Como reduzir custos e fazer economia em clínicas médicas?

Desenvolver um plano de economia para clínicas médicas é fundamental para a sobrevivência e crescimento do negócio.

Afinal, são ações que reduzem desperdícios e aumentam os lucros, o que tem tudo a ver com a saúde financeira da qual você não pode abrir mão.

Apesar disso, ainda há gestores que perdem boas oportunidades de cuidar melhor do caixa.

Isso acontece seja pela falta de conhecimento ou de uma estratégia sólida para otimizar o uso de recursos humanos, materiais e financeiros.

É sobre isso que vou mostrar neste artigo, trazendo dicas valiosas de gestão de clínicas e consultórios.

Você verá que, seguindo passos simples, administrar com economia não é nenhuma missão impossível.

Vamos lá?

A importância da economia para clínicas médicas

Por lidar com serviços básicos para a população, o mercado da saúde oferece ótimas oportunidades para empreender.

Podem surgir aí negócios promissores, com ganhos significativos e estabilidade financeira, especialmente quando há sucesso ao fidelizar pacientes.

Só que esse é apenas um lado da história.

Afinal, assim como qualquer outra empresa, os estabelecimentos desse setor precisam gerar receitas que superem os gastos, resultando em lucro.

Quando pensamos em lucro, é natural relacioná-lo a um aumento na quantidade de pacientes ou procedimentos realizados na clínica.

Claro que esses fatores são importantes, porém, uma agenda cheia não garante a sobrevivência do negócio.

É necessário administrar de maneira eficiente, o que implica em conhecer e otimizar recursos e processos.

Caso contrário, sua unidade de saúde corre o risco de enfrentar sérios impactos no orçamento, que podem levar até mesmo à falência.

Esse risco é ainda maior entre os negócios iniciantes, conforme estudo do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).

A entidade alerta que 24,4% das empresas brasileiras fecham antes de completarem dois anos de funcionamento. Já 50% não alcançam quatro anos.

Dentre as organizações paulistas, 54% daquelas que encerraram as atividades precocemente não realizavam acompanhamento rigoroso das receitas e despesas.

Veja o risco real ao qual sua clínica médica se sujeita ao se descuidar das finanças.

Sem esse acompanhamento, fica difícil saber qual a situação do estabelecimento, corrigir falhas e tomar decisões assertivas.

4 Passos fundamentais na gestão da economia para clínicas médicas

O tema “gestão” não tem presença destacada nos currículos das faculdades de medicina ou mesmo em outras profissões na área da saúde.

Mas há razões de sobra para que essa realidade mude.

A pesquisa Demografia Médica 2018 mostra que, dos 59,9% dos médicos brasileiros que atuam na iniciativa privada, 68,6% têm o próprio consultório.

Ou seja, são exigidos no dia a dia quanto a conhecimentos em gestão.

Você pode aprimorar esse aprendizado através de cursos variados, além de publicações de entidades como o Sebrae.

Mas, para começar agora mesmo, veja as dicas abaixo sobre economia para clínicas médicas.

1. Análise das despesas na economia para clínicas médicas

Estar ciente das despesas é o primeiro degrau para gerenciar o seu negócio.

Embora isso pareça óbvio, é fácil se perder em meio às inúmeras tarefas administrativas e ao atendimento dos pacientes, se esquecendo de organizar planilhas e relatórios de controle dos gastos.

Outra situação comum entre os empreendedores é misturar despesas pessoais com as da empresa, mascarando os resultados reais.

Ambas as situações são graves, pois, com o tempo, a desorganização leva ao desconhecimento sobre a situação financeira da clínica ou consultório.

Portanto, se você ainda não registra as despesas, precisa começar agora mesmo.

Em seguida, a dica é analisar de onde cada uma delas vem. São impostos? Salários? Aquisição de equipamentos?

Com esses dados em mãos, você será capaz de avançar para a próxima etapa e construir uma gestão focada na economia.

2. Classificação das despesas traz economia para clínicas médicas

Ao conhecer a origem dos gastos, será simples separá-los em fixos e variáveis.

Os custos fixos são aqueles presentes todos os meses e que não se alteram de um período para o outro, independentemente dos atendimentos prestados e exames realizados.

Muitos deles, como aluguel, água, luz e internet, são indispensáveis para o funcionamento da clínica.

Já os custos variáveis estão diretamente ligados aos procedimentos feitos em cada mês.

Compra de medicamentos e manutenção de aparelhos médicos são exemplos.

Após classificar os custos envolvidos, fica mais simples identificar onde é possível economizar.

3. Criação de metas para crescimento da empresa e redução de despesas

As metas descrevem as ações necessárias para atingir a um objetivo maior.

Se a ideia é economizar, avaliar possíveis desperdícios e despesas supérfluas é um bom ponto de partida.

Verifique quais gastos podem ser cortados, sem perder de vista a qualidade dos serviços.

Embora deixar de investir no treinamento da equipe possa parecer tentador em um primeiro momento, essa aparente economia pode ter resultados desastrosos no futuro.

Queda na produtividade, rotatividade de profissionais e menor acesso a ferramentas necessárias para um bom atendimento são consequências esperadas.

No longo prazo, a tendência é sua clínica perder pacientes.

4. Elaboração da estratégia de economia na clínica médica

Com objetivo e metas claras, você está pronto para construir uma estratégia de sucesso.

Para que seja eficaz, ela deve envolver esforços por parte de todos os funcionários e gestores.

Por isso, é útil informar e ouvir os colaboradores na hora de escolher as medidas que serão adotadas.

Quanto mais você valorizar as ideias da equipe, mais as pessoas se identificarão com a estratégia e melhores serão os resultados.

Além de especificar problemas e soluções, delegue responsabilidades e procure estipular um período razoável para o alcance das metas.

Economia para clínicas médicas: 9 dicas práticas

Como vimos, fazer a gestão de um negócio em saúde não é uma tarefa simples, principalmente se faltar conhecimento sobre administração de empresas.

Mas é possível, sim, fazer um gerenciamento de olho na economia, sem impactar a qualidade dos cuidados prestados.

A seguir, apresento 9 recomendações para diminuir o desperdício e aumentar a eficiência das atividades em clínicas médicas.

Controle de estoque eficiente

Todo estabelecimento de saúde precisa manter produtos em estoque para viabilizar os procedimentos realizados.

Também há situações nas quais é vantajoso adquirir certa quantidade de insumos, especialmente aqueles usados todos os dias, a preço de atacado.

Porém, essa compra só fará sentido se houver controle efetivo do estoque, permitindo rastrear a utilização de cada item.

Utilizar ferramentas ou softwares próprios para clínica médica pode ajudar a manter um estoque atualizado.

Melhore o uso dos seus recursos e evite desperdício

Há alguns anos, um levantamento realizado no Hospital Universitário da Universidade de São Paulo evidenciou que o maior desperdício na unidade ocorria no uso de materiais.

Para se ter uma ideia, 36% dos 189 médicos e profissionais de enfermagem ouvidos citaram a má utilização de insumos como pacotes de curativo, papel sulfite e dispositivos de infusão.

Portanto, essa é uma área que merece atenção em qualquer estabelecimento de saúde.

Oferecer treinamento e disseminar boas práticas no atendimento são algumas ideias para acabar com o desperdício de materiais.

Invista em automação da agenda e outros processos

Por vezes, os maiores desperdícios não são relativos a bens materiais, e sim ao tempo dedicado a atividades operacionais.

Em um mercado cada vez mais dinâmico, o tempo é um recurso essencial, pois impacta na produtividade da sua equipe.

Funcionários da recepção, por exemplo, podem perder horas agendando exames, consultas e tratamentos, quando poderiam se concentrar no atendimento aos pacientes.

Essa demanda pode ser suprida com a automação de processos, inclusive, de forma a eliminar falhas humanas na marcação dos procedimentos, como confusão de horários e datas.

O mesmo raciocínio vale para outras tarefas operacionais que exigem grande atenção e tempo, a exemplo da confirmação de exames e consultas.

Com o suporte da tecnologia, essas ações são realizadas automaticamente e sua equipe fica livre para focar nas atividades que exigem técnica, análise e empatia.

Laudo a distância para exames médicos traz muita economia para clínicas médicas

Clínicas que realizam exames sabem que grande parte do trabalho está na sua interpretação de exames e na emissão do laudo médico.

Além de trabalhosa, essa atividade exige especialistas qualificados na área do procedimento para apresentar suas conclusões.

Só que manter um time com essas características apenas para laudar exames pode custar caro, impactando no orçamento da unidade de saúde ou até inviabilizando o negócio.

Pensando nisso, empresas de telemedicina criaram o serviço de emissão laudos médicos à distância, baseado em um modelo que preserva a qualidade e segurança.

A Telemedicina Morsch, por exemplo, possui uma equipe com especialistas em diversas áreas, dedicados exclusivamente à avaliação dos exames.

Dessa maneira, estabelecimentos parceiros têm seus testes laudados por profissionais capacitados, sem arcar com os investimentos em contratação, como salários e benefícios.

Todo o processo de emissão de laudos é feito através de uma plataforma intuitiva e segura, acessível apenas mediante login e senha.

Analise os fornecedores periodicamente

É natural que, com o tempo, gestores e equipes criem laços com fornecedores.

Mas nem sempre essas relações são vantajosas para sua clínica ou consultório. Ou seja, o ideal é reavaliar essas parcerias após alguns meses.

Fazer um levantamento das opções no mercado pode mostrar novas tecnologias ou produtos mais adequados – e baratos – para o seu negócio.

Claro que você não precisa trocar de fornecedor periodicamente, porém, pode ser útil negociar descontos e consultar as novidades.

Terceirize serviços quando possível

A lógica por trás da terceirização com qualidade é simples: empresas executam melhor as atividades que elas dominam.

Apesar de a sua equipe ser capaz de aprender uma infinidade de tarefas, ela não poderá se aperfeiçoar em todas elas.

Por isso, a dica é focar nas ações mais importantes e contratar parceiros para que se encarreguem do resto.

Em uma clínica ou consultório, os cuidados de saúde são o que chamamos de atividade-fim, a razão de ser da empresa. Eles devem ser priorizados pela equipe.

Já os serviços de limpeza, segurança e marketing podem ser terceirizados, sem prejuízo no atendimento aos pacientes.

Pague as contas em dia e evite juros

Mesmo com uma boa gestão, sua clínica pode atravessar períodos de escassez.

Sempre existem fatores externos sobre os quais o administrador tem pouco controle, como crises econômicas ou a ascensão de concorrentes.

Nesses momentos, a queda na quantidade de pacientes e nas receitas é inevitável, e atrasar o pagamento das contas pode ser uma opção atrativa no curto prazo.

No entanto, essa é uma armadilha com potencial destrutivo.

Dependendo da conta, sua empresa terá de arcar com juros altos em poucos meses.

Mesmo se os juros forem relativamente baixos, o montante acumulado representa uma quantia que poderia ser aplicada em melhorias para o seu negócio.

Além disso, existe o risco de corte de serviços essenciais para o funcionamento da clínica, deixando uma impressão ruim em funcionários e pacientes.

Portanto, fuja dos atrasos no pagamento das contas.

Substitua os equipamentos antigos

Toda tecnologia se torna obsoleta depois de alguns anos.

Essa máxima se aplica aos mais diversos dispositivos, incluindo os equipamentos médicos.

Em um primeiro momento, comprar aparelhos pode parecer uma atitude na contramão da economia, já que pede um investimento alto.

Mas, depois de pouco tempo, você tende a observar benefícios. Entre eles, maior agilidade, digitalização, compartilhamento de informações e qualidade nos resultados.

Existem alternativas para estabelecimentos de saúde economizarem na aquisição de aparelhos médicos, como o aluguel de equipamentos e o regime de comodato – uma proposta de empresas de telemedicina.

No comodato, a clínica contrata uma quantidade de laudos médicos à distância e recebe o direito de usar aparelhos digitais sem nenhum custo adicional.

Verifique quais exames são atendidos pelo sistema e não hesite em aderir a essa forma de economia para clínicas médicas.

Redução de gastos de energia

Quando foi a última vez que você analisou a sua conta de luz?

A energia elétrica costuma representar boa parte do custo fixo nas clínicas, pois ela viabiliza o uso de equipamentos médicos e também de tecnologias utilizadas na recepção.

Procure acompanhar as variações nos valores dessa despesa, reduzindo a energia utilizada nas rotinas da sua empresa.

Uma dica é orientar os funcionários para que desliguem aparelhos elétricos sempre que possível.

Sobre a Telemedicina Morsch

Como expliquei ao longo deste artigo, é possível economizar em vários setores da clínica médica.

Esse processo fica mais simples se a sua equipe contar com parceiros estratégicos, que empreguem a expertise para otimizar serviços relevantes, como a emissão de laudos médicos.

A Telemedicina Morsch tem apoiado clínicas e consultórios em todo o país, conferindo agilidade e um portfólio mais completo.

Para ter acesso a essas e outras vantagens, basta que técnicos em enfermagem ou radiologia façam exames de diagnóstico utilizando aparelhos digitais.

Em seguida, eles compartilham os registros dos testes via plataforma de telemedicina, e os especialistas da Morsch acessam essas informações rapidamente.

Resultados urgentes ficam prontos em tempo real, enquanto os demais são disponibilizados em minutos, na própria plataforma.

Se não tiver equipamentos digitais, você pode contratar o aluguel em comodato, diminuindo custos com a compra de dispositivos.

Conclusão

Ações de economia para clínicas médicas conferem maiores lucros e competitividade para o negócio.

Após ler este texto, você está pronto para avaliar a condição atual da sua empresa e escolher as melhores formas para economizar.

Deixe que a Telemedicina Morsch ofereça o suporte para aumentar suas receitas e reduzir gastos com a emissão de laudos médicos.

Entre em contato e peça seu teste grátis da nossa plataforma.

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Referências Bibliográficas

Sobrevivência das Empresas no Brasil. Taxa de sobrevivência das empresas no Brasil – Sebrae.

Causa Mortis – O sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5 anos de vida  – Sebrae, Julho 2014.

Demografia Médica no Brasil 2015 – Conselho Federal de Medicina.

CASTILHO, Valéria. Levantamento das principais fontes de desperdício de unidades assistenciais de um hospital universitário. Rev. esc. enferm. USP vol.45 no.spe São Paulo Dec. 2011.