6 requisitos fundamentais em um sistema para consultório médico

Por Dr. José Aldair Morsch, 1 de junho de 2021
6 requisitos fundamentais em um sistema para consultório médico

No mercado da saúde atual, contar com um bom sistema para consultório médico é indispensável para otimizar as rotinas dos profissionais.

Afinal, trata-se de uma área complexa, marcada por constantes transformações e cada vez mais competitiva. 

Sendo assim, adotar meios para facilitar as tarefas cotidianas, modernizar os serviços e melhorar as experiências dos pacientes é fundamental.

Contudo, investir no sistema para consultório médico ideal demanda atenção a alguns requisitos. 

Isso porque, caso a tecnologia escolhida não corresponda às expectativas da unidade, o investimento pode se tornar irrelevante e até gerar prejuízos.

A seguir, confira os pontos mais importantes na escolha do seu software e as melhores dicas para ter uma implementação bem-sucedida.  

Por que contar com um sistema para consultório médico? 

Assim como as tecnologias empregadas em qualquer segmento, um sistema para consultório médico facilita as rotinas dos profissionais da área.

Não por acaso, 99% dos médicos brasileiros já reconhecem que a tecnologia é capaz de simplificar as práticas clínicas. 

Sendo assim, o objetivo da sua implementação é tornar os serviços mais produtivos, ágeis e livres de esforços repetitivos ou burocráticos. 

Ou seja, as funcionalidades vão desde recursos para otimizar os agendamentos, com organização de horário, emissão de avisos e ferramentas de reagentamento, até opções para gerenciar as atividades internas e o tempo na sala de espera.

Além disso, é possível controlar toda a gestão financeira, gerenciar as movimentações e obter relatórios completos para dar apoio à tomada de decisões.

Em relação aos gráficos, eles podem demonstrar toda a realidade da clínica de forma visual e intuitiva, a fim de viabilizar melhorias nos serviços e procedimentos.

Por fim, um bom sistema deve permitir armazenar documentos, exames, imagens, vídeos e prontuários para otimizar as consultas e a capacidade da unidade como um todo.

Nesse sentido, é possível ir além e contar com plataformas de Telemedicina, que disponibilizam teleconsultas, telelaudos e outros recursos para ampliar a produtividade, a acessibilidade e a viabilidade dos serviços.

Em todos os casos, o sistema para consultório médico precisa contar com certos requisitos para que seja realmente efetivo. Conheça eles logo abaixo!

6 requisitos fundamentais em um sistema para consultório médico 

Como expliquei acima, um sistema para consultório médico pode contar com diferentes funcionalidades.

Sendo assim, é importante que os profissionais avaliem as possibilidades oferecidas e determinem quais melhor atendem às suas demandas.

Apesar disso, certas funções são indispensáveis, assim como alguns diferenciais para uma usabilidade eficiente. 

Então, veja quais são elas e suas principais características:

1. Gerenciamento financeiro

Os cuidados com a gestão financeira estão entre os mais importantes para a sobrevivência e prosperidade de qualquer negócio no mercado moderno.

Sendo assim, é importante que a tecnologia adotada otimize questões como controle de estoque, fluxo de caixa e emissão de relatórios.

Além de permitir um melhor planejamento, isso também dá mais segurança aos médicos, que têm a rotina agitada e não conseguem se dedicar tanto à organização das finanças. 

2. Gestão de agenda

Um bom sistema para consultório médico também deve ser capaz de organizar todos os horários de atendimento de forma eficiente.

Atrasos, falta de disponibilidade e cancelamentos sem aviso prévio estão entre as questões que mais comprometem a gestão das unidades e a satisfação dos pacientes.

Frente a isso, as ferramentas de agenda não só organizam melhor o fluxo de consultas. Elas emitem inclusive avisos automáticos de horários, que são recebidos via SMS, e-mail ou até WhatsApp para que as pessoas não se esqueçam.

Além disso, também é possível enviar um link para que o indivíduo troque seu horário caso precise, criar uma página no site para que as marcações sejam feitas online, entre outras possibilidades. 

3. Prontuário digital

Quando as informações do paciente ficam reunidas em um ambiente eletrônico, é muito mais fácil e rápido ter acesso aos dados primordiais para as consultas.

Em poucos cliques, é possível conferir o histórico do indivíduo, registrar dados importantes e aprimorar a experiência de atendimento. 

Isso não só torna os procedimentos mais práticos e intuitivos, como também melhora a segurança do armazenamento de dados e viabiliza procedimentos de Telemedicina.

Além disso, é possível flexibilizar atendimentos externos, remotos ou em diferentes unidades, pois basta acessar as informações via login e senha em qualquer dispositivo autorizado. 

4. Protocolos de segurança

Protocolos de segurança

Para que as informações sobre o controle financeiro, a organização da unidade e os dados dos pacientes não caiam em mãos erradas, é importante que o software tenha sólidos protocolos de segurança.

Com isso, é possível respeitar todos os parâmetros de sigilo médico e preservar as questões inerentes ao funcionamento e à competitividade do negócio.

Dessa forma, é imprescindível que o sistema para consultório médico seja protegido por criptografia e recursos de segurança para login de pessoas autorizadas.

Além disso, com o armazenamento em nuvem, são eliminados riscos próprios de arquivos físicos, como perdas, extravios e acesso por terceiros. 

5. Implementação e usabilidade simplificadas

Outro ponto importante é certificar-se de que a implementação da nova tecnologia é simplificada e não compromete as rotinas da unidade.

Afinal, um sistema para consultório médico deve otimizar suas atividades, e não o contrário.

Por isso, é importante que o fornecedor ofereça suporte completo para a adesão, além de treinamentos para que o uso do software ocorra da melhor maneira possível.

Além disso, a interface do programa precisa ser visual e intuitiva para que todas as ferramentas necessárias sejam utilizadas sem grandes dificuldades. 

6. Boa reputação e suporte completo

Por fim, o sistema para consultório médico precisa ter uma excelente reputação no mercado e cumprir com aquilo que promete.

Para certificar-se de que a tecnologia escolhida é realmente segura e vantajosa, é importante pesquisar avaliações de outros clientes, consultar sites e blogs especializados. Além disso, conversar com outras unidades que já aderiram à ferramenta é o ideal.

Inclusive, além de observar os processos de implementação e treinamento, também é imprescindível avaliar como funciona o suporte oferecido pelo fornecedor.

Isso porque a empresa contratada precisa atuar como uma parceira do consultório, sendo capaz de personalizar seus serviços e atender às suas necessidades com precisão.

No mais, o atendimento de técnicos precisa estar amplamente disponível, seja para resolver eventuais falhas, tirar dúvidas ou mesmo efetuar atualizações. 

Escolhendo o melhor sistema para consultório médico 

Com atenção aos requisitos mencionados acima, alguns passos são de grande ajuda para que a escolha do sistema seja a mais assertiva possível:

Passo 1

Avalie e liste as necessidades imediatas da unidade que devem ser sanadas pelo software. Desde a gestão financeira até as demandas gerenciais, a capacidade de atendimento e a experiência dos pacientes.

Passo 2

Com suas necessidades bem definidas, liste as funcionalidades que o sistema deve ter, considerando os requisitos explicados anteriormente. Elas podem incluir controle de estoque e fluxo de caixa, agenda e prontuário eletrônico, recursos de Telemedicina, emissão de relatórios etc.

Passo 3

A partir das funcionalidades elencadas, faça uma pesquisa de mercado e escolha os fornecedores que oferecem as funcionalidades mais alinhadas às necessidades do seu consultório.

Passo 4

Depois de selecionar os fornecedores, pesquise por sua reputação no mercado sob os termos que também mencionei no item acima.

Passo 5

Feita a seleção dos fornecedores de maior prestígio, dê preferência para aqueles com serviços mais personalizados e que tenham melhor experiência de suporte. Isso vale tanto para a implementação quanto para o apoio na resolução de problemas.

Passo 6

Durante essa triagem, dê prioridade para os sistemas para consultório médico que ofereçam o melhor padrão de segurança, com criptografia de ponta, armazenamento em nuvem e recursos de autenticação.

Passo 7

Com a seleção feita e os requisitos bem definidos, garanta que todos os pontos previstos junto ao fornecedor estejam redigidos de forma clara em contrato, para que tudo seja feito conforme o prometido.

Passo 8

Para finalizar, contrate apenas fornecedores que disponibilizam o software durante um período de teste. Assim, você confere se as funcionalidades realmente atendem às suas necessidades, se a equipe consegue utilizá-las nos termos previstos e se elas realmente geram os benefícios esperados. Se não for o caso, basta cancelar o acordo e buscar por um fornecedor mais apto.

Implementando seu sistema para consultório médico 

Por mais que o fornecedor do sistema para consultório médico ofereça um bom suporte de implementação, ela pode ser desafiadora em algumas unidades.

Isso porque novas tecnologias exigem a adequação dos procedimentos internos e de todos os profissionais envolvidos no seu uso. 

Sendo assim, é fundamental que o software tenha um funcionamento simples e intuitivo, e que seu processo de adesão não comprometa as rotinas do estabelecimento. 

Para que isso seja possível, alguns cuidados básicos devem ser observados durante a implantação, que incluem:

Treinamento dos profissionais

Para começar, é imprescindível que todos os médicos, funcionários administrativos, atendentes, enfermeiros e outros profissionais estejam alinhados ao uso do sistema.

Isso significa que eles não só precisam estar familiarizados com as ferramentas, mas também engajados e cientes dos benefícios que elas irão gerar.

Afinal, é fundamental que todos utilizem a tecnologia corretamente e não a deixem de lado durante a rotina, pois isso compromete a centralização dos processos na plataforma.

Sendo assim, em primeiro lugar, invista na qualificação dos times junto ao fornecedor do software para que todos estejam aptos a utilizá-lo.

Durante esse processo, garanta a conscientização sobre o uso correto do sistema e incentive que todos se adaptem em prol das vantagens da inovação adotada. 

Além disso, procure engajar as equipes durante o processo de escolha do software, consultando os profissionais sobre as necessidades a serem atendidas e os recursos que devem ser implementados para melhorar seus serviços.

Conscientização dos pacientes

Além de treinar e conscientizar os médicos e colaboradores do consultório, os pacientes também precisam estar aptos às transformações impulsionadas pela tecnologia.

Ou seja, de nada adianta empregar recursos que melhoram os serviços prestados, caso o público não reconheça os benefícios agregados.

Isso significa que, caso você realize os agendamentos online, as pessoas precisam estar cientes de como isso será feito, de que forma os avisos de horários vão chegar até elas e como utilizar os links de reagendamento, por exemplo.

No mesmo sentido, é importante investir na conscientização sobre a Telemedicina e em meios para que os pacientes utilizem a plataforma adotada da melhor maneira possível.

O mesmo é válido para qualquer mudança que afete a experiência do público.

Inclusive, muitos sistemas para consultórios médicos contam com recursos de marketing digital, em que você cria campanhas informativas por e-mails, por exemplo.

Dotado desse tipo de recurso, é mais fácil deixar a todos cientes das mudanças, de seus benefícios, dos meios necessários para usufruí-las e até melhorar a imagem da unidade ao divulgar sua modernização. 

Adequação por etapas

Caso o sistema para consultório médico for implementado em todas as áreas de uma só vez, isso pode comprometer o tempo dos profissionais e as atividades dos setores.

Nesse sentido, com as demandas simultâneas de todos os colaboradores, o suporte do fornecedor pode ficar sobrecarregado. 

Sendo assim, dê preferência para um software escalável, que permite uma adesão feita em diferentes etapas e fases.

Em poucas palavras, isso significa que as funcionalidades de atendimento não precisam ser implementadas ao mesmo tempo que as ferramentas financeiras e de gestão.

O ideal é aderir a uma mudança de cada vez para que o seu potencial máximo seja garantido até a implementação da próxima fase.

Isso é importante especialmente para unidades menos familiarizadas com a tecnologia e que demandam transformações profundas.

Dessa maneira, é mais fácil qualificar os profissionais necessários, adequar os processos e usufruir dos benefícios do sistema com tranquilidade, segurança e assertividade.

A Telemedicina Morsch é o sistema para consultório ideal

Desde 2005, a Telemedicina Morsch oferece o sistema para consultório médico que é referência nacional em inovação, produtividade e segurança para profissionais de saúde.

Atentos aos requisitos abordados ao longo deste artigo, nossa ferramenta é de fácil implementação, conta com suporte completo e adesão mais rápida e viável do que outras opções disponíveis no mercado.

Totalmente escalável, nossa solução engloba desde recursos de agenda até organização financeira e gerencial. Permite a emissão de gráficos e relatórios capazes de aprimorar todos os serviços e a gestão da sua unidade.

Além disso, oferecemos o que há de melhor na área de Telemedicina, com recursos completos para teleconsultas, telemonitoramentos, prontuário eletrônico em nuvem e telediagnósticos com laudos à distância.

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Conclusão

O emprego de um software para clínica médica ou consultório é fundamental para qualquer unidade. Pois só assim é possível modernizar os atendimentos e rotinas internas, adequando-os aos desafios e parâmetros do mercado atual.

Contudo, para que o sistema realmente gere os benefícios desejados, é imprescindível optar por fornecedores confiáveis, seguros e de referência no mercado. Que sejam capazes de oferecer funcionalidades desde o aprimoramento da agenda até a gestão de fluxos, a otimização das demandas financeiras e a emissão de relatórios.

Para saber mais sobre os requisitos e possibilidades dos melhores sistemas para consultórios médicos, não deixe de acompanhar nossos próximos artigos sobre o tema.

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Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG – Fundação Universidade do Rio Grande – RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin

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