Aprenda a organizar prontuários de pacientes na era digital

O que acha de aprender como organizar prontuários de pacientes de um jeito fácil?

Essa é uma dúvida comum para os gestores de consultórios, clínicas e hospitais.

Nem sempre a organização é priorizada, mas ela é muito importante.

Afinal, manter esses documentos organizados significa tê-los à mão sempre que necessário para dar suporte aos profissionais.

Tanto médicos e enfermeiros quanto secretárias e recepcionistas podem ter acesso facilitado, cada um dentro de suas atribuições, para a consulta aos prontuários.

Isso faz toda a diferença em momentos críticos, como em situações de urgências.

Nessas horas, por exemplo, confirmar o uso de uma medicação pode salvar a vida do paciente.

Contudo, também é uma prática importante no dia a dia, pois evita que a equipe tenha que gastar minutos preciosos procurando esse tipo de documento.

Então, se o seu propósito é otimizar a rotina na clínica, começar pela organização dos prontuários é uma boa ideia.

Vou te mostrar, neste texto, um passo a passo para realizar essa tarefa com sucesso.

Como organizar prontuários de pacientes: passo a passo

Direto ao ponto, acompanhe agora as dicas que selecionei e aprenda como organizar prontuários de pacientes.

Você vai ver um roteiro que pode auxiliar sua equipe no arquivamento, preservação e proteção dos dados.

1. Digitalize os documentos

Segundo estimativas de startups do setor, 70% dos dados de saúde ainda estão em papel.

Esse formato dificulta a organização e o arquivamento.

Afinal, é preciso encontrar manualmente cada folha para conferir os dados.

Sem falar dos cuidados necessários para armazenar materiais especiais, como os exames de imagem, que podem ter a qualidade comprometida pelo manuseio inadequado.

Produzir e guardar os prontuários em formato digital diminui os gastos com papel, tinta, impressora, e ainda dispensa os cuidados de manuseio.

Uma vez que as imagens digitais estejam salvas em um computador, poderão ser encontradas com maior facilidade.

Melhor ainda se estiverem seguras na nuvem, que é o local de armazenamento da internet.

Considerando todas essas vantagens, recomendo fortemente a digitalização como primeiro passo para otimizar a gestão e organização de prontuários. 

2. Faça uma escala de prioridades das informações

Nessa fase, realize um diagnóstico para selecionar quais informações são mais interessantes para o seu negócio.

Se estiver à frente de um consultório focado em Cardiologia, por exemplo, dê preferência aos dados que indiquem maior risco ou predisposição para males cardiológicos.

Caso sua clínica atenda muitas especialidades, você pode separar os novos pacientes, aqueles que precisam agendar retorno, os que estão em tratamento, entre outros critérios.

3. Escolha um sistema para organizar os prontuários 

Depois de definir as prioridades para sua equipe, é hora de determinar qual será o sistema de organização na unidade de saúde.

Basicamente, isso implica em optar por um critério de arquivamento, como a ordem alfabética, cronológica ou por especialidade médica.

Pode ser útil combinar um ou mais sistemas.

Nesse caso, é possível disponibilizar ferramentas de pesquisa para encontrar documentos dos pacientes de acordo com o melhor critério para aquela situação.

Afinal, nem sempre o paciente se lembra da data da última visita ao seu estabelecimento.

Porém, provavelmente, ele se recorda do médico que o atendeu ou dos medicamentos receitados. 

Além dos critérios tradicionais, inclua formas de organização por tipo de documento.

Isso permite que históricos, receituários ou encaminhamentos sejam localizados de maneira mais fácil e rápida.

4. Adote um protocolo e treine os funcionários

Além do critério para organização, é importante adotar um protocolo para orientar o fluxo de geração e arquivamento dos prontuários.

Acima de tudo, esse fluxo mostra aos funcionários por onde começar, em quais pastas ou sistemas salvar e como compartilhar os documentos com segurança.

Na sequência, depois de estabelecer essa dinâmica, forneça treinamento para que todos os colaboradores conheçam o protocolo.

Para simplificar a tarefa, deixe um pequeno manual ou passo a passo à disposição da sua equipe.

5. Atenção ao local de armazenamento

Tão importante quanto o sistema de organização é o local onde os dados ficam guardados.

Principalmente porque os prontuários contêm informações sensíveis e protegidas pelo sigilo médico-paciente.

Em vez de gastar espaço e dinheiro mantendo móveis para arquivar os papéis, recomendo que você use plataformas localizadas na nuvem, com tarefas automatizadas.

Do mesmo modo, contribuem com a busca por documentos, que podem ser achados a partir de alguns cliques.

E também são mais seguras, como explico a seguir.

6. Escolha um sistema seguro

Prontuários em papel expõem os dados do paciente.

Afinal, podem ser lidos por qualquer pessoa que tenha acesso aos móveis e gavetas em que são guardados.

Mesmo os documentos digitais ficam sujeitos a esse risco, caso o sistema em que são armazenados não conte com mecanismos de segurança.

Já os softwares médicos hospedados na nuvem dispõem de barreiras como criptografia e senhas para impedir o acesso por pessoas não autorizadas. 

7. Conte com o suporte do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

A verdade é que não tem como organizar prontuários de pacientes sem o apoio da tecnologia – ao menos não com a eficiência que você precisa.

Mais que uma pasta com o histórico de saúde, o PEP é um software que otimiza essa tarefa.

Cada vez que o paciente passa um exame, consulta ou procedimento, esse programa atualiza os dados em sua ficha e os torna disponíveis para toda a equipe da clínica.

Também o prontuário digital engloba uma série de funcionalidades.

Por exemplo, elas permitem anexar imagens, vídeos e outros arquivos multimídia.

Além disso, dá para acompanhar a evolução do tratamento com praticidade.

Por que organizar o prontuário dos pacientes?

Esqueça aquela ideia de prontuários como simples pastas com anotações sobre o paciente.

Nos dias de hoje, eles se transformaram em documentos de referência para apoiar diagnósticos e decisões assertivas na escolha do tratamento.

Doenças crônicas, terapias em andamento e histórico familiar são exemplos de informações relevantes contidas nos prontuários.

Portanto, o cuidado com eles é essencial para qualificar os serviços prestados.

Mais do que isso, é um esforço que ajuda na fidelização de pacientes.

Ao apostar no suporte da tecnologia, sua equipe deixa as tarefas monótonas para as máquinas.

Assim, pode dedicar mais tempo ao atendimento humanizado.

E sabe qual é o resultado disso?

Aumento da produtividade, da organização e da satisfação dos funcionários e pacientes.

Além disso, o prontuário eletrônico possibilita a comparação de dados e serve para apontar tendências entre os usuários.

Ou seja, indica oportunidades para a gestão do seu consultório ou clínica.

Conclusão

Gostou das sugestões sobre como organizar prontuários de pacientes?

Com um protocolo bem definido, treinamento e o suporte da tecnologia, essa tarefa fica bem mais simples e as informações, sempre disponíveis.

Que tal conhecer um software pensado para sua clínica?

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