Digitalização de prontuários médicos: benefícios para clínicas e hospitais

A digitalização de prontuários médicos é uma opção vantajosa para as unidades de saúde.

Afinal, a versão virtual dispensa a necessidade de alocar espaço físico, liberando esses locais para outros usos dentro das clínicas e hospitais.

Além de impedir a deterioração dos arquivos em papel, que são apagados, rasgados ou danificados pela ação do tempo.

Se quer saber como funciona a digitalização, legislação sobre o assunto e conferir dicas para tornar esse processo mais fluido, preparei este artigo para você.

Acompanhe até o final.

O que é digitalização de prontuários médicos?

A digitalização de prontuários médicos é o processo de substituição do papel pela versão virtual deste documento.

Lembrando que o prontuário reúne registros de consultas, exames, encaminhamentos, receitas, atestados e laudos que compõem o histórico do paciente.

Sua digitalização deve seguir normas específicas definidas pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), como explico nos próximos tópicos.

Essa dinâmica reflete o alcance da transformação digital na saúde, resultado de inovações tecnológicas como a telemedicina.

Não é à toa que sistemas de telemedicina modernos oferecem prontuário eletrônico do paciente (PEP) integrado a outros serviços.

Foi aprovada a digitalização de prontuários médicos em hospitais?

Sim, a digitalização de prontuários médicos em hospitais foi aprovada no final de 2018.

A pauta era debatida no Senado Federal desde 2014, diante da apresentação do Projeto de Lei nº 167.

Anteriormente, era permitido digitalizar o histórico do paciente, no entanto, não havia autorização legal expressa para eliminar os originais em papel.

O cenário mudou quando o PLS 167 foi convertido na Lei 13.787/18, que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.

Conhecido como Lei do Prontuário Eletrônico, o texto confere maior segurança à dinâmica, estabelecendo normas claras para a digitalização dos prontuários.

Quais os benefícios da digitalização de prontuários médicos?

Mencionei algumas vantagens da digitalização na abertura do texto.

Acompanhe agora detalhes sobre os benefícios do prontuário digital.

Dispensa de local físico para arquivamento

Esse é um dos benefícios mais evidentes, que representa economia para as unidades de saúde.

Em vez de manter móveis e salas inteiras ocupadas por arquivos em papel, a versão virtual possibilita o uso mais inteligente desses ambientes.

Seja como consultórios, salas de espera ou mesmo estocagem de insumos.

Preservação do conteúdo original

Por reunir informações sensíveis e importantes para o cuidado do paciente, o prontuário deve ter o conteúdo original preservado.

O que não é tão simples depois de alguns anos da guarda de documentos em papel, que sofrem deterioração, tendo parte dos registros apagados.

Sem contar as chances de perda, extravio ou destruição por engano, junto a outros papéis.

Nesses casos, dificilmente haverá outras cópias que garantam a recuperação dos registros.

Já o prontuário eletrônico conserva as informações, além de disponibilizar cópias em backup.

Assim, é possível recuperar o histórico, mesmo se o original for apagado por engano.

Espaço de armazenamento ilimitado

Ao contrário da versão em papel, o prontuário digital conta com armazenamento na nuvem.

É um local da internet destinado ao salvamento de arquivos, que não tem limite de espaço.

Maior acessibilidade

Como fica armazenado na nuvem, o PEP pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.

Ou seja, o paciente não precisa carregar papéis entre estabelecimentos de saúde, nem tomar cuidados especiais para conservar imagens em filmes radiológicos, por exemplo.

Seu histórico pode ser visto usando dados pessoais, como nome completo e número de registro.

Mecanismos de proteção contra fraudes

Embora seja acessível, o prontuário digital é seguro.

Graças a ferramentas como autenticação e criptografia, esse software colabora com o sigilo médico, impedindo a entrada de pessoas não autorizadas.

Como adaptar uma clínica ou hospital para a digitalização de prontuários médicos?

Toda mudança traz alguns desafios, e não é diferente com a transformação digital.

Porém, faz sentido agilizar a digitalização dos seus prontuários, a fim de aproveitar todas as vantagens que citei acima.

A seguir, trago um passo a passo para simplificar essa tarefa.

1. Organize os documentos em papel

Provavelmente, sua clínica ou hospital possui pastas e mais pastas com prontuários em papel.

Então, comece pela organização desses arquivos, retirando grampos e clips e preparando cada folha para que seja digitalizada.

Uma dica é separar os prontuários por datas ou grupos, o que facilita a execução da tarefa aos poucos.

2. Defina o método de digitalização

Scanners, impressoras e até fotos tiradas por um smartphone servem para digitalizar os arquivos originais.

Desde que atendam às regras das autoridades de saúde, esses são métodos válidos.

Avalie a estrutura disponível na sua empresa para definir qual deles é o mais adequado.

3. Atenção às exigências da legislação

A já citada Lei 13.787/18 determina que a digitalização dos prontuários médicos deve:

• Assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital
• Reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais
• Utilizar certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito
• Empregar meios de armazenamento que protejam os documentos digitais do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados.

Quanto à destruição dos prontuários originais (em papel), o Art. 3º estabelece que:

“Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, observados os requisitos constantes do art. 2º desta Lei, e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade”.

4. Escolha um sistema seguro para armazenamento

Após criar as versões digitais, é importante selecionar um Sistema de Registro Eletrônico de Saúde (SRES) que esteja em conformidade com as regras do CFM.

Desse modo, é garantido o atendimento aos padrões de segurança e qualidade necessários, como os requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) da ICP-Brasil.

Além de possibilitar a captura, o armazenamento, a apresentação, a transmissão e a impressão da informação digital e identificada em saúde.

Você encontra essas e outras funcionalidades na plataforma de Telemedicina Morsch, que permite a realização de teleconsultas com prontuário digital integrado.

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Conclusão

Ao final deste artigo, você está por dentro do processo de digitalização de prontuários médicos.

E pode contar com a Telemedicina Morsch como aliada na promoção da transformação digital, conferindo agilidade ao dia a dia do hospital ou clínica.

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