Como reduzir custos na gestão hospitalar ?

Por Dr. José Aldair Morsch, 22 de março de 2018
Saiba como reduzir custos na gestão hospitalar

Atuar na gestão hospitalar, administrando clínicas, hospitais, laboratórios, instituições de saúde em geral é uma verdadeira vocação.

Afinal, essa área consiste em fazer toda a gestão do sistema de saúde, desde processos, pessoas a materiais e equipamentos. 

Fazer com que a conta no final do mês feche adequadamente, não devendo nada para nenhum fornecedor, funcionário ou até acionistas envolve um verdadeiro “rebolado” nas diversas áreas dessas instituições.

Manter a harmonia entre todos os envolvidos na máquina da saúde e, ainda, buscar o lucro está cada vez mais difícil e desafiador.

Sabendo disso, vou procurar, de maneira simples, relacionar alguns pontos e dar dicas para que você consiga otimizar a sua gestão hospitalar e, com isso, reduzir seus custos, especialmente os fixos, e aumentar a produtividade de todos.

Antes, porém, é importante ampliar a definição de gestão hospitalar, pois isso irá favorecer o entendimento posterior.

O que é gestão hospitalar?

Trata-se de uma área que une os segmentos da saúde com administração, pois o seu principal papel é justamente gerenciar os locais e as pessoas em âmbito médico.

Essa é considerada a profissão ideal para quem gosta da área da saúde, mas não deseja ou não tem aptidão para ser enfermeiro ou médico, por exemplo.

A gestão hospitalar inclui tarefas como:

  • Controle e planejamento de custos e compras;
  • Supervisão de contratos e convênios;
  • Organização de processos;
  • Resolução de problemas técnicos e administrativos;
  • Busca constante por inovação e desenvolvimento tecnológico.

Essa atuação é essencial porque garante uma boa administração do hospital e, consequentemente, promove um atendimento de qualidade ao paciente.  

Quais são os princípios da gestão hospitalar?

Para que a gestão hospitalar seja realmente eficiente e adequada às demandas do estabelecimento, ela precisa ser apoiada em 5 princípios fundamentais. São eles:

1. Recursos e insumos

Os médicos e gestores de saúde devem ter preparo e a devida qualificação para gerenciar os recursos e insumos dos seus postos de atendimento.

No caso dos especialistas, essa medida é ainda mais importante, já que a grande maioria dos gastos é ligada à prescrição médica.

Isso significa que, para que o negócio realmente seja viável e vantajoso, os recursos devem ser corretamente administrados pelos envolvidos na cadeia de atendimento.

2. Capital humano

Nos dias de hoje, é impossível desassociar a gestão hospitalar do gerenciamento de recursos humanos.

Ou seja, mais do que gestores prontos para elencar e direcionar o quadro de colaboradores, também é fundamental que os médicos saibam administrar os trabalhos, tanto em sua esfera individual, quanto coletiva e interdisciplinar.

3. Indicadores

Acompanhar indicadores ligados ao desempenho da organização é fundamental para o sucesso de qualquer operação no mercado competitivo.

Na área da saúde, isso não é diferente: os médicos devem compreender e participar dos indicadores ligados aos seus resultados periódicos. 

Isso também demanda uma visão plena dos fluxos de atendimento, de forma que seus requisitos sejam cumpridos e o gerenciamento dos trabalhos ocorra de maneira equilibrada, beneficiando assim a saúde financeira e a eficiência do estabelecimento.

4. Conhecimento de mercado

Mais do que atender as necessidades dos pacientes e adequar os fluxos internos às suas demandas, os médicos também precisam lidar com fornecedores, parceiros e outros envolvidos na cadeia de saúde.

Dessa maneira, conhecer a lógica que rege este mercado é fundamental, para que as rotinas clínicas sejam otimizadas em relação aos padrões praticados no cenário competitivo e não sofram com eventuais problemas ligados aos demais envolvidos na rede.

5. Visão horizontal

Para que o gerenciamento operacional beneficie a assistência prestada nos atendimentos, e vice-versa, os médicos devem ter uma visão horizontal de seus negócios.

Assim, é possível compreender a importância de todos os envolvidos nos processos e garantir que desempenhem as funções necessárias para que todo o estabelecimento atue em conformidade, com áreas que conversam entre si e apoiam suas diferentes demandas.

Com os 5 princípios da gestão hospitalar bem definidos, explicarei melhor como ela atua para reduzir custos e equilibrar a saúde financeira dos negócios ligados à saúde!

Afinal, como reduzir os custos na gestão hospitalar?

Para facilitar o entendimento das ações, vou descrever os setores principais e o que pode ser otimizado em cada um deles. Confira:

1- Controle de estoques e fluxo de materiais

Esta é a área da sua empresa de maior gasto e perdas e ainda tem quem prefere controlar tudo isso utilizando apenas planilhas em Excel.

Atualmente, existem diversos softwares que otimizam esse fluxo e trazem economia tanto na compra quanto no uso dos materiais em geral.

Softwares automatizados são mais precisos e menos suscetíveis a erros humanos – sem falar que são mais ágeis, se comparados com o processo de criação e atualização de diversas planilhas no Excel, por exemplo.

Todos os dados ficam centralizados e dispostos em um único local, facilitando na gestão hospitalar. 

Com isso, evita-se que faltem materiais ou que sejam adquiridos sem necessidade.

O software também promove a economia de tempo, pois a pessoa responsável pode realizar outras tarefas utilizando a mesma quantidade de horas. 

Isso, inclusive, eleva a produtividade, permitindo que pessoas possam desempenhar mais tarefas. 

Diversos softwares especializados reduzem erros humanos com processos automatizados

Planilhas manuais demoram para serem preenchidas e são mais suscetíveis a erros, se comparado a um software especializado.

2- Gerenciamento da manutenção de equipamentos

Quando pensamos em manutenção preventiva, logo imaginamos um gasto desnecessário.

Isso sim é um ledo engano!

Prevenir sinistros nos equipamentos médicos hospitalares implica em evitar estragos significativos e custos muito maiores na hora do conserto.

Lembre que a internet está disponível para todos e que a busca por fornecedores de serviços e equipamentos é muito fácil.

Não aceite sempre manter o mesmo fornecedor. Investigue com cautela o mercado, pois é possível reduzir em até 80% os custos com os parceiros.

Aqui uma dica bônus: quer adquirir aparelhos para os exames mas não tem dinheiro? Avalie a possibilidade de realizar comodato dos equipamentos. 

A Telemedicina Morsch disponibiliza uma relação de aparelhos que trazem tecnologia e redução dos custos na área de exames.

Ao contratar o aparelho em comodato, seu serviço recebe mensalmente laudos de exames gratuitos como cortesia.

Falo mais sobre isso no item de gerenciamento dos recursos humanos, que conta com uma alternativa excelente para interpretação dos exames.

3- Apoio estratégico em campanhas ou controle de epidemias

Novamente, estamos diante de um evento que, a curto prazo, pode não trazer resultados visíveis, mas que a médio e longo prazo, resultam em uma economia importante para o hospital.

a- Meios de Incentivar campanhas de doação de sangue

Manter um estoque de sangue é uma tarefa árdua! 

As pessoas têm o hábito de apenas doar sangue quando um amigo ou familiar precisa, sendo difícil ter uma rotina de doadores frequentes para manter os estoques.

Já pensou em otimizar a relação com os doadores através do e-mail marketing, enviando informações úteis sobre saúde, voltadas à doação consciente?

Não esqueça que o conteúdo está do seu lado!

Exemplo de arte que pode ser usada em um email marketing ou postagem nas redes sociais

Exemplo de ilustração que pode ser usada em uma postagem nas redes sociais ou enviada, com mais informações, por e-mail marketing.

Convide os médicos, enfermeiros, técnicos em enfermagem, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, terapeutas, entre outros, para escreverem os artigos que serão publicados no blog da sua instituição e disparados semanalmente para os pacientes e doadores.

O mesmo vale para os casos de epidemias de mosquitos, febre amarela, hepatites, entre outros, que estão presentes em todas as regiões.

Chegar até a população através da internet, redes sociais e aplicativos é a melhor estratégia para gerar conhecimento.

Por exemplo, nosso blog tem justamente essa função. Se você chegou até nós através de pesquisa do Google e está tendo contato com um conteúdo que lhe interessa, está percebendo na prática essa funcionalidade.

O mesmo vai acontecer com os pacientes da sua cidade no momento que eles buscarem informação sobre as doenças que estão em alta na sua região.

Com certeza eles irão ler. Afinal, todos querem informações úteis para melhorar a saúde, então aproveite isso.

b- Prevenção de doenças crônicas como hipertensão e diabetes

É um grande diferencial para o seu negócio fazer com que as informações cheguem até os interessados – seja através do blog da instituição ou cadastro dos e-mails dos pacientes numa base para serem nutridos com novas informações semanais ou quinzenais.

Mostre que você é referência no assunto e compartilhe dicas úteis e cientificamente comprovadas. 

c- Campanhas para abolir o excesso de álcool e fumo

A luta contra os vícios é constante, especialmente porque eles podem levar ao surgimento de uma série de doenças e complicações. 

Essas patologias que acompanham os vícios são de altíssima gravidade – nem estou falando do problema social do alcoolismo, que afeta os que estão a sua volta.

Procure transmitir uma linguagem acessível e direta com a população da sua região e mantenha-os informados sobre os riscos.

4- Gestão de recursos humanos

A área de RH é complexa e selecionar a pessoa certa para a função que a sua empresa deseja, na verdade, é uma tarefa quase impossível.

Na prática, sabemos que é preciso de um tempo de treinamento e amadurecimento para aproveitar efetivamente o potencial de grande parte dos profissionais.

Onde podemos otimizar esse recurso?

Na área de limpeza, por exemplo, tendo em vista que a prestação desse serviço está passando por uma verdadeira revolução.

Atualmente, as empresas terceirizadas para limpeza, higienização e lavanderia é uma das grandes tendências.

A redução de custos também pode ser realizada com outras ações práticas, como:

  • Realizar as contratações de acordo com o orçamento do hospital, ampliando o quadro conforme surgirem as necessidades;
  • Controlar as atividades previstas, corrigindo-as, quando necessário, para que seja mantido o resultado desejado;
  • Investir na integração de dados, através de um software que possa ser utilizado por todos os profissionais administrativos e que centralize as informações essenciais para uma boa gestão hospitalar;
  • Utilize os serviços da Telemedicina, reduzindo a necessidade de contar com uma variedade de especialistas presentes no local.

Os desafios da Gestão de RH, porém, não se restringem às questões financeiras e de contar com as pessoas certas para cada atividade.

É preciso mensurar as tarefas e rotinas, a fim de determinar quem está desempenhando suas atividades adequadamente e quais os pontos precisam ser melhorados.

Essa análise é complexa e variável, sendo necessário que o controle seja permanente e se estendendo a todas as áreas do hospital – tendo em vista que tudo chegará até o cliente final.

Mas e como vou resolver a falta de especialistas para interpretar os exames do meu serviço na gestão hospitalar?

O primeiro passo é: não contrate novos médicos especialistas! Isso mesmo, você não entendeu errado.

Aproveite os serviços terceirizados da Telemedicina e tenha mais agilidade e economia no momento de interpretar os exames.

Você tem o técnico que é treinado à distância pelo suporte da Telemedicina.

Ele faz o exame e envia pela internet para uma plataforma em nuvem, onde os especialistas estão online e irão interpretar exames e liberar os laudos médicos em poucos minutos.

Para isso, porém, é essencial que você avalie a possibilidade de adquirir softwares específicos.

Busque no mercado empresas que oferecem várias funções no mesmo aplicativo.

Não contrate vários fornecedores, mas sim procure estudar o mercado e ver opções de integração.

Não contrate um PACS em nuvem, por exemplo, só para guardar os arquivos dos exames. Utilizando a Telemedicina, você ganha o PACS integrado. 

Os exames enviados para interpretação automaticamente irão para o PACS da empresa de Telemedicina e ficarão guardados, permitindo o acesso sempre que necessário.

Já imaginou quanta economia que somente isso já pode gerar na sua gestão hospitalar?

Como a Telemedicina ajuda na gestão hospitalar?

O primeiro ponto em que a Telemedicina beneficia a gestão hospitalar está relacionado à redução de custos que garante para médicos e pacientes.

Seja em termos de infraestrutura ou de acessibilidade, ela permite que pacientes sejam atendidos mesmo em áreas de difícil acesso, médicos se qualifiquem à distância, sistemas otimizem o armazenamento de dados e a administração de recursos, e assim por diante.

Nesse sentido, um dos diferenciais mais significativos são os laudos online, que garantem diagnósticos mais ágeis e a possibilidade de ampliar o volume de especialidades oferecidas.

Com esse tipo de recurso, os laudos são entregues no mesmo dia (ou em uma hora, nos casos emergenciais) e conferem mais agilidade às rotinas médicas.

Dessa maneira, os profissionais podem voltar suas atenções ao atendimento humanizado dos pacientes, sem se preocupar com a elaboração dos laudos e com todas as burocracias envolvidas.

Como se não bastasse, como eles são fornecidos à distância por especialistas de ponta, que recebem imediatamente as informações após sua obtenção nos aparelhos médicos, os riscos de erros são reduzidos ao máximo. Logo, aumenta a qualidade dos exames.

Além de modernizar e agilizar os atendimentos, isso também permite que hospitais ou clínicas atendam a um maior número de pacientes, sem que isso prejudique suas rotinas ou entregas de exames.

Dessa maneira, os serviços prestados se tornam melhores, a necessidade de um corpo clínico maior é eliminada e a gestão hospitalar é beneficiada por fluxos mais precisos, práticos e bem definidos de trabalho.

Os sistemas de Telemedicina também armazenam os dados dos exames e dos laudos online, de maneira totalmente segura e que elimina as dificuldades ligadas aos registros físicos.

Além disso, os dados dos prontuários permitem a criação de um banco de dados dos pacientes, que agregam mais qualidade e facilitam os atendimentos seguintes.

Quais são as tendências da Telemedicina da gestão hospitalar?

Como mencionei anteriormente, a Telemedicina é repleta de benefícios para a gestão hospitalar, e isso vai muito além das tecnologias de telelaudos e de teleconsultas!

Entre as tendências que mais merecem atenção na área, destaco:

Prontuários digitais

Não é só na área da saúde que os documentos digitais estão se tornando indispensáveis, mas em todo o mercado.

Na Telemedicina, o exemplo mais importante são os prontuários digitais, em que os médicos podem atestar sua validade por meio de assinaturas digitais eletrônicas, por exemplo.

Além disso, eles integram as informações dos pacientes e as organizam em um ambiente totalmente seguro.

Assim, os dados ficam disponíveis para novos atendimentos (por meio de qualquer dispositivo autorizado) e também aperfeiçoam todo o processo de armazenamento.

Dispositivos de monitoramento

Outra tendência tecnológica que promete impactar a medicina são os wearables, conhecidos também como tecnologias vestíveis.

Com eles, dispositivos são posicionados de maneira confortável no corpo dos pacientes, para que os especialistas monitorem informações como índice glicêmico, batimentos cardíacos, entre outras semelhantes.

Dessa maneira, a Telemedicina permite análises clínicas ainda mais precisas e completas, com um acompanhamento mais eficiente de indivíduos em quadros de risco, de difícil diagnóstico ou que exigem supervisão constante.

Inteligência Artificial (IA)

As tecnologias de Inteligência Artificial já são constantes no mercado digital, mas prometem se aperfeiçoar ainda mais, de maneira a impactar diretamente o ramo da Telemedicina.

Mais que realizar cálculos complexos e cruzar informações em poucos segundos, a IA possibilita o reconhecimento de padrões e a simulação precisa de casos, o que inclui sistemas complexos e imprevisíveis como o próprio organismo humano.

Atualmente, esse tipo de tecnologia já ajuda médicos a reduzir a margem de erros de diagnósticos e a interpretar laudos. Porém, em um futuro próximo, ela será difundida para aplicações ainda mais complexas, como na realização de cirurgias.

Computação na nuvem

Inerente à Telemedicina, a computação em nuvem permite mais segurança para o armazenamento de dados e facilita o acesso às informações dos pacientes entre todos os participantes autorizados da cadeia de atendimento. 

Por mais que já seja uma realidade no setor médico, resolvi apontar o cloud computing como tendência justamente por conta de sua ampla difusão no mercado, que promete crescer até que substitua completamente os recursos físicos para registros de dados.

O uso da telemedicina no Brasil e no mundo

Seria impossível abordar as tendências da Telemedicina sem também mencionar os principais avanços da área ao redor do mundo.

Quanto mais as tecnologias digitais e de comunicação avançam mundialmente, garantindo redes mais sólidas e rápidas, mais a atuação médica remota ganha força e excelência.

De acordo com dados da norte-americana Harris County Medical Society, 59% dos médicos aderem à Telemedicina por conta da sua conveniência, enquanto 40% o fazem pela diminuição de custos. Ambos os pontos estão diretamente relacionados à uma gestão hospitalar mais eficiente!

Atualmente, os EUA estão entre os países com mais destaque na área, com quase metade dos hospitais já aderindo a esse tipo de tecnologia.

A medicina estadunidense também foi responsável pelo primeiro hospital virtual, que só presta atendimentos de maneira remota e funciona integralmente, todos os dias, durante 24 horas.

Já no Brasil, os destaques são para o Hospital Albert Einstein e Oswaldo Cruz, ambos de São Paulo. O primeiro utiliza a Telemedicina desde 2012 para auxiliar no diagnóstico e na condução dos tratamentos. Por sua vez, o segundo recentemente instalou robôs de telepresença para terapias intensivas, integrando médicos intensivistas com os responsáveis pela UTI.

Inclusive, o território brasileiro tem um potencial enorme para a adesão da saúde à distância. Uma vez que conta com uma extensão territorial enorme e diversas comunidades em áreas de difícil acesso.

Quais são as vantagens do uso de Telemedicina na gestão hospitalar?

Com todas as possibilidades da Telemedicina que abordei até aqui, é fácil perceber como ela impacta positiva e significativamente as rotinas inerentes à gestão hospitalar!

Para resumir seus benefícios e destacar como a área é importante para um gerenciamento bem sucedido, listei e explicarei algumas de suas vantagens mais importantes:

  • Diagnóstico compartilhado, com a possibilidade de integrar mais especialistas e obter novas opiniões de médicos autorizados sempre que desejado ou necessário;
  • Especialistas disponíveis 24h, seja para o fornecimento de laudos à distância ou mesmo para consultar profissionais renomados a respeito das condições clínicas dos pacientes;
  • Aumento da demanda clínica, já que a Telemedicina permite atender a uma gama maior de pacientes e especialidades, ao mesmo tempo em que acelera e amplia a qualidade das consultas, exames ou outros procedimentos diversos;
  • Otimização do tempo médico, uma vez que as rotinas de atendimento são aceleradas, os dados dos pacientes podem ser facilmente acompanhados em nuvem, bem como os retornos e acompanhamentos podem ser feitos por videoconferências;
  • Segurança das informações, pois, além da disponibilidade, o armazenamento em nuvem é apoiado por sólidos protocolos de segurança, que são muito mais seguros do que a proteção de dados em hardwares físicos. 

Concluindo, fique atento a todos os detalhes para garantir uma melhor gestão hospitalar!

Precisamos entender que pequenas ações em cada setor de sua empresa se traduz em um somatório de benefícios que, no final do mês, representam uma porcentagem significativa em economia.

A tendência no mercado da saúde é terceirizar a limpeza, higiene, lavanderia e interpretação dos exames, evitando novas contratações de especialistas.

Se você quer mais informações sobre o assunto, entre em contato comigo pelo whatsapp que aprece na tela ou comente abaixo.

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Até mais! Forte abraço!

Dr. José Aldair Morsch
Dr. José Aldair Morsch
Cardiologista
Médico formado pela FAMED - FURG – Fundação Universidade do Rio Grande – RS em 1993 - CRM RS 20142. Medicina interna e Cardiologista pela PUCRS - RQE 11133. Pós-graduação em Ecocardiografia e Cardiologia Pediátrica pela PUCRS. Linkedin