As vantagens de ter um processo online de Teleauditoria

A teleauditoria vem melhorando consideravelmente os processos de auditoria médica e, consequentemente, tornando ainda mais claros os trabalhos realizados pelos profissionais de saúde.

Com o avanço tecnológico, o acesso e controle dos dados ganhou mais agilidade, enquanto a possibilidade de erros diminuiu.

Isso porque, com a digitalização das informações, elas passaram a ser integradas em uma única ferramenta.

Ou seja, ao invés de realizar pesquisas em papeis distribuídos em diversos setores, a teleauditoria é realizada em uma única plataforma, de forma ágil e segura.

Para entender todas as vantagens da teleauditoria digital no Brasil, é importante conhecer o que é auditoria em saúde e as modalidades existentes.

Por isso, vou iniciar este conteúdo abordando a auditoria médica como um todo para, após, entrar mais a fundo na teleauditoria em si.

Teleauditoria: o que é a auditoria em saúde?

É um mecanismo importante de controle, revisão, avaliação ou intervenção de contas, recursos e procedimentos prestados por profissionais de saúde.

Em termos gerais, podemos dizer que é uma análise minuciosa de todos os processos que giram em torno do atendimento médico, visando sua resolubilidade e melhoria de qualidade.

Essa função é orientada por normas técnicas e administrativas, bem como protocolos e tabelas de procedimentos que norteiam as chamadas boas práticas profissionais.

A auditoria em saúde costuma estar diretamente relacionada à manutenção e ao crescimento de clínicas e consultórios.

Isso porque o seu foco principal é garantir a qualidade nos processos administrativos e atendimentos prestados.

Através dela, é possível:

• Impedir o uso inadequado de determinados serviços, 
• Evitar más práticas, 
• Monitorar a qualidade de tudo que é ofertado 
• Equilibrar os padrões e resultados.

Além disso, ela estabelece regras para o funcionamento e desempenho de todos os serviços que dão atenção à saúde, incluindo os terceirizados.

Qual a importância da auditoria na gestão clínica e hospitalar?

Esse serviço é importante para garantir que todos os processos estão sendo realizados adequadamente.

Isso porque ele avalia diversos fatores, com o intuito de se certificar que desde o atendimento até a prestação de contas está dentro do esperado.

A auditoria em saúde também fiscaliza a questão de contratos, seja com fornecedores ou mesmo profissionais de saúde.

Com isso, é possível determinar se o que foi estabelecido entre as partes está de acordo, evitando processos e outros problemas que podem surgir devido ao seu descumprimento.

Ao pensar nos resultados entregues aos pacientes, a auditoria médica também é importante para a reputação da clínica, consultório ou hospital.

Afinal, a qualidade dos serviços oferecidos influencia diretamente na forma com que a instituição é vista e comentada.

Logo, a auditoria é um instrumento de gestão em saúde que contribui diretamente para o sucesso do local, garantindo que os processos são seguidos adequadamente e que os recursos estão sendo utilizados da melhor forma.

Quais os principais benefícios da auditoria em saúde?

A auditoria busca a conformidade de todas as ações adotadas pela instituição, identificando e corrigindo possíveis falhas.

Com ela, é possível realizar ações preventivas e evitar riscos e fraudes que poderiam prejudicar a clínica, em especial financeiramente.

Entre os principais benefícios que ela pode oferecer, destaco:

1. Redução de custos, garantindo que os gastos estão de acordo com a realidade;
2. Mais qualidade no atendimento, uma vez que são identificados pontos críticos e criado um padrão que beneficie o paciente;
3. Melhora a competitividade de mercado, pois, com a redução de custos desnecessários, é possível investir em novas tecnologias, melhoria de serviços e qualificação de colaboradores;
4. Segurança nas relações, com o aumento na transparência entre todas as partes.

É importante destacar, ainda, que a auditoria médica possui um caráter educativo.

No caso, ele avalia a situação e, ao mesmo tempo, incentiva os profissionais a melhorarem cada dia mais.

E o que é a teleauditoria?

É a auditoria médica realizada com o apoio de tecnologias específicas, que permitem automatizar processos e obter dados ainda mais precisos.

Assim como nas demais atividades desempenhadas na área médica, o avanço tecnológico é considerado essencial na obtenção de uma assistência à saúde de qualidade.

Podemos fazer um breve paralelo com a telemedicina, que nada mais é do que o atendimento médico realizado à distância, mediado por uma plataforma de comunicação e informação.

A teleauditoria oferece diferenciais como:

• Maior transparência das informações em curto prazo;
• Facilidade na geração de relatórios gerenciais;
• Acompanhamento online do sistema;
• Redução de erros;
• Adequação dos custos internos.

Vou abordar mais sobre a teleauditoria no decorrer do conteúdo, especialmente sobre os diferenciais em relação ao trabalho realizado de forma manual.

Para que serve a auditoria no dia a dia do médico?

Como mencionei, a auditoria fiscaliza e promove melhorias para garantir que atendimentos e tratamentos sejam realizados adequadamente, mantendo sempre o equilíbrio entre as necessidades dos pacientes e possibilidades das clínicas.

Junto a isso, ela assegura que todas as etapas sejam cumpridas com qualidade, fazendo com que os médicos tenham que aprimorar seus procedimentos técnicos, administrativos e éticos

Nesse sentido, a auditoria auxilia os profissionais de saúde a manterem um padrão no trabalho realizado e se qualificarem ainda mais, o que acaba facilitando na sua rotina.

Além disso, é importante reiterar que a auditoria em saúde também é um instrumento que auxilia na gestão hospitalar e sustentabilidade do próprio negócio.

Afinal, ela ajuda a identificar e corrigir erros, a buscar melhoria contínua e a promover ações preventivas para que todos os processos sejam seguidos à risca posteriormente.

Com isso, o profissional de saúde se beneficia, assim como a instituição como um todo.

Como fazer uma boa teleauditoria?

A auditoria em saúde visa verificar se as atividades estão sendo realizadas de acordo com o planejado.

Logo, ela pode ser feita internamente, por um profissional próprio e indicado pela clínica, ou externamente, mediada por um órgão competente – como as agências reguladoras do segmento da saúde.

Para que o processo gere os resultados necessários, o profissional encarregado deve seguir alguns passos, como:

1. Definir o objetivo da auditoria e os resultados que devem ser alcançados, como, por exemplo, realizar uma pesquisa de satisfação com os pacientes para medir se o atendimento está sendo oferecido na velocidade e qualidade adequadas;
2. Criar um cronograma e planos que devem ser cumpridos por todos os colaboradores, desde recepcionistas a plantonistas;
3. Promover processos que sejam válidos e de fácil entendimento, fazendo com que todos consigam entender e executar as etapas;
4. Gerenciar todas as atividades realizadas dentro da organização, acompanhando os passos adotados pelos responsáveis para entender como anda cada procedimento;
5. Fornecer treinamentos necessários para que os profissionais adaptem suas atividades, se necessário, para alcançarem melhores resultados;
6. Criar relatórios que possam ser acompanhados e comparados constantemente, preferencialmente em tempo real.

Todo esse processo é facilitado quando se utiliza um software de gestão, que permita acessar os dados de forma integral e online, gerando análises mais precisas e completas.

O que faz o auditor na área da saúde?

Geralmente, os auditores internos são enfermeiros ou médicos da clínica responsáveis por planejar e controlar processos importantes na instituição ou que os vivenciam há bastante tempo.

De forma geral, eles devem conferir se os processos estão alinhados com o que foi planejado previamente, inclusive no que tange aos investimentos.

A partir dessa análise, eles criam metas e propõem mudanças de conduta para que se obtenha equilíbrio entre qualidade e custos.

É importante reiterar que a teleauditoria pode ser aplicada desde em hospitais, clínicas e consultórios particulares até no Sistema Único de Saúde (SUS).

A forma de aplicação da análise, porém, deve ser adaptada à realidade de cada uma das organizações.

O que o profissional precisa para atuar com teleauditoria?

O primeiro critério para se tornar um auditor é ter conhecimentos específicos sobre todos os processos que devem ser analisados.

Isso significa que o profissional não deve apenas conhecer sobre sua área de atuação, mas também sobre administração de clínica, finanças e gestão de estoque, por exemplo.

Costuma ser exigido que o auditor seja graduado ou pós-graduado, além de possuir outros cursos de aperfeiçoamento.

Apesar de geralmente ele ser médico ou enfermeiro, isso não é unanimidade. O profissional pode ter outro tipo de formação, como assistente social ou administrador, desde que tenha contato frequente com a área.

As habilidades que são mais solicitadas para que o profissional passe a se envolver com essa atividade são:

• Compreender a funcionalidade e importância de uma auditoria;
• Ser gestor e saber liderar equipes;
• Conhecer as normas e legislações que atuam sobre o setor em questão;
• Saber planejar, criar e colocar em prática estratégias promissoras;
• Ser ético, imparcial e seguir à risca as regras que tangem o sigilo profissional;
• Ser comunicativo e transparente;
• Saber desenvolver planilhas, relatórios e gráficos claros e assertivos;
• Conhecer todas as atividades desempenhadas pela instituição.

Quais as modalidades existentes de teleauditoria hospitalar?

A auditoria conta com diversas dimensões, níveis e aplicações. Por isso, é possível separar a atividade nas seguintes modalidades:

Auditoria preventiva

Consiste na análise dos procedimentos antes mesmo que eles ocorram. 

Ela é realizada sempre que um novo processo esteja sendo planejado, a fim de garantir que, após, as regras sejam cumpridas.

Esse tipo de auditoria costuma ser exercido pelos próprios médicos, sendo ligado ao setor de liberação de procedimentos ou guias do plano de saúde.

Auditoria operacional

É a auditoria realizada durante o andamento dos processos. No caso, o responsável observa os fatos e as documentações no momento e após findar os processos.

Para isso, ele deve acompanhar todas as etapas, desde o momento do preenchimento do prontuário dos pacientes até a liberação dos medicamentos. 

Desta forma, ele consegue verificar a qualidade dos serviços prestados e indicar modificações, quando necessário.

Auditoria de contas

Essa modalidade faz parte da auditoria operacional, mas ocorre especificamente no momento que antecede o envio da conta para o paciente ou operadora de saúde. 

Seu objetivo é detectar irregularidades e promover ajustes antes que gere prejuízos para qualquer uma das partes.

Entre os serviços que esse auditor pode verificar estão:

• Diagnósticos médicos;
• Medicamentos e materiais concedidos seguindo a prescrição médica;
• Procedimentos realizados;
• Exames e laudos;
• Taxas hospitalares.

 

Auditoria analítica

É responsável por realizar uma análise cautelosa de relatórios e processos criados pelas auditorias anteriores.

O objetivo não é apenas encontrar erros, mas também avaliar os resultados e comparar com os objetivos de outras instituições.

Nesta modalidade, é importante que o profissional responsável tenha conhecimentos relacionados a indicadores administrativos e de saúde.

Somente assim ele será capaz de reunir as informações que forem relevantes e solucionar os problemas que forem detectados.

Auditoria retrospectiva

Trata-se da análise realizada depois que o paciente teve alta. O trabalho começa com o enfermeiro avaliando a precisão de cada cobrança lançada no prontuário eletrônico.

Em seguida, ele vê pontos como quantidade de materiais, medicamentos e procedimentos que foram realizados e os registros de gastos com enfermagem.

Ainda nessa etapa, é analisada a conta enviada aos convênios médicos, a fim de aprovar ou não o pagamento.

Caso seja indeferido, ocorre as chamadas Glosas Hospitalares, que nada mais são que problemas cuja solução é um pouco mais complexa, por trazerem duras consequências à organização.

Um exemplo disso é o não recebimento de faturamentos, devido à má comunicação entre instituição e convênios.

Podemos conceituar melhor as Glosas Hospitalares como o cancelamento, a recusa total ou parcial de um orçamento ou, ainda, verbas ilegais e indevidas.

Por que a teleauditoria vem ganhando cada vez mais destaque?

Com o avanço tecnológico, surgiu a possibilidade de realizar as auditorias em clínicas e hospitais de forma online, visando modernizar os processos administrativos.  

Para isso, é importante que as organizações contem com ferramentas apropriadas, como plataformas de telemedicina.

Através dela, é possível registrar todas as informações relacionadas ao paciente em um prontuário eletrônico.

Com isso, o auditor consegue verificar os dados e avaliar se de fato eles foram condizentes com as necessidades do paciente.

Isso torna a gestão da clínica médica mais transparente, pois permite realizar análises de processos e promover melhorias a partir disso.

Sem falar que ele evita o retrabalho dos próprios médicos, uma vez que eles conseguem acessar todo o histórico do paciente em uma única página, incluindo últimos exames e laudos anteriores. 

Quais as principais vantagens da teleauditoria?

A realização da auditoria médica usando o apoio tecnológico oferece uma série de benefícios a todos os envolvidos.

Um deles é o fato de identificar mais facilmente possíveis quedas na rentabilidade e riscos de Glosas Hospitalares, contribuindo para melhorar a saúde financeira dos prestadores de saúde.

Outras vantagens são:

1. Conformidade com as ações tomadas em consultório;
2. Identificação e correção de possíveis falhas humanas;
3. Encontro dos melhores caminhos visando a redução de custos;
4. Atendimento cada vez mais diferenciado, humano e eficiente;
5. Mapeamento de ações preventivas e controle de fraudes;
6. Segurança da informação e qualidade assistencial;
7. Acompanhamento de relatórios gerenciais online e em tempo real.

Conclusão

Neste conteúdo, abordei um assunto essencial para qualquer instituição de saúde: a auditoria.

Esse serviço consiste em avaliar os processos a fim de encontrar falhas, determinar melhorias e, principalmente, tornar o atendimento e os custos condizentes com as expectativas da instituição.

Ainda neste artigo, mostrei que a tecnologia vem ganhando destaque, no momento em que torna todo esse processo mais ágil, seguro e eficaz, facilitando na administração de clínicas médicas.

Na chamada teleauditoria, é possível acessar e acompanhar os dados de forma integral e online, uma vez que eles ficam centralizados em uma plataforma própria para isso. 

Nesse cenário, é importante pontuar que tudo isso ocorre juntamente com o avanço da telemedicina, que consiste nas práticas médicas realizadas de forma remota. 

A Telemedicina Morsch é referência na prática de telemedicina, oferecendo desde 2005 atendimentos especializados para pessoas de qualquer canto do país.

Ela pode ser sua grande aliada na adaptação da sua clínica ao novo cenário digital!

Se você deseja melhorar os resultados do seu consultório, baixe agora mesmo o nosso e-book gratuito e veja Como otimizar a gestão da sua clínica médica.