9 dicas para uma administração e gestão de sucesso de clínica médica

A administração de clínica médica requer conhecimento técnico e gerencial, além de zelo para estabelecer e manter um alto padrão de qualidade.

Afinal, a gestão do estabelecimento vai além dos serviços em saúde, englobando tarefas burocráticas e operacionais, as quais não costumam estar presentes na rotina dos médicos em geral.

Se você tem dúvidas e gostaria de dicas práticas para o dia a dia da sua clínica, continue lendo este artigo.

A partir de agora, trago respostas para questões chave e insights valiosos para qualificar o gerenciamento de unidades de saúde e administração de clínica médica.

O que é a administração de clínica médica?

Administração de clínica médica é o conjunto de ações necessárias para o funcionamento da unidade de saúde, sejam elas de planejamento ou envolvendo rotinas ou análise de resultados.

Em outras palavras, administrar equivale a gerenciar as atividades realizadas na clínica.

Claro que nenhum gestor deve centralizar toda a administração: o ideal é delegar tarefas sempre que possível, considerando as competências e habilidades dos colaboradores.

Além de organizar as rotinas na clínica de saúde, uma administração eficaz estabelece objetivos e metas consistentes, priorizando meios ágeis para alcançá-los.

Pode contar, por exemplo, com a tecnologia para otimizar processos, enxugar custos e aumentar o faturamento.

Administração de clínica médica: o que é mais importante?

Diferenciar o urgente – tarefas com prazo curto – daquilo que é importante é essencial para uma boa administração de clínica médica, pois leva à definição das prioridades.

“O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

A frase acima foi dita pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, e se tornou uma referência no mundo dos negócios.

Ela inspirou, inclusive, a criação da Matriz Urgente-Importante.

Divulgada pelo best-seller “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, essa ferramenta foi desenvolvida pelo mestre em administração Stephen R. Covey para auxiliar na identificação das tarefas importantes.

Mesmo que tenha muitos pacientes durante a jornada, o administrador precisa dedicar parte de seu tempo para o que é importante.

Planejamento estratégico, análise de riscos, avaliação de resultados, melhorias no serviço prestado e na qualidade de vida não devem ser deixados de lado.

São essas atividades que vão levar o negócio a um nível de excelência, resultando na conquista, fidelização de pacientes, redução de despesas e aumento nas receitas.

Portanto, invista tempo para planejar suas atividades diárias, priorizando o que é importante não apenas naquela semana, mas também para o mês, semestre e ano.

Você pode começar montando sua Matriz Urgente-Importante. Veja como neste link.

Dicas e cuidados essenciais ao administrar uma clínica médica

Uma clínica médica pode ofertar consultas, exames e tratamentos diversos.

Cada tipo de serviço e especialidade tem suas particularidades, mas as demandas administrativas costumam ser parecidas.

Todas as unidades de saúde são, na essência, negócios que precisam gerar valor para a sociedade e lucros, sem perder de vista o compromisso ético de um estabelecimento do setor.

Para qualificar suas ações, listo abaixo dicas valiosas que servem para a administração de clínica médica e consultórios em geral.

1. Clínica médica com alvará e dentro das normas da legislação

Uma clínica de saúde não é um negócio comum, pois apresenta alto grau de risco sanitário – ou seja, perigo potencial de danos à integridade física, à saúde humana e ao meio ambiente.

Assim como outras unidades de saúde, existe o risco de contaminação por agentes químicos, físicos ou biológicos, radiação ionizante, resíduos perfurocortantes, entre outros.

Eles podem ser minimizados obedecendo às legislações sanitárias, trabalhistas e específicas para o setor de saúde.

Por isso, estar em dia com as normas e diretrizes dos órgãos fiscalizadores é um dos pontos mais importantes na administração de uma clínica médica, tanto para evitar multas e acidentes, quanto para preservar a integridade física de funcionários e pacientes.

O estabelecimento só pode funcionar se tiver alvará de funcionamento da Prefeitura, licença sanitária da Anvisa, certificado de conformidade do Corpo de Bombeiros e cadastro no departamento de limpeza urbana.

Legislações como a Norma Regulamentadora 32 do Ministério do Trabalho, estabelecem os requisitos mínimos para manter o local seguro e saudável.

Para se informar melhor sobre as principais regras exigidas às unidades de saúde, acesse este artigo sobre normas para montar consultório.

2. Estabelecer métricas de resultados e monitorá-las

Como saber se o negócio vai bem?

Tudo depende da perspectiva e, neste caso, dos fatores avaliados.

Uma clínica médica pode possuir um bom número de pacientes, mas ter prejuízo pela má administração de recursos materiais, por exemplo.

Assim, ela vai bem do ponto de vista da quantidade de clientes, mas o saldo final é negativo.

Para chegar a essa conclusão, é preciso estabelecer maneiras de medir o sucesso da unidade de saúde.

Uma forma simples e que vem se popularizando são as métricas – parâmetros que permitem quantificar a performance do estabelecimento.

Uma das métricas mais conhecidas é o ROI (Retorno sobre Investimento), usado para mensurar se o valor investido na estrutura, atração de pacientes, ou outra iniciativa, é maior ou menor que o valor gerado por essas melhorias.

Medir os resultados fornece dados relevantes para auxiliar na tomada de decisões mais assertivas.

As métricas podem ser utilizadas em diversos setores, desde as finanças até qualidade e comunicação.

3. Gerenciamento das finanças

Quando falo em finanças, o conceito parece bem simples: não se pode gastar mais do que ganha.

Para que a clínica tenha saúde financeira, ela deve ir além da cobertura de custos e gerar lucro.

Aqui, vale apostar em um profissional capacitado em finanças, ou pelo menos conhecer e usar ferramentas que auxiliam na gestão.

Uma das mais básicas é o fluxo de caixa.

Através dele, você registra todas as transações financeiras, tanto receitas (entradas) quanto despesas (saídas) do seu negócio.

Ao final de cada mês ou qualquer outro período que você definir, o saldo deverá ser positivo, o que significa que a empresa é lucrativa.

Sem esse controle mínimo, fica complicado saber qual é a condição da clínica, seus pontos fortes e fracos.

Também será difícil planejar o futuro.

4. Gerenciamento dos insumos e controle de estoque

Equipamentos para exames, itens descartáveis e medicamentos são uma parte considerável dos gastos em uma clínica de saúde.

Portanto, é útil realizar a manutenção preventiva dos aparelhos, em especial os mais caros, para evitar que fiquem parados ou mesmo demandem substituição com frequência.

Mas não se esqueça de controlar a aquisição e uso dos insumos. Quando não monitorados, pode haver desperdício e grande impacto no orçamento.

O ideal é manter uma planilha ou utilizar softwares médicos para contabilizar a quantidade de itens no estoque, com que frequência e para que são utilizados.

Dependendo do fornecedor, você pode negociar a devolução do que não usou durante o mês ou até trocar por produtos diferentes.

Procure manter os colaboradores treinados para preencherem a planilha de controle e evitar o desperdício de materiais.

5. Monitorar a qualidade do atendimento

Um atendimento ético, ágil e respeitoso proporciona boas experiências ao paciente, colaborando para que ele volte a buscar os serviços da sua equipe.

Por outro lado, falta de empatia, atrasos e erros na marcação dos procedimentos causam uma impressão ruim, afastando novos e antigos pacientes.

Então, fique atento aos feedbacks dos clientes e invista em treinamento para os empregados.

Com a capacitação adequada, recepcionistas se tornam aptas a oferecer consultas, exames e tratamentos adequados, no momento certo, além de dar conforto aos pacientes e familiares.

Também profissionais de saúde serão competentes tecnicamente e estarão preparados para um atendimento humanizado, levando em conta as dificuldades, dores e incômodos enfrentados pelo paciente.

Por essas e outras razões, o treinamento deve estar sempre entre as prioridades nos estabelecimentos de saúde.

6. Organização para uma boa administração de clínica médica

A organização é o quesito mais básico para o funcionamento de qualquer empresa, e ganha importância no setor da saúde.

Isso porque clínicas, consultórios e hospitais lidam diariamente com um grande volume de dados, muitos deles sigilosos.

Só nos prontuários de pacientes são arquivados atestados, consultas, receitas, laudos médicos e quaisquer registros de atendimento.

Somem-se a eles as agendas, documentos de funcionários, alvarás de funcionamento e registros de controle de recursos, e teremos uma ideia da relevância da organização.

Utilizar papel ou planilhas de Excel para monitorar tudo isso é, no mínimo, difícil e trabalhoso. Porém, a rotina se torna mais fácil com o apoio de softwares para gestão de clínicas.

Eles reúnem em um só lugar as informações financeiras, administrativas, de recursos humanos e materiais.

Algumas ferramentas têm opções para registro de treinamentos, relatórios e medição de resultados através de métricas.

7. Investir em atualizações, novidades e novas tecnologias para a clínica médica

Comentei, acima, sobre algumas vantagens de se investir em softwares de gestão para clínicas de saúde.

Eles ajudam a organizar as rotinas, armazenar dados e automatizar tarefas operacionais, como a marcação de consultas, exames e tratamentos.

Além dos softwares, há inovações bastante úteis no dia a dia das unidades de saúde.

É o caso dos equipamentos digitais para exames de diagnóstico, que produzem imagens de alta resolução, dispensam o uso de papel e conferem mais acurácia para os testes.

O mamógrafo digital, por exemplo, reduz o desconforto das pacientes durante a mamografia e ainda serve para rastrear pequenas anormalidades no tecido mamário, que podem ser sinal de câncer de mama.

O uso de aparelhos digitais permite, ainda, que as clínicas ganhem agilidade nos resultados de exames, contratando uma empresa de telemedicina.

Exames simples podem ser feitos por técnicos em radiologia ou enfermagem, compartilhados através da plataforma de telemedicina e laudados a distância por especialistas qualificados.

8. Investir em marketing para clínica médica

 

Atrair e conquistar a lealdade dos pacientes é um desafio para qualquer negócio em saúde, principalmente nos grandes centros urbanos.

Já não basta ter uma estrutura adequada, equipe competente e um bom atendimento; é preciso divulgar os seus serviços.

Nesse cenário, faz diferença traçar uma estratégia de marketing médico completo, com ações online e offline pensadas com base no conhecimento sobre o público-alvo.

Dedique parte do seu tempo – e orçamento – para a criação da identidade visual, levantamento de dados sobre o consumidor, escolha dos canais de comunicação, marketing digital e demais passos para a divulgação da clínica.

Pontue seu objetivo principal, investimento disponível e avalie a necessidade de contratar um profissional ou empresa para cuidar do marketing.

9. Monitorar a satisfação do cliente

Sem dúvidas, a satisfação do cliente é uma das melhores estratégias para o sucesso da sua clínica.

No entanto, muitas unidades de saúde continuam no escuro, sem saber se a qualidade dos serviços ofertados é satisfatória.

Existem maneiras bem simples de resolver esse problema.

Uma delas é enviar mensagens de texto pedindo que as pessoas deem uma nota para o atendimento recebido.

Outra opção é aplicar questionários de avaliação, que podem ter algumas questões com alternativas e serem respondidos pela maioria dos pacientes (questionário quantitativo).

Para destrinchar os pontos a melhorar na clínica, prefira o questionário qualitativo, com perguntas abertas e aprofundadas, que pode ser respondido por poucos pacientes.

Analisando as respostas e feedbacks, o gestor poderá definir melhor os próximos passos.

Sobre a Telemedicina Morsch

Há alguns tópicos, abordei benefícios das novas tecnologias para as clínicas, a exemplo da telemedicina.

Contar com um serviço de laudos a distância é uma solução inteligente para reduzir custos com a contratação de médicos especialistas, pois exames simples podem ser laudados pelos profissionais da parceira.

Empresas como a Telemedicina Morsch disponibilizam os laudos médicos rapidamente, acabando com as filas de espera pelos resultados.

Pedidos urgentes ficam prontos em tempo real.

Isso é possível graças a uma equipe focada na emissão de laudos, combinada a uma plataforma completa e intuitiva.

O processo é simples.

Após coletar os registros dos exames, técnicos em enfermagem ou radiologia compartilham os dados no portal de telemedicina.

A ferramenta é acessada, mediante login e senha, por especialistas na área do teste realizado, que analisam e interpretam as informações à luz da suspeita clínica e histórico do paciente.

Em seguida, eles preenchem e assinam o laudo médico digitalmente, disponibilizando o documento na plataforma de telemedicina.

Conclusão

Você conferiu, neste texto, dicas para uma administração de clínica médica consistente e eficaz.

Agora, está pronto para otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos na sua unidade de saúde.

Deixe que a Telemedicina Morsch seja sua parceira na emissão de laudos a distância com segurança e qualidade.

Acesse o site e peça o seu teste grátis da nossa plataforma.

Se gostou deste conteúdo, compartilhe!