade de conseguir um preço mais em conta pelos produtos que você precisa são maiores. Isso ajuda a aumentar o estoque e diminuir os custos, o que eleva a lucratividade.

Contudo, isso não vale para todas as situações. Por exemplo, comprar grandes quantidades de um produto com o objetivo de obter ganho financeiro não compensa se você não faz uso dele com tanta frequência.

Nesse caso, você pode até ficar no prejuízo se o produto sair do prazo de validade e o negócio não conseguir aproveitá-lo em sua totalidade antes que isso aconteça.

Por isso, antes de tudo, é preciso entender a necessidade de uso dos materiais e ter a certeza de que o investimento à vista vai valer a pena.

Negocie prazos

Outra peça-chave no processo de controle do seu capital de giro é estabelecer os meios e as datas de pagamento e recebimento da clínica. Afinal, é o equilíbrio entre o dinheiro que entra e o que sai que garante a saúde do seu caixa.

Contabilize cada parcela dos gastos e dos recebimentos e faça experiências para observar os resultados no caixa. Inclusive, negociar prazos é uma ótima forma de otimizar o seu capital de giro.

Essa organização e esse conhecimento do fluxo de caixa ajudam a ver quando você está no negativo e permite tomar uma atitude para mudar a situação sem gastar as suas reservas.

Nunca gaste mais do que tem

Todo bom administrador de clínicas precisa aprender a trabalhar com o dinheiro que tem em caixa. Visto que gastar mais é um erro que não pode acontecer, tome muito cuidado com isso e só faça um investimento se você tiver dinheiro suficiente para esse gasto.

Conhecer o capital de giro da sua clínica é uma tarefa importante de gestão e é o que mantém a saúde financeira do seu negócio. Esse entendimento é o que protege você de imprevistos no futuro e orienta seus investimentos para obter sucesso.

Para que você cumpra essa tarefa com excelência, minha dica é se especializar em administração de negócios da saúde por meio de cursos e congressos, ou contar com um profissional já habilitado na área para cuidar de todos esses aspectos.

Outra dica importante é contar com um sistema de gestão integrado que automatiza todos os processos e gera relatórios financeiros precisos para sua clínica. Essa é uma boa forma de manter tudo sob controle.

Quais são os riscos de não gerenciar corretamente?

Ao longo deste post, você descobriu a importância de fazer o controle do seu capital de giro. Quando essa tarefa não é feita de forma adequada, seja por falta de planejamento, seja por controle ineficiente das finanças, isso pode deixar o seu negócio no vermelho.

Afinal, sem uma reserva financeira e com as dívidas aumentando, a necessidade de fazer um empréstimo com juros exorbitantes em algum momento se torna uma realidade cada vez mais próxima.

Ademais, você também pode acabar recorrendo à sua conta pessoal para manter a da clínica em dia, o que é outro erro de administração que pode levar você à falência.

Por isso, se a sua clínica tem apresentado um capital de giro negativo, esse é um sinal de que você deve tomar algumas atitudes para identificar o problema e encontrar uma solução, como reduzir gastos, negociar prazos e estabelecer uma data melhor para os pagamentos. Essa tarefa de gestão é crucial para salvar as suas finanças.

Conclusão

Neste post, expliquei o que é capital de giro e mostrei a importância desse indicador de segurança em um negócio da área da saúde.

Saber quais são os seus gastos e despesas e, assim, estabelecer um dinheiro reserva é a melhor estratégia para evitar imprevistos e permitir que investimentos sejam feitos no futuro. Sem esse controle, os riscos de sua clínica acabar no negativo são grandes, o que pode até mesmo fazer com que você entre em falência.

Por conta disso, não deixe de investir em planejamento financeiro e gerencie o seu capital de giro para proteger a sua clínica de cenários de incertezas e crises. Isso é essencial para o sucesso de seu negócio.

Muitas dúvidas sobre o tema? Aproveite que já está por aqui e aprofunde seus conhecimentos sobre gestão em saúde. Até mais!