Agendamento de consulta: como otimizar o processo em clínicas e hospitais

O agendamento de consulta é uma operação essencial para consultórios, clínicas e hospitais.

Além de sua importância para preencher a agenda médica, esse processo tem papel de destaque na experiência do paciente.

Muitas vezes, é ao marcar o atendimento que o cliente tem o primeiro contato com o serviço de saúde, o que impacta na construção de um relacionamento com a empresa.

Daí a necessidade de investir em tecnologias na saúde que simplificam o agendamento, como a telemedicina.

Ao longo deste artigo, explico mais sobre essa e outras possibilidades e trago dicas para otimizar a marcação de consulta no seu estabelecimento.

O que é agendamento de consulta?

Agendamento de consulta é o ato de reservar um horário para atendimento na agenda do profissional ou serviço de saúde.

Mais especificamente, esse atendimento se refere à assistência direta ao paciente, que pode ser realizada por médicos, enfermeiros, nutricionistas, psicólogos, fisioterapeutas e outros profissionais da área.

É a partir da marcação do atendimento que eles organizam sua rotina de trabalho, dedicando o período adequado para responder às demandas de saúde dos clientes.

Nesse cenário, é essencial que funcionários da recepção da clínica, secretárias ou o próprio profissional de saúde atentem ao intervalo necessário para cada consulta, evitando equívocos no agendamento.

Assim, ficará mais fácil oferecer um atendimento humanizado, começando pela atenção aos horários, diminuição de atrasos e espaço para esclarecer dúvidas.

A qualidade na assistência ajuda a manter a agenda sempre cheia e fidelizar pacientes, que ficarão satisfeitos com os serviços prestados.

Como fazer o agendamento de consulta?

Tradicionalmente, o agendamento de consulta é feito pessoalmente ou por telefone.

O contato presencial permite que os recepcionistas preencham a ficha do paciente e verifiquem quais datas e horários estão disponíveis de maneira imediata.

Nesse contexto, o cliente deve apenas apresentar um documento de identificação, confirmar as informações pessoais e quando será a próxima consulta.

No entanto, a marcação de atendimento presencialmente vem caindo em desuso, pois exige que o paciente compareça à unidade de saúde apenas para esse processo.

Atualmente, apenas os retornos de consulta médica são combinados desse modo, aproveitando a visita inicial do cliente para receber assistência médica ou de outro profissional.

O agendamento via central telefônica ou ligando diretamente para a clínica surgiu como alternativa para a marcação, e vem funcionando há décadas.

Isso porque ele dispensa a presença física para agendar uma consulta, que pode ser combinada pelo telefone.

Contudo, a rotina agitada e equipes enxutas dos serviços de saúde acabam levando à formação de filas de espera por atendimento.

Sem contar que, às vezes, o paciente é encaminhado a diferentes atendentes, sendo forçado a repetir seus dados até que a marcação seja concluída.

Outra dificuldade está no horário de agendamento, pois nem sempre o cliente consegue fazer ligações longas durante o horário comercial.

Foi para solucionar esses problemas que foram criados sistemas de marcação de consultas online, como explico a seguir.

Como funciona o agendamento de consulta online?

Esse formato permite que o paciente agende sua consulta diretamente na plataforma da clínica, sem intermédio de uma atendente ou call center, por exemplo.

Ao acessar o site, ele tem acesso à agenda disponível, podendo escolher o dia e hora mais adequados, de acordo com as suas necessidades.

No momento em que ele seleciona o horário, a informação é automaticamente encaminhada para a agenda online do médico, para que ele possa se organizar e otimizar seu dia.

Geralmente, o programa de agendamento de consulta online é uma das funcionalidades de um software de telemedicina em nuvem, pensado para simplificar a gestão de clínicas médicas.

A ferramenta permite realizar outras tarefas automatizadas, como gestão financeira e administrativa e emissão de relatórios, além de ser integrada ao prontuário eletrônico dos pacientes.

Um diferencial da plataforma de agendamento de consulta online é que as informações não ficam registradas no computador da clínica, mas sim na nuvem (local protegido da internet).

Isso facilita o compartilhamento do acesso entre médicos e demais funcionários, independentemente de onde eles estiverem.

O que é sistema de agendamento de consulta?

Sistema de agendamento de consulta é uma plataforma digital que viabiliza o agendamento do atendimento online.

Como mencionei acima, geralmente esse software corresponde a um sistema de telemedicina online.

Faz todo o sentido, pois a telemedicina é a área que conecta pacientes, médicos e outros profissionais de saúde de maneira prática e segura.

Plataformas hospedadas em nuvem são amplamente acessíveis de qualquer dispositivo com conexão à internet e, simultaneamente, inacessíveis para pessoas não autorizadas.

É o caso do sistema Morsch, que possui mecanismos de autenticação e criptografia para preservar o sigilo médico, impedindo que dados sensíveis cheguem às mãos erradas.

Já a equipe médica e outras pessoas autorizadas podem fazer o agendamento em instantes, visualizar resultados de exames online, documentos do histórico do paciente e muito mais.

Quais as vantagens do agendamento de consulta online?

Escolher o agendamento de consulta online agrega uma série de benefícios para os serviços e profissionais de saúde, além dos pacientes e cuidadores.

Listo alguns deles a seguir:

• Adequação à era da saúde digital: possibilitar que os clientes façam a marcação online das consultas é um jeito inteligente de adequar seus serviços à transformação digital na saúde. E ampliar o alcance da sua marca para atrair pacientes, já que 181,9 milhões de brasileiros (84% da população) usam a internet, conforme dados do Banco Mundial
• Marcação de consultas 24 horas por dia: o sistema funciona de forma ininterrupta, permitindo o agendamento a qualquer hora do dia ou da noite, mesmo aos finais de semana e feriados
• Praticidade no agendamento: o paciente marca a consulta em poucos cliques, sem ter de preencher muitas informações ou aguardar pelo retorno de um recepcionista
• Maior agilidade: a consulta é agendada com rapidez, sem que o cliente precise aguardar em filas
• Redução no índice de desistências: ao optar pela melhor data e horário, dificilmente a pessoa não comparecerá ao atendimento. Até porque o software de agendamento envia lembretes automaticamente para recordar o horário da consulta
• Automatização de tarefas: ao deixar a marcação a cargo de uma plataforma de telemedicina, funcionários da recepção e secretaria ganham tempo para se dedicar a atividades mais relevantes, como o acolhimento em saúde
• Diminuição de custos: além de valores menores para a conta de telefone, o agendamento online dispensa gastos de tempo e dinheiro com deslocamentos
• Prevenção de falhas: marcação dupla e outros equívocos são reduzidos utilizando um sistema online, pois ele bloqueia os horários selecionados de modo imediato.

E será que há desvantagens? Comento a seguir.

Quais as desvantagens do agendamento de consulta online?

Apesar de o agendamento de consulta online oferecer mais vantagens que desvantagens, é preciso conhecer os aspectos negativos que devem ser levados em consideração.

O primeiro deles é que essa modalidade é mais atraente para jovens, que são mais familiarizados com internet, aplicativos e tecnologias em geral.

Logo, se o público-alvo da clínica for idosos, o contato telefônico pode ter maior aceitabilidade.

Outro fator é que, geralmente, os sistemas de agendamento de consulta online são pagos.

Mesmo que com custo baixo e diluído ao longo do ano, não deixa de ser algo que deve ser avaliado dentro do planejamento financeiro.

Além disso, para que app para agendamento de consulta online funcione, é necessário possuir internet banda larga  – o que pode ser um empecilho em cidades que não possuem rede satisfatória ou oscilante.

Nesses casos, uma boa solução pode ser oferecer a modalidade de marcação online e também o por telefone, permitindo que a pessoa escolha a forma mais adequada.

Como funciona a consulta online?

A consulta online funciona através de videoconferência, usando recursos de áudio e imagem agregados à plataforma de telemedicina.

Na data e hora marcadas, médico e paciente clicam sobre o link de acesso à sala virtual onde a teleconsulta será realizada.

Se não estiverem logados no sistema, devem inserir seu login e senha para iniciar a anamnese médica.

Questões relativas à queixa principal, quando começou, intensidade dos sintomas e de que modo afetam a vida do paciente são abordadas.

Junto a relatos sobre comorbidades, alergias, cirurgias e tratamentos prévios, terapias em curso e comportamentos que influenciem na saúde.

Durante a conversa, o médico avalia a condição clínica do paciente, atentando a sinais de alterações na consciência, fala, capacidades físicas e mentais.

Além da técnica de inspeção, o profissional pode analisar imagens, exames anteriores e outros aspectos da história da doença atual para complementar a avaliação física.

Combinando as informações, o médico constrói uma hipótese diagnóstica e decide se há a necessidade de fazer a solicitação de exames complementares.

Se houver, ele emite o documento dentro da plataforma, bem como outros arquivos – receita digital, atestado, encaminhamentos, etc.

Caso contrário, ele finaliza a teleconsulta e envia os documentos por e-mail ou aplicativos de mensagens.

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Se está buscando pelo software de telemedicina ideal para o seu negócio, recomendo experimentar a Telemedicina Morsch.

Nosso sistema robusto fica hospedado na nuvem, oferecendo o armazenamento de dados com toda a segurança.

Eles podem ser consultados rapidamente pela sua equipe, enviados aos pacientes e colegas com agilidade e sem burocracia.

A plataforma funciona sem interrupções, possibilitando o agendamento de teleconsultas e atendimentos presenciais em poucos passos, além de dar acesso à:

• Teleconsulta com prontuário digital integrado
• Marketplace médico para aumentar sua base de pacientes
• Telediagnóstico para acelerar a emissão de laudos online
• Segunda opinião médica 
• Teleconsultoria na saúde
• Comodato de equipamentos médicos, que te permite usar aparelhos modernos sem custo adicional ao contratar pacotes de laudos à distância.

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Conclusão

Como mostrei ao longo deste texto, o agendamento de consulta pode ser feito de diversas formas, mas deve oferecer praticidade ao seu time e pacientes.

Por isso, cada vez mais serviços estão aderindo à marcação online de consultas, que dá mais comodidade e celeridade ao processo.

Conte com a plataforma Morsch para agregar essa facilidade à sua rotina!

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