Ficha de EPI: o que é, para que serve e como preencher
Preencher a ficha de EPI é uma das responsabilidades das empresas, a fim de controlar a entrega, manutenção e troca dos equipamentos de proteção individual.
Todo esse processo deve ficar documentado para o cumprimento da legislação de SST e o reforço na prevenção de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.
Afinal, o EPI representa a última barreira para diminuir a exposição ocupacional a agentes perigosos.
Neste artigo, você acompanha tópicos sobre a finalidade, importância e um passo a passo para montar sua ficha de EPI.
Ao final, também confere um bônus com iniciativas de telemedicina ocupacional que auxiliam nessa e em outras tarefas burocráticas.
O que é ficha de EPI?
Ficha de EPI é o documento que reúne informações sobre a entrega e devolução desses itens. Nela, constam detalhes sobre o equipamento de proteção individual, empregador que o adquiriu e trabalhador que o recebeu.
Geralmente, as empresas contam com um modelo de ficha de EPI para tornar esses registros mais práticos e rápidos.
Afinal, fica mais fácil anotar todas as informações necessárias quando elas são mencionadas no documento, deixando espaço apenas para trechos personalizados.
As fichas podem ser impressas e preenchidas manualmente ou via computador. Porém, a opção de arquivos digitais oferece maior segurança para os dados.
Principalmente quando eles são armazenados na nuvem, um local seguro da internet que conta com mecanismos de proteção contra vazamentos e acesso por pessoas não autorizadas.
Para que serve a ficha de EPI?
A ficha corresponde a uma ferramenta de gestão dos EPIs, apoiando ações que viabilizam seu uso adequado e eficaz.
Isso porque não basta que a empresa disponibilize esses equipamentos.
Também é preciso monitorar sua distribuição, condições e validade para realizar um gerenciamento de qualidade.
Nesse cenário, manter seus registros completos e atualizados possibilita que gestores e profissionais do SESMT:
- Providenciem novos EPIs periodicamente
- Respeitem o prazo de validade dos itens, recomendado pelo fabricante para garantir sua eficácia na proteção contra riscos ocupacionais
- Verifiquem se o Certificado de Aprovação (CA) continua válido junto ao Ministério do Trabalho, o que atesta que o produto passou nos testes de validação necessários
- Façam a troca de EPIs diante de desgaste ou avarias
- Identifiquem os funcionários que receberam os itens, viabilizando a entrega dos equipamentos adequados para todos.
Vou deixar a importância do documento ainda mais clara na sequência.
Ficha de EPI é o documento que reúne informações sobre a entrega e devolução desses itens
Qual a importância da ficha de EPI?
O documento atende à obrigação legal descrita no item 6.5 da Norma Regulamentadora 06, que trata dos EPIs.
Em sua alínea “d”, a legislação determina ser responsabilidade do empregador:
“Registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico.”
Inclusive, a ficha de EPI tem validade jurídica, servindo para comprovar o cumprimento ou descumprimento das normas referentes a esses itens.
Daí a importância de preencher os registros corretamente e manter todos eles guardados e organizados, simplificando sua localização caso seja necessária.
O que deve constar na ficha de EPI?
Não existe um modelo único para a ficha de EPI, no entanto, há informações básicas que devem constar nesse documento.
São elas:
- Dados da empresa: razão social, CNPJ e endereço
- Dados do empregado: data de admissão, setor e posição em que atua
- Data do preenchimento da ficha
- Tipo de EPI, fabricante, marca, modelo e tamanho
- Número do CA e data de validade do equipamento
- Data de fornecimento ao trabalhador
- Data de devolução ou troca
- Motivo da entrega ou substituição do EPI
- Declaração de recebimento com assinatura do empregado
- Declaração de entrega com assinatura do responsável.
Na sequência, trago dicas sobre como fazer a ficha de EPI.
Como fazer ficha de EPI?
Como mencionei anteriormente, a ficha de EPI deve ser adaptada à realidade da sua empresa, incluindo informações que otimizam as rotinas de saúde e segurança no trabalho.
Comece, então, fazendo um levantamento para entender se a estrutura básica que listei acima atende às necessidades da sua equipe.
Se for preciso, faça adaptações para criar seu próprio modelo de ficha de EPI, a fim de conferir agilidade ao preenchimento.
Dados da empresa e do empregado podem ser inseridos num cabeçalho, por exemplo, uma vez que se repetem.
Já os registros sobre o EPI precisam ser atualizados constantemente, o que pede espaços em branco.
As declarações também podem ser padronizadas, desde que atendam ao disposto na NR-06 a respeito das responsabilidades de empregador e funcionários.
Ou seja, a declaração da empresa deve deixar clara a gestão completa dos EPIs, englobando sua entrega, higienização, troca e treinamento realizado junto aos colaboradores.
Enquanto a declaração do trabalhador deve afirmar que ele recebeu treinamento e se compromete a usar o EPI apenas durante a jornada laboral e para a finalidade especificada pelo fabricante e empregador.
Além de notificar seu superior em caso de avarias ou outras situações que motivem a substituição do equipamento.
A ficha de EPI deve ser adaptada à realidade da sua empresa, incluindo informações que otimizam as rotinas
Qual a validade da ficha de EPI?
Comentei, mais acima, que o EPI tem prazo de validade.
Porém, esse raciocínio não se aplica à ficha de EPI, que deve ser mantida pela empresa mesmo após a demissão do colaborador.
Isso porque ela oferece respaldo legal em processos trabalhistas, comprovando a entrega e manutenção dos EPIs realizada pela empresa.
Como a telemedicina colabora com a saúde e segurança do trabalho?
Usando um software de telemedicina em nuvem, é possível criar, assinar, guardar e compartilhar documentos de saúde ocupacional de um jeito prático.
Esse sistema oferece um espaço protegido por mecanismos de autenticação e criptografia para que seus arquivos fiquem preservados da deterioração pelo tempo e não ocupem espaço físico.
Plataformas completas como a Telemedicina Morsch ainda disponibilizam ferramentas de busca online, permitindo a localização e cruzamento de dados em poucos cliques.
E ainda conectam as equipes locais a especialistas em medicina e segurança do trabalho, que podem inserir sua assinatura digital nos laudos de SST:
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Conclusão
Agora que conhece os principais campos e aplicações da ficha de EPI, você pode utilizar esse documento de maneira inteligente para reforçar a proteção aos trabalhadores.
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