Lean nas Emergências: entenda o que é e como funciona o projeto

O projeto Lean nas Emergências foi criado para sanar problemas no atendimento a essas ocorrências via SUS.

Demora no atendimento e superlotação de hospitais estão entre os desafios que levaram ao desenvolvimento dessa iniciativa pelo Ministério da Saúde.

A estratégia foca na utilização da filosofia Lean para trazer soluções às demandas de saúde, aprimorando processos e condutas para qualificar o atendimento ao paciente.

Apresento neste artigo as principais informações sobre o projeto, além de insights para uma gestão enxuta no seu estabelecimento de saúde.

Já adianto: uma dica é investir em tecnologias como a telemedicina para otimizar os serviços na clínica ou hospital.

O que é Lean nas Emergências?

Lean nas Emergências é um projeto idealizado para diminuir desperdícios e aumentar a qualidade da assistência oferecida pelo Sistema Único de Saúde.

Realizada através de parceria entre o Ministério da Saúde e o hospital Sírio-Libanês, além de outras instituições privadas como hospital Moinhos de Vento e Beneficência Portuguesa, a iniciativa contempla hospitais públicos e filantrópicos em diversas regiões do país.

A cooperação é viabilizada pelo Programa de Apoio ao Desenvolvimento Institucional do Sistema Único de Saúde (Proadi-SUS), que oferece isenção fiscal a hospitais filantrópicos de excelência.

Em contrapartida, o Proadi-SUS viabiliza a transferência, desenvolvimento e incorporação de novos conhecimentos e práticas em áreas estratégicas para o SUS – como os prontos-socorros e outros serviços de emergência.

Os estabelecimentos interessados em participar do projeto Lean nas Emergências devem se enquadrar nos critérios de elegibilidade e assumir o compromisso de implementar a metodologia enxuta (lean) no atendimento às ocorrências que exigem atendimento imediato.

Para avaliar os resultados, são empregados indicadores como:

• NEDOCS: permite medir o grau de superlotação do pronto-socorro e o decorrente risco para aos pacientes
• LOS: sigla em inglês para “Length of Stay”, ou seja, a duração da permanência do paciente no pronto socorro.

Apesar dos resultados expressivos, o projeto é relativamente recente, como explico a seguir.

Como surgiu o projeto Lean nas Emergências?

O projeto surgiu como ferramenta para superar desafios relativos à gestão no SUS.

Desde o início, foi dado destaque para o atendimento nas urgências e emergências.

De acordo com o site do Proadi-SUS:

“Uma análise realizada pelo World Bank Group (WBG) aponta que o Brasil poderia aumentar os resultados de saúde em 10% mantendo os gastos, ou poderia reduzir em 34% os seus gastos para atingir os resultados atuais. A baixa qualidade dos serviços de saúde e a necessidade de uma gestão mais efetiva dos recursos fizeram com que alguns métodos e ferramentas comumente adotados na manufatura fossem adaptados para a área de saúde. Dentre eles, destacam-se os princípios da produção enxuta, também conhecida como Lean Healthcare.  Na literatura, o processo que tem apresentado maior número de aplicações da metodologia é o de emergência, pois é considerado altamente ineficiente, apresentando problemas como superlotação, erros, giro ineficiente de leitos, atrasos, alto custo, baixa qualidade e risco elevado para o paciente”.

As ações tiveram início no triênio 2018-2020.

Foi quando 102 hospitais de 24 unidades federativas do país receberam capacitação por meio de treinamentos e consultorias, alcançando resultados como:

• Redução de 38% no índice de superlotação (Nedocs)
• Queda de 41% no tempo médio de permanência dos pacientes que entraram no serviço de urgência e demandaram internação
• Diminuição de 21% no tempo médio entre a chegada do paciente ao serviço e primeiro contato com a equipe médica.

Para dar continuidade a essa iniciativa de sucesso, o Lean nas Emergências foi estendido no triênio 2021-2023.

Tem como meta aumentar a capilaridade e manter os resultados obtidos no período anterior.

Quais os objetivos do projeto Lean nas Emergências?

O principal objetivo do projeto é aumentar a eficiência no atendimento às emergências realizado pelo SUS.

Para tanto, é preciso reverter o cenário de crise vivenciado por diversos estabelecimentos de saúde, que enfrentam:

• Serviços de urgência (pronto-socorro) sempre lotados
• Dificuldade de internação de pacientes
• Recusa de recebimento de ambulâncias
• Transporte fragmentado e desorganizado
• Ausência de atendimento especializado
• Atendimento e lotação nos serviços de urgência de pacientes de baixo risco.

A ideia é otimizar a gestão, permitindo a entrega de maior valor ao paciente usando menos recursos.

É nesse contexto que entra a filosofia Lean, que propõe tornar os serviços mais efetivos através da identificação e combate ao desperdício de materiais, tempo, etc.

Como funciona o Lean nas Emergências?

A iniciativa funciona com base em três frentes:

• Melhoria dos fluxos de trabalho nas emergências dos hospitais, gerando impacto positivo na jornada do paciente
• Desenvolvimento e implantação de um Plano de Capacidade Plena para combater a superlotação
• Acesso à plataforma Comunidade Lean nas Emergências, incentivando o compartilhamento de experiências e oferta de conteúdos adicionais de qualificação.

Discorro a seguir sobre os cinco passos para a implantação do Lean nas Emergências.

Acompanhe!

1. Diagnóstico

Nesta primeira etapa, os hospitais interessados são avaliados segundo os critérios de elegibilidade do projeto.

Devem, por exemplo, ter mais de 150 leitos, ser referência regional reconhecida e estar integrados à Rede de Urgência e Emergência e/ou Regulação.

Uma vez enquadrados nos critérios, as instituições passam por uma análise dos processos assistenciais e de apoio, a fim de verificar os pontos fortes e os que precisam ser trabalhados.

2. Capacitação

Simultaneamente ao diagnóstico, um grupo de profissionais é selecionado para receber treinamento sobre conceitos e ferramentas para aplicação da gestão enxuta nos hospitais.

Eles ficarão responsáveis pela implementação de melhorias e monitoramento das boas práticas dentro da instituição de saúde.

3. Ciclos de visitas

Após o encerramento do diagnóstico, é hora de avançar para o aprimoramento dos processos através das ferramentas da metodologia Lean.

Está aí o propósito de cada ciclo de visitas conduzido por uma dupla de consultores, composta por um médico e um especialista de processos.

Durante alguns meses, os profissionais promovem a capacitação in loco para as equipes, disseminando conhecimentos em gestão eficiente para melhorar os indicadores locais.

Os hospitais poderão permanecer vinculados ao projeto por mais 12 meses, sendo avaliados conforme os indicadores de desempenho estabelecidos.

4. Melhoria da comunicação

A comunicação efetiva tem grande importância na otimização das rotinas de gestão em saúde, portanto, essa área tem destaque na implementação de melhorias.

Durante e depois dos ciclos de visita, são realizados encontros diários de troca de informação e tomada de decisão (daily huddles), nos quais os colaboradores compartilham experiências e saberes.

5. Gestão de indicadores

Como mencionei acima, os resultados são monitorados por meio de indicadores de desempenho, permitindo a comparação com estágios anteriores e a percepção dos avanços após a adoção da metodologia Lean.

Para isso, gestores e profissionais interessados recebem treinamento voltado à estruturação de um método de gestão de processos orientado a indicadores.

O que é a Intervenção Lean nas Emergências?

A Intervenção Lean nas Emergências se refere ao trabalho realizado presencialmente nas unidades de saúde, ou seja, aos ciclos de visitas.

Os encontros ocorrem em intervalos de 15 dias, durante 4 a 6 meses para a implementação de melhorias.

A partir da orientação do médico e do especialista em processos, a equipe local aprende a visualizar seus processos, identificando gargalos e potenciais soluções.

Assim como expliquei nos tópicos anteriores, a intervenção costuma ser estendida por mais um ano, a fim de confirmar a continuidade das iniciativas e resultados após o período de consultoria e monitoramento.

Quem compõe a comunidade Lean nas Emergências?

Comunidade Lean nas emergências é o nome da plataforma digital interativa criada para ampliar o acesso aos conhecimentos compartilhados por especialistas, gestores e equipes dos hospitais participantes do projeto.

Para isso, o endereço virtual possui uma área aberta ao público, disponível no site oficial da iniciativa e que divulga os cases de sucesso, notícias, detalhes sobre o ciclo atual e os próximos.

A ideia é promover a conscientização e o emprego da metodologia Lean, permitindo que alcance instituições além daquelas atendidas diretamente pelo projeto.

Outra interface é restrita aos hospitais participantes do Lean nas Emergências, oferecendo páginas personalizadas onde as equipes podem acompanhar os resultados de um jeito simples, observando a evolução dos indicadores de desempenho.

Considerando esse espaço, podemos dizer que a comunidade é composta por hospitais públicos e filantrópicos ligados ao SUS, junto à coordenação do Ministério da Saúde e Hospital Sírio-Libanês.

Você pode conferir os estabelecimentos participantes na página  do programa.

Porém, nada impede que instituições que não se enquadrem nos critérios de seleção se unam a esse grupo para trocar experiências, receber inspiração e orientação a distância.

Como participar da comunidade Lean nas Emergências?

Para participar, o gestor do hospital deve começar acessando a página de cadastro no site do projeto.

Em seguida, deve inserir seus dados pessoais e dados do estabelecimento, como o número CNES (Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde), criar um login e senha para entrar no sistema.

Após finalizar o preenchimento das informações, é preciso aguardar pelo aceite, que vai depender dos critérios de elegibilidade – considerando características relacionadas a:

• Estrutura: quantidade de leitos, leitos de terapia intensiva, ser público ou filantrópico, localização
• Governança institucional: assinatura de termo de compromisso, engajamento da equipe de emergência
• Emergência: estrutura física de vigilância sanitária, classificação de riscos, superlotação, se possui coordenador de emergência, escala médica fixa, gestão de leitos, sistema informatizado.

Na sequência, falo mais sobre a filosofia Lean.

Saiba mais sobre a filosofia Lean

Inspirada no modelo Toyota de produção, a filosofia Lean propõe que a gestão e processos sejam repensados a partir da eliminação de desperdícios.

Seu propósito é aumentar a eficiência das equipes e organizações, permitindo que resultados expressivos sejam alcançados com a menor quantidade de recursos possível.

Para isso, os problemas são solucionados de modo sistemático, o que confere maior agilidade e qualidade aos resultados.

Como detalha o já citado site do Proadi-SUS, as ações focam na redução de sete desperdícios:

1. Falta de qualidade
2. Espera
3. Estoques
4. Movimentação
5. Transporte
6. Processos desnecessários
7. Superprodução.

Uma vez detectados, os desperdícios devem ser avaliados para formular soluções para sua diminuição e entrega de maior valor ao cliente.

A metodologia emprega ferramentas para propor e implementar melhorias, partindo do que é valor aos olhos do paciente e definindo a melhor sequência para as atividades que geram valor.

Evitar interrupções (fluxo contínuo), executar as atividades sempre que solicitadas (produção puxada) e buscar aperfeiçoamento (melhoria contínua) são outras premissas que norteiam as estratégias Lean.

Como a telemedicina colabora com uma gestão enxuta na saúde?

Ao conectar pacientes, gestores e profissionais de saúde, a telemedicina contribui para otimizar tarefas e reduzir desperdícios.

Um exemplo está na organização de documentos como o prontuário médico, que já não precisa ser arquivado em pastas e guardado em grandes móveis dentro do hospital

Optando pelo prontuário eletrônico, cada receita, consulta, encaminhamento etc. fica armazenado na nuvem, um local seguro da internet protegido por mecanismos de autenticação e criptografia.

Os arquivos ainda são organizados e atualizados de maneira automática, poupando tempo de profissionais de saúde e funcionários da área administrativa.

Caso precisem encontrar uma informação específica ou cruzar dados, basta fazer uma busca online dentro do sistema.

Softwares completos como o da Telemedicina Morsch ainda oferecem o serviço de telediagnóstico para exames complementares.

Funciona assim: a equipe local conduz o exame normalmente e, em seguida, compartilha os registros via plataforma de telemedicina.

Então, um de nossos especialistas de plantão inicia a interpretação online dos gráficos ou imagens sob a luz da suspeita clínica e histórico do paciente.

Ele compõe o laudo online, assinado digitalmente e liberado no sistema.

Dessa forma, o resultado é entregue em minutos para a equipe local.

Estabelecimentos que precisam ampliar o portfólio de exames ainda podem aderir ao aluguel em comodato, que permite o uso de dispositivos modernos sem custo, mediante a contratação de pacotes de laudos eletrônicos.

As condições vantajosas se mantêm enquanto durar a parceria.

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Conclusão

Finalizando a leitura, você está por dentro de como funciona, qual a finalidade e de que forma participar do projeto Lean nas Emergências.

Mesmo que não se enquadre nos critérios de elegibilidade, vale a pena acompanhar a comunidade online para aprofundar os conhecimentos sobre gestão enxuta na saúde.

Conte também com a Morsch para acelerar a entrega de laudos, qualificando o diagnóstico e diminuindo desperdícios.

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