Como controlar o fluxo de caixa no consultório?

Por Dr. José Aldair Morsch, 31 de março de 2017
Como controlar o fluxo de caixa

Médico sabe como controlar o fluxo de caixa do consultório?

Ser médico desde o princípio se mostra um desafio. Para entrar na universidade é preciso se preparar para o vestibular mais concorrido, o que pode levar anos de estudo. Após entrar na universidade, o tempo para se graduar é consideravelmente maior do que em outras graduações.

Mas, os desafios não param por aí. Os médicos têm que enfrentar o desafio diário de se responsabilizar pela saúde de diversas pessoas.

Além disso, precisam gerenciar o atendimento em consultórios particulares, plantões em hospitais e vida particular. No meio de tantas atividades, como controlar o fluxo de caixa?

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O tempo para gerir o funcionamento de uma clínica se torna bastante limitado. No entanto, controlar a parte administrativa do consultório não precisa ser mais um problema na vida do médico.

Atualmente, existem diversas formas de tornar essa gestão mais fácil, mesmo para quem não tem conhecimentos sobre administração. Hoje, vamos descrever algumas dicas para facilitar a organização financeira de sua clínica. Continue sua leitura e saiba mais!

Como controlar o fluxo de caixa e por que a contabilidade para clínicas é tão importante?

Desde o início da abertura do seu consultório é necessário ficar atento com os processos que envolvem o financeiro. Normalmente, as empresas possuem meios para controlar as entradas e saídas de dinheiro. Esses métodos são muito importantes, pois mostram a quantidade de saldo que uma empresa terá ao fim do mês, trimestre, semestre ou ano.

Essa previsão auxilia a planejar novos investimentos, visualizar os cortes de gastos e, principalmente: organizar o dinheiro recebido para que não hajam furos no equilíbrio de gastos e receitas.

Quando mencionamos a importância de controlar as receitas e despesas, muitas pessoas associam esse controle a apenas grandes valores. Pode parecer mentira, mas realizando o balanço dos gastos dessa forma, um grande valor pode ser deixado passar, de modo que as contas não fechem no fim do mês.

Um dos principais objetivos em controlar os gastos é ter registrado absolutamente toda a receita e despesa de uma empresa. Isso conta desde um cafézinho até um gasto com uma grande reforma.

Portanto, não deixe gastos triviais ou recebimentos de pequeno valor passarem sem controle. Isso pode influenciar consideravelmente no final de suas contas.

Primeiramente: conheça o fluxo de caixa!

Uma ferramenta muito utilizada por empresas é o fluxo de caixa. A proposta deste método é ter todos os gastos e despesas de um negócio controladas de forma sistematizada, efetuando cálculos para chegar ao saldo da empresa mensalmente. Como controlar o fluxo de caixa para que seja um método eficiente? É preciso registrar diariamente as movimentações financeiras do seu negócio!

As formas de registro podem variar de acordo com o usuário, mas, o que importa é que elas sejam organizadas e estejam guardadas seguramente. Nos fluxos de caixa virtuais, por exemplo, aconselha-se que seja realizado em plataforma online ou que possua ao menos uma cópia em outro computador, pendrive ou HD externo.

Obviamente, como se tratam de dados de extrema importância para a empresa, essas informações devem ser guardadas de forma confidencial, evitando que pessoas que não sejam os administradores da clínica tenham acesso a elas. Mas, como controlar o fluxo de caixa? É possível utilizar softwares de gestão para empresas, como o zero paper e o conta azul, que auxiliam no gerenciamento do método.

Mas, como implementar o fluxo de caixa para clínicas?

Agora que você já conhece o método, vamos a implementação. A princípio, o responsável pela clínica ou consultório deve escolher um meio para descobrir como controlar o fluxo de caixa.

Seja virtual ou manual, além da segurança que já mencionamos anteriormente, o fluxo de caixa deve ser atualizado periodicamente. No meio escolhido, todos os gastos e receitas da empresa devem ser registradas. Desde coffee breaks até grandes recebimentos: nada pode escapar ao controle do fluxo de caixa.

Quando os registros mensais forem concluídos, um simples cálculo oferece uma ampla visão sobre os negócios da empresa. Aprenda como realizá-lo:

  • O primeiro dado a ser recolhido no fluxo de caixa é a Receita Bruta. Esta informação se refere ao valor bruto de receitas, ou seja, sem possíveis deduções e outras cargas já atreladas a estes valores recebidos.
  • Como o valor da Receita Bruta ainda não teve seus encargos descontados, não é possível considerá-lo como o lucro limpo da clínica. Para realizar o cálculo, portanto, é preciso subtrair as taxas do valor da Receita Bruta. Após a subtração, o usuário do fluxo de caixa chegará a um novo valor, a Receita Líquida. Apesar de já estar livre dos encargos como impostos e taxas, a Receita líquida ainda possui valores de gastos incorporados, como as despesas do consultório.
  • As Despesas são a parte do controle do fluxo de caixa que se referem aos gastos com a manutenção do negócio, desde os pagamentos de contas até os salários dos funcionários.
  • Ao coletar esses três dados, é possível realizar o cálculo que implicará no saldo do consultório. Primeiramente, a Receita Bruta deve ter suas taxas e encargos subtraídos, gerando a Receita líquida. Após obter o resultado da Receita Líquida, a mesma deve subtrair do seu valor total o número que se refere às despesas da clínica. O resultado do cálculo será o lucro da empresa, caso não sejam aplicados impostos diretamente sobre o lucro do negócio.

Mas calma! Para ter uma melhor compreensão sobre o lucro do seu consultório, o ideal é realizar um cálculo comparativo entre o mês atual e o mês anterior. Portanto, o resultado do cálculo anterior, denominado de resultado do exercício, deve subtrair o resultado do exercício do mês passado. Se o resultado for positivo, aí sim o consultório teve um lucro igual ou superior do que anteriormente.

Como calcular o seu lucro anual?

Para ter uma visão sobre o lucro da sua empresa durante todo o ano, o fluxo de caixa possibilita também a realização de um cálculo que ofereça padrões numéricos da atividade da clínica. O cálculo denominado Balanço Patrimonial é realizado desta forma:

  • Primeiro, é necessário encontrar o Balanço patrimonial ativo, que consiste nas receitas, bens e outros tipos de aplicações de valores que ainda recebem controle da empresa.
  • Depois, o Balanço patrimonial passivo deve ser encontrado na origem destes valores, como atividades que exigem ativos para a realização.
  • O Patrimônio Líquido é o resultado da subtração do Balanço patrimonial passivo do valor Ativo da empresa. A partir deste cálculo, é possível ter uma noção sobre o patrimônio total de uma clínica.

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Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FURG - Fundação Universidade do Rio Grande - RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia pela PUC-RS. Pós-graduação em Cardiologia Pediátrica pela PUC-RS. Linkedin

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