Tempo de guarda de prontuário médico: veja qual é o prazo e como se organizar

Obedecer ao tempo de guarda de prontuário médico é dever de todo estabelecimento de saúde.

Essa determinação tem suporte legal, visando garantir a continuidade da assistência prestada ao paciente.

Afinal, é no prontuário que estão os registros de seu histórico de saúde.

São informações que auxiliam em procedimentos e diagnósticos futuros.

Por isso, a perda, extravio, roubo ou deterioração desse documento expõe unidades de saúde a processos e sanções como multas por danos materiais e morais.

Falo sobre esse assunto nos próximos tópicos, trazendo também boas práticas na gestão dos prontuários.

Usar uma plataforma de telemedicina que cumpra as normas do CFM é uma maneira inteligente de preservar os registros.

O que é tempo de guarda de prontuário médico?

O tempo de guarda de prontuário médico é o prazo mínimo de arquivamento desse documento, estabelecido por lei.

Na prática, o período determinado serve para impedir a destruição dos registros de saúde enquanto ainda podem ser necessários.

Por exemplo, durante o tratamento de uma doença crônica, quando é fundamental conhecer eventos passados, incluindo terapias adotadas previamente para definir a mais adequada.

A manutenção do prontuário ainda reforça medidas de segurança do paciente, ao atestar, por exemplo, que possui alergia a determinado medicamento.

De posse dessa informação, a equipe do hospital ou clínica não empregará a substância, prevenindo eventos adversos.

Qual é o tempo de guarda de prontuário médico segundo a lei?

O tempo de guarda de prontuário médico no Brasil corresponde a 20 anos.

Esse prazo está previsto em normas como a Lei 13.787/18, que disciplina a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuários de pacientes. Em seu Art. 6º:

“Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.

“§ 1º Prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios.

“§ 2º Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente.

“§ 3º O processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações.

“§ 4º A destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas na forma de regulamento.

“§ 5º As disposições deste artigo aplicam-se a todos os prontuários de paciente, independentemente de sua forma de armazenamento, inclusive aos microfilmados e aos arquivados eletronicamente em meio óptico, bem como aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica”.

O que acontece quando a clínica perde o prontuário médico?

A perda do prontuário resulta em diversos prejuízos ao estabelecimento, equipes de saúde e ao paciente.

Em especial pela importância do histórico para a requisição de benefícios, incluindo previdenciários, trabalhistas e assistenciais.

Um caso real é contado nesta notícia, que relata a condenação de um hospital ao pagamento de danos morais por não fornecer o prontuário médico.

O paciente havia requerido o documento para solicitar indenização de seguro DPVAT, após sofrer um acidente automobilístico.

Ao proferir a sentença, a juíza Gabriela Müller Junqueira, da 7ª Vara Cível de Campo Grande, argumentou que:

“Vê-se que a falta de apresentação do prontuário do autor trouxe não só incerteza quanto a seu estado de saúde, mas também aumentou o tempo necessário para tramitação de ação judicial de recebimento de seguro obrigatório, posto que diversas medidas tiveram que ser adotadas diante da atitude negligente do requerido”.

Vale também observar o Parecer CRM-PR 2041/2009, que recomenda a seguinte conduta ao médico que constatar a perda do prontuário:

• Comunicar o fato ao Conselho Regional de Medicina
• Elaborar novo prontuário, onde anotará a ocorrência de extravio do anterior, bem como registrar que o paciente teve ciência do ocorrido
• Se houver suspeita de roubo, furto ou outra situação criminal, fazer o devido Boletim de Ocorrência na Delegacia Policial.

A seguir, trago dicas para melhorar a gestão e guarda de prontuários médicos.

Dicas para gestão e guarda de prontuário médico

Neste espaço, trago sugestões que simplificam e conferem maior segurança ao gerenciamento do prontuário médico.

Confira a lista abaixo:

• Faça backups periodicamente: se ainda tiver prontuários em papel, mantenha cópias de segurança em locais diferentes
• Digitalize seus prontuários para impedir a deterioração pelo tempo
• Arquivos eletrônicos devem utilizar certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito
• Mantenha uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, que será responsável pela liberação dos arquivos para descarte ou entrega ao paciente
• Crie um fluxo organizado de preenchimento e atualização dos arquivos
• Utilize um sistema que tenha ferramentas de busca para localizar informações com rapidez.

Sobre o uso de um sistema, comento a seguir sobre as vantagens de usar uma plataforma de telemedicina.

Vantagens da telemedicina na guarda de prontuário médico

Se a perda, extravio ou deterioração do prontuário preocupam, saiba que a solução é digital.

Optando pela criação, assinatura e armazenamento em um Sistema de Registro Eletrônico de Saúde (SRES), é possível conservar o conteúdo original desses documentos.

Sem falar na manutenção de manter backups automáticos.

É algo que possibilita a recuperação das informações, mesmo que os documentos sejam deletados por engano.

Usando a plataforma de Telemedicina Morsch, hospedada na nuvem, você terá espaço ilimitado para o histórico dos seus pacientes.

Os arquivos ficam seguros por meio de mecanismos como senhas e criptografia.

Além disso, podem ser acessados facilmente por pessoas autorizadas, a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet.

Dentro do sistema Morsch, sua equipe ainda terá diversos recursos à disposição, por exemplo:

• Tabelas de medicamentos e fórmulas
• CID de todas as doenças em apenas um clique
• Assinatura eletrônica em todos os documentos
• Modelos de receitas, pedidos de exames e atestados personalizáveis
• Integração com ambulatório, internação e exames
• Alertas para várias atividades – tanto de equipe quanto para o paciente
• Histórico de atendimento, com lista organizada de problemas
• Área para anexar todos os exames do paciente para controle evolutivo, incluindo vídeos, imagens e fotos.

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Conclusão

A atenção ao tempo de guarda de prontuário médico é benéfica para pacientes, unidades e profissionais de saúde.

Por isso, as legislações recentes vêm mantendo a exigência de arquivamento pelo período mínimo de 20 anos após o último atendimento.

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