Sistema de Gestão Hospitalar (SGH): como escolher a tecnologia ideal
Foi-se o tempo em que adotar um sistema de gestão hospitalar era privilégio das grandes instituições.
Com a popularização da tecnologia na saúde, pequenos e médios estabelecimentos podem aproveitar todas as suas vantagens.
Entre elas, a otimização do trabalho e a melhora na produtividade.
Os impactos também são sentidos pelos pacientes.
Afinal, eles passam a contar com maior humanização no atendimento, já que os funcionários perdem menos tempo em tarefas operacionais.
Esses softwares agregam grande vantagem ao gestor, que pode tomar decisões assertivas a partir de indicadores de desempenho.
Contudo, entre tantas soluções e modalidades existentes no mercado, como selecionar a mais adequada para a sua equipe?
Neste artigo, apresento insights que vão te ajudar a responder essa questão.
Trago, ainda, informações sobre o que é um SGH, como ele funciona e maneiras de aproveitar os recursos tecnológicos na sua unidade de saúde.
Acompanhe todas as dicas e informações do texto.
Sistema de Gestão Hospitalar (SGH): o que é?
Sistema de Gestão Hospitalar é um software que otimiza o trabalho nessas instituições, integrando seus departamentos e atividades.
Desde as tarefas administrativas até assistenciais integram esse programa, que utiliza o potencial da tecnologia da informação (TI) para facilitar as rotinas.
Assim, em vez de coordenar o hospital por setores, o gestor ganha uma visão ampla, contemplando todas as áreas em um só local.
Gestão hospitalar é beneficiada em todos os seus desafios com o apoio da tecnologia
Essa percepção mais abrangente ajuda a identificar falhas, desperdício de recursos e de tempo, além de favorecer a digitalização.
Aderindo a um SGH adequado, sua equipe se torna mais eficiente.
Em consequência, alcança resultados melhores com menos investimentos.
Marcação e confirmação de consultas, controle de estoque e de escala de trabalho são algumas atividades realizadas automaticamente pela plataforma.
O resultado é uma equipe menos sobrecarregada, pacientes mais satisfeitos e a liberação de ferramentas de apoio a uma gestão estratégica.
Recursos e funções do software para hospital
A gestão hospitalar é uma atividade complexa – e por uma série de razões.
Uma das mais evidentes é o fato de que o bom funcionamento de um hospital depende da mobilização de toda uma rede de apoio.
Em outras palavras, a unidade de saúde pode ser comparada a um pequeno polo, que engloba outras empresas e depende de suas entregas.
Afinal, mesmo os pequenos estabelecimentos hospitalares possuem serviços como lavanderia, nutrição e refeitório.
Sem falar nas áreas administrativas, que ultrapassam o caráter assistencial dos hospitais.
Gerenciar essa unidade requer conhecimentos sólidos, lideranças esclarecidas e um misto entre autonomia e integração para os setores.
Em outras palavras, as equipes de cada departamento devem ter certa autonomia para decidir sobre sua especialidade.
Ao mesmo tempo, precisam ter responsabilidade para compartilhar os dados, feedbacks e resultados com os demais setores.
Essas necessidades são supridas pelos softwares para hospitais.
Por um lado, eles oferecem uma visão 360 graus aos gestores, apoiando respostas rápidas e integradas.
Por outro, são divididos em módulos para facilitar o preenchimento pelas equipes, o armazenamento e compartilhamento de informações interessantes a todos.
Tudo fica seguro em um local seguro, como a nuvem, possibilitando o acesso por pessoas autorizadas.
Nesse cenário, até mesmo o paciente pode ganhar uma senha para verificar seu histórico de saúde, consultar o resultado de exames ou confirmar a dosagem de um medicamento receitado.
SGH online fica em nuvem e pode ser acessado de forma segura por pessoas autorizadas
Por que investir em um sistema hospitalar
Investir em um SGH se justifica para integrar todas as frentes do hospital, permitindo a execução de uma gestão estratégica.
Com o suporte da tecnologia, é possível mapear cada item e processo da unidade de saúde.
Assim, em seguida, o gestor consegue identificar oportunidades de melhoria.
Sem conhecer os acertos e gargalos na administração, fica difícil corrigir as falhas e fazer o negócio crescer.
Primeiramente, porque qualquer crescimento depende da entrega de uma boa experiência ao paciente, que só pode ser alcançada através de atendimento de qualidade.
E ele, por sua vez, depende da integração, treinamento da equipe, profissionalização e recursos disponíveis.
Tudo isso deve estar organizado de forma a facilitar o trabalho dos funcionários, e não adicionar tarefas de baixo valor para o paciente.
Quer entender melhor a importância de contar com um sistema de gestão hospitalar?
Então, vamos a um exemplo.
Como a tecnologia do sistema de gestão eleva a competitividade
Imagine que você chegou ao pronto atendimento do hospital com queixas de dores abdominais.
Naturalmente, vai passar primeiro pela recepção, onde terá de preencher uma ficha para cadastro.
Depois, será encaminhado ao clínico geral para a entrevista (anamnese) e exame físico.
Caso seja preciso, o médico vai pedir por exames de imagem e/ou de sangue para apoiar sua hipótese diagnóstica.
Em seguida, poderá receitar medicações por via intravenosa, para aliviar a dor rapidamente.
Em um hospital com software de gestão, cada encaminhamento será feito de modo automático, dispensando que você repita as informações sobre sintomas e queixas.
Chegando à sala do clínico geral, de exames e ao espaço para aplicação de medicamentos, os colaboradores já terão acesso aos seus dados pessoais e às recomendações médicas.
Nem preciso dizer o quanto essa dinâmica simplifica a vida da equipe do hospital e do paciente, certo?
O atendimento ganha agilidade e humanização, já que o doente não precisa informar cada profissional sobre sua condição de saúde.
Então, investir em um SGH é um jeito inteligente de ganhar vantagem competitiva e fidelizar pacientes.
Vantagens do sistema para hospital
Os ganhos em qualificação no atendimento são relevantes, mas não a única vantagem de apostar em sistemas de gestão para hospitais.
De acordo com as funcionalidades e demanda, essas plataformas podem agregar uma série de benefícios para gestores, funcionários e pacientes.
Comento alguns deles a seguir.
Segurança, economia e processos otimizados são vantagens de um sistema do tipo SGH
Redução de custos
Um software integrado contribui para a redução de custos de várias formas.
Primeiramente, como reflexo de um mapeamento dos departamentos, que permite o rastreamento de problemas estruturais.
Falhas elétricas e de equipamentos podem ser sinalizadas pela necessidade frequente de troca de peças e lâmpadas, por exemplo.
Em segundo lugar, seus recursos e análise dão pistas sobre locais onde pode haver desperdício, como o almoxarifado.
Se não houver um controle rígido de insumos, a tendência é que se percam durante plantões e jornadas agitadas.
O sistema hospitalar dispensa, ainda, o uso de papel, diminuindo gastos com tinta e impressões.
Também economiza horas de trabalho das equipes de saúde e administrativas, automatizando tarefas monótonas como a organização de documentos.
Otimização de processos
Incluir a tecnologia nos processos aumenta a agilidade, diminui o retrabalho e ajuda a corrigir erros.
Isso porque um software desenvolvido para hospitais é equipado com módulos específicos para cada área, organizando e redistribuindo as informações.
Uma vez informado o retorno de um paciente, por exemplo, a equipe precisa apenas de alguns cliques para acessar seu histórico e saber se ele está em tratamento.
Cada correção feita no cadastro de medicamentos ou insumos é atualizada em todo o sistema, entregando a versão correta para todos os que acessarem.
E não importa em que departamento estejam.
Sistema com armazenamento seguro de dados
Além de gastos com impressão e ocupação de espaço físico, os documentos em papel podem ser extraviados, apagados com o tempo ou vistos por pessoas não autorizadas.
Ao substituir pelo formato digital, o gestor reduz o risco de perder dados importantes sobre os pacientes, colaboradores e a própria unidade de saúde.
E mais: investindo em um sistema de gestão localizado na nuvem, a proteção é ainda maior.
As plataformas na nuvem não precisam de backup, e contam com mecanismos de segurança como criptografia e senhas.
Integração de programas
Tecnologias modernas como o Enterprise Resource Planning (ERP) se conectam a outros programas úteis para os hospitais.
Um exemplo é o prontuário eletrônico do paciente (PEP), que centraliza os dados pessoais, história familiar, doenças crônicas, alergias e outras informações de interesse.
Assim, o sistema de gestão hospitalar recebe e troca dados com o PEP.
Plataformas de telemedicina também podem ser integradas ao software médico.
Aqui, há ganhos com a inclusão de serviços como a interpretação de exames e os laudos médicos a distância.
Gestor consegue ter visão ampliada sobre todas as demandas do hospital em um só sistema
Análise através de indicadores
Taxa de ocupação de leitos, permanência no hospital, produtividade e satisfação do paciente.
Esses são alguns dos indicadores de desempenho mais conhecidos para unidades de saúde, que revelam a eficiência das estratégias adotadas.
Eles servem para mensurar o sucesso das ações, protocolos e processos.
Mostram, em porcentagem, se estão adequados às necessidades do hospital.
Os indicadores podem ser contabilizados com o auxílio do software integrado, que coleta, organiza e classifica os dados com assertividade.
Melhoria contínua
Existem sistemas hospitalares bastante completos, mas uma de suas vantagens é a possibilidade de aderir a cada módulo separadamente.
Significa que o gestor pode priorizar os departamentos que mais precisam do software, primeiramente, e avançar com os demais em seguida.
Desse modo, os serviços são atualizados e aperfeiçoados de forma contínua.
Como escolher um Sistema de Gestão Hospitalar
O SGH mais adequado para a sua unidade de saúde é aquele que apresenta o melhor custo-benefício.
Ou seja, a plataforma precisa atender às suas necessidades, sem complicar a rotina da equipe e a um preço justo.
Por isso, olhar para dentro do hospital, tomando ciência sobre o que é preciso melhorar, pode ser um bom ponto de partida.
Depois, você pode seguir estes 5 passos para definir o sistema que será contratado para o seu hospital:
1. Estabeleça suas prioridades
Quando sai às compras, o ideal é que se tenha uma lista em mãos, concorda?
O mesmo raciocínio se aplica à escolha de uma ferramenta tecnológica como o SGH.
Faz toda a diferença dispor de uma lista com as prioridades da sua equipe, deixando claro o que o software precisa contemplar e o que é dispensável.
2. Conheça as funcionalidades do sistema de gestão
Depois de saber do que precisa, é hora de pesquisar pelas soluções disponíveis no mercado.
Dê atenção especial às funcionalidades e recursos de cada sistema para selecionar os que melhor atendem à sua demanda e objetivo.
Os hospitais que desejam crescer podem se beneficiar com a divisão em módulos.
Eles começam contratando as funções básicas para agregar outras conforme a instituição se expandir.
3. Atenção às opções de suporte
Recomendo que você escolha soluções de fácil manuseio e que permitam a personalização para facilitar o trabalho das equipes no dia a dia.
Porém, a simplicidade não elimina o risco de problemas técnicos, que dificilmente serão resolvidos por pessoas que não tenham conhecimentos em TI.
Nessas horas, é preciso contar com a assistência da empresa administradora do sistema de gestão hospitalar.
Portanto, verifica os canais de suporte disponíveis.
4. Verifique a reputação da empresa
Esse conselho vale para qualquer negócio ou contratação que você esteja pensando em fazer.
Se possível, fale com clientes da empresa que fornece o sistema para obter informações sobre sua reputação e atendimento.
Também é útil fazer uma busca pela empresa no Google e dar uma olhada em sites como o Reclame Aqui.
5. Envolva a equipe no uso do sistema de gestão
Antes de implantar o software, ofereça treinamento e esclareça dúvidas da equipe.
Você pode delegar essa tarefa às lideranças, por departamento ou área de atuação do funcionário.
Mostre as vantagens da integração e a importância da contribuição de todos.
Envolvimento da equipe nas demandas de gestão é fundamental para obter bons resultados
Como a tecnologia apoia a gestão de hospitais
Na era dos dados, a tecnologia é uma aliada para aumentar a agilidade e comodidade dos serviços de saúde, sem deixar a qualidade de lado.
Nesse campo, a telemedicina tem ajudado gestores de unidades de saúde por todo o Brasil.
Afinal, ela reduz custos com a avaliação e resultados de exames.
Eles já não precisam manter um time de especialistas ocupado com a interpretação de imagens e gráficos.
Basta terceirizar a demanda para profissionais qualificados, que integram as equipes de telemedicina.
Após receber as informações de exames, eles os analisam à luz do histórico do paciente e fazem a interpretação, enviando o laudo online em minutos.
Você pode, ainda, enxugar as despesas com equipamentos médicos aderindo ao comodato.
Pagando uma mensalidade única, sua equipe desfruta de um pacote de laudos a distância e ainda ganha o direito de usar aparelhos de última geração no hospital.
Conclusão
O sistema de gestão hospitalar concentra as informações de toda a unidade de saúde, coletando e organizando dados para avaliar o desempenho.
Com uma solução integrada, o gestor ainda pode diminuir gastos e melhorar o fluxo de trabalho.
Uma ótima opção é incluir ferramentas como o prontuário eletrônico do paciente e a plataforma de telemedicina.
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