Como fazer a gestão de custos hospitalares e economizar

Gerir custos hospitalares com eficiência é um desafio e tanto.

Primeiramente, porque esse tipo de unidade de saúde funciona através de um sistema complexo, que envolve uma série de gastos.

Itens como o preço de medicamentos e insumos estão entre os mais comuns.

Porém, também é preciso investir em profissionais, na manutenção de equipamentos e em segurança.

Antes de tudo, há o dilema da economia em um negócio com uma missão social tão nobre como um hospital.

Mas não se deixe enganar: administrar custos não implica em abandonar o seu propósito.

Pelo contrário, é uma etapa essencial para garantir condições adequadas de trabalho às equipes médicas e, em consequência, a qualidade do atendimento aos pacientes.

Os desafios são muitos, tiram o sono de bons gestores, mas há solução para eles.

Neste conteúdo, apresento uma abordagem ampla sobre o tema, listando os tipos de custos e estratégias para gerenciar e reduzir gastos.

Avance na leitura e confira valiosas dicas de gestão financeira em hospitais.

O que é a gestão de custos hospitalares?

A gestão de custos hospitalares pode ser definida como a coleta, organização e comparação de dados sobre todos os valores investidos na entrega de serviços ao paciente.

Em outras palavras, se refere ao gerenciamento das despesas geradas para que o hospital cumpra sua atividade principal.

Ou seja, oferecer cuidados de saúde aos usuários.

Sei que o conceito parece um tanto abstrato. 

Por isso, convido você a refletir sobre um exemplo.

Pense no serviço do hospital como uma experiência completa para o paciente, e não somente uma consulta ou procedimento.

Imagine que você está com dores de cabeça frequentes há duas semanas.

Um dia, em meio a uma crise aguda, vai até o hospital mais próximo.

Ali, é examinado pelo médico de plantão, que colhe informações sobre sua condição de saúde e indica um analgésico mais forte.

Depois, realiza um exame físico e pede testes de imagem, como uma tomografia do crânio para investigar alguma alteração importante.

Ainda, requisita exames de laboratório para ajudar na investigação, pois a dor de cabeça pode ser sintoma de diversas doenças.

Quais os custos hospitalares incluídos nesse exemplo?

Para começar, os insumos utilizados no atendimento, como luvas, termômetro, medidor de pressão, seringa e medicamentos.

No entanto, eles não param por aí.

O salário dos profissionais que o atenderam, maca, energia elétrica, aparelho de tomografia, computadores, papéis e outros itens também entram na conta.

Percebe a complexidade dos custos hospitalares?

Então, o objetivo da gestão é, primeiramente, tornar as despesas visíveis e conhecidas.

Depois, administrá-las com eficiência.

Um gerenciamento de sucesso permite fazer mais com menos, otimizando processos e recursos da unidade de saúde para entregar uma boa experiência ao paciente.

Por que ter uma política de custos hospitalares?

Para entender porque a gestão de custos hospitalares deve ser uma preocupação, cabe citar uma frase do célebre professor e referência em Administração William Edwards Deming.

Diz assim:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.” 

Então, adotar métodos e processos é essencial para medir os custos, saber de onde eles vêm e a que se prestam, indicando gargalos e desperdícios.

Além, é claro, de gerar oportunidades de economia.

Sua tarefa, como gestor, é controlar as ações e o emprego dos insumos dentro do hospital.

É uma prática que busca o enxugamento de gastos para elevar a lucratividade.

Por vezes, essa economia parte de ações como a modernização de processos e equipamentos, treinamento de pessoal e apoio da tecnologia.

Por isso, a gestão não se resume ao corte das despesas.

Além disso, ela engloba soluções inteligentes que otimizam o trabalho e seus resultados.

Outra vantagem de apostar em uma política sólida é o apoio para a precificação dos serviços prestados pelo hospital.

Sem um controle efetivo das despesas, há boas chances de o gestor não saber, de fato, quais os custos envolvidos na oferta de uma consulta, exame ou procedimento.

O resultado disso não é bom.

Uma precificação incoerente pode comprometer o orçamento se for baixa demais, ou espantar os pacientes se for muito alta.

Tipos de custos e despesas em hospitais

Os custos hospitalares podem ser classificados de formas diferentes, de acordo com o sistema adotado e os objetivos da gestão.

Mas há duas classificações básicas, que todo administrador deve conhecer.

Primeiramente, se separa as despesas em fixas e variáveis.

Os custos fixos não mudam caso a demanda de serviços diminua ou aumente. 

Significa que, com a agenda cheia ou vazia, eles serão os mesmos.

É o caso dos gastos com segurança, compra de equipamentos ou infraestrutura.

Já o número de máscaras cirúrgicas e esparadrapos dependem da quantidade e do tipo de atendimentos prestados.

Eles são chamados custos variáveis.

A segunda classificação de interesse para os gestores divide os gastos em diretos e indiretos.

Principais custos hospitalares diretos e indiretos

Custos diretos são aqueles que têm relação evidente com os serviços fornecidos. 

Por exemplo, a quantidade de horas gastas para o atendimento.

Outros custos diretos são:

• Salários
• Vale transporte
• Vale alimentação / refeição
• Anestesia
• Gaze
• Agulha
• Papel para impressão de exames.

Custos indiretos não estão diretamente conectados aos serviços. 

Por exemplo:

• Material de limpeza
• Material de escritório
• Itens para iluminação do centro cirúrgico
• Medicamentos
• Sacos de lixo
• Água
• Energia elétrica
• Gás 
• Telefone
• Internet
• Uniforme
• Serviços terceirizados, como limpeza.

 

Como fazer o gerenciamento de custos hospitalares

Podemos pensar em um hospital como uma combinação entre empresas.

Afinal, ele costuma ter lavanderia, refeitório e outros setores que vão além da assistência à saúde.

Muitas vezes, é necessário dispor desses serviços dentro da unidade de saúde.

É uma solução para otimizar as rotinas e garantir a qualidade das atividades.

Então, uma boa dica é separar as despesas por departamento.

Fazendo isso, você facilita o controle na hora de medir os custos.

Ainda, é possível fazer um rateio, dividindo cada gasto pela quantidade de departamentos a que ele atende.

Essa organização dará uma ideia melhor sobre os custos hospitalares.

Veja, abaixo, um roteiro para manter uma gestão eficiente.

Identifique e reúna os custos hospitalares

Se o primeiro passo para a gestão é conhecer os custos, vale começar por listas que reúnam todos os recursos utilizados na unidade de saúde.

Como sugeri acima, fica mais simples organizar tudo a partir do departamento de origem, pois a lista completa será bastante extensa.

Essa tarefa pode ser delegada a uma pessoa de cada departamento para diminuir as chances de esquecer alguma despesa.

Use formulários com espaços para rápido preenchimento, direcionando os funcionários a informar o custo, origem e finalidade.

Em vez de listas impressas, prefira arquivos digitais para evitar o retrabalho na hora de reunir todos os gastos.

Classifique as despesas

Uma vez que estejam listadas, é hora de classificar as despesas, reconhecendo as cadeias de processos dentro do hospital.

Essas informações darão base para montar um mapa com os locais onde se concentram os custos, revelando como se relacionam.

Portanto, é essa a etapa que permite um controle efetivo e a elaboração de uma estratégia de sucesso.

Ela deve revelar oportunidades de otimização e economia.

Se um departamento estiver gastando muito com a troca de lâmpadas, por exemplo, vale conferir como anda a fiação das salas.

Será que há algum problema elétrico ali?

O mesmo raciocínio se aplica quando houver aumentos de despesas com itens descartáveis, alimentos ou água.

Sem um mapeamento consistente, fica difícil identificar problemas estruturais que podem impactar o orçamento.

Trace objetivos e metas

Com o mapeamento dos custos hospitalares em mãos, construa sua estratégia para aumentar a lucratividade.

Desse modo, é importante que ela seja sustentada por objetivos e metas.

Afinal, vão servir como guia para as ações que deve realizar.

Os objetivos devem ser grandes, estabelecendo as mudanças que se deseja alcançar.

Veja exemplos de objetivos:

• Aumentar em 5% a oferta de exames nos próximos 6 meses

• Renovar 30% dos equipamentos médicos com o comodato em 8 meses

• Quitar 100% das dívidas com fornecedores até o fim do ano.

Para atingir os objetivos, sua equipe vai precisar de metas, ou seja, passos menores que a aproximam do objetivo.[

Uma boa prática é se valer da metodologia de metas SMART.

Resumidamente, ela ajuda você a definir metas que sejam: S (específicas), M (mensuráveis), A (atingíveis), R (relevantes) e T (temporais).

Como reduzir custos no hospital

Agora que você já conhece o caminho para fazer uma gestão de sucesso, veja cinco dicas que vão ajudar a economizar com os custos hospitalares.

Lembre que o gerenciamento é contínuo.

Portanto, os insights abaixo podem ser repetidos de tempos em tempos.

1. Analise as contas periodicamente

Contas como água, luz, telefone e internet são compostas por diferentes taxas e serviços.

Caso não faça uma análise há algum tempo, você pode estar pagando por itens que nem utiliza ou que o hospital não precisa, como adicionais na linha telefônica.

É útil, então, avaliar as faturas para cortar custos fixos.

2. Faça o controle de estoque

Quem trabalha em grandes unidades de saúde sabe que o desperdício de materiais é comum.

Principalmente, durante a correria dos plantões.

Há um estudo muito interessante sobre isso, publicado na Revista da Escola de Enfermagem da USP.

Apesar de já ser relativamente antigo (2011), traz reflexões ainda válidas sobre as fontes de desperdícios em hospitais.

Podem ser medicamentos, seringas ou dispositivos de punção, entre outros.

Por mau uso ou falta de conscientização, por exemplo.

Mesmo pequenos, esses casos se somam e podem gerar impactos consideráveis no orçamento do hospital.

Portanto, cabe ao gestor providenciar um controle de estoque eficiente.

Em vez de listas em papel, ele pode se beneficiar com softwares médicos que auxiliam no rastreamento e reposição de itens.

3. Busque por desconto com os fornecedores

Se houver despesas altas com recursos materiais, vale negociar descontos junto aos fornecedores.

Quem sabe até rever os contratos para pedir condições mais vantajosas para o hospital.

Claro que não é inteligente trocar de fornecedor com frequência.

Afinal, corre-se o risco de diminuir a qualidade dos produtos.

Porém, o gestor pode usar estratégias em que tanto o hospital quanto o fornecedor ganham, como a compra de itens essenciais a preço de atacado.

4. Adote práticas sustentáveis

Os colaboradores têm o hábito de apagar a luz de salas que não estejam sendo utilizadas, economizar água ou copos de plástico?

Em um primeiro momento, essas ações podem parecer isoladas e de pouco efeito, mas têm potencial para diminuir os gastos no fim do mês.

Que tal estimular práticas sustentáveis como essas dentro do hospital? 

Além da economia, sua equipe estará contribuindo com a preservação de recursos naturais e a melhora na imagem da unidade de saúde diante dos pacientes.

5. Invista em tecnologia

Investir em tecnologia é um dos melhores conselhos que posso dar para enxugar as despesas e ainda ganhar produtividade.

Um exemplo está na automação de tarefas operacionais.

Entre elas, incluo a marcação de consultas, deixando mais tempo para que recepcionistas se dediquem a ouvir o paciente.

Aderir ao prontuário eletrônico do paciente (PEP) é outra decisão assertiva, pois você vai ter acesso aos dados de saúde de modo organizado e preciso.

Também vai facilitar o preenchimento e compartilhamento de documentos como prescrições, receituários e laudos de exames.

Aliás, você pode otimizar toda a rotina de interpretação dos exames com o suporte de uma plataforma de telemedicina, como a da Morsch.

Basta enviar as imagens de exames para receber laudos online, dispensando a necessidade de dispor de horas precisas do seu time de especialistas.

Aproveite para ampliar a oferta de exames com equipamentos médicos alugados em comodato.

Pagando uma mensalidade única, você pode utilizar aparelhos modernos e ainda ganha 30 laudos a distância por mês.

Conclusão

Manter os custos hospitalares sob controle não é fácil.

Contudo, boas práticas de administração auxiliam nessa tarefa, permitindo que as equipes contem com uma estratégia de sucesso.

Apostar em recursos tecnológicos como softwares médicos, prontuário digital e telemedicina são outras sugestões valiosas para economizar na gestão da sua unidade de saúde.

E a plataforma de telemedicina Morsch pode ser a sua aliada nessa jornada, qualificando a prestação de serviços sem exigir altos investimentos.

Clique aqui para saber mais.

Se achou este artigo útil, compartilhe com seus contatos. 

Assine nossa newsletter e receba novidades sobre tecnologia e saúde em primeira mão.